Секреты работы на дому (WFH) для малого бизнеса

Борис Джонсон издает приказ оставаться дома, отправляя Великобританию на полную изоляцию для борьбы с коронавирусом. Калифорния издает приказ о пребывании дома. В Индии премьер-министр Моди требует введения джанаты или комендантского часа для людей, а позже почти все города полностью закрываются.

Приказы оставаться дома позволяют нам на собственном опыте убедиться, что значит оставаться дома полностью и полностью запертым!

Поскольку большинство вещей в городе закрыто, я знаю, что все уже спрашивают «когда нам приехать в офис!!» Я слышал, как некоторые люди кричали: «Ребята, пожалуйста, откройте офис завтра!». Мы уже соскучились по «ароматизированному» офисному кофе и чаю и командным обедам!

С продлением дней Короны вполне реально предположить, что работа на дому станет новой нормой для большинства из нас на какое-то время или еще на несколько дней или месяцев. Так что от наших «домашних арестов» быстро не убежать!

***

Хотя мы привыкли время от времени работать из дома, коронавирус подталкивает всех к экстремальной работе из дома, в условиях полной изоляции. Это немного беспрецедентно.

Многие из нас впервые работают дома на постоянной основе.
Следовательно, выяснить, как оставаться сосредоточенным на работе, задачах и заданиях, может быть сложно и сложно.

Без надзора за вами со стороны вашего начальника, без частых запросов обновлений и без того, чтобы возить вас лицом к лицу каждый второй час, может быть немного сложно оставаться продуктивным и оставаться сосредоточенным в ситуации работы из дома (WFH).

Новая среда, такая как дом, которая обычно не предназначена для работы, может не сразу обеспечить хорошую производительность. Дом предназначен для отдыха, проведения времени с членами семьи и приготовления пищи и так далее.

Как нам быстро преобразовать эту домашнюю среду в рабочую среду, чтобы мы могли продолжать работать и получать значимые результаты?

К счастью, есть способы, уловки и методы, чтобы оставаться сосредоточенным, быть продуктивным, добиваться результатов и не сойти с ума. Ниже приведены несколько идей, особенно для малого бизнеса, предпринимателей, стартапов и отделов продаж.

1. Обустройте комнату или рабочее место

Если у вас дома нет надлежащего оборудования для «домашнего офиса», сделайте все возможное, чтобы создать специальное, временное, зарезервированное пространство специально для работы.

Если в вашем доме есть свободная или дополнительная комната, быстро превратите ее в офис или рабочую комнату. Вы даже можете повесить на дверь плакат формата А4 с надписью «HelloLeads» или «Название вашей компании» и указанием рабочего времени, скажем, с 9:30 до 18:30. Вы можете добавить забавный слоган, который понравится членам вашей семьи.

Например,

В случае, если вы не можете найти свободную комнату, выберите тихий и, возможно, неиспользуемый или малоиспользуемый уголок. Поставьте стол и удобный стул для работы. Если у вас нет стола, купите стол небольшого размера.

Складной стол размером 2 фута на 1,5 фута стоит 10 или 15 долларов США или 500 или 800 индийских рупий. Стул со спинкой — это хорошо. Мое предложение - избегать стула. Табуреты не имеют эргономичного дизайна и не выдерживают более 30 минут сидения.

Сидеть на полу — не лучшая идея, учитывая нагрузку на позвоночник и тело. Старайтесь не работать на диване или лежать в постели с ноутбуком. Это можно делать очень редко, но не регулярно. Сидение на стуле (со столом) в вертикальном положении посылает сигнал тем, кто живет с вами, что вы «на работе».

2. Наведите порядок с помощью электроники

Прежде всего, позаботьтесь о нескольких точках электропитания, чтобы вы могли легко подключить свой ноутбук и зарядить мобильные телефоны. Если у вас его нет, вы можете подумать о приобретении удлинителя на 5 розеток или защиты от шипов. Соберите свой ноутбук, телефон, зарядные устройства и модемы в одном месте, желательно на маленьком столике.

Если вы находитесь в шумном доме с детьми, вы также можете подумать о наушниках с шумоподавлением, чтобы вы могли комфортно посещать конференц-звонки. Вспомните внезапный свисток плиты или звук соковыжималки на кухне.

