Tajemnice pracy z domu (WFH) dla małych firm

Boris Johnson wydaje nakaz pozostania w domu, wysyłając Wielką Brytanię do całkowitego zablokowania w celu walki z koronawirusem. Kalifornia wydaje nakaz pozostania w domu. W Indiach premier Modi prosi o Janatę lub godzinę policyjną, a później prawie wszystkie miasta są całkowicie zamknięte.

Zamówienia na pobyt w domu sprawiają, że doświadczamy z pierwszej ręki, co to znaczy pozostać w domu całkowicie i całkowicie zamkniętym!

Ponieważ większość rzeczy w mieście jest zamknięta, wiem, że wszyscy już pytają „kiedy powinniśmy przyjść do biura!” Słyszałem, jak niektórzy ludzie krzyczą „Oto, proszę, jutro otwórzcie biuro!”. Już zaczęliśmy tęsknić za „przepełnionym aromatem” biurową kawą i herbatą oraz zespołowymi lunchami!

Ponieważ dni Corona się wydłużają, realistyczne jest założenie, że praca w domu stanie się dla większości z nas nową normą na jakiś czas lub na kilka kolejnych dni lub miesięcy. Więc nie ma szybkiej ucieczki od naszych „aresztów domowych”!

***

Chociaż jesteśmy przyzwyczajeni do sporadycznej pracy w domu, koronawirus popycha wszystkich do ekstremalnej pracy w domu, w całkowicie zamkniętej sytuacji. To trochę bezprecedensowe.

Wielu z nas po raz pierwszy pracuje w domu na pełny etat.
Dlatego znalezienie sposobu na skupienie się na pracy, zadaniach i zadaniach może być trudne i trudne.

Bez nadzoru nad Tobą przez szefa, bez częstego pytania o aktualizacje i kierowania Cię co drugą godzinę twarzą w twarz, utrzymanie produktywności i skupienie się na pracy z domu (WFH) może być trochę trudne.

Nowe środowisko, takie jak dom, który zwykle nie jest przeznaczony do pracy, może nie zapewniać od razu dobrej produktywności. Dom przeznaczony jest do wypoczynku, spędzania czasu z członkami rodziny, przygotowywania posiłków i tak dalej.

Jak szybko przekształcić to środowisko domowe w środowisko pracy, abyśmy mogli kontynuować pracę i osiągać znaczące wyniki?

Na szczęście istnieją sposoby, triki i metody, aby pozostać skoncentrowanym, być produktywnym i dostarczać wyniki oraz unikać zwariowania. Poniżej kilka spostrzeżeń, szczególnie dla małych firm, przedsiębiorców, start-upów i zespołów sprzedażowych.

1. Skonfiguruj pokój lub miejsce do pracy

Jeśli nie masz w domu odpowiedniego miejsca na właściwe „biuro domowe”, zrób tyle, ile możesz, aby stworzyć doraźną, tymczasową, zarezerwowaną przestrzeń, specjalnie do pracy.

Jeśli Twój dom ma wolny lub dodatkowy pokój, szybko przekształć go w pokój biurowy lub pokój do pracy. Możesz nawet umieścić na drzwiach plakat w formacie A4 z napisem „HelloLeads” lub „Nazwa Twojej firmy” i określającym godziny pracy, powiedzmy od 9:30 do 18:30. Możesz dodać zabawny slogan, który pasuje do gustu członków Twojej rodziny.

Na przykład,

W przypadku, gdy nie możesz znaleźć wolnego pokoju, wybierz cichy i ewentualnie niewykorzystany lub rzadziej używany kącik. Ustaw stół i wygodne krzesło do pracy. Jeśli nie masz stolika, kup stolik o małych rozmiarach.

Składany stół o wymiarach 2 stopy na 1,5 stopy powinien kosztować 10 lub 15 USD lub 500 lub 800 INR. Krzesło z oparciem jest dobre. Moja sugestia to unikanie stolców. Stołki nie są ergonomicznie zaprojektowane i nie są wydajne przez ponad 30 minut siedzenia.

