Travail à domicile : 19 conseils pour rester productif

Partout dans le monde, les gens prennent des mesures de précaution pour empêcher la propagation du COVID-19 (coronavirus) en se confinant ou en restant à la maison, autant que possible. Étant donné que la chose la plus utile que tout le monde, y compris les jeunes et les personnes en bonne santé, puisse faire est de pratiquer la distanciation sociale, de nombreuses organisations ont également demandé à leurs employés de travailler à domicile.

Cependant, la transition vers le travail à domicile n'est pas toujours aussi transparente qu'on pourrait le penser. Les humains sont des créatures d'habitude et travailler depuis votre canapé, votre table de cuisine ou même votre bureau à domicile aura une période d'adaptation, ainsi que son propre ensemble de défis.

Votre travail en tant que professionnel à but non lucratif est plus que jamais nécessaire, et il est important que vous restiez concentré, même lorsque votre évier plein de vaisselle vous regarde. Pour vous aider à rester productif, nous avons compilé une liste de conseils pour travailler à domicile, des pratiques pour vous soutenir, vous et votre équipe, à la lumière du COVID-19 (ou de toute crise sanitaire mondiale) et des meilleures pratiques pour organiser et assister à des réunions virtuelles.

Travail à domicile pendant l'épidémie de COVID-19

C'est une période troublante et il est normal que vous ressentiez un peu de stress supplémentaire. Cela peut être accentué si votre organisation encourage le travail à domicile et que vous êtes une personne qui se nourrit de l'énergie des autres. Si vous éprouvez des difficultés, voici quelques éléments qui peuvent vous aider.

1. Parlez à votre responsable et à vos collègues de ce que vous ressentez. Tout le monde gère les situations stressantes différemment, et la plupart des gens n'ont jamais fait face à une pandémie ou à une crise de cette ampleur. Vous pouvez vous sentir effrayé une minute et calmer la suivante, ou vous pouvez vous sentir complètement incertain et dépassé. Toutes ces réactions sont normales. Tenez votre responsable et vos collègues au courant afin qu'ils puissent vous apporter un soutien émotionnel et vous aider à vous installer dans votre nouvel environnement de travail.

2. Offrez du soutien à vos coéquipiers. C'est un moment où nous devons nous appuyer sur nos communautés et être là les uns pour les autres, et cela inclut vos collègues. Lorsque Classy a exigé que tous les employés travaillent à domicile (WFH) pendant plusieurs semaines, l'un de nos responsables marketing a envoyé ce message via Slack :

Avec la politique obligatoire de la FMH, je voulais juste appeler quelques choses. Soyez patient pour trouver votre rythme dans votre environnement WFH (j'ai reconnu aujourd'hui qu'il y a des changements que je dois apporter pour m'assurer d'être tout aussi productif). Informez également votre responsable ou votre responsable si vous avez besoin d'aide pour vous installer dans le nouveau flux de travail. C'est tout nouveau pour beaucoup donc il sera important de communiquer ! C'est une excellente occasion de travailler sur des éléments de réflexion critique, d'explorer des moyens d'améliorer votre productivité, etc. sans vous déplacer et moins de distractions !

Un simple message montre le soutien à vos coéquipiers, tout en veillant à ce qu'ils sachent qu'il est normal de demander de l'aide lorsqu'ils s'habituent à travailler à domicile. Ces gestes et communications intentionnelles peuvent aider votre équipe à être productive et efficace tout en travaillant à distance.

3. Demandez de l'aide professionnelle. Si vous vous sentez anxieux ou avez du mal à dormir, la première chose à faire est de prendre du temps pour vous. Si vous déconnecter des réseaux sociaux et prendre soin de vous au quotidien, comme l'exercice, l'air frais, le repos et la méditation, ne vous aide pas à apaiser votre anxiété, il est temps de demander de l'aide à un professionnel. Il existe de nombreux thérapeutes certifiés en ligne et des ressources disponibles que vous pouvez utiliser par SMS, téléphone ou e-mail. Voici quelques exemples :

• • Espace de discussion
  • MieuxAider
  • TeenConseil

Il existe également de nombreuses organisations à but non lucratif axées sur la santé mentale qui sont organisées et prêtes à apporter leur soutien pendant cette période. Vous trouverez ci-dessous un e-mail que To Write Love On Her Arms (TWLOHA) a envoyé immédiatement après que COVID-19 a été qualifié de pandémie et que de grands événements et rassemblements ont été annulés.

