Manajemen Pengeluaran 101: Panduan Anda untuk Pelaporan Pengeluaran

Manajemen biaya adalah proses yang sering digambarkan sebagai memakan waktu, melelahkan, rawan kesalahan, dan frustasi. Namun itu memainkan peran penting dalam mempertahankan garis bawah perusahaan Anda.

Menurut definisi, manajemen biaya adalah sistem organisasi yang digunakan untuk memproses laporan pengeluaran, persetujuan, dan penggantian biaya karyawan.

Namun, lebih jauh ke dalam membaca, Anda akan melihat bagaimana seluk beluk manajemen biaya dapat membuat atau menghancurkan bisnis dari berbagai ukuran jika dibiarkan tanpa pengawasan. Artikel ini berbicara tentang mengapa perusahaan harus lebih memperhatikan manajemen biaya dan manfaatnya.

Mengapa manajemen biaya penting?

Manajemen biaya memiliki implikasi yang berbeda untuk pemangku kepentingan yang berbeda. Untuk tim keuangan, fokus utamanya adalah memelihara catatan dan perencanaan keuangan yang akurat. Untuk karyawan, itu adalah untuk mendapatkan penggantian lebih cepat dan dengan gesekan minimal. Bagi pemilik atau manajemen, ini adalah tentang pertumbuhan, produktivitas, manajemen risiko, penghematan biaya, dan kepuasan karyawan.

Berikut adalah beberapa manfaat dari memperhatikan manajemen pengeluaran:

• Ketika proses manajemen pengeluaran mengalir dengan lancar, ini memberikan wawasan yang akurat tentang kesehatan keuangan organisasi. Ini membantu manajemen mengidentifikasi peluang penghematan biaya dan potensi risiko.
• Selanjutnya, ketika siklus penggantian biaya karyawan lebih pendek, itu menghasilkan kepuasan dan kepercayaan karyawan yang lebih tinggi. Ini memainkan peran penting dalam menentukan produktivitas karyawan dan keuangan Anda.
• Terakhir, ketika Anda berupaya untuk tetap patuh dan memelihara catatan terperinci, Anda akan diberi manfaat pajak. Oleh karena itu, sistem manajemen biaya yang dipikirkan dengan baik dan diterapkan memiliki manfaat baik berwujud maupun tidak berwujud.

Seperti apa proses manajemen biaya?

Proses manajemen biaya melibatkan hal-hal berikut:

• Pelaporan pengeluaran bisnis oleh karyawan
• Verifikasi dan validasi laporan oleh manajer/penyetuju
• Audit laporan pengeluaran untuk kepatuhan oleh akuntan/tim keuangan
• Pemrosesan pembayaran untuk penggantian biaya karyawan
• Penyimpanan pengeluaran, penerimaan, dan catatan yang aman untuk audit eksternal

Berikut adalah diagram alur untuk membantu Anda memvisualisasikan prosesnya:

Kelihatannya cukup sederhana, tetapi pada kenyataannya, ada tantangan di setiap langkah proses yang menimbulkan ancaman besar bagi stabilitas dan pertumbuhan bisnis jika tidak dilakukan dengan benar. Oleh karena itu, penting untuk memahami tantangan-tantangan ini untuk membangun sistem manajemen biaya yang efisien.

Tantangan dalam proses manajemen perjalanan dan pengeluaran

Selain memakan waktu dan padat karya, proses manajemen pengeluaran penuh dengan tantangan mulai dari saat Anda menyiapkan kebijakan hingga penggantian biaya diproses. Dan kemudian beberapa lagi. Berikut adalah tiga tantangan paling umum dalam manajemen biaya.

1. Kebijakan perjalanan dan pengeluaran yang tidak jelas

Siklus pelaporan pengeluaran dimulai dari karyawan, dan dengan kebijakan pengeluaran yang tidak jelas, langkah pertama adalah di mana masalah dimulai. Terutama karena pelaporan pengeluaran selalu merupakan pekerjaan menit terakhir, dan itu ditakuti oleh semua orang.

Masalah yang dihadapi karyawan dengan kebijakan perjalanan dan pengeluaran yang tidak jelas:

• Menjadi sulit untuk mengingat kebijakan dan kategori pengeluaran.
• Hal ini menyebabkan karyawan mengklaim biaya di luar kebijakan.
• Laporan dikirim kembali ke karyawan untuk dikirim ulang, sehingga pembayaran tertunda.
• Pengeluaran yang tidak sesuai, jika diganti, dihitung sebagai penipuan laporan pengeluaran.
• Karyawan mungkin mencoba mengulangi pelanggaran yang tidak dicentang karena mereka mungkin tidak sepenuhnya menyadari akibat dari melakukan penipuan laporan pengeluaran.

