Come controllare le tue risorse digitali durante l'intero ciclo di vita dei contenuti

Poiché i media digitali e la distribuzione di contenuti commerciali continuano a proliferare senza risparmiare nessun settore, le organizzazioni che vengono inondate di risorse digitali hanno difficoltà a tenere d'occhio la palla. Le interruzioni nella diffusione dei contenuti, nell'archiviazione, nella conformità e nel riutilizzo possono influire direttamente sulla coerenza dei contenuti e sul time-to-market, causando perdite finanziarie e di produttività ingiustificate. Se la tua organizzazione si trova in una situazione simile, non è isolata.

Poiché i media digitali e la distribuzione di contenuti commerciali continuano a proliferare senza risparmiare nessun settore, le organizzazioni che vengono inondate di risorse digitali hanno difficoltà a tenere d'occhio la palla. Le interruzioni nella diffusione dei contenuti, nell'archiviazione, nella conformità e nel riutilizzo possono influire direttamente sulla coerenza dei contenuti e sul time-to-market, causando perdite finanziarie e di produttività ingiustificate. Se la tua organizzazione si trova in una situazione simile, non è isolata. La crescente complicazione nella gestione del numero di formati digitali, l'aumento dell'automazione nella catena di fornitura Marcom e la distribuzione omnicanale stanno causando increspature a livello globale.

È arrivato il momento di ripensare e rimodellare una strategia di gestione delle risorse digitali. Le organizzazioni sul punto di raggiungere una "massa critica" nei contenuti digitali devono assicurarsi di sfruttare al meglio le proprie risorse digitali controllando efficacemente il ciclo di vita dei propri contenuti.

Ciclo di vita dei media digitali aziendali: il filo conduttore

La potenza della gestione delle risorse digitali (DAM) può essere pienamente utilizzata e liberata solo quando il ciclo di vita dei contenuti è davvero complementare al processo aziendale dell'organizzazione. In generale, il ciclo di vita di un asset digitale comprende quattro fasi chiave:

Che cosa porta l'implementazione DAM sul tavolo?

• Versione unica di Truth and Rights Management delle risorse digitali

La produttività è spesso una vittima quando gli utenti investono più tempo nella ricerca di risorse digitali piuttosto che lavorando su di esse. La gestione delle risorse digitali garantisce un'unica versione della verità per tutte le risorse digitali, aiutando gli utenti a organizzare e risparmiare tempo utilizzando metadati (informazioni strutturate sui dati), cartelle (dove sono conservate le risorse esistenti o le importazioni), raccolte (su progetti in corso), in tal modo accelerare il time to market.

DAM semplifica il tag dei dati che hai creato o acquistato. Il monitoraggio e il controllo dei diritti di accesso è semplice. Accade tramite campi di metadati in cui vengono archiviati i dati sulle risorse digitali come copyright, descrizioni delle risorse, termini di utilizzo, diritti di utilizzo, licenza e certificato di credito.

• Controllo della versione, localizzazione e ricerca delle risorse

Un buon sistema DAM facilita il monitoraggio delle modifiche dell'utente con il controllo automatico della versione, aiutando quindi a mantenere una cronologia delle risorse. Questo in genere riguarda cose come chi ha lavorato sulle risorse, quale risorsa è stata aggiunta di recente alla libreria, quali modifiche sono state apportate alle risorse.

Anche l'accessibilità delle risorse da qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi momento, è fondamentale per il successo di una strategia DAM. Una volta che esistono convenzioni di denominazione affidabili e una struttura di cartelle intuitiva per gli utenti, è facile organizzare i flussi di lavoro.

DAM offre anche funzionalità di ricerca avanzate. Di solito le risorse digitali si basano su descrizioni accurate delle risorse, tag e metadati accurati. La ricerca delle risorse dipende dai risultati di ricerca filtrati, dalle ricerche salvate, dagli attributi incentrati sui media, dalla navigazione multiforme e persino dall'integrazione con l'intelligenza artificiale (AI).

• Supporto al marketing, gestione dei metadati e della tassonomia

Fornire risorse ai team di marketing e vendita, negozi, filiali, colleghi o dirigenti, senza indugi o errori è l'obiettivo principale di DAM. Spesso è possibile tramite una funzionalità del portale del marchio, che consente alle persone chiave con diritti di accedere al portale del marchio.

Il controllo della resa è un'altra funzionalità offerta da alcuni DAM in cui è possibile creare preimpostazioni per versioni molto importanti, consentendo ai team un time-to-market più rapido. Le versioni finali delle risorse possono quindi essere pubblicate nei sistemi Webshop, Web Content Management (WCM) o Product Information Management (PIM).

La ricerca avanzata è possibile anche con tassonomia e metadati. Facilitano il recupero automatizzato delle informazioni tecniche con l'aiuto di tecnologie integrate come la ricerca elastica o l'intelligenza artificiale (AI) etichettando tutte le nuove risorse.

• Flussi di lavoro, lavori in corso e sicurezza degli asset digitali

L'integrazione con soluzioni di flusso di lavoro per eludere i blocchi dei contenuti durante la produzione di contenuti è offerta da molti DAM. Questa integrazione può favorire l'archiviazione/l'archiviazione e il riutilizzo delle risorse, il monitoraggio dell'associazione tra le immagini, il modo in cui vengono pubblicate e la loro manutenzione. Grazie a un'unica soluzione di flusso di lavoro editoriale integrata, il tempo minimo è dedicato a attività di lunga durata durante la gestione delle risorse digitali.

La protezione delle risorse digitali sensibili e riservate è una componente vitale nella maggior parte dei DAM. Le violazioni della sicurezza possono verificarsi sotto forma di furti online, hacking o altri modi multipli. Controlli e bilanciamenti adeguati nella sicurezza dei dati digitali possono tenere a bada la distribuzione dei dati non approvata o qualsiasi altra perdita nel sistema, in modo che l'azienda rimanga immune da perdite di qualsiasi tipo.

Infine, DAM significa una cosa fondamentale: costi ridotti

Il DAM viene alla ribalta poiché il pezzo mancante del puzzle per le imprese in termini di contenimento dei costi avviene su almeno tre fronti: tecnologia, legale e risorse umane.

La tecnologia ei modelli di pricing sono selezionati in base alle precise esigenze dell'organizzazione; può essere una soluzione on-premise, cloud o cloud privato.

Gestire la legalità diventa facile, poiché grazie alle linee chiare tra autorizzazioni e gestione dei diritti, la gestione delle licenze, gli accordi di non divulgazione (NDA) e l'uso generale diventano semplici. Dal punto di vista delle risorse umane, l'automazione porta a team snelli e alla nomina di soli dipendenti chiave, risparmiando sui costi di scouting, reclutamento e risorse di formazione.

Inoltre, DAM elimina la necessità di riacquistare, riutilizzare o ricreare le risorse da zero. Nel complesso, l'organizzazione delle risorse digitali è una priorità assoluta per l'esecuzione di operazioni con budget stabiliti e l'implementazione di DAM può rappresentare un enorme vantaggio competitivo per le imprese.

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