Segreti di lavoro da casa (WFH) per le piccole imprese

Boris Johnson emette un ordine di soggiorno che costringe il Regno Unito a un blocco completo per combattere il coronavirus. La California emette un ordine di soggiorno. In India, il PM Modi chiede una Janata o il coprifuoco delle persone e in seguito quasi tutte le città stanno andando in blocco completo.

Gli ordini Stay-at-home ci fanno vivere in prima persona cosa significa stare a casa completamente e completamente chiusi!

Con la maggior parte delle cose chiuse in città, so che tutti stanno già chiedendo "quando dovremmo venire in ufficio!!" Potevo sentire alcune persone gridare "Gente, per favore, aprite l'ufficio, domani!". Abbiamo già iniziato a perdere il caffè e il tè dell'ufficio "ripieni di aromi" e i pranzi di squadra!

Con l'estensione dei giorni di Corona, è realistico presumere che lavorare da casa diventerà la nuova norma per la maggior parte di noi, per un po' o ancora per alcuni giorni o mesi a venire. Quindi non c'è una fuga veloce dai nostri "arresti domiciliari"!

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Sebbene siamo abituati al lavoro occasionale da casa, il coronavirus sta spingendo tutti in situazioni estreme di lavoro da casa, in una situazione completamente bloccata. Questo è un po' senza precedenti.

Molti di noi lavorano da casa per la prima volta a tempo pieno.
Quindi, capire come rimanere concentrati sul lavoro, sui compiti e sugli incarichi può essere complicato e stimolante.

Senza il tuo capo che ti supervisiona, senza chiedere aggiornamenti frequentemente e senza guidarti faccia a faccia ogni ora alternata, potrebbe essere un po' difficile rimanere produttivi e rimanere concentrati nella situazione del lavoro da casa (WFH).

Un nuovo ambiente, come la casa, che normalmente non è progettato per il lavoro, potrebbe non prestarsi subito a una buona produttività. La casa è progettata per rilassarsi, trascorrere del tempo con i membri della famiglia e preparare il cibo e così via.

Come possiamo convertire rapidamente questo ambiente domestico in un ambiente di lavoro, in modo da poter continuare a lavorare e produrre risultati significativi?

Fortunatamente, ci sono modi, trucchi e metodi per rimanere concentrati, essere produttivi e fornire risultati ed evitare di impazzire. Di seguito sono riportati alcuni approfondimenti in particolare per piccole imprese, imprenditori, start-up e team di vendita.

1. Allestire una stanza o uno spazio di lavoro

Se non hai una struttura adeguata a casa per un vero e proprio "home office", fai il possibile per creare uno spazio ad hoc, temporaneo, riservato, specifico per il lavoro.

Se la tua casa ha una stanza in più o in più, convertila rapidamente nella stanza dell'ufficio o nella stanza di lavoro. Puoi anche mettere un poster in formato A4 sulla porta che dice "HelloLeads" o "Nome della tua azienda" e specifica gli orari di lavoro, diciamo dalle 9:30 alle 18:30. Puoi aggiungere uno slogan divertente che si adatta al gusto dei tuoi familiari.

Per esempio,

Nel caso non riusciste a trovare una stanza in più, scegliete un angolo tranquillo e possibilmente inutilizzato o meno utilizzato. Prepara un tavolo e una sedia comoda per lavorare. Se non hai un tavolo, acquista un tavolo di piccole dimensioni.

Un tavolo pieghevole di 2 piedi per 1,5 piedi dovrebbe costare 10 o 15 USD o 500 o 800 INR. Una sedia con schienale è buona. Il mio consiglio è di evitare le feci. Gli sgabelli non sono progettati ergonomicamente e non sono produttivi per più di 30 minuti di seduta.

Sedersi sul pavimento non è una buona idea, considerando lo stress che crea alla spina dorsale e al corpo. Evita di lavorare sul divano o di sdraiarti a letto con un laptop. Questo può essere fatto molto raramente ma non regolarmente. Sedersi su una sedia (con tavolo) in posizione eretta invia un segnale a chi vive con te che sei 'al lavoro'.

2. Organizzati con l'elettronica

Prima di tutto, predisporre alcune prese elettriche, in modo da poter collegare facilmente il proprio laptop e caricare i propri cellulari. Se non ne hai uno, potresti pensare di acquistare una prolunga di alimentazione a 5 prese o una protezione per picchi. Riponi laptop, telefono, caricabatterie e modem in un unico posto, preferibilmente su un tavolino.

Se sei in una casa rumorosa con bambini, puoi anche pensare di avere una cuffia con cancellazione del rumore in modo da poter partecipare comodamente alle chiamate in conferenza. Ricorda il fischio improvviso del fornello o il suono di uno spremiagrumi dalla cucina.

