Les secrets du travail à domicile (WFH) pour les petites entreprises

Boris Johnson émet une ordonnance de séjour à domicile envoyant le Royaume-Uni dans un verrouillage complet pour lutter contre le coronavirus. La Californie émet une ordonnance de séjour à domicile. En Inde, le PM Modi demande une Janata ou un couvre-feu et plus tard, presque toutes les villes entrent dans un verrouillage complet.

Les commandes à domicile nous font découvrir de première main ce que signifie rester à la maison complètement et complètement enfermé !

Avec la plupart des choses fermées dans la ville, je sais que tout le monde se demande déjà "quand devrions-nous venir au bureau !!" J'ai entendu des gens crier "Les gens s'il vous plaît, ouvrez le bureau, demain !". Nous commençons déjà à manquer les cafés et thés de bureau «remplis d'arômes» et les déjeuners d'équipe!

Avec la prolongation des jours de Corona, il est réaliste de supposer que le travail à domicile deviendra la nouvelle norme pour la plupart d'entre nous, pendant un certain temps ou pour quelques jours ou mois à venir. Il n'y a donc pas d'échappatoire rapide à nos « assignations à résidence » !

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Bien que nous soyons habitués au travail occasionnel à domicile, le coronavirus pousse tout le monde dans une situation extrême de travail à domicile, dans une situation de confinement total. C'est un peu inédit.

Beaucoup d'entre nous travaillent à domicile pour la première fois à temps plein.
Par conséquent, trouver comment rester concentré sur le travail, les tâches et les affectations peut être délicat et difficile.

Sans que votre patron ne vous supervise, sans demander fréquemment des mises à jour et sans vous conduire toutes les heures en face à face, il peut être peu difficile de rester productif et de rester concentré dans une situation de travail à domicile (WFH).

Un nouvel environnement, comme la maison, qui n'est normalement pas conçu pour le travail, peut ne pas se prêter immédiatement à une bonne productivité. La maison est conçue pour la détente, passer du temps avec les membres de la famille et préparer la nourriture, etc.

Comment convertir cet environnement familial en environnement de travail, rapidement, afin que nous puissions continuer à travailler et produire des résultats significatifs ?

Heureusement, il existe des moyens, des astuces et des méthodes pour rester concentré, être productif et obtenir des résultats et éviter de devenir fou. Vous trouverez ci-dessous quelques informations, en particulier pour les petites entreprises, les entrepreneurs, les start-ups et les équipes de vente.

1. Aménagez une pièce ou un espace de travail

Si vous n'avez pas d'installation adéquate à la maison pour un véritable « bureau à domicile », faites tout ce que vous pouvez pour créer un espace ad hoc, temporaire et réservé, spécifiquement pour le travail.

Si votre maison dispose d'une pièce de rechange ou supplémentaire, convertissez-la rapidement en bureau ou en salle de travail. Vous pouvez même mettre une affiche au format A4 sur la porte qui dit "HelloLeads" ou "Votre nom d'entreprise" et précise les heures de travail, disons de 9h30 à 18h30. Vous pouvez ajouter un slogan amusant qui correspond au goût des membres de votre famille.

Par exemple,

Au cas où vous ne trouveriez pas de chambre libre, choisissez un coin calme et éventuellement un coin inutilisé ou moins utilisé. Installez une table et une chaise confortable pour travailler. Si vous n'avez pas de table, achetez une petite table.

Une table pliable de 2 pieds sur 1,5 pieds devrait coûter 10 ou 15 USD ou 500 ou 800 INR. Une chaise avec dossier est bonne. Ma suggestion est d'éviter les selles. Les tabourets ne sont pas conçus de manière ergonomique et ne sont pas productifs pendant plus de 30 minutes en position assise.

