Como controlar seus ativos digitais durante todo o ciclo de vida do conteúdo

À medida que a mídia digital e a distribuição de conteúdo comercial continuam a proliferar sem poupar nenhum setor, as organizações que estão sendo inundadas com ativos digitais estão achando difícil ficar de olho na bola. Lapsos na disseminação de conteúdo, arquivamento, conformidade, redirecionamento podem afetar a consistência do conteúdo, o tempo de lançamento no mercado, levando a perdas financeiras e de produtividade injustificadas. Se sua organização está em uma situação semelhante, não está isolada.

À medida que a mídia digital e a distribuição de conteúdo comercial continuam a proliferar sem poupar nenhum setor, as organizações que estão sendo inundadas com ativos digitais estão achando difícil ficar de olho na bola. Lapsos na disseminação de conteúdo, arquivamento, conformidade, redirecionamento podem afetar a consistência do conteúdo, o tempo de lançamento no mercado, levando a perdas financeiras e de produtividade injustificadas. Se sua organização está em uma situação semelhante, não está isolada. A crescente complicação no manuseio do número de formatos digitais, o aumento da automação na cadeia de suprimentos da Marcom e na distribuição omnicanal estão causando ondulações em todo o mundo.

A hora de repensar e reformular uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais é aqui e agora. As organizações à beira de atingir uma 'massa crítica' em conteúdo digital devem garantir que aproveitem ao máximo seus ativos digitais por meio do controle eficaz do ciclo de vida do conteúdo.

Ciclo de vida da mídia digital corporativa: o fio condutor

O poder do gerenciamento de ativos digitais (DAM) só pode ser totalmente utilizado e liberado quando o ciclo de vida do conteúdo realmente complementa o processo de negócios da organização. De um modo geral, o ciclo de vida de um ativo digital é composto por quatro etapas principais:

O que a implementação de DAM traz para a mesa?

• Versão Única do Gerenciamento de Verdade e Direitos de Ativos Digitais

A produtividade costuma ser uma vítima quando os usuários investem mais tempo procurando ativos digitais do que trabalhando neles. O gerenciamento de ativos digitais garante uma versão única de verdade para todos os ativos digitais, ao mesmo tempo em que auxilia os usuários a organizar e economizar tempo usando metadados (informações estruturadas sobre dados), pastas (onde são mantidos ativos ou importações existentes), coleções (sobre projetos em andamento), assim acelerando o tempo de colocação no mercado.

O DAM facilita a marcação dos dados que você criou ou comprou. Rastrear e controlar os direitos de acesso é simples. Isso acontece por meio de campos de metadados onde são armazenados dados sobre ativos digitais como direitos autorais, descrições de ativos, termos de uso, direitos de uso, licença e certificado de crédito.

• Controle de versão, localização e pesquisa de ativos

Um bom sistema de DAM facilita o rastreamento de alterações do usuário com controle automático de versão, ajudando assim a manter um histórico de ativos. Isso normalmente aborda coisas como quem trabalhou nos ativos, qual ativo foi adicionado recentemente à biblioteca, quais alterações foram feitas nos ativos.

A acessibilidade de ativos de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento, também é vital para o sucesso de uma estratégia de DAM. Uma vez que as convenções de nomenclatura confiáveis ​​estão lá, juntamente com uma estrutura de pastas intuitiva para os usuários, é fácil organizar os fluxos de trabalho.

O DAM também traz recursos avançados de pesquisa. Normalmente, os ativos digitais dependem de descrições precisas de ativos, marcação e metadados precisos. Encontrar ativos depende de resultados de pesquisa filtrados, pesquisas salvas, atributos centrados em mídia, navegação multifacetada e até integração com Inteligência Artificial (IA).

• Suporte de marketing, gerenciamento de metadados e taxonomia

Entregar ativos para as equipes de marketing e vendas, lojas, subsidiárias, colegas ou liderança, sem qualquer delonga ou erros, é o objetivo principal do DAM. Muitas vezes, é possível por meio de uma funcionalidade de portal da marca, permitindo que pessoas-chave com direitos de acesso ao portal da marca.

O controle de renderização é outro recurso que alguns DAMs oferecem, onde as predefinições podem ser criadas para versões altamente importantes, permitindo que as equipes tenham um tempo de lançamento mais rápido. As versões finais dos ativos podem então ser publicadas nos sistemas Webshop, Web Content Management (WCM) ou Product Information Management (PIM).

A pesquisa avançada também é possível com taxonomia e metadados. Eles facilitam a recuperação automatizada de informações técnicas com a ajuda de tecnologias incorporadas, como pesquisa elástica ou Inteligência Artificial (IA), marcando todos os novos ativos.

• Fluxos de trabalho, trabalho em andamento e segurança de ativos digitais

A integração com soluções de fluxo de trabalho para evitar atrasos de conteúdo durante a produção de conteúdo é oferecida por muitos DAMs. Essa integração pode promover armazenamento/arquivamento e reutilização de ativos, rastreamento de associação entre imagens, como são publicadas e sua manutenção. Devido a uma única solução integrada de fluxo de trabalho editorial, o tempo mínimo é gasto em tarefas demoradas ao gerenciar os ativos digitais.

A proteção de ativos digitais sensíveis e confidenciais é um componente vital na maioria dos DAMs. As violações de segurança podem ocorrer na forma de roubos online, hackers ou de outras maneiras. Verificações e contrapesos adequados na segurança de dados digitais podem manter a distribuição de dados não aprovada ou quaisquer outros vazamentos no sistema sob controle, de modo que a empresa permaneça imune a perdas de qualquer tipo.

Por fim, DAM significa uma coisa importante - custos reduzidos

O fato de o DAM se destacar como a peça que faltava no quebra-cabeça para as empresas em termos de redução de custos acontece em pelo menos três frentes: tecnologia, legal e recursos humanos.

A tecnologia e os modelos de precificação são selecionados de acordo com os requisitos precisos da organização; pode ser no local, na nuvem ou em uma solução de nuvem privada.

Gerenciar a legalidade fica fácil, pois devido a linhas claras entre permissões e gerenciamento de direitos, o manuseio de licenças, acordos de confidencialidade (NDAs) e uso geral se torna descomplicado. Do ponto de vista de recursos humanos, a automação leva a equipes enxutas e à nomeação apenas de funcionários-chave, economizando custos em recursos de aferição, recrutamento e treinamento.

Além disso, o DAM elimina a necessidade de recompra, reutilização ou recriação de ativos do zero. No geral, a organização de ativos digitais é de alta prioridade para a execução de operações com orçamentos estipulados, e a implantação do DAM pode ser uma enorme vantagem competitiva para as empresas.

Este post foi publicado originalmente aqui.