Siedzenie na podłodze nie jest dobrym pomysłem, biorąc pod uwagę stres, jaki powoduje to dla kręgosłupa i ciała. Unikaj pracy na kanapie lub leżenia w łóżku z laptopem. Można to zrobić bardzo rzadko, ale nie regularnie. Siedzenie na krześle (ze stołem) w pozycji pionowej wysyła sygnał do tych, którzy mieszkają z tobą, że jesteś „w pracy”.

2. Zorganizuj się z elektroniką

Przede wszystkim zorganizuj kilka punktów zasilania, aby móc łatwo podłączyć laptopa i naładować telefony komórkowe. Jeśli go nie masz, możesz pomyśleć o zakupie przedłużacza z 5 gniazdkami lub osłony na kolce. Umieść laptopa, telefon, ładowarki i modemy w jednym miejscu, najlepiej na małym stoliku.

Jeśli jesteś w hałaśliwym domu z dziećmi, możesz również zaopatrzyć się w słuchawki z redukcją szumów, aby wygodnie uczestniczyć w rozmowach konferencyjnych. Pamiętaj o gwizdku kuchenki lub sokowirówce dochodzącym z kuchni.

Użyj myszy, aby uzyskać lepszą wydajność, nie używaj wbudowanej podkładki pod mysz w laptopach. Nie nadają się do długiej pracy.

3. Zabezpiecz laptopa i inną elektronikę

Prosimy o bezpieczne przechowywanie laptopa, telefonów i innych urządzeń elektronicznych. Jeśli masz w domu dzieci, nie zostawiaj laptopa na podłodze lub w łatwo dostępnym miejscu. Trzymaj go trochę wysoko i z dala. Wypadki mogą się zdarzyć w każdej chwili. Coś może przypadkowo spaść na laptopa. Trzymaj kawę, herbatę, wodę lub inne płyny z dala od laptopa lub telefonu

Oprócz sprzętu prosimy o bezpieczne przechowywanie danych. Jeśli dane wymagają kopii zapasowej, porozmawiaj z zespołem administracyjnym komputera. Prosimy o zachowanie poufności pracy i danych. Bardzo łatwo jest omówić pracę, którą wykonujemy lub projekt, który wykonujemy, ze znajomym lub odwiedzającym krewnym, ale może to naruszać bezpieczeństwo danych i umowy NDA podpisane z klientami i firmami. Więc proszę uważaj.

4. Upewnij się, że Twój Internet jest w porządku

Internet to podstawa, jeśli jesteś WFH. Rozsądna i dobra prędkość internetu pomoże w poprawie wydajności pracy w domu. W niektórych obszarach może działać T Mobile lub Orange, w niektórych AirTel lub Jio, a w niektórych Idea. Dlatego poeksperymentuj i dowiedz się, który dostawca usług telekomunikacyjnych jest dla Ciebie najlepszy. W przypadku, gdy szybkość internetu przeszkadza w pokazie, poinformuj swojego szefa lub zespół administracyjny, aby mogli dowiedzieć się, co można zrobić.

5. Traktuj jakbyś był w biurze

Jest kilka końcówek WFH, które są zawsze zielone. Na przykład tylko dlatego, że możemy wędrować w naszych szortach i piżamach, nie oznacza to, że powinniśmy to robić. Weź porządną kąpiel, zjedz śniadanie o 8:30 lub 9 rano i ubierz się do swojej „pracy z domu”. Traktuj WFH jak prawdziwą pracę biurową.

Pracując w domu, łatwo się pomylić. Nie należy brać kąpieli, prać ubrań lub gotować w godzinach pracy. Międzynarodowe badania pokazują, że WFH odnosi sukcesy, gdy wyraźnie wyznaczasz i oddzielasz czas oraz przestrzeń dla WFH. Musisz wczuć się w stan umysłu, w którym naprawdę pracujesz.

6. Poinformuj rodzinę i dzieci, że jesteś WFH

Wyraźnie i wielokrotnie komunikuj członkom rodziny, że pracujesz w domu. Powiedz im wyraźnie, jakie są twoje godziny pracy i kiedy będą przerwy na herbatę i przerwy na lunch. Jeśli zostawisz te założenia wszystkim domownikom, możesz być pewien, że nie będziesz mieć produktywnego i szczęśliwego doświadczenia z WFH.