S'asseoir sur le sol n'est pas une bonne idée, compte tenu du stress que cela crée pour la colonne vertébrale et le corps. Évitez de travailler sur un canapé ou de vous allonger dans votre lit avec un ordinateur portable. Cela peut être fait très rarement mais pas régulièrement. S'asseoir sur une chaise (avec table) en position verticale envoie un signal à ceux qui vivent avec vous que vous êtes « au travail ».

2. Organisez-vous avec l'électronique

Tout d'abord, prévoyez quelques prises électriques, afin de pouvoir brancher facilement votre ordinateur portable et recharger vos téléphones portables. Si vous n'en avez pas, vous pouvez penser à vous procurer une rallonge électrique à 5 prises ou une protection contre les pointes. Rassemblez votre ordinateur portable, votre téléphone, vos chargeurs et vos modems au même endroit, de préférence sur une petite table.

Si vous êtes dans une maison bruyante avec des enfants, vous pouvez également envisager d'avoir un casque antibruit afin de pouvoir assister confortablement aux conférences téléphoniques. Rappelez-vous le sifflement soudain de la cuisinière ou le son de l'extracteur de jus de la cuisine.

Utilisez une souris pour une meilleure efficacité, ne recourez pas au tapis de souris intégré dans les ordinateurs portables. Ils ne sont pas bons pour travailler longtemps.

3. Protégez votre ordinateur portable et vos autres appareils électroniques

Veuillez garder votre ordinateur portable, vos téléphones et autres appareils électroniques en sécurité. Si vous avez des enfants à la maison, ne laissez pas l'ordinateur portable par terre ou dans un endroit facilement accessible. Gardez-le un peu haut et loin. Les accidents peuvent arriver à tout moment. Quelque chose peut tomber accidentellement sur l'ordinateur portable. Gardez le café, le thé, l'eau ou d'autres liquides à l'écart des ordinateurs portables ou des téléphones

En plus du matériel, veuillez conserver les données en toute sécurité. Si les données ont besoin d'une sauvegarde, parlez-en à votre équipe d'administration informatique. Veuillez garder le travail et les données confidentiels. Il est très facile de discuter du travail que nous faisons ou d'un projet que nous réalisons, avec un ami ou un parent en visite, mais cela peut violer la sécurité des données et les NDA signés avec les clients et les entreprises. Alors s'il vous plaît, prenez soin de vous.

4. Assurez-vous que votre Internet est OK

Internet est l'épine dorsale si vous êtes WFH. Une vitesse Internet raisonnable et bonne aidera à améliorer la productivité du travail à domicile. Dans certaines régions, T Mobile ou Orange peuvent fonctionner, dans certaines régions, AirTel ou Jio peuvent fonctionner et dans certaines régions, Idea peut fonctionner. Alors s'il vous plaît expérimentez et découvrez quel fournisseur de télécommunications vous convient le mieux. Dans le cas où la vitesse d'Internet est un obstacle, veuillez en informer votre patron ou votre équipe d'administration afin qu'ils puissent déterminer ce qui peut être fait.

5. Traitez comme si vous étiez au bureau

Il y a peu de conseils WFH qui sont toujours verts. Par exemple, ce n'est pas parce que nous pouvons nous promener en short et en pyjama que nous devrions le faire. Prenez un bon bain, déjeunez à 8h30 ou 9h00 et habillez-vous pour votre travail de « travail à domicile ». Traitez WFH comme un vrai travail de bureau.

Lorsque vous travaillez à domicile, il est facile de mélanger les choses. Prendre un bain ou laver des vêtements ou cuisiner pendant les heures de travail ne devrait pas être fait. Des études internationales montrent que le télétravail réussit lorsque vous délimitez et séparez clairement le temps et l'espace pour le télétravail. Vous devez vous mettre dans un état d'esprit que vous travaillez vraiment.

