Lorsque vous ajoutez une composante virtuelle à votre événement de collecte de fonds, vous vous libérez de toute limitation géographique et êtes en mesure de maximiser votre portée, la participation des participants et vos revenus. Les participants de partout au pays et dans le monde peuvent participer à votre événement depuis leur propre domicile.
Il peut également arriver que vous souhaitiez organiser un événement entièrement virtuel. Des circonstances imprévues et inattendues, comme l'évolution des préoccupations concernant le COVID-19 (coronavirus), peuvent sérieusement limiter vos initiatives en personne. Un élément virtuel vous permet de maintenir votre événement opérationnel et potentiellement même de collecter plus d'argent.
Le bon logiciel et les bonnes stratégies de collecte de fonds peuvent aider votre collecte de fonds virtuelle à décoller. Vous trouverez ci-dessous des conseils et des idées créatives pour implémenter une composante virtuelle à votre événement et offrir une expérience engageante à vos participants. De plus, nous fournirons des exemples concrets d'organisations à but non lucratif qui ont rendu leurs événements virtuels et ont connu un succès majeur en termes de revenus de collecte de fonds et de participation des participants.
Notre événement virtuel annuel à but non lucratif a attiré plus de 10 000 participants l'année dernière. Rejoignez-nous pour encore plus d'informations sur ce qui vous attend pour les dons en ligne.
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5K, marches et événements d'endurance
Les événements d'endurance, les 5K et les marches mobilisent toute une communauté autour du travail de votre association. Des centaines ou des milliers d'habitants de votre quartier et de votre ville viennent soutenir l'événement, mais vous pouvez l'étendre au-delà des frontières de la ville, de l'État et du pays grâce à une collecte de fonds virtuelle.
Ajouter un composant virtuel
Invitez tous vos abonnés à participer en personne ou virtuellement. Cela permet à toute personne en dehors de votre emplacement géographique de s'inscrire et de courir, de faire du vélo, de marcher ou de nager, peu importe où elle se trouve.
Cela entre également en jeu si vous craignez que votre événement ne se vende ou si vous devez limiter les inscriptions physiques à un certain nombre en raison des limitations du lieu. Les gens peuvent toujours s'inscrire, collecter des fonds et participer numériquement, ce qui ouvre la porte à des revenus de collecte de fonds plus importants et à des participants potentiels à devenir des supporters à vie.
Pour leur défi Hike for Haiti, le client Classy Hope for Haiti invite les particuliers à imiter la montée de 200 marches que les étudiants, les enseignants et les familles entreprennent chaque jour à Marre a Coiffe afin d'accéder à l'eau potable, aux soins de santé et à l'éducation. N'importe qui peut désormais faire l'ascension virtuellement en solidarité, que ce soit dans la nature, à la salle de sport ou dans son complexe d'appartements, puis publier ses résultats sur les réseaux sociaux pour courir la chance de gagner des prix. L'intégration de l'élément des médias sociaux et des incitations est un moyen fantastique d'encourager la participation.
Offrez des cadeaux et des avantages aux participants virtuels
Vous voulez aider vos participants virtuels à sentir qu'ils font tout autant partie de votre événement que vos participants en personne. Une façon de s'assurer que tout le monde se sent inclus est d'envoyer des cadeaux ou des outils de marque d'événement.
Si vous organisez une course/marche, envisagez d'envoyer des dossards par courrier ou des dossards numériques que les supporters peuvent imprimer. Assurez-vous qu'ils sont conçus avec les couleurs, le logo et toute autre touche amusante de votre marque. Pour les événements d'endurance qui ne sont pas centrés sur la course, vous pouvez envoyer des vêtements de marque comme des t-shirts pour l'activité, des bouteilles d'eau ou un paquet d'autocollants à mettre sur leur équipement.
Galas, dîners d'appréciation des donateurs et événements spéciaux
Avec un peu de réflexion et de créativité, vous pouvez ajouter avec succès une composante virtuelle à ces types d'événements, ou même transformer l'ensemble du shindig en une affaire virtuelle. Ci-dessous, nous considérerons Upaya comme notre principale source d'inspiration pour savoir comment transformer un événement en personne en un événement virtuel.
Ils ont pris la décision difficile d'annuler leur gala annuel en raison de l'épidémie de coronavirus, mais avec un peu de réflexion, ils ont construit une page de campagne Classy en quelques minutes et ont fini par collecter 142% de leur objectif de 200 000 $, amassant finalement 283 041 $.
« Lorsque nous avons annulé, c'était quatre jours avant que notre événement en personne ne soit censé avoir lieu. L'événement virtuel a été lancé dès le lendemain. Pouvoir organiser l'événement en personne en ligne et mettre en place rapidement une campagne Classy était essentiel. Nous avions mis en place toute la stratégie de marque, l'avons traduite en une page de campagne et avons reproduit la même apparence que l'événement réel. »
Maintenez l'image de marque de votre événement
Votre événement en personne a probablement sa propre image de marque. Lorsque vous passez à un événement virtuel, apportez ces éléments de marque dans votre page d'événement en ligne.
Une image de marque cohérente aide à atténuer toute confusion que les gens pourraient avoir quant à savoir s'il s'agit d'un événement différent de celui auquel ils avaient initialement prévu d'assister. L'esthétique spécifique peut également donner à votre public la sensation élevée que votre événement a promise (et continue de le faire, virtuellement).
Lorsque Upaya a décidé de faire de son gala annuel un événement entièrement virtuel, ils ont pris ce message à cœur. Lorsque vous cliquez sur la page de l'événement, vous voyez des éléments de marque comme la police scriptée, qui distingue la page des autres campagnes de collecte de fonds d'Upaya.