2. Alur kerja persetujuan pengeluaran yang tidak efektif

Seperti dalam kasus kebijakan perjalanan dan pengeluaran, jika alur kerja persetujuan tidak didefinisikan dengan baik, laporan pengeluaran mungkin tidak sampai ke orang yang tepat dan dalam kerangka waktu yang tepat. Hal ini menyebabkan frustrasi, kebingungan, dan keterlambatan dalam mengembalikan uang yang mereka keluarkan dari kantong mereka untuk bisnis Anda kepada karyawan.

Masalah yang dihadapi karyawan dan tim keuangan dengan alur kerja persetujuan yang tidak efisien:

• Karyawan dan pemberi persetujuan tidak mengetahui seluruh proses penggantian.
• Mereka membuang-buang waktu produktif untuk memahami laporan mana yang ditujukan kepada siapa.
• Ada kemungkinan besar pemberi persetujuan melewatkan email laporan pengeluaran.
• Klaim penipuan atau di luar kebijakan mungkin tidak dicentang.
• Sebagai akibat dari bolak-balik yang konstan dan lama, penggantian tertunda.
• Tidak ada satu tempat di mana semua aktivitas pada laporan pengeluaran dilacak.
• Menjadi sulit bagi tim Keuangan untuk melacak kemacetan dan kepatuhan.
• Tak pelak lagi, tanpa jejak audit yang mendetail, bisnis membuka diri untuk diaudit.

3. Penggantian biaya karyawan yang tertunda

Penggantian biaya adalah proses yang panjang dan melelahkan. Baik itu bolak-balik antara karyawan dan tim keuangan atau sejumlah besar entri data manual, verifikasi, dan pemrosesan - tidak ada yang suka pelaporan pengeluaran.

Selain itu, penggantian biaya karyawan yang tertunda menyebabkan:

• Ketidakpuasan karyawan dan berkurangnya semangat kerja.
• Karyawan kehilangan uang yang mereka habiskan untuk perusahaan.
• Tidak punya cukup waktu untuk fokus pada hal-hal yang sebenarnya penting.
• Persetujuan menit terakhir dapat mengakibatkan klaim di luar kebijakan disetujui.
• Tim keuangan tidak dapat menutup buku tepat waktu.

Penundaan, kesalahan, penipuan, dan audit yang menyakitkan adalah karakteristik dari manajemen biaya tradisional. Ini adalah bisnis, kecil dan besar, beralih ke metode pengelolaan pengeluaran yang lebih efektif.

Apa itu manajemen biaya tradisional?

Proses manajemen biaya tradisional bergantung pada tanda terima dan catatan berbasis kertas. Untuk melukiskan gambaran, seperti inilah sistem manajemen pengeluaran tradisional:

• Karyawan ditugaskan untuk menyimpan semua tanda terima bisnis dengan aman untuk mengklaim penggantian biaya di awal setiap siklus penggantian.
• Pemberi persetujuan perlu memverifikasi klaim pengeluaran secara manual dan memastikan mereka mematuhi kebijakan perjalanan dan pengeluaran perusahaan.
• Tim keuangan ditugaskan untuk mengaudit semua penerimaan pengeluaran yang disetujui dengan jejak kertas sebelum diproses.
• Tim keuangan kemudian harus menyimpan semua tanda terima dan catatan secara terorganisir untuk audit internal/eksternal di masa mendatang.

Tantangan dengan manajemen pengeluaran tradisional

Upgrade dari akuntansi berbasis kertas adalah akuntansi berbasis Excel. Namun, kedua sistem ini membutuhkan banyak waktu dan tenaga, hanya mengandalkan entri dan verifikasi data manual. Berikut adalah beberapa tantangan dan keterbatasan manajemen biaya tradisional:

• Kemungkinan kesalahan entri data yang tinggi: Manajemen pengeluaran tradisional bergantung pada entri data manual untuk pelaporan pengeluaran, persetujuan, dan bahkan pencatatan. Nol tambahan atau satu yang hilang dapat membuat pembukuan Anda miring dan membuka Anda untuk diaudit.
• Risiko tinggi penipuan laporan pengeluaran: Sangat mungkin nuansa kebijakan lolos dari celah dan menciptakan penipuan laporan pengeluaran. Ini menghabiskan banyak uang bagi bisnis dan dapat memblokir kalender Anda untuk pertanyaan yang tidak menyenangkan dengan otoritas pajak.
• Kurangnya visibilitas ke pengeluaran karyawan: Tim keuangan tidak memiliki cara untuk mengetahui berapa banyak pengeluaran karyawan untuk proyek yang berbeda sampai mereka menyerahkan laporan pengeluaran pada akhir bulan. Hal ini menghambat produktivitas keuangan dan dapat menyebabkan ancaman serius bagi laba perusahaan Anda.