Используйте мышь для большей эффективности, не прибегайте к встроенному коврику для мыши в ноутбуках. Они не годятся для долгой работы.

3. Держите ноутбук и другую электронику в безопасности

Пожалуйста, держите свой ноутбук, телефоны и другую электронику в безопасном месте. Если у вас дома есть дети, не оставляйте ноутбук на полу или в легкодоступном месте. Держите его немного выше и подальше. Несчастные случаи могут произойти в любое время. Что-то может случайно упасть на ноутбук. Держите кофе, чай, воду и другие жидкости подальше от ноутбуков или телефонов.

В дополнение к оборудованию, пожалуйста, храните данные в безопасности. Если данные нуждаются в резервной копии, обратитесь к группе администраторов вашего компьютера. Пожалуйста, сохраняйте конфиденциальность работы и данных. Очень легко обсудить работу, которую мы делаем, или проект, который мы делаем, с другом или родственником в гостях, но это может нарушить безопасность данных и соглашения о неразглашении, подписанные с клиентами и компаниями. Пожалуйста, берегите себя.

4. Убедитесь, что с вашим Интернетом все в порядке

Интернет является основой, если вы WFH. Разумная и хорошая скорость интернета поможет повысить продуктивность работы из дома. В некоторых областях могут работать T Mobile или Orange, в некоторых областях могут работать AirTel или Jio, а в некоторых областях может работать Idea. Поэтому, пожалуйста, поэкспериментируйте и выясните, какой оператор связи лучше всего подходит для вас. В случае, если скорость интернета является препятствием для шоу, сообщите об этом своему начальнику или команде администраторов, чтобы они могли выяснить, что можно сделать.

5. Относитесь так, как будто вы находитесь в офисе

Есть несколько советов WFH, которые когда-либо были зелеными. Например, только потому, что мы можем ходить в шортах и ​​пижамах, это не значит, что мы действительно должны это делать. Примите ванную, позавтракайте в 8:30 или 9:00 и приготовьтесь к работе на дому. Относитесь к WFH как к настоящей офисной работе.

Работая дома, легко запутаться. Не следует принимать ванну, стирать одежду или готовить пищу в рабочее время. Международные исследования показывают, что WFH успешна, когда вы четко разграничиваете и разделяете время и пространство для WFH. Вы должны настроить себя на то, что вы действительно работаете.

6. Сообщите своей семье и детям, что вы WFH

Четко и несколько раз сообщите членам вашей семьи, что вы работаете из дома. Четко скажите им, какое у вас рабочее время и когда будет перерыв на чай и обед. Если вы оставите это на усмотрение всех дома, будьте уверены, что у вас не будет продуктивного и счастливого опыта WFH.

Если у вас есть дети, сядьте с ними и объясните новую ситуацию. Начните с Corona и скажите, что из-за вируса нам всем нужно работать из дома и попросить их понимания и поддержки. Попросите их напомнить вам о времени начала и окончания работы и т. д., и я уверен, что они с радостью это сделают! Они будут рады поддержать вас, время от времени принося воду и другие материалы, которые могут вам понадобиться! Увидеть, как вы работаете, будет для них большим опытом обучения. Это своего рода «стажировка на дому».

Глядя под другим углом, самая большая проблема в WFH — это присутствие других людей дома. Вам нужно не отвлекаться от людей, договорившись с ними о нескольких основных правилах. Притворитесь, что вы не дома, но придерживаетесь жесткого графика работы.

Не вовлекайтесь в случайные разговоры, личные звонки или работу по дому. Используйте отдельное рабочее пространство или наушники, чтобы создать «границы»!

7. Улучшите общение с вашей командой и менеджерами

Все мы проводим свои дни в офисе в непосредственной близости от нашего начальника и руководителей групп, поэтому общение становится легким и легким. Но это легкое общение прерывается, когда мы начинаем работать из дома. Даже менеджеры могут не привыкнуть к WFH или удаленному управлению или руководству людьми.

Ключом к работе из дома является четкое общение с вашим начальником, руководителями групп и остальными членами команды. Поговорите со своим начальником и узнайте, чего именно от вас ждут. Не предполагайте и не оставляйте вещи в текучем состоянии.