Usa un mouse per una migliore efficienza, non ricorrere al tappetino per mouse integrato nei laptop. Non vanno bene per lavorare a lungo.

3. Tieni al sicuro laptop e altri dispositivi elettronici

Tieni al sicuro il tuo laptop, telefoni e altri dispositivi elettronici. Se hai bambini a casa, non lasciare il laptop sul pavimento o in un luogo facilmente accessibile. Tienilo un po' alto e lontano. Gli incidenti possono accadere in qualsiasi momento. Qualcosa può cadere accidentalmente sul laptop. Tenere caffè, tè, acqua o altri liquidi lontano da laptop o telefono

Oltre all'hardware, mantieni i dati al sicuro. Se i dati necessitano di un backup, parla con il tuo team di amministratori del computer. Si prega di mantenere il lavoro e i dati riservati. È molto facile discutere del lavoro che svolgiamo o di un progetto che facciamo, con un amico o un parente in visita, ma potrebbe violare la sicurezza dei dati e gli accordi di non divulgazione firmati con clienti e aziende. Quindi, per favore, stai attento.

4. Assicurati che Internet sia OK

Internet è la spina dorsale se sei WFH. Una velocità Internet ragionevole e buona aiuterà a migliorare la produttività del lavoro da casa. In alcune aree T Mobile o Orange potrebbero funzionare, in alcune aree AirTel o Jio potrebbero funzionare e in alcune aree Idea potrebbe funzionare. Quindi, per favore sperimenta e scopri quale provider di telecomunicazioni funziona meglio per te. Nel caso, se la velocità di Internet è un ostacolo allo spettacolo, informa il tuo capo o il team di amministrazione in modo che possano capire cosa si può fare.

5. Tratta come se fossi in carica

Ci sono pochi suggerimenti WFH che sono sempre verdi. Ad esempio, solo perché possiamo girovagare in pantaloncini e pigiama, non significa che dovremmo davvero farlo. Fai un bel bagno, fai colazione alle 8:30 o alle 9:00 e vestiti per il tuo lavoro di "lavoro da casa". Tratta WFH come un vero lavoro d'ufficio.

Quando si lavora da casa, è facile confondere le cose. Non si dovrebbe fare il bagno, lavare i panni o cucinare durante l'orario di lavoro. Studi internazionali dimostrano che la WFH ha successo quando si demarca e segrega chiaramente il tempo e lo spazio per la WFH. Devi metterti in uno stato d'animo che stai davvero lavorando.

6. Comunica alla tua famiglia e ai tuoi figli che sei WFH

Comunica chiaramente e più volte ai tuoi familiari che stai lavorando da casa. Dì loro chiaramente quali sono i tuoi orari di lavoro e quando saranno la pausa tè e le pause pranzo. Se li lasci alle supposizioni di tutti a casa, stai certo che non avrai un'esperienza WFH produttiva e felice.

Se hai bambini, siediti con loro e spiegagli la nuova situazione. Inizia con Corona e dì a causa del virus che tutti abbiamo bisogno di lavorare da casa e richiedere la loro comprensione e supporto. Chiedi loro di ricordarti gli orari di inizio e fine lavoro ecc. e sono sicuro che lo faranno felicemente! Saranno felici di supportarti portando acqua e altri materiali di cui potresti aver bisogno, di volta in volta! Vederti lavorare sarà per loro una grande esperienza di apprendimento. È una specie di "tirocinio a casa".

Vista da un'altra angolazione, la sfida più grande in WFH è la presenza di altre persone a casa. Devi prevenire le distrazioni delle persone concordando con loro alcune regole di base. Fai finta di non essere in casa mentre segui orari di lavoro rigidi.

Non lasciarti coinvolgere in conversazioni casuali, chiamate personali o lavori domestici. Usa un'area di lavoro o cuffie separate per creare "confini"!

7. Migliora la comunicazione con il tuo team e i tuoi manager

Tutti noi trascorriamo le nostre giornate in ufficio in stretta vicinanza al nostro capo e ai leader del team e quindi la comunicazione è facile e senza sforzo. Ma questa comunicazione senza sforzo si interrompe quando iniziamo a lavorare da casa. Anche i manager potrebbero non essere abituati a WFH oa gestire o guidare le persone a distanza.

La chiave per lavorare da casa è una comunicazione chiara con il tuo capo, i leader del team e il resto del team. Parla con il tuo capo e scopri cosa ci si aspetta esattamente da te. Non dare per scontato o lasciare le cose in uno stato fluido.