Apa itu manajemen pengeluaran otomatis?

Perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis menggunakan fitur yang dirancang khusus untuk menghilangkan semua tugas biasa yang terlibat dalam pelaporan keuangan. Ini membantu menghilangkan rasa frustrasi di balik pelaporan pengeluaran manual.

Selain membuat pelaporan dan pelacakan pengeluaran menjadi mudah, berikut adalah beberapa manfaat lain yang dibawa oleh manajemen pengeluaran otomatis:

• Menawarkan cara mudah bagi karyawan untuk melacak dan melaporkan pengeluaran dari perangkat apa pun pilihan mereka.
• Menjalankan pemeriksaan kebijakan waktu nyata pada setiap klaim pengeluaran bahkan sebelum dilaporkan untuk memastikan kepatuhan kebijakan.
• Memungkinkan penyesuaian dan otomatisasi alur kerja persetujuan dan rekonsiliasi kartu kredit bank dan perusahaan.
• Terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi, ERP, dan HRMS lainnya untuk memastikan semua data manajemen karyawan dan perjalanan dan pengeluaran terpusat.

Manfaat beralih ke manajemen pengeluaran otomatis

Peralihan dari pelaporan pengeluaran berbasis kertas dan Excel ke digital dapat menjadi transformasi yang signifikan bagi bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat yang ditawarkan manajemen biaya otomatis dibandingkan manajemen biaya tradisional.

• Karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyusun dan mengirimkan laporan pengeluaran.
• Pemberi persetujuan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memverifikasi dan menyetujui laporan pengeluaran.
• Kepatuhan ditangani oleh perangkat lunak manajemen biaya.
• Kesiapan audit dipastikan tanpa upaya manual ekstra.
• Tim keuangan mendapatkan visibilitas berkelanjutan ke dalam pengeluaran karyawan.

Beralih ke manajemen pengeluaran otomatis mengambil alih tugas manual, rawan kesalahan, dan memakan waktu dan membantu bisnis meningkatkan kinerja keuangan, produktivitas karyawan, dan mengoptimalkan manajemen anggaran mereka.

Apa itu perangkat lunak manajemen biaya?

Perangkat lunak manajemen biaya dirancang untuk mengotomatisasi perjalanan dan proses terkait manajemen pengeluaran, termasuk pelaporan pengeluaran, persetujuan, penggantian biaya, dan pemesanan perjalanan. Proses manajemen biaya otomatis meminimalkan risiko yang biasanya menjadi ciri khas manajemen biaya tradisional. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan perangkat lunak manajemen biaya yang diselenggarakan oleh pemangku kepentingan.

Untuk karyawan, ia menawarkan:

Pelacakan dan pelaporan tanda terima yang efisien

Sebagian besar perangkat lunak manajemen pengeluaran menawarkan opsi pelacakan tanda terima bisnis yang mudah untuk mengurangi waktu dan tenaga yang diinvestasikan karyawan dalam pelaporan pengeluaran. Fitur pelaporan pengeluaran yang paling menonjol adalah pemindai Optical Character Recognition (OCR) yang ditemukan di hampir semua aplikasi seluler manajemen pengeluaran.

Fitur ini memungkinkan karyawan untuk sekadar mengambil gambar struk menggunakan pemindai OCR. Perangkat lunak kemudian secara otomatis mengisi rincian pengeluaran dari gambar yang diambil, semuanya siap untuk dilaporkan. Ini memastikan bahwa pengalaman sekali klik yang benar-benar menggantikan proses pelaporan pengeluaran manual yang membosankan.

Penggantian biaya lebih cepat

Perangkat lunak manajemen perjalanan dan pengeluaran otomatis memudahkan karyawan untuk mengirimkan laporan pengeluaran yang sesuai. Ini juga menghilangkan kebutuhan bolak-balik yang konstan antara pemangku kepentingan untuk memastikan pengiriman laporan pengeluaran tepat waktu, persetujuan, dan penggantian biaya karyawan.