6. Communiquez à votre famille et à vos enfants que vous faites partie de la FMH

Communiquez clairement et à plusieurs reprises aux membres de votre famille que vous travaillez à domicile. Dites-leur clairement quelles sont vos heures de travail et quand auront lieu la pause thé et les pauses déjeuner. Si vous laissez ces hypothèses à tout le monde à la maison, soyez assuré que vous n'aurez pas une expérience de télétravail productive et heureuse.

Si vous avez des enfants, asseyez-vous avec eux et expliquez-leur la nouvelle situation. Commencez par Corona et dites qu'à cause du virus, nous devons tous travailler à domicile et demander leur compréhension et leur soutien. Demandez-leur de vous rappeler les heures de début et de fin de travail, etc. et je suis sûr qu'ils le feront avec plaisir ! Ils se feront un plaisir de vous soutenir en vous apportant de temps en temps de l'eau et d'autres matériaux dont vous pourriez avoir besoin ! Vous voir travailler sera une excellente expérience d'apprentissage pour eux. C'est une sorte de « stage à domicile ».

Vu sous un autre angle, le plus grand défi de la FMH est la présence d'autres personnes à la maison. Vous devez éviter les distractions des gens en convenant avec eux de quelques règles de base. Faites comme si vous n'étiez pas à la maison tout en suivant des horaires de travail rigides.

Ne vous impliquez pas dans des conversations informelles, des appels personnels ou des tâches ménagères. Utilisez un espace de travail ou des écouteurs séparés pour créer des « limites » !

7. Améliorez la communication avec votre équipe et vos managers

Nous passons tous nos journées au bureau à proximité de notre patron et des chefs d'équipe et, par conséquent, la communication est facile et sans effort. Mais cette communication sans effort se rompt lorsque nous commençons à travailler à domicile. Même les managers peuvent ne pas être habitués à faire du télétravail ou à gérer ou diriger des personnes à distance.

La clé du travail à domicile est une communication claire avec votre patron, les chefs d'équipe et le reste de l'équipe. Parlez à votre patron et sachez exactement ce qu'on attend de vous. Ne présumez pas ou ne laissez pas les choses dans un état fluide.

Ayez toujours un appel de démarrage rapide de 5 minutes lorsque vous commencez la journée et un appel de conclusion rapide de 5 minutes à la fin de la journée avec votre patron ou chef d'équipe. Cela vous aidera à rester synchronisé et à faire des choses importantes. Préparez une liste de choses à accomplir pendant une semaine et faites-la valider et approuver par votre patron.

Les membres de votre équipe sont-ils à l'aise de travailler à domicile ? Quel soutien possible dont ils ont besoin. Demandez des commentaires à votre équipe. N'hésitez pas à utiliser ce modèle tel quel ou une version modifiée du sondage. Vous pouvez également télécharger le document d'enquête de la FMH ici.

8. Habituez-vous aux outils de travail à distance

Lorsque nous jetons la communication en face à face par la fenêtre, nous avons besoin d'outils de communication en situation de télétravail.

Nous utilisons Slack pour la communication d'équipe. C'est une bonne idée que tout le monde se connecte à Slack rapidement au début des heures de travail, c'est-à-dire à 9h30 du matin. Vous pouvez ajouter une photo à votre profil Slack et mettre à jour vos informations. Passez une heure à explorer le mou et à comprendre comment l'utiliser.

WhatsApp est devenu un outil de communication important. Nous tous qui travaillons chez HelloLeads utilisons de petits groupes pour une communication rapide. Veuillez rejoindre les groupes officiels et éviter de créer vos propres groupes sur WhatsApp ou sur d'autres réseaux sociaux.

Nous utilisons également Zoom pour la communication vidéo et les conférences. Étant donné que tout le monde n'était pas familier avec le zoom, nous avons demandé à Caroline, notre responsable des ventes, d'organiser un appel zoom à l'échelle de l'entreprise et d'expliquer à tout le monde comment le zoom peut être utilisé et les détails pratiques de l'utilisation de Zoom.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise ou si vous faites partie d'une équipe de vente, vous devez également gérer les prospects et suivre les prospects. En travaillant à domicile, vous devez savoir à quelles portes frapper aujourd'hui. Nous vous recommandons d'utiliser HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io) pour cela. Nous utilisons HelloLeads en interne et c'est un excellent outil pour le suivi des ventes et les conversions de ventes.

