Gestione del credito: cos'è e come ottimizzarlo attraverso la personalizzazione

Partiamo dalle basi: cos'è la gestione del credito ?

In poche parole: è l'intero insieme di azioni che un'azienda mette in atto nell'area della gestione del credito aziendale , e tutto ciò che ad essa è correlato, a tutti i livelli.

In concreto, si tratta di attività quali la valutazione della qualità del credito, il recupero crediti, l'arresto dei termini di prescrizione (per garantire l'esigibilità dei crediti), l'analisi e ricostruzione documentale (da cui deve partire il processo di recupero) e il monitoraggio di resi e incassi .

E, naturalmente, l'elenco non è esaustivo. Tutti questi processi di gestione del credito non sono mai stati così importanti per le aziende come lo sono oggi. Come mai? Ci sono molte ragioni.

Ma si possono riassumere in due punti cardine:

• L'attuale grande volume di debiti e crediti in sospeso da recuperare , la cui entità dipende dal settore, sta assistendo a una tendenza molto pericolosa e generalmente al rialzo. A questo proposito basti considerare questi dati, emersi nel 12° Rapporto UNIREC sui Servizi di Tutela del Credito pubblicato a maggio 2022 (il rapporto è integralmente consultabile qui): nel solo 2021 le aziende associate UNIREC hanno gestito circa 40,1 milioni di Terze Parti pratiche. Rispetto al 2020 si tratta di un aumento di oltre il 9%. I crediti affidati per recupero alle aziende associate UNIREC sono aumentati nel 2021 rispetto all'anno precedente (+5,2%) attestandosi a poco meno di 106 miliardi di euro.
• All'incrocio tra le problematiche di gestione del credito e quelle di abbandono dei clienti (ovvero quando le aziende abbandonano un'azienda) c'è un altro tema molto caldo, che ora tocca anche settori storicamente più protetti. Basti pensare, per fare un esempio su tutti, al settore delle Utilities e dell'Energia, con le liberalizzazioni che sono e sono tuttora in atto.

I problemi dell'abbandono e quelli dei default sono certamente distinti, ma spesso finiscono per intrecciarsi, innescando un'ulteriore pericolosa spirale discendente.

Per concludere questa introduzione, si consideri questo dato molto significativo, che costituisce un altro avvertimento molto specifico: secondo le stime, circa un fallimento su cinque nel settore delle piccole e medie imprese si verifica a causa di un volume eccessivo di crediti in sospeso e mancati pagamenti.

Si evidenzia, quindi, l'urgenza e la centralità del tema della gestione del credito . A questo punto, quindi, è fondamentale porsi la domanda principale: come ottimizziamo queste procedure? Le risposte sono tante e variegate. Ma c'è un minimo comune denominatore, e si chiama "digitalizzazione".

Le opportunità di gestione del credito offerte dalla digitalizzazione

Ottimizzare i propri processi di gestione del credito significa innanzitutto avere un quadro chiaro e completo dello stato delle finanze della propria azienda. E va da sé quanto questo sia critico.

Ma c'è di più. Una buona gestione del credito protegge il flusso di cassa e migliora la disponibilità di liquidità ... con tutto ciò che ciò comporta in termini di operazioni, investimenti futuri e fiducia da parti interessate, dipendenti, fornitori e investitori.

Non solo: le giuste strategie migliorano l'efficacia dei processi di recupero crediti senza incidere negativamente sull'immagine aziendale e sui tassi di fidelizzazione.

Ma si può – e si dovrebbe – lavorare anche sulla prevenzione : una buona strategia di gestione del credito non si limita ad agire sui ritardi e le inadempienze, ma punta a fare in modo che non si verifichino in primo luogo, e a proteggere meglio anche le situazioni più scivolose punti di contatto nel rapporto tra azienda e cliente, prima che sorgano problemi.

Ora puoi vedere che tutto ciò comporta un dispendio significativo di risorse, tempo e personale. Ed è qui che entra in gioco il digitale.

Digitalizzando i processi di gestione del credito, le aziende possono ottenere risparmi e un aumento ancora più deciso dell'efficacia. Ma “digitalizzare” rischia di trasformarsi in uno slogan che può significare tutto e niente.

Occorre invece tracciare un percorso molto chiaro, concreto e operativo. E c'è una cosa che le aziende possono usare per orientarsi: i Big Data. Il punto di partenza di questo percorso è la dematerializzazione dei documenti . Il punto di arrivo è la personalizzazione .

E ci concentreremo su questi due aspetti intimamente correlati nelle prossime due sezioni di questo post.

Il punto di partenza: la dematerializzazione dei documenti

Nella sua forma più semplice, la dematerializzazione è il processo di conversione di documenti cartacei in documenti digitali. Attenzione, però: questo processo di trasformazione deve garantire la conservazione del valore legale e probatorio dei documenti.

Questo è un punto chiave quando si tratta di gestione del credito . Quindi, la dematerializzazione va oltre la semplice digitalizzazione , e questa differenza implica anche delicati aspetti legali.