Si votre organisation à but non lucratif cherche des moyens de soutenir les organisations en première ligne, consultez notre liste en cours de campagnes de soutien en direct contre le coronavirus ici.

4. Vérifiez auprès de vos amis et de votre famille. Ce n'est pas parce que vous pratiquez la distanciation sociale que vous devez être coupé du monde. Appelez, envoyez des SMS et discutez par vidéo avec vos amis et votre famille pour compenser le sentiment d'isolement à la maison. Il peut être difficile de trouver du temps pour ces « juste appeler pour dire bonjour » avec votre famille et vos amis, mais maintenant que vous gagnez du temps en vous rendant à six pieds de votre ordinateur, prenez le temps de tendre la main.

Conseils généraux pour travailler à domicile

Trente pour cent des personnes aux États-Unis déclarent travailler à distance à temps plein, et seulement 18 % le font une à trois fois par semaine. Le travail à domicile sera une nouvelle expérience pour la majorité des gens. Voici quelques conseils pour vous aider à vous adapter à votre nouveau bureau, à maintenir un équilibre travail-vie personnelle et à rester productif.

1. Tenez-vous en à votre routine. Cela inclut de suivre vos heures de travail normales, de vous brosser les dents et de vous habiller. Le fait de suivre votre routine matinale normale vous aidera à comprendre que vous travaillez, en fait, au lieu de traîner à la maison.

2. Habillez-vous, ou au moins mettez de plus beaux vêtements de détente. Il est tentant de se prélasser en pyjama toute la journée, mais porter vos vêtements les plus confortables peut envoyer un signal à votre cerveau qu'il est temps de dormir. Vous n'avez pas besoin de mettre un jean skinny ou une chemise boutonnée, mais vous devriez mettre une tenue similaire à celle que vous porteriez si vous alliez au bureau.

3. Désignez un espace de travail et gardez-le rangé et organisé. Qu'il s'agisse de votre table de cuisine ou de votre terrasse, trouvez un endroit où vous pourrez installer votre ordinateur et votre équipement de la même manière qu'au travail. Vous devrez peut-être faire preuve de créativité si vous partagez des espaces communs avec des colocataires ou si vous n'avez pas beaucoup d'espace. Essayez quelques emplacements au cours des premiers jours de travail à domicile pour voir ce qui vous convient le mieux.

Avoir un espace de travail séparé vous aidera à compartimenter le temps de travail et le temps libre. Vous devez viser à être aussi productif que vous l'êtes au bureau, mais ce n'est pas parce que vous travaillez à domicile que vous devez travailler tout le temps.

4. Prenez de l'air frais. Si vous préparez votre propre café et vos propres repas, vous pourriez passer des jours sans quitter la maison. Ceci est particulièrement pertinent pendant la distanciation sociale où les gens sont encouragés à ne pas quitter leur domicile. Prévoyez quelques brèves promenades en plein air tout au long de la journée pour profiter de l'air frais, de la vitamine D et de la lumière naturelle, qui ont tous fait leurs preuves pour soulager le stress. Des études récentes montrent que même une marche de 10 minutes peut avoir un impact sur l'activité neurologique et améliorer la fonction de mémoire.

5. Déplacez-vous. Même si vous êtes assis à un bureau au travail, vous vous levez probablement pour assister à des réunions, prendre un café ou vous arrêter au bureau d'un collègue pour discuter. À la maison, réglez une minuterie toutes les 30 minutes pour vous lever et marcher dans la maison, aller chercher de l'eau, vous laver les mains, faire quelques pompes ou une autre tâche simple qui vous fera bouger pendant quelques minutes.