Utilisez des vidéos sur une copie volumineuse
Trouvez des opportunités sur votre page de campagne où vous pouvez utiliser la vidéo, au lieu d'un tas de texte, pour communiquer un message. La vidéo est un excellent média qui peut mettre les gens face à face avec votre personnel et les uns avec les autres, même si tous se trouvent dans des endroits séparés. N'oubliez pas de rendre vos vidéos amusantes et engageantes.
Par exemple, Upaya a enregistré les messages de son PDG, des membres du conseil d'administration et du commissaire-priseur et les a intégrés directement dans sa page de campagne Classy. Pour que ce soit amusant, ils ont demandé à chaque personne de s'habiller dans sa plus belle tenue de gala pour transmettre un message enthousiaste sur les raisons pour lesquelles ils ont choisi de devenir virtuels et sur la façon dont les participants peuvent s'attendre à ce que l'événement se déroule.
Ces vidéos ne sont cependant pas toutes sorties le même jour. Upaya a décidé de diffuser sa publication sur une période de quatre jours afin de ramener les gens sur la page de l'événement encore et encore.
Non seulement la publication d'une nouvelle vidéo fournit une bonne raison d'envoyer continuellement des communications marketing, mais cela donne également à votre page d'événement l'impression d'être un véritable hub pour que tout le monde puisse se connecter. Cela contribue à renforcer le sentiment émotionnel derrière la connexion de votre communauté les unes aux autres malgré la participation virtuelle de tous.
Conseil de pro
Les campagnes élégantes prennent également en charge les vidéos en direct de YouTube et de Twitch, que vous pouvez utiliser pour susciter l'enthousiasme autour d'expériences opportunes et en coulisses. Vous pouvez même demander à vos supporters de se connecter à une heure précise pour regarder votre événement et participer en direct.
Activez les participants pour générer des revenus
Pour Upaya, le gala est l'occasion de générer d'importants revenus de collecte de fonds. Chaque table a un capitaine qui invite les autres à se joindre puis à faire un don pendant l'événement. Une fois le gala annulé, l'équipe a décidé de transformer tous ses capitaines de table en capitaines d'équipe de collecte de fonds entre pairs.
Les capitaines ont adopté la même approche qu'ils adopteraient normalement pendant le gala, mais ont pu amplifier leurs efforts en créant des pages personnelles de collecte de fonds et en faisant appel à leurs communautés en ligne. Ils ont fixé et dépassé des objectifs de collecte de fonds ambitieux : six tables différentes ont recueilli plus de 20 000 $, dont trois dépassant les 30 000 $.
Si vous optez pour le virtuel, envisagez d'inclure un élément de collecte de fonds peer-to-peer comme l'a fait Upaya. Non seulement cela aidera à compenser les pertes potentielles de revenus de l'événement, mais cela aidera également à commercialiser votre événement virtuel auprès de nouveaux publics.
Communiquez excessivement et ne prenez pas "Non" pour une réponse
Il y aura de nombreux changements et ajustements de dernière minute lorsque vous transformerez votre initiative en un événement de collecte de fonds virtuel. Maximisez la participation et les revenus en communiquant les détails et les mises à jour à vos participants.
Assurez-vous de faire preuve de créativité dans la façon dont vous engagez les gens. Upaya a envoyé des informations pertinentes mélangées à une bonne dose de plaisir pour reconnecter les gens avec l'événement. Par exemple, ils annonceraient les nouvelles vidéos publiées ou susciteraient l'enthousiasme pour une prochaine période de dons jumelés.
Ils ont également adopté une stratégie concernant la cadence des messages et ont lancé une campagne de quatre jours où les e-mails ont été envoyés chaque jour à la même heure. Upaya a ciblé les participants inscrits à l'événement, mais ils ont également commercialisé d'autres personnes qui avaient RSVP comme un « non ».
Maintenant qu'il s'agissait d'un événement virtuel, rien n'empêchait la plupart de ces participants potentiels de participer. Cette approche a été un facteur déterminant pour aider Upaya à dépasser son objectif de collecte de fonds de 200 000 $.
Alignez votre équipe interne
Maintenez un alignement étroit avec vos équipes internes pour rester au top de la logistique. Envisagez d'avoir une réunion quotidienne pour entrer en contact avec votre personnel et vous assurer que les actions de la veille sont accomplies avant de passer à autre chose. Par exemple, vous pouvez examiner quels supporters ont encore besoin d'une note de remerciement personnalisée ou les derniers détails d'un match à venir.
Pour les petites organisations à but non lucratif comme Upaya, la taille de votre équipe vous aidera à rester agile pendant le processus de planification. Si vous êtes une grande organisation à but non lucratif, vous devez nommer un groupe de travail interne composé d'intervenants clés qui peuvent diriger le processus pour l'organisation. Quoi qu'il en soit, tout doit être synchronisé pour s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
Il y aura certaines situations qui pourraient nécessiter la nécessité d'héberger un événement virtuel, mais même sur une base normale, l'ajout d'un élément virtuel à votre événement peut être facile et bénéfique. Vous pouvez étendre la portée de votre portée à de nouveaux publics, augmenter les revenus de la collecte de fonds et offrir une expérience inoubliable.
Contactez Classy directement si vous souhaitez obtenir de l'aide pour passer d'un événement en personne à un événement virtuel. Nous sommes là pour vous aider à vous assurer que votre organisation à but non lucratif ne rate rien.
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Aide-mémoire de la page d'événement avec billet