5 suggerimenti per le agenzie di marketing per migliorare la collaborazione con i clienti

Quando gestisci un'agenzia di marketing, è molto facile dare priorità alle tue risorse, tempo e impegno nei progetti "wow" dei tuoi clienti.

A sua volta, diventi più indulgente nei confronti dei processi di collaborazione tra agenzia e cliente.

Per assicurarti di distinguerti dalla massa, è importante andare oltre il semplice mantenimento di una relazione agenzia-cliente.

Non basta più essere la migliore agenzia del settore, i clienti vogliono essere parte del processo. Dopotutto, sono anche i loro progetti!

Nessun cliente sarà entusiasta di lavorare di nuovo con te se non ha avuto un'ottima esperienza con i progetti precedenti. Ci sono centinaia di agenzie là fuori che possono offrire ciò che tu non puoi, motivo per cui avere un solido processo di collaborazione in atto è vitale nello spazio delle agenzie di oggi.

Abbiamo messo insieme questo elenco dei cinque migliori suggerimenti che abbiamo imparato lavorando con clienti di tipo agenzia qui a Teamwork.

Ecco cosa puoi fare adesso.

1. Sviluppare un processo di onboarding completo

Tutte le buone relazioni hanno bisogno di solide fondamenta. Ecco perché lo sviluppo di un processo di onboarding completo dovrebbe essere il primo passo nella tua relazione agenzia-cliente.

Per garantire la migliore collaborazione possibile, un processo di onboarding rende tutto chiaro sulle specifiche di un progetto del cliente, tra cui:

• Gli obiettivi, i risultati e i risultati del progetto
• Linee guida del marchio, mercato di riferimento e buyer persona dei clienti
• Ruoli e responsabilità sia per l'agenzia che per il cliente
• La strategia del progetto, le tappe fondamentali e le scadenze
• Aspettative di comunicazione e collaborazione (incluso l'inserimento in qualsiasi strumento utilizzato dalla tua agenzia)

Inchiodare le specifiche fin dall'inizio mette tutti sulla stessa pagina e aiuta a creare fiducia tra entrambe le parti.

Le agenzie che alimentano le relazioni con i clienti capiscono cosa rende unico il loro cliente. Quindi possono sfruttare queste informazioni per creare ed eseguire il miglior progetto possibile.

Investire in software di gestione del lavoro come Teamwork consente alle agenzie di costruire relazioni di collaborazione con i clienti più solide fin dall'inizio.

Con il modello di onboarding del cliente di Teamwork, puoi creare esperienze di onboarding su misura che offrono a tutti una solida base su cui lavorare e aiutano i nuovi clienti a sentirsi sicuri che la tua agenzia sia stata la scelta giusta.

Inoltre, con un numero illimitato di utenti client, includi i tuoi clienti nella piattaforma per una migliore collaborazione, visibilità del progetto e un'esperienza produttiva complessiva, il tutto senza costi aggiuntivi.

Queste semplici cose offrono ai tuoi clienti le migliori esperienze che alla fine li portano a tornare ancora e ancora.

2. Sii chiaro con chi devi collaborare (e quando)

Con così tante parti mobili, è difficile sapere chi è responsabile di ciò che c'è in ogni progetto. Aggiungi più progetti sotto un unico team e le cose diventano improvvisamente complicate.

Ci saranno persone da entrambe le parti che devono essere coinvolte in ogni fase del processo di collaborazione. Tuttavia, non tutti devono essere sempre coinvolti.

A seconda del progetto, ci sono individui che sono collaboratori sempre attivi, mentre altri sono contributori passivi.

Ad esempio, diamo un'occhiata a ciò che è necessario per una campagna di marketing di rebranding. Probabilmente hai diversi stakeholder chiave del team di marketing come i marketer del marchio e del prodotto. Queste persone sarebbero i collaboratori sempre attivi.

I contributori passivi potrebbero includere il CEO, il COO o i co-fondatori dell'azienda. Sebbene non abbiano necessariamente bisogno di tutti i dettagli del lavoro, dovranno essere decisori chiave.

Stabilire punti di contatto chiari per ogni progetto avrà un impatto positivo sulla collaborazione e sulla comunicazione, riducendo al contempo i colli di bottiglia.

3. Stabilire aspettative dettagliate all'inizio del progetto

Ogni rapporto di lavoro ha aspettative, bisogni e desideri. Le relazioni agenzia-cliente non sono diverse dal fare affari online o servire i clienti

In molte situazioni, le aspettative aiutano a portare avanti i progetti, a stabilire le direzioni per il lavoro e ad assistere il processo creativo del tuo team.