D'autres outils que vous pouvez garder dans votre radar (si la FMH se prolonge) sont Google Hangouts pour un appel vidéo d'équipe, Asana pour la gestion de projet, Trello pour vous aider à organiser notre journée.

9. Levez-vous. S'habiller!

La voix seule est un moyen de communication inefficace lorsque nous travaillons à distance. Se voir rend la communication efficace et meilleure.

Je vous encourage tous à utiliser les appels vidéo dans le cadre de la FMH afin que vous puissiez vous voir face à face et donc que la communication soit meilleure et que la coordination du travail soit encore meilleure.

Il est possible que votre patron ou chef d'équipe ou quelqu'un d'autre vous invite soudainement à un appel vidéo au cours des prochains jours. Ou votre PDG vous demande à tous de rejoindre une réunion zoom avec les vidéos activées. Il est donc préférable que nous soyons habillés et en tenue appropriée pour prendre ces appels.

Informez vos proches que, dans le cadre du travail, vous pouvez passer des appels vidéo de temps en temps dans la journée et, par conséquent, ils comprennent et coopèrent également. Lorsque vous êtes sur un appel vocal ou un appel vidéo, assurez-vous qu'il n'y a pas de perturbation. Si vous avez des enfants à la maison, demandez à d'autres membres de s'occuper d'eux afin que la réunion ne soit pas perturbée.

10. Loin des yeux, loin du cœur !

Loin des yeux et donc loin du cœur est un vrai problème pour beaucoup d'entre nous qui travaillent à distance à cause du virus corona. Le travail à domicile peut être non structuré et isolant.

Heureusement, WFH n'est pas nouveau pour nous chez HelloLeads. Merci à certains des membres de l'équipe qui ont perfectionné la science et l'art de la FMH. Si vous avez des questions sur la façon de gérer la situation de la FMH, n'hésitez pas à passer un appel individuel avec nos experts.

Les meilleurs WHF ou télétravailleurs sont ceux qui contactent régulièrement leurs collègues et leurs managers via une variété d'outils - appels vocaux, appels vidéo et utilisation des e-mails ou du mou.

11. Planifiez votre travail et votre journée

Lorsque vous WFH, planifiez votre travail avant de commencer la journée. Ayez une liste de tâches ou une liste de choses à faire devant vous pour la journée. Ayez également une visibilité sur les prochaines semaines de travail. Priorisez vos projets et planifiez des créneaux horaires, y compris du temps supplémentaire pour répondre aux urgences et aux demandes de travail imprévues de votre responsable.

Lorsque vous commencez une tâche, continuez-la jusqu'à la fin. Ne vous laissez pas entraîner par votre besoin de répondre à un nouveau courriel ou à un message. Le multitâche est souvent un tueur de productivité.

Il est important de garder une trace du temps consommé par chaque tâche ou activité. Toggle est un bon outil de gestion du temps.

12. Horaires de travail et congés

Étant donné que toute l'entreprise travaille à domicile, il est important que vous travailliez sur le même fuseau horaire (!) La plupart du temps.

Par exemple, toute personne travaillant de 9h30 à 18h30 peut être productive. Planifiez la plupart des réunions en début de journée, disons à 9h30. Demandez aux personnes de se connecter 15 minutes plus tôt afin qu'elles puissent consulter leurs e-mails ou leurs messages lâches et être prêtes pour la réunion.