Fai sempre una rapida telefonata di 5 minuti all'inizio della giornata e una rapida telefonata di 5 minuti alla fine della giornata con il tuo capo o team leader. Questo aiuterà a mantenersi sincronizzati e a fare le cose che sono importanti. Prepara un elenco di cose da compiere per una settimana e fallo convalidare e approvare dal tuo capo.

I membri del tuo team si sentono a proprio agio a lavorare da casa? Di quale possibile supporto hanno bisogno. Chiedi un feedback al tuo team. Non esitare a utilizzare questo modello così com'è o una versione modificata del sondaggio. Puoi anche scaricare il documento del sondaggio WFH qui.

8. Abituati agli strumenti di lavoro a distanza

Quando buttiamo la comunicazione faccia a faccia fuori dalla finestra, abbiamo bisogno di strumenti per la comunicazione nella situazione di WFH.

Usiamo Slack per la comunicazione di squadra. È una buona idea che tutti accedano tempestivamente a Slack all'inizio dell'orario di lavoro, ovvero alle 9:30 del mattino. Puoi aggiungere un'immagine al tuo profilo slack e aggiornare i tuoi dettagli. Trascorri un'ora esplorando slack e comprendendo come usarlo.

WhatsApp è diventato uno strumento importante per la comunicazione. Tutti noi che lavoriamo in HelloLeads utilizziamo piccoli gruppi per una comunicazione rapida. Unisciti ai gruppi ufficiali ed evita di creare i tuoi gruppi su WhatsApp o altri social media.

Utilizziamo Zoom anche per le videocomunicazioni e le conferenze. Poiché non tutti avevano familiarità con lo zoom, abbiamo chiesto a Caroline, il nostro responsabile vendite, di organizzare una chiamata zoom a livello aziendale e spiegare a tutti come utilizzare lo zoom e il nocciolo dell'utilizzo di Zoom.

Se sei un piccolo imprenditore o fai parte del team di vendita, devi anche gestire i lead e tenere traccia dei potenziali clienti. Lavorando da casa, dovresti sapere a quali porte bussare oggi. Consigliamo di utilizzare HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io) per questo. Utilizziamo HelloLeads internamente e funge da ottimo strumento per il follow-up delle vendite e le conversioni di vendita.

Altri strumenti che puoi tenere nel tuo radar (se la WFH si estende) sono Google Hangouts per una videochiamata di gruppo, Asana per la gestione dei progetti, Trello per un aiuto nell'organizzazione della nostra giornata.

9. Alzati. Vesti!

La sola voce è un mezzo di comunicazione inefficiente quando lavoriamo in remoto. Vedersi rende la comunicazione efficace e migliore.

Incoraggio tutti voi a utilizzare le videochiamate come parte di WFH in modo che possiate vedervi faccia a faccia e quindi la comunicazione è migliore e il coordinamento del lavoro è ancora migliore.

È possibile che il tuo capo o team leader o qualcun altro ti inviti a una videochiamata all'improvviso nei prossimi giorni. Oppure il tuo CEO richiede a tutti voi di partecipare a una riunione su zoom con i video attivati. Quindi è meglio che siamo vestiti bene e con un abbigliamento adeguato per rispondere a queste chiamate.

Informa i tuoi cari e vicini che, come parte del lavoro, potresti fare videochiamate di tanto in tanto al giorno e quindi anche loro capiscono e collaborano. Durante una chiamata vocale o una videochiamata, assicurati che non ci siano disturbi. Se hai bambini in casa, chiedi agli altri membri di prendersi cura di loro in modo che la riunione non sia disturbata.

10. Lontano dalla vista, lontano dalla mente!

Lontano dalla vista e quindi fuori dalla mente è un vero problema per molti di noi che lavorano da remoto a causa del corona virus. Lavorare da casa può essere non strutturato e isolante.

Fortunatamente, WFH non è nuovo per noi di HelloLeads. Grazie ad alcuni membri del team che hanno perfezionato la scienza e l'arte di WFH. Se hai domande su come gestire la situazione WFH, sentiti libero di avere una chiamata one-to-one con i nostri esperti.

I migliori lavoratori WHF o remoti sono quelli che contattano regolarmente colleghi e manager attraverso una varietà di strumenti: chiamate vocali, videochiamate e utilizzando e-mail o slack.

11. Pianifica il tuo lavoro e la tua giornata

Quando fai WFH, pianifica il tuo lavoro prima di iniziare la giornata. Tieni di fronte a te un elenco di attività o di cose da fare per la giornata. Inoltre, avere visibilità sulle prossime una o due settimane di lavoro. Dai la priorità ai tuoi progetti e pianifica le fasce orarie, incluso il tempo extra per far fronte alle emergenze e alle richieste di lavoro impreviste del