6. Respectez la règle « 20-20-20 ». Toutes les 20 minutes passées à regarder un écran, regardez quelque chose à 20 pieds de distance pendant 20 secondes. La durée est importante car il faut environ 20 secondes pour que vos yeux se détendent. Cela peut aider à prévenir la fatigue oculaire, dont les symptômes comprennent des yeux secs, brûlants, qui démangent, larmoiement ou irrités, ainsi que des maux de tête, une vision floue, une sensibilité à la lumière, des douleurs au cou et aux épaules et des difficultés de concentration.

7. Préparez-vous un repas nutritif. L'un des avantages du travail à domicile est que vous pouvez vous préparer des repas ou réchauffer des restes qui ne pueront pas le micro-ondes de votre bureau. Un repas bien équilibré peut aider à réduire le stress et à améliorer ses effets négatifs sur votre corps, ainsi qu'à augmenter votre productivité et votre concentration. Évitez de grignoter des aliments réconfortants toute la journée et optez plutôt pour du chocolat noir et des noix.

8. Mettez-vous d'accord sur les directives de communication et partagez des conseils au sein de votre équipe. Lorsque Classy a lancé les "mercredis de travail à domicile", l'un de nos employés a créé un document Google contenant une liste de conseils et d'astuces pour maintenir une routine de travail à domicile productive et saine. Partagez ces types de conseils avec votre équipe afin que tout le monde soit responsabilisé.

Conseils pour organiser des réunions virtuelles

La technologie permet aux gens de rester facilement connectés, mais la connexion à un appel vidéo de groupe peut prendre un certain temps pour s'y habituer. Avec des organisations entières travaillant à distance, vos réunions à l'échelle de l'équipe peuvent devenir un peu chaotiques si aucune règle n'est en place.

1. Assurez-vous d'inclure un lien pour l'appel vidéo dans vos invitations à l'événement.
2. Testez votre audio et vidéo avant un appel ou une réunion.
3. Gardez votre environnement aussi calme que possible et s'il y a un bruit de fond (comme taper, manger ou tousser), mettez-vous en sourdine jusqu'à ce que vous ayez besoin de parler.
4. Activez toujours la visioconférence lorsque cela est possible. Cela aide votre équipe à rester connectée et améliore la communication en tenant les gens responsables et engagés. C'est là que s'habiller et avoir l'air présentable sera utile.
5. Soyez conscient de votre reconnaissance verbale des gens, en particulier si vous n'êtes pas en vidéo et qu'ils ne peuvent pas vous voir hocher la tête. Cependant, assurez-vous également de limiter vos « mmhmm » ou sons d'accord pour vous assurer de ne pas distraire la personne qui parle.
6. Soyez patient et parlez à tour de rôle. Puisqu'il n'y a pas d'indices non verbaux indiquant quand quelqu'un a quelque chose à dire, soyez hyper conscient du bon moment pour intervenir. Cela peut également aider à établir des directives au début d'une réunion, comme demander aux participants d'attendre jusqu'à la fin pour poser des questions afin de ne pas interrompre les autres.
7. Utilisez les réunions pour des conversations productives. Partagez toutes les mises à jour, la documentation ou le contenu non urgent par e-mail afin que votre temps dans la réunion puisse être utilisé pour des conversations et des sujets d'actualité.

Trouvez votre groove

Le travail à domicile sera différent pour tout le monde, alors fixez des attentes réalistes quant à votre expérience individuelle et accordez-vous du temps pour trouver votre situation idéale. Peut-être commencerez-vous votre journée dans la cuisine, déjeunerez-vous sur la terrasse et ferez-vous une promenade avant de vous installer dans la seconde moitié de votre journée sur le canapé. Ou, peut-être avez-vous un bureau où vous restez tranquillement garé de 9h à 17h. Quelle que soit la façon dont vous vous sentez le plus productif en travaillant à domicile, n'oubliez pas de donner la priorité à votre santé physique et émotionnelle ainsi qu'à la communication avec votre équipe.

Partagez vos astuces de travail à domicile préférées avec nous dans les commentaires ou sur Twitter @Classy.