Как контролировать свои цифровые активы на протяжении всего жизненного цикла контента

Поскольку цифровые медиа и распространение коммерческого контента продолжают распространяться, не щадя ни одной отрасли, организациям, наводненным цифровыми активами, становится все труднее следить за происходящим. Пробелы в распространении контента, архивировании, соблюдении требований, перепрофилировании могут привести к тому, что согласованность контента и время выхода на рынок станут прямым ударом, что приведет к необоснованным финансовым потерям и потерям производительности. Если ваша организация находится в похожей ситуации, она не изолирована.

Поскольку цифровые медиа и распространение коммерческого контента продолжают распространяться, не щадя ни одной отрасли, организациям, наводненным цифровыми активами, становится все труднее следить за происходящим. Пробелы в распространении контента, архивировании, соблюдении требований, перепрофилировании могут привести к тому, что согласованность контента и время выхода на рынок станут прямым ударом, что приведет к необоснованным финансовым потерям и потерям производительности. Если ваша организация находится в похожей ситуации, она не изолирована. Растущая сложность работы с цифровыми форматами, растущая автоматизация цепочки поставок Marcom и многоканальная дистрибуция вызывают волнения во всем мире.

Пришло время переосмыслить и изменить стратегию управления цифровыми активами. Организации, находящиеся на пороге достижения «критической массы» цифрового контента, должны максимально эффективно использовать свои цифровые активы, эффективно контролируя жизненный цикл своего контента.

Жизненный цикл корпоративных цифровых носителей: общая тема

Мощь управления цифровыми активами (DAM) может быть полностью использована и раскрыта только тогда, когда жизненный цикл контента действительно дополняет бизнес-процесс организации. В широком смысле жизненный цикл цифровых активов состоит из четырех ключевых этапов:

Что дает реализация DAM?

• Единая версия управления достоверностью и правами цифровых активов

Производительность часто снижается, когда пользователи тратят больше времени на поиск цифровых активов, чем на работу с ними. Управление цифровыми активами обеспечивает единую версию правды для всех цифровых активов, помогая пользователям организовывать и экономить время с помощью метаданных (структурированная информация о данных), папок (где хранятся существующие активы или импорт), коллекций (о текущих проектах), тем самым ускорение времени выхода на рынок.

DAM позволяет легко пометить данные, которые вы создали или приобрели. Отслеживание и контроль прав доступа несложны. Это происходит через поля метаданных, в которых хранятся данные о цифровых активах, таких как авторские права, описания активов, условия использования, права использования, лицензия и кредитный сертификат.

• Контроль версий, локализация и возможность поиска ресурсов

Хорошая система DAM облегчает отслеживание пользовательских изменений с автоматическим контролем версий, что помогает вести историю активов. Обычно это относится к таким вещам, как кто работал над активами, какие активы были недавно добавлены в библиотеку, какие изменения были внесены в активы.

Доступность активов из любой точки земного шара в любое время также важна для успеха стратегии DAM. При наличии надежных соглашений об именах и интуитивно понятной для пользователей структуре папок организация рабочих процессов упрощается.

DAM также предлагает расширенные возможности поиска. Обычно цифровые активы полагаются на точные описания активов, теги и точные метаданные. Поиск ресурсов зависит от отфильтрованных результатов поиска, сохраненных поисков, медиа-ориентированных атрибутов, многогранной навигации и даже интеграции с искусственным интеллектом (ИИ).

• Маркетинговая поддержка, управление метаданными и таксономией

Предоставление активов отделам маркетинга и продаж, магазинам, дочерним компаниям, коллегам или руководству без каких-либо церемоний и ошибок является основной целью DAM. Часто это становится возможным благодаря функциональным возможностям портала бренда, что позволяет ключевым лицам с правами доступа к порталу бренда.

Управление воспроизведением — это еще одна функция, предлагаемая некоторыми DAM, где можно создавать предустановки для очень важных версий, что позволяет командам быстрее выходить на рынок. Затем окончательные версии ресурсов могут быть опубликованы в системах интернет-магазина, управления веб-контентом (WCM) или управления информацией о продуктах (PIM).

Расширенный поиск также стал возможен благодаря таксономии и метаданным. Они облегчают автоматический поиск технической информации с помощью встроенных технологий, таких как эластичный поиск или искусственный интеллект (ИИ), помечая все новые активы.

• Рабочие процессы, незавершенная работа и безопасность цифровых активов

Многие DAM предлагают интеграцию с решениями для рабочих процессов, чтобы избежать задержек контента во время производства контента. Эта интеграция может способствовать хранению/архивированию и повторному использованию активов, отслеживанию связи между изображениями, тому, как они публикуются, и их обслуживанию. Благодаря единому интегрированному решению для редакционных рабочих процессов минимальное время тратится на длительные задачи при управлении цифровыми активами.

Защита важных и конфиденциальных цифровых активов является жизненно важным компонентом большинства DAM. Нарушения безопасности могут происходить в виде онлайн-краж, взлома или другими способами. Надлежащие сдержки и противовесы в области безопасности цифровых данных могут предотвратить несанкционированное распространение данных или любую другую утечку в системе, поэтому предприятие остается невосприимчивым к потерям любого рода.

Наконец, DAM означает одну ключевую вещь — снижение затрат.

Выход DAM на первый план в качестве недостающей части головоломки для предприятий с точки зрения ограничения затрат происходит по крайней мере по трем направлениям: технологиям, юридическим вопросам и человеческим ресурсам.

Технология и модели ценообразования выбираются в соответствии с точными требованиями организации; это может быть локальное, облачное или частное облачное решение.

Управление законностью становится простым, поскольку благодаря четким границам между разрешениями и управлением правами обработка лицензий, соглашений о неразглашении (NDA) и общего использования становится несложной. С точки зрения человеческих ресурсов, автоматизация приводит к созданию компактных команд и назначению только ключевых сотрудников, что снижает затраты на поиск, подбор и обучение ресурсов.

Кроме того, DAM устраняет необходимость выкупа, повторного использования или воссоздания активов с нуля. В целом, организация цифровых активов является первоочередной задачей для выполнения операций в рамках оговоренных бюджетов, и развертывание DAM может стать огромным конкурентным преимуществом для предприятий.

Этот пост первоначально был опубликован здесь.