7 Cara Aman untuk Membuang Data Penting Anda

Membuang data dengan aman sangat penting untuk melindungi informasi bisnis yang sensitif dan rahasia dari pengungkapan yang tidak disengaja. Kegagalan untuk memastikan hal ini dapat menyebabkan kasus pelanggaran data yang serius, masalah kepatuhan, dan biaya yang membengkak.

Selalu disarankan untuk menghapus data dan membuang media dengan benar. Untuk ini, Anda perlu membiasakan diri dengan metode efektif untuk menghancurkan dan membuang media apa pun yang berisi informasi rahasia. Mencari bantuan profesional dari penyedia layanan TI terbukti sangat membantu dalam memperkuat keamanan siber dan keamanan cloud Anda.

Semua bisnis, terlepas dari ukuran, industri, dan jenisnya, sangat bergantung pada data untuk pertumbuhannya. Sementara sebagian besar dari mereka tahu cara mengumpulkan, menggunakan, mentransfer, dan menyimpan data dengan aman, mereka biasanya menemukan diri mereka dalam teka-teki saat harus membuangnya.

Kepatuhan internasional dan peraturan privasi data seperti GDPR mengharuskan bisnis untuk membuang data dengan cara yang aman dan bertanggung jawab. Kegagalan untuk melakukannya dapat membuat organisasi Anda terkena insiden keamanan siber, penalti, kerentanan keamanan cloud, kerusakan reputasi, dan hilangnya kepercayaan investor.

Selanjutnya, ketika data fisik dan digital dibuang, data tersebut keluar dari ekosistem aman Anda dan tidak lagi dilindungi, yang menjadikannya sasaran empuk bagi pencuri identitas. Pencurian identitas dan kejahatan yang terkait dengan kredensial keuangan yang dicuri adalah beberapa kejahatan dunia maya paling umum yang dapat membuat bisnis hancur.

Untungnya, Anda dapat mengambil langkah nyata untuk mengurangi risiko menjadi korban. Mari kita periksa beberapa yang dapat diandalkan.

Membuang Data Fisik

Untuk dokumen fisik (salinan kertas), yang terbaik adalah merobek semua catatan sensitif. Jika volume dokumen yang akan diparut besar, pertimbangkan untuk mengumpulkan data di tempat aman yang memungkinkan orang memasukkan kertas, tetapi membatasi akses untuk dihapus. Amankan tempat sampah ini ke tempat Anda dengan kunci kabel. Anda dapat meminta vendor merobek-robek tepercaya mengosongkan tempat sampah secara berkala.

Jika volume pencacahan tidak tinggi, Anda dapat meminta dokumen dibawa ke fasilitas pencacahan untuk dibuang dengan benar. Dokumen yang harus selalu dimusnahkan sebelum dibuang mencakup semua dokumen yang berisi rincian keuangan dan bank, nomor kartu kredit, informasi hukum dan medis, kata sandi, dan tanda tangan Anda.

Membuang Data Digital

Membuang data digital bisa menjadi sedikit rumit. Sebagai permulaan, Anda mungkin berpikir menghapus file berarti file itu hilang selamanya. Tetapi kenyataannya adalah bahwa file tersebut tetap berada di hard disk atau media penyimpanan lain (kecuali di beberapa drive SSD pada sistem operasi tertentu) perangkat Anda. Menghapus file hanya menyisakan lebih banyak area penyimpanan untuk file baru. Beberapa alat gratis tersedia untuk memulihkan data yang dihapus. Oleh karena itu, menghapus bukan berarti membuang. Mari cari tahu cara membuang data digital dengan cara yang lebih baik.

1. Menyeka

Penghapusan data memerlukan penghapusan data secara logis dari media elektronik sehingga tidak dapat dibaca. Ini dilakukan dengan menghubungkan media apa pun secara fisik ke perangkat penghapusan massal atau secara internal dengan memulai PC dari jaringan atau CD. Media yang dihapus kemudian dapat digunakan kembali tanpa kehilangan kapasitas penyimpanan.

Namun, penghapusan data dapat memakan waktu berjam-jam, terkadang sepanjang hari untuk satu perangkat. Meskipun dapat membantu untuk komputer individu, ini mungkin bukan solusi paling praktis untuk bisnis dengan banyak perangkat yang akan dihapus.