Bien que WFH offre apparemment de la flexibilité (puisque nous ne sommes pas supervisés en personne), n'entrez pas dans les heures de travail tard le soir. Cela peut nous désynchroniser et avoir un impact sur la communication - ce qui est la clé de la survie dans une situation de télétravail. Posez toujours une question - Travaillons-nous trop lorsque nous travaillons à domicile ?

Dans HelloLeads, les congés sont planifiés et pris de la même manière si quelqu'un travaille au bureau. Nous suivons la règle 2x, c'est-à-dire que si x jours de congés sont requis par quelqu'un, il informe son patron ou son équipe 2x jours à l'avance.

13. Thé, café, eau et air frais

Vous n'avez peut-être pas accès à des distributeurs automatiques de café ou de thé ou à quelqu'un qui sert du café ou du thé au bureau (dans notre cas, Shantamma, fait de merveilleux cafés et thés pour tous). Mais je suis sûr que les gens à la maison sont gentils et prévenants ! Demandez-leur de vous servir une tasse de café ou de thé deux ou trois fois par jour. Cela peut vous aider à garder votre énergie et votre enthousiasme.

Gardez une bouteille d'eau à côté de vous afin de pouvoir vous hydrater. Levez-vous et marchez pendant 5 minutes, de préférence au soleil et à l'air frais, toutes les 2 heures. Écouter une bonne musique de fond est une option si vous pensez que cela améliore votre productivité et ne vous distrait pas.

14. Restez concentré et gardez l'enthousiasme

Nous vivons une époque stressante. La plupart des villes sont bloquées à cause du virus corona. Il y a des centaines de messages WhatsApp ou Facebook qui suffisent pour faire une thèse en 3 mois sur le coronavirus. Connaissez donc vos limites. Ne vous laissez pas distraire par WhatsApp, Facebook ou IG pendant que vous travaillez à domicile. Si vous commencez à regarder FB ou IG ou les médias sociaux, cela mettra la réponse à vos e-mails professionnels ou vos demandes de travail en veilleuse.

Mais plus vous faites d'efforts pour communiquer avec vos collègues et les membres de votre équipe, plus vous faites d'efforts dans votre travail, plus vous avez de chances d'éviter les sentiments d'isolement et de dépression.

15. D'une certaine manière, le travail à domicile (WFH) n'est pas différent

Le travail à domicile n'est pas différent du travail au bureau. Nous continuons à gagner un salaire dans notre situation de télétravail. Nous devons rester attachés à nos délais et à nos livrables. Nous devons éviter les tâches ménagères ou les rendez-vous personnels pendant les heures de travail, sauf pendant les pauses prévues. Nous ne devons pas abuser de la liberté de la FMH en étant indisponibles, sinon nous compromettrons notre respect professionnel.

Nous pouvons être plus productifs lorsque nous travaillons à domicile, si nous comprenons les nuances ci-dessus et planifions correctement notre environnement de travail et nos horaires de travail. Le travail à domicile (WFH) offre une réduction du stress lié aux déplacements au bureau, moins d'interruptions de la part des collègues et également une politique de bureau minimale !

La plupart d'entre nous sont nouveaux dans le modèle de travail à domicile et nous avons tous plus de questions sur le travail à distance. Obtenez des réponses à toutes les questions sur le travail à distance.

Si vous débutez dans le travail à domicile, il faudra quelques jours pour que les choses se calment. La première semaine elle-même ne sera pas très productive. Chacun de nous comprendra les problèmes et trouvera des solutions au fur et à mesure que nous avancerons et pour rendre la FMH plus productive.

16. Que doivent faire les managers ?

En tant que managers, nous devons partager plus d'informations que d'habitude car nous manquons d'interactions en face à face. Les gestionnaires doivent s'assurer de la disponibilité d'Internet et de la disponibilité des autres outils requis pour le télétravail. Nous devons organiser des interactions sociales numériques et discuter fréquemment de la façon dont les équipes font face à la situation.

En nous souhaitant à tous une excellente FMH, une super productivité et #Winthecorona