I vantaggi del passaggio ai documenti digitali sono intuitivi e persino ovvi: risparmio finanziario, risparmio di tempo e maggiore efficienza. Innanzitutto, stoccare un'enorme quantità di carta occupa molto spazio , che a sua volta si traduce in costi per la gestione e talvolta per il personale .

Poi c'è l' aspetto dell'efficienza in termini di tempo di ricerca . Ad esempio, pensa a quanto può essere complicato e persino difficile cercare anche solo pochi punti dati, magari molto specifici, all'interno di un singolo documento cartaceo! Tutto ciò ha un forte impatto negativo quando si tratta di gestire le pratiche di recupero crediti.

Passando a un sistema di archiviazione completamente digitale, invece, puoi effettuare ricerche efficaci, mirate e quasi istantanee, il tutto in pochi clic. E non è tutto. Attraverso la dematerializzazione , i rischi di perdita, logoramento ed errori di compilazione vengono ridotti drasticamente, tutti punti molto importanti quando si tratta di gestione del credito.

E poi c'è il problema della condivisione (di interi documenti o parti specifiche): in un ecosistema completamente digitale, tutto questo si fa facilmente e pensa subito a quanto siano lenti e complessi questi passaggi quando fatti in modalità analogica. Finora, abbiamo esaminato alcuni vantaggi molto intuitivi. Ma non sono gli unici , e tutt'altro. Un archivio digitale, dematerializzato in modo intelligente, strategico e giudizioso, può essere sfruttato a più livelli, con una profondità prima impensabile.

In breve, si trasforma in una preziosa fonte di dati sui clienti di un'azienda e sulle interazioni tra loro e l'azienda.

Anche in questo caso : tutto questo è fondamentale quando si tratta di ottimizzare la gestione del credito. Ma dobbiamo fare un passo avanti: raccogliere la maggior quantità di dati non è sufficiente. Devi assicurarti che questi dati siano interconnessi , che parlino tra loro. L'interpretazione intelligente, completa e funzionale della grande quantità di informazioni raccolte consente, tra le altre cose, una migliore comprensione della base di clienti.

Questa è la vera svolta da cui deve partire la gestione del credito!

Da questa conoscenza, infatti, puoi dividere la tua audience in target specifici, in segmenti e cluster, fino alla personalizzazione . Così facendo, puoi rivoluzionare i loro processi di gestione del credito, rendendoli sempre più concentrati e meno freddi e burocratici.

Ma ci manca l'ultimo passaggio: quello della personalizzazione che può rivoluzionare i processi di gestione del credito a tutti i livelli.

Il punto finale: la comunicazione personalizzata

La gestione del credito è resa più efficace dalla digitalizzazione. A sua volta, la digitalizzazione riguarda principalmente i dati.

In definitiva, questi dati devono essere trasformati in nuovi modi di trattare con i tuoi clienti. Perché la gestione del credito passa anche attraverso un nuovo tipo di comunicazione più stretta. Quindi cosa dovrebbero fare le aziende?

• Progettare comunicazioni mirate e su misura , in tutti i processi di Customer Service… e ancor di più in quelli che si occupano di pagamenti;
• Cerca di anticipare i default, attraverso sistemi di analisi predittiva basati sulla raccolta dei dati di ogni singolo cliente. E quindi cerca di prevenirli proteggendo da vicino i punti di contatto scivolosi con comunicazioni su misura.

Tutto questo può essere fatto abbracciando la personalizzazione .

In concreto: si tratta di partire dai dati raccolti nei tuoi sistemi CRM.

E, sulla base di queste informazioni, puoi ristrutturare e aggiornare tutte le tue linee di comunicazione , per passare da uno a molti a uno a uno. Il tutto in modo perfettamente automatizzato .

Questo è esattamente ciò che riguarda Doxee . Prima con i suoi sistemi Document Dematerialization e Paperless Experience , poi con i prodotti Interactive Experience , che rivoluzionano la comunicazione. Ecco due esempi:

• I Doxee Pvideos : video personalizzati e interattivi costruiti sulla base delle caratteristiche dei singoli destinatari. Sono lo strumento perfetto per migliorare il dialogo tra azienda e cliente. Infatti, in questo caso, la personalizzazione è integrata con il supporto del video, di gran lunga il più efficace tra i media digitali. Molto importante: le call to action possono essere inserite nei video relativi alla gestione dei debiti insoluti, che possono così essere risolti in pochi click.
• I Doxee Pweb : micrositi personalizzati, progettati in base alle caratteristiche dei singoli utenti a cui sono rivolti. È una vera rivoluzione nel Digital Customer Journey , e offre diverse possibilità di implementazione… e tra queste, ancora, quella dei pagamenti digitali: molto diretti e intelligenti.

La maggior quantità di dati, per poter comunicare efficacemente con i privati: la svolta nella gestione del credito è tutta qui.