Jeśli masz dzieci, usiądź z nimi i wyjaśnij nową sytuację. Zacznij od Corony i powiedz, że z powodu wirusa wszyscy musimy pracować w domu i poprosić ich o zrozumienie i wsparcie. Poproś ich, aby przypomnieli Ci o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy itp. I jestem pewien, że z radością to zrobią! Chętnie Cię wesprą, przynosząc od czasu do czasu wodę i inne materiały, których możesz potrzebować! Widzenie, jak pracujesz, będzie dla nich wspaniałym doświadczeniem edukacyjnym. To rodzaj „stażu w domu”.

Patrząc z innej strony, największym wyzwaniem w WFH jest obecność innych osób w domu. Musisz unikać rozpraszania ludzi, ustalając z nimi kilka podstawowych zasad. Udawaj, że nie ma Cię w domu, gdy przestrzegasz sztywnych godzin pracy.

Nie angażuj się w przypadkowe rozmowy, rozmowy osobiste lub prace domowe. Użyj oddzielnej przestrzeni roboczej lub słuchawek, aby stworzyć „granice”!

7. Popraw komunikację z zespołem i menedżerami

Wszyscy spędzamy dni w biurze w bezpośredniej bliskości szefa i liderów zespołu, dzięki czemu komunikacja jest łatwa i bezwysiłkowa. Ale ta bezwysiłkowa komunikacja załamuje się, gdy zaczynamy pracować w domu. Nawet menedżerowie nie mogą być przyzwyczajeni do WFH lub zdalnego zarządzania lub kierowania ludźmi.

Kluczem do pracy w domu jest jasna komunikacja z szefem, liderami zespołu i resztą zespołu. Porozmawiaj ze swoim szefem i dowiedz się, czego dokładnie się od Ciebie oczekuje. Nie zakładaj ani nie pozostawiaj rzeczy w stanie płynnym.

Zawsze miej szybką, 5-minutową rozmowę na rozpoczęcie dnia i krótką, 5-minutową rozmowę na zakończenie dnia z szefem lub liderem zespołu. Pomoże to zachować synchronizację i robić rzeczy, które są ważne. Przygotuj listę rzeczy do wykonania na tydzień i poproś o zatwierdzenie i zatwierdzenie przez szefa.

Czy członkowie Twojego zespołu mogą swobodnie pracować w domu? Jakiego wsparcia potrzebują. Zapytaj swojego zespołu o opinię. Zachęcamy do korzystania z tego szablonu lub zmodyfikowanej wersji ankiety. Możesz również pobrać dokument ankiety WFH tutaj.

8. Przyzwyczaj się do narzędzi do pracy zdalnej

Kiedy wyrzucamy komunikację twarzą w twarz przez okno, potrzebujemy narzędzi do komunikacji w sytuacji WFH.

Używamy Slacka do komunikacji w zespole. Dobrym pomysłem jest, aby wszyscy zapisali się do Slacka niezwłocznie na początku godzin pracy, tj. o 9:30 rano. Możesz dodać zdjęcie do swojego profilu na Slacku i zaktualizować swoje dane. Poświęć godzinę na odkrywanie luzu i zrozumienie, jak z niego korzystać.

WhatsApp stał się ważnym narzędziem komunikacji. Wszyscy pracujący w HelloLeads używamy małych grup do szybkiej komunikacji. Dołącz do oficjalnych grup i unikaj tworzenia własnych grup w WhatsApp lub innych mediach społecznościowych.

Używamy również Zoom do komunikacji wideo i konferencji. Ponieważ nie wszyscy byli zaznajomieni z zoomem, poprosiliśmy Caroline, naszego kierownika ds. sprzedaży, o zorganizowanie ogólnofirmowej rozmowy na temat zoomu i wyjaśnienie wszystkim, w jaki sposób można używać zoomu i sedno korzystania z zoomu.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy lub częścią zespołu sprzedaży, musisz również zarządzać potencjalnymi klientami i śledzić potencjalnych klientów. Pracując w domu, powinieneś wiedzieć, do których drzwi dziś pukać. W tym celu zalecamy użycie HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io). Wewnętrznie korzystamy z HelloLeads, które służy jako doskonałe narzędzie do śledzenia sprzedaży i konwersji sprzedażowych.