2. Timpa

Ketika data yang ada pada media elektronik ditimpa, pola satu dan nol terbentuk di atasnya. Dalam kebanyakan kasus, menimpa data sekali bisa berhasil. Namun, data dengan keamanan tinggi mungkin memerlukan beberapa lintasan untuk penghancuran total dan untuk mencegah memori bayangan terdeteksi.

Timpa mungkin tidak efektif pada hard drive yang dilengkapi dengan komponen manajemen penyimpanan tingkat lanjut. Pakar keamanan siber merekomendasikan untuk mengikuti standar yang ditetapkan oleh NIST untuk mencegah penjahat memulihkan data yang ditimpa.

3. Penghapusan

Erasure membantu memusnahkan semua jejak data yang tersimpan di hard drive, dan memberikan sertifikat pemusnahan, yang menunjukkan bahwa data di media elektronik telah berhasil dihapus.

Ini paling cocok untuk bisnis yang menggunakan peralatan seperti desktop, pusat data, dan laptop, yang dibeli secara off-lease. Ini juga berfungsi dengan baik ketika Anda ingin menggunakan kembali hard drive atau memindahkannya untuk menyimpan bahan yang berbeda.

4. Degaussing

Degaussing melibatkan penghancuran data digital menggunakan magnet bertenaga tinggi, yang mengganggu medan magnet media elektronik. Metode ini sangat bagus untuk menghancurkan data dalam jumlah besar dengan cepat.

Salah satu hal terbaik tentang degaussing adalah membuat data benar-benar tidak dapat dipulihkan. Inilah sebabnya mengapa ini adalah metode yang disukai untuk membuang data yang sangat sensitif.

Namun, sebaiknya hindari menggunakan metode ini jika Anda ingin menggunakan kembali media elektronik karena hard drive tidak dapat dioperasikan, sementara juga merusak peralatan yang rentan di sekitar.

5. Merobek

Selain menghancurkan dokumen fisik, merobek-robek dapat digunakan untuk membuang data elektronik di hard drive mana pun, yang telah mencapai akhir masa pakainya. Faktanya, sebagian besar penyedia layanan Managed IT menganggapnya sebagai cara yang paling aman, hemat biaya, dan praktis untuk menghancurkan data digital.

Metode ini juga efektif untuk membuang motherboard, drive optik, thumb drive, perangkat gesek kartu kredit, smartphone, dan banyak lagi. Ini paling cocok untuk menghancurkan data jika Anda memiliki pusat data yang besar atau hard drive dan media dalam jumlah besar.

6. Penghancuran Fisik

Menghancurkan peralatan secara fisik dengan menghancurkannya hingga berkeping-keping atau bahkan membakarnya adalah cara yang efektif bagi organisasi untuk menghancurkan data. Ini memberikan probabilitas tertinggi bahwa data, pada kenyataannya, telah dihancurkan.

Namun, itu bisa mahal. Selanjutnya, karena media elektronik pada dasarnya hancur selamanya, biaya modal yang tinggi juga bisa tinggi. Selain itu, metode ini mungkin tidak akan berhasil jika organisasi Anda menerapkan program hijau dan berkelanjutan.

7. Keluar dari Akun Cloud dengan Aman

Jika Anda telah menggunakan layanan online dan telah menghentikannya, hanya logout secara permanen tidak akan berhasil. Aktivitas dan data akun Anda sebelumnya akan tetap disimpan di akun online dengan penyedia layanan cloud. Pakar keamanan cloud akan menyarankan Anda untuk memastikan mengambil semua data yang diperlukan dan menutup akun.

Menutup akun tidak akan langsung menghapusnya. Untuk pekerjaan menyeluruh, hubungi meja dukungan penyedia cloud untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghapus akun yang ditutup secara permanen.

Anda juga harus tahu bahwa penyedia layanan yang berbeda memiliki kebijakan penyimpanan dan pembuangan data yang berbeda. Anda dapat menyiasatinya dengan mencari tahu rencana migrasi terbaik yang tersedia, dan menerapkannya.