Untuk pemberi persetujuan, ia menawarkan:

Alur kerja persetujuan otomatis khusus

Dengan perangkat lunak manajemen pengeluaran, manajer atau pemberi persetujuan tidak perlu menanggapi email “bisakah Anda mengarahkan saya ke orang yang tepat”. Setelah alur kerja dimasukkan ke dalam sistem dan kebijakan yang ditetapkan, Anda bahkan dapat mengatur pengingat pengiriman laporan otomatis dan laporan persetujuan otomatis dan menghilangkan hambatan dalam proses persetujuan pengeluaran sama sekali.

Penegakan kebijakan pengeluaran yang efektif

Sebagai manajer, kepala departemen, atau departemen keuangan, ada hal yang lebih baik dan lebih penting yang harus Anda lakukan daripada memverifikasi klaim pengeluaran terhadap kebijakan. Perangkat lunak manajemen pengeluaran mengotomatiskan pemeriksaan kebijakan dan memberi tahu Anda tentang pelanggaran apa pun. Ini memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan yang tepat dan tanpa membuang waktu produktif untuk verifikasi.

Untuk tim keuangan, ia menawarkan:

Rekonsiliasi kartu kredit perusahaan otomatis

Beberapa waktu yang lalu, ketika kartu korporat sedang populer, mereka merasa seperti solusi terbaik untuk mengelola pengeluaran bisnis. Hanya tim keuangan yang tahu betapa sulitnya mencocokkan laporan kartu kredit dengan tagihan dan kemudian mengauditnya untuk kepatuhan.

Perangkat lunak manajemen pengeluaran dapat menjadi keuntungan nyata dalam hal rekonsiliasi kartu kredit. Perangkat lunak secara otomatis mencocokkan pengeluaran, penerimaan, dan transaksi, menghapus intervensi manual dari persamaan. Ini juga terintegrasi dengan penyedia kartu kredit untuk mendapatkan umpan langsung di dasbor manajemen pengeluaran. Ini membantu tim keuangan mendapatkan wawasan real-time tentang di mana tepatnya pengeluaran terjadi, bukan hanya informasi pengeluaran yang terjadi.

Jejak audit digital untuk kepatuhan berkelanjutan

Perangkat lunak manajemen biaya mempertahankan jejak audit digital terperinci untuk setiap pengeluaran dan tindakan terkait semua pemangku kepentingan. Hal ini memudahkan tim Keuangan untuk mengaudit laporan pengeluaran sebelum memproses penggantian biaya. Ini juga menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan tumpukan tanda terima kertas dan mengkhawatirkan penyimpanannya.

Proses pembayaran lebih cepat

Perangkat lunak manajemen biaya mengintegrasikan ERP, akuntansi, sistem HRMS, dan portal bank Anda yang sudah ada. Ini memungkinkan Anda membawa semua data karyawan dan pengeluaran ke satu platform dan melakukan pembayaran langsung dari dasbor manajemen pengeluaran Anda. Selanjutnya, ini akan memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan pembayaran, memastikan Anda selalu mengetahui banyak hal.

Penyimpanan cloud yang aman untuk penerimaan pengeluaran

Semua kuitansi pengeluaran yang dilampirkan pada klaim pengeluaran disimpan di cloud yang aman dan dapat dicari. Ini memudahkan tim keuangan untuk mencari pengeluaran, tanda terima, atau laporan apa pun menggunakan filter. Lain kali Anda mengikuti audit, tidak akan ada satu jam keheningan canggung antara Anda dan auditor saat Anda memilah-milah tumpukan laporan untuk menemukan yang diminta oleh auditor.

Wawasan real-time tentang analitik data pengeluaran

Perangkat lunak manajemen pengeluaran menawarkan visibilitas waktu nyata dan wawasan tentang pengeluaran karyawan di seluruh organisasi atau beberapa organisasi. Wawasan ini tersedia di dasbor manajemen pengeluaran Anda, tempat Anda dapat melihat pengeluaran menurut departemen, proyek, kategori, dan lainnya.

Wawasan data pengeluaran waktu nyata akan membantu Anda mengoptimalkan pengeluaran kapan pun dan di mana pun diperlukan. Ini juga memastikan Anda tetap berpegang pada anggaran yang diprediksi/dialokasikan. Selain itu, wawasan tentang data historis memungkinkan Anda menganalisis kebutuhan keuangan organisasi Anda dengan lebih baik untuk membuat keputusan berdasarkan data.