Inne narzędzia, które możesz mieć na swoim radarze (jeśli WFH się rozszerzy), to Google Hangouts do zespołowej rozmowy wideo, Asana do zarządzania projektami, Trello do pomocy w organizacji naszego dnia.

9. Wstań. Ubrać się!

Sam głos to nieefektywny sposób komunikacji, gdy pracujemy zdalnie. Widzenie się nawzajem sprawia, że ​​komunikacja jest skuteczna i lepsza.

Zachęcam wszystkich do korzystania z wideorozmów w ramach WFH, abyście mogli się spotkać twarzą w twarz, dzięki czemu komunikacja jest lepsza, a koordynacja pracy jeszcze lepsza.

Możliwe, że Twój szef, lider zespołu lub ktoś inny nagle zaprosi Cię na wideorozmowę w ciągu najbliższych kilku dni. Albo dyrektor generalny poprosi was wszystkich o dołączenie do spotkania z włączonymi filmami. Lepiej więc, gdybyśmy byli wystrojeni i odpowiednio ubrani, żeby odbierać te telefony.

Poinformuj swoich bliskich, że w ramach pracy możesz raz na jakiś czas prowadzić wideorozmowy, dzięki czemu oni również rozumieją i współpracują. Upewnij się, że podczas rozmowy głosowej lub wideo nie ma żadnych zakłóceń. Jeśli masz dzieci w domu, poproś innych członków, aby się nimi zaopiekowali, aby spotkanie nie było zakłócane.

10. Poza zasięgiem wzroku, z umysłu!

Poza zasięgiem wzroku, a co za tym idzie, z umysłu to prawdziwy problem dla wielu z nas, którzy pracują zdalnie z powodu wirusa koronowego. Praca w domu może być niestrukturalna i izolująca.

Na szczęście WFH nie jest dla nas nowością w HelloLeads. Podziękowania dla niektórych członków zespołu, którzy udoskonalili naukę i sztukę WFH. Jeśli masz pytania dotyczące zarządzania sytuacją w WFH, skontaktuj się z naszymi ekspertami.

Najlepsi pracownicy WHF lub zdalni to ci, którzy regularnie kontaktują się ze współpracownikami i menedżerami za pomocą różnych narzędzi – połączeń głosowych, połączeń wideo i korzystania z poczty elektronicznej lub luzu.

11. Zaplanuj swoją pracę i dzień

Kiedy korzystasz z WFH, zaplanuj swoją pracę przed rozpoczęciem dnia. Miej przed sobą listę zadań lub rzeczy do zrobienia na dany dzień. Miej też wgląd w następny tydzień lub dwa tygodnie pracy. Ustal priorytety swoich projektów i zaplanuj przedziały czasowe, w tym dodatkowy czas między nimi, aby zaspokoić sytuacje awaryjne i nieprzewidziane żądania pracy od kierownika.

Gdy zaczynasz zadanie, kontynuuj je do końca. Nie daj się zwieść potrzebie odpowiedzi na nowy e-mail lub wiadomość. Wielozadaniowość często jest zabójcą produktywności.

Ważne jest, aby śledzić czas poświęcony na każde zadanie lub czynność. Toggle to dobre narzędzie do zarządzania czasem.

12. Godziny pracy i urlopy

Ponieważ cała firma pracuje z domu, ważne jest, abyś przez większość czasu pracował w tej samej strefie czasowej (!).

Na przykład, każdy pracujący od 9.30 do 18.30 może być produktywny. Zaplanuj większość spotkań na początku dnia, powiedzmy o 9:30. Poproś ludzi o zalogowanie się 15 minut wcześniej, aby mogli sprawdzić pocztę e-mail lub wiadomości na Slacku i przygotować się na spotkanie.