Всегда делайте быстрый 5-минутный стартовый звонок в начале дня и быстрый 5-минутный завершающий звонок в конце дня своему начальнику или руководителю группы. Это поможет поддерживать синхронизацию и делать важные дела. Подготовьте список дел, которые необходимо выполнить на неделю, и пусть ваш начальник утвердит его.

Удобно ли членам вашей команды работать из дома? Какая возможная поддержка им нужна. Запросите обратную связь от вашей команды. Пожалуйста, не стесняйтесь использовать этот шаблон как есть или модифицированную версию опроса. Вы также можете скачать документ исследования WFH здесь.

8. Привыкайте к инструментам удаленной работы

Когда мы выбрасываем общение лицом к лицу из окна, нам нужны инструменты для общения в ситуации WFH.

Мы используем Slack для общения в команде. Рекомендуется, чтобы все входили в Slack сразу в начале рабочего дня, то есть в 9:30 утра. Вы можете добавить изображение в свой профиль в Slack и обновить свои данные. Потратьте час на изучение Slack и понимание того, как его использовать.

WhatsApp стал важным инструментом для общения. Все мы, работающие в HelloLeads, используем небольшие группы для быстрого общения. Пожалуйста, присоединяйтесь к официальным группам и не создавайте свои собственные группы в WhatsApp или других социальных сетях.

Мы также используем Zoom для видеосвязи и конференций. Поскольку не все были знакомы с зумом, мы попросили Кэролайн, нашего менеджера по продажам, организовать масштабный звонок в масштабах всей компании и объяснить всем, как можно использовать зум, и все тонкости использования Zoom.

Если вы владелец малого бизнеса или работаете в отделе продаж, вам также необходимо управлять лидами и отслеживать потенциальных клиентов. Работая из дома, вы должны знать, в какие двери стучаться сегодня. Для этого мы рекомендуем использовать HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io). Мы используем HelloLeads внутри компании, и он служит отличным инструментом для отслеживания продаж и конверсии продаж.

Другие инструменты, которые вы можете держать в поле зрения (если WFH расширится), — это Google Hangouts для группового видеозвонка, Asana для управления проектами, Trello для помощи в организации нашего дня.

9. Вставай. Наряжаться!

Только голос — неэффективный способ общения, когда мы работаем удаленно. Видение друг друга делает общение более эффективным и лучшим.

Я призываю всех вас использовать видеозвонки как часть WFH, чтобы вы могли видеть друг друга лицом к лицу и, следовательно, общение было лучше, а координация работы еще лучше.

Вполне возможно, что ваш начальник, руководитель группы или кто-то еще неожиданно пригласит вас на видеозвонок в течение следующих нескольких дней. Или ваш генеральный директор попросит всех вас присоединиться к Zoom-совещанию с включенным видео. Так что лучше нам быть одетыми и в надлежащей одежде, чтобы отвечать на эти звонки.

Сообщите своим близким, что в рамках работы вы можете время от времени в день выходить на видеозвонки, а значит, они тоже понимают и сотрудничают. Во время голосового или видеовызова убедитесь, что никто не мешает. Если у вас дома есть дети, попросите других участников позаботиться о них, чтобы собрание не мешало.

10. С глаз долой, из сердца вон!

С глаз долой и, следовательно, из сердца вон – это настоящая проблема для многих из нас, кто работает удаленно из-за коронавируса. Работа на дому может быть неструктурированной и изолирующей.

К счастью, WFH не новинка для HelloLeads. Спасибо некоторым членам команды, которые усовершенствовали науку и искусство WFH. Если у вас есть вопросы о том, как справиться с ситуацией с WFH, не стесняйтесь обращаться к нашим экспертам один на один.

Лучшие WHF или удаленные работники — это те, кто регулярно общается с коллегами и менеджерами с помощью различных инструментов — голосовых вызовов, видеозвонков, электронной почты или Slack.

11. Планируйте свою работу и день

Когда вы WFH, планируйте свою работу до начала дня. Держите перед собой список задач или дел на день. Кроме того, иметь представление о следующей одной или двух недель работы. Расставьте приоритеты для своих проектов и запланируйте временные интервалы, включая дополнительное время между ними, для удовлетворения чрезвычайных ситуаций и непредвиденных рабочих запросов от вашего менеджера.

Когда вы начинаете задание, продолжайте его до конца. Не отвлекайтесь на необходимость ответить на новое электронное письмо или сообщение. Многозадачность часто убивает производительность.