Keamanan data

Keamanan data adalah masalah besar dengan apa pun yang melibatkan perangkat lunak. Perangkat lunak manajemen pengeluaran bisnis yang baik mematuhi langkah-langkah keamanan standar industri untuk memastikan data Anda selalu aman. Mereka juga menawarkan fitur seperti akses berbasis peran, akses berbasis IP, dan akses auditor untuk memastikan pemangku kepentingan yang berbeda dengan peran yang berbeda hanya memiliki akses ke data yang Anda putuskan untuk mereka lihat.

Perangkat lunak manajemen pengeluaran membantu Anda mengotomatiskan seluruh sistem manajemen pengeluaran, menghemat waktu dan biaya. Ini juga membantu mengurangi risiko dan penipuan sambil meningkatkan moral karyawan dan profitabilitas secara keseluruhan. Jika Anda ingin memeriksa, secara ketat dalam hal uang, ROI perangkat lunak manajemen pengeluaran, inilah kalkulator ROI gratis yang dapat Anda gunakan.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk bisnis Anda

Jika Anda menggunakan kalkulator ROI yang baru saja kita bicarakan, Anda mungkin yakin bahwa perangkat lunak manajemen pengeluaran sepadan dengan investasinya.

Tetapi mengotomatiskan pelaporan pengeluaran Anda lebih dari sekadar ROI. Anda harus memilih perangkat lunak laporan pengeluaran yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Untuk membantu Anda melalui proses tersebut, kami telah menyusun daftar periksa yang berguna untuk membantu Anda memilih opsi perangkat lunak pengeluaran terbaik untuk bisnis Anda:

Periksa fitur manajemen pengeluaran yang harus dimiliki

Vendor perangkat lunak manajemen biaya pilihan Anda harus menawarkan kemampuan berikut untuk memastikan bahwa Anda dapat mengotomatisasi setiap langkah dari proses manajemen biaya:

• Aplikasi seluler dengan opsi pelacakan pengeluaran yang mudah bagi karyawan.
• Alur kerja persetujuan pengeluaran yang dapat disesuaikan sepenuhnya.
• Mesin aturan bisnis yang tangguh (otomatisasi kebijakan perjalanan dan pengeluaran.)
• Kemampuan rekonsiliasi bank dan kartu kredit otomatis.
• Analisis data pengeluaran yang mendalam dan real-time.
• Dasbor manajemen pengeluaran yang komprehensif.
• Integrasi dengan meja perjalanan, ERP, akuntansi, dan perangkat lunak HRMS.
• Sistem ERP yang kuat dan mudah diimplementasikan dengan integrasi API.

Pahami persyaratan dukungan pelanggan Anda

Anda harus memahami persyaratan dukungan pelanggan organisasi Anda sebelum Anda memilih vendor. Jika Anda memiliki karyawan yang sering bepergian, Anda mungkin memerlukan vendor dengan peringkat tinggi dengan respons cepat, obrolan langsung aktif, dan dukungan pelanggan tepat waktu.

Jika Anda lebih suka memiliki video petunjuk terperinci, dokumen, dan sumber daya lainnya, pastikan vendor Anda dapat membuat sumber daya tersebut mudah diakses oleh tim Anda. Ini memastikan adopsi teknologi baru yang lebih cepat dan lebih mudah.

Periksa ulasan pengguna di platform tepercaya

Ulasan dari pelanggan yang menggunakan perangkat lunak memberikan wawasan tentang pengalaman mereka setelah implementasi. Ulasan ini memainkan peran penting dalam memahami apakah perangkat lunak tertentu adalah produk yang layak atau tidak untuk bisnis Anda.

Platform tinjauan perangkat lunak seperti G2 menyederhanakan dan mempercepat proses dengan menilai perangkat lunak berdasarkan ulasan pengguna nyata di berbagai platform. Mereka menilai perangkat lunak berdasarkan kriteria yang berbeda seperti kemudahan penggunaan, kualitas dukungan, kemudahan implementasi, dan banyak lagi. Ini memberikan jalan pintas tepercaya untuk mendapatkan perangkat lunak laporan pengeluaran terbaik untuk mencapai tujuan bisnis yang Anda inginkan.

Buktikan keuntungan Anda di masa depan

Bahan utama untuk kesuksesan organisasi adalah kolaborasi tanpa batas antara tim dengan peningkatan konstan dalam produktivitas keuangan dan karyawan. Hal ini dapat dicapai dengan merampingkan proses manajemen pengeluaran Anda untuk menghemat waktu, tenaga, memastikan akurasi dan keamanan, dan memberikan wawasan data pengeluaran yang berharga.