Chociaż WFH pozornie oferuje elastyczność (ponieważ nie jesteśmy nadzorowani osobiście), nie przychodź do pracy w późnych godzinach nocnych. To może sprawić, że stracimy synchronizację i wpłyniemy na komunikację – co jest kluczem do przetrwania w sytuacji WFH. Zawsze zadawaj pytanie – Czy pracujemy w nadmiarze, gdy pracujemy w domu?

W HelloLeads urlopy są planowane i zabierane w ten sam sposób, jeśli ktoś pracuje w biurze. Kierujemy się zasadą 2x tzn. jeśli ktoś potrzebuje x dni urlopu, to informuje o tym swojego szefa lub zespół z 2x dniowym wyprzedzeniem.

13. Herbata, kawa, woda i świeże powietrze

Możesz nie mieć dostępu do automatów z kawą lub herbatą lub kogoś, kto serwuje kawę lub herbatę w biurze (w naszym przypadku Shantamma robi wspaniałą kawę i herbatę dla wszystkich). Ale jestem pewien, że ludzie w domu są mili i taktowni! Poproś ich, aby podali ci filiżankę kawy lub herbaty dwa lub trzy razy dziennie. Pomoże ci to zachować energię i entuzjazm.

Trzymaj przy sobie butelkę wody, abyś mógł się nawodnić. Wstań i chodź przez 5 minut, najlepiej w słońcu i na świeżym powietrzu, co 2 godziny. Słuchanie dobrej muzyki w tle jest opcją, jeśli uważasz, że poprawia to twoją produktywność i nie rozprasza cię.

14. Bądź skupiony i podtrzymuj entuzjazm

Żyjemy w stresujących czasach. Większość miast zostaje zamknięta z powodu koronawirusa. Istnieją setki wiadomości na WhatsApp czy Facebooku, które wystarczą, aby w ciągu 3 miesięcy zrobić doktorat z koronawirusa. Więc poznaj swoje ograniczenia. Nie rozpraszaj się dzięki WhatsApp, Facebookowi lub IG podczas pracy w domu. Jeśli zaczniesz patrzeć na FB, IG lub media społecznościowe, odpowiedzi na twoje służbowe e-maile lub prośby o pracę zostaną odrzucone.

Ale im więcej wysiłku wkładasz w komunikowanie się z kolegami i członkami zespołu, im więcej wysiłku wkładasz w swoją pracę, tym większe masz szanse na uniknięcie poczucia izolacji i depresji.

15. W pewnym sensie praca z domu (WFH) nie różni się

Praca w domu nie różni się od pracy w biurze. W naszej sytuacji WFH nadal zarabiamy. Musimy pozostać zaangażowani w nasze harmonogramy i wyniki. Musimy unikać prac domowych lub spotkań osobistych w godzinach pracy, z wyjątkiem zaplanowanych przerw. Nie powinniśmy nadużywać wolności WFH poprzez bycie niedostępnym, w przeciwnym razie narazimy na szwank nasz szacunek zawodowy.

Możemy być bardziej produktywni, gdy pracujemy w domu, jeśli rozumiemy powyższe niuanse i odpowiednio planujemy nasze środowisko pracy i harmonogram pracy. Praca z domu (WFH) zapewnia mniejszy stres związany z podróżą do biura, mniej przerw ze strony kolegów, a także minimalną politykę biurową!

Większość z nas dopiero zaczyna pracować w domu i wszyscy mamy więcej pytań dotyczących pracy zdalnej. Uzyskaj odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące pracy zdalnej.

Jeśli dopiero zaczynasz pracę w domu, ustabilizowanie się zajmie kilka dni. Sam tydzień pierwszy nie będzie zbyt produktywny. Każdy z nas zorientuje się w problemach i znajdzie rozwiązania w miarę postępów, aby zwiększyć produktywność WFH.

16. Co powinni zrobić menedżerowie?

Jako menedżerowie musimy udostępniać więcej informacji niż zwykle, ponieważ brakuje nam interakcji twarzą w twarz. Menedżerowie muszą zapewnić dostępność internetu i innych narzędzi wymaganych przez WFH. Musimy często organizować cyfrowe interakcje społeczne i omawiać, jak zespoły radzą sobie z sytuacją.

Życzę nam wszystkim wspaniałego WFH, super produktywności i #Winthecorona