Важно отслеживать время, затраченное на каждую задачу или действие. Toggle — хороший инструмент для тайм-менеджмента.

12. График работы и отпуска

Поскольку вся компания работает из дома, важно, чтобы большую часть времени вы работали в одном и том же часовом поясе (!)

Например, каждый, кто работает с 9:30 до 18:30, может быть продуктивным. Запланируйте большинство встреч на начало дня, скажем, в 9:30 утра. Попросите людей войти на 15 минут раньше, чтобы они могли проверить свою электронную почту или сообщения в slack и быть готовыми к встрече.

Хотя WFH, по-видимому, предлагает гибкость (поскольку мы не контролируемся лицом к лицу), не работайте до поздней ночи. Это может вывести нас из равновесия и повлиять на общение, что является ключом к выживанию в ситуации WFH. Всегда задавайте вопрос: переутомляемся ли мы, когда работаем из дома?

В HelloLeads отпуска планируются и берутся одинаково, если кто-то работает в офисе. Мы следуем правилу 2х дней, т.е. если кому-то требуется х дней отпуска, он или она информирует об этом своего начальника или команду за 2х дней заранее.

13. Чай, кофе, вода и свежий воздух

У вас может не быть доступа к автоматам по продаже кофе или чая или кому-то, кто подает кофе или чай в офисе (в нашем случае Shantamma готовит замечательный кофе и чай для всех). Но я уверена, что дома добрые и внимательные люди! Попросите их подать вам чашку кофе или чая дважды или трижды в день. Это может помочь вам сохранить вашу энергию и энтузиазм.

Держите бутылку с водой рядом с собой, чтобы избежать обезвоживания. Вставайте и ходите в течение 5 минут, желательно на солнечном свете и на свежем воздухе, каждые 2 часа. Прослушивание хорошей фоновой музыки — это вариант, если вы считаете, что это повышает вашу производительность и не отвлекает вас.

14. Оставайтесь сосредоточенными и сохраняйте энтузиазм

Мы живем в стрессовые времена. Большинство городов закрываются из-за короновируса. Есть сотни сообщений в WhatsApp или Facebook, которых достаточно, чтобы получить докторскую степень за 3 месяца по коронавирусу. Так что знайте свои пределы. Не отвлекайтесь на WhatsApp, Facebook или IG, пока работаете дома. Если вы начнете просматривать FB, IG или социальные сети, ответы на ваши рабочие электронные письма или рабочие запросы отойдут на второй план.

Но чем больше усилий вы вкладываете в общение с коллегами и членами команды, чем больше усилий вкладываете в свою работу, тем больше у вас шансов избежать чувства изоляции и депрессии.

15. В некотором смысле работа на дому (WFH) ничем не отличается

Работа на дому ничем не отличается от работы в офисе. Мы продолжаем получать зарплату в нашей ситуации WFH. Мы должны оставаться приверженными нашим срокам и результатам. Нам нужно избегать домашних дел или личных встреч в рабочее время, за исключением запланированных перерывов. Мы не должны злоупотреблять свободой WFH, будучи недоступными, иначе мы скомпрометируем наше профессиональное уважение.

Мы можем быть более продуктивными, когда работаем из дома, если мы понимаем вышеуказанные нюансы и правильно планируем нашу рабочую среду и график работы. Работа на дому (WFH) обеспечивает снижение стресса от поездок в офис, меньшее количество отвлекающих факторов со стороны коллег, а также минимальную политику в офисе!

Большинство из нас впервые работают на дому, и у всех нас есть много вопросов об удаленной работе. Получите ответы на все вопросы об удаленной работе.

Если вы новичок в работе из дома, потребуется несколько дней, чтобы все утряслось. Первая неделя сама по себе будет не очень продуктивной. Каждый из нас будет решать проблемы и находить решения по мере продвижения вперед, чтобы сделать WFH более продуктивным.

16. Что должны делать менеджеры?

Как менеджеры, мы должны делиться большей информацией, чем обычно, потому что нам не хватает общения лицом к лицу. Менеджеры должны убедиться в наличии Интернета и других инструментов, необходимых для WFH. Нам нужно организовывать цифровое социальное взаимодействие и часто обсуждать, как команды справляются с ситуацией.

Желаю всем нам отличного WFH, супер продуктивности и #Winthecorona