Ma quando le aspettative crollano, il giudizio si riduce al presupposto che l'altra parte abbia compreso correttamente i desideri ei bisogni.

Se queste aspettative non vengono adeguatamente comunicate, comprese o gestite, porta a un rapporto danneggiato tra la tua agenzia e il tuo cliente. Ancora più importante, può comportare la perdita di quel cliente.

Per gestire correttamente le aspettative, è importante documentare in modo completo i bisogni e i desideri del cliente e comunicarli regolarmente. Stabilisci le aspettative all'inizio del processo, assicurati che siano realistiche da realizzare per il tuo team.

Se ciò significa rivedere regolarmente tali decisioni durante le chiamate di check-in con i gestori degli account, allora così sia. È così importante tenere registri completi di ogni fase del progetto e garantire che tutte le linee di comunicazione siano aperte.

4. Stabilire i confini e delineare le pratiche di comunicazione

Clienti diversi hanno aspettative diverse su come comunicare con la tua agenzia.

Alcuni amano un approccio pratico, che consente alla tua agenzia di lavorare come vuoi con interazioni limitate.

Altri clienti si lasciano trasportare aspettandosi aggiornamenti costanti o tempi di risposta entro un minuto, anche quando ci si trova in un fuso orario diverso.

Ci siamo stati tutti. Allora, qual è la soluzione? Devi definire i metodi di comunicazione per i tuoi clienti.

Avere gli strumenti corretti per gestire le linee di comunicazione è fondamentale. Ma con i servizi automatizzati per le richieste fuori orario, ti assicuri che i clienti capiscano che una risposta non sarà istantanea.

SimpleTexting offre messaggi di posta elettronica, una funzionalità che attiva una risposta automatica quando un cliente tenta di contattare i dipendenti al di fuori dell'orario di lavoro. Avere una barriera semplice come una risposta automatizzata elimina l'imbarazzo di ripetere le aspettative di comunicazione.

Ora hai un modo più semplice per convincere i tuoi clienti a riconoscere le linee guida e le tempistiche stabilite per le risposte.

Un altro grande vantaggio di SimpleTexting sono i numeri di telefono virtuali, che consentono ai dipendenti di evitare di condividere le proprie informazioni personali con i clienti. I messaggi possono provenire tutti da un'unica piattaforma, direttamente dal tuo desktop, laptop e persino dal tuo dispositivo mobile.

Per le e-mail in arrivo, Teamwork Desk offre orari di lavoro. Simile ai messaggi di assenza di SimpleTexting, puoi mappare l'orario di lavoro della tua azienda come una variabile abbinata a risposte predefinite e risposte automatiche.

Ciò consente ai clienti di sapere quando il tuo team sarà in grado di rispondere alle richieste.

5. Comunicare, documentare, comunicare

Nonostante tutti gli sforzi di collaborazione di marketing, è spesso difficile (o addirittura faticoso) tenere il passo con la documentazione o la comunicazione di tutte le informazioni di un processo.

Ogni volta che qualcosa viene rilasciato per un cliente, come un post di un blog, includi le comunicazioni del cliente nell'elenco di controllo per il rilascio. Invia loro un aggiornamento con la parola chiave mirata, il link per il blog e i risultati attesi.

Integrare la comunicazione nel tuo processo di collaborazione dà ai clienti fiducia nella tua agenzia.

Impegnati a documentare tutti i processi chiave, le comunicazioni o gli sforzi di collaborazione per un flusso di lavoro più snello e strategico. Farlo tramite e-mail semplicemente non è sufficiente,

Tuttavia, l'utilizzo di un hub centralizzato per l'accesso del tuo team e dei tuoi clienti aiuta a mantenere tutte le parti sulla stessa pagina. Strumenti come Google Suite, Teamwork Spaces o Confluence potrebbero aiutare qui.

E infine, assicurati di celebrare tutti i successi con i tuoi clienti. Un'ottima comunicazione è anche poter parlare delle vittorie per eccitare i tuoi clienti.

Hai completato un grande progetto in anticipo? Raggiunto l'obiettivo annuale prima del previsto?

Includi il tuo cliente nella celebrazione, i processi di collaborazione che hai messo in atto hanno assicurato che lavorassero insieme per far sì che ciò accadesse.

La collaborazione Wrap On Client

Stabilire e mantenere i confini fin dall'inizio crea aspettative realistiche e ti consente di gestire meglio più progetti contemporaneamente.

Si tratta di semplificare la vita sia a te che al cliente, in modo che nessuno venga lasciato all'oscuro. Implementa i nostri cinque suggerimenti per garantire un processo di collaborazione senza intoppi e far tornare i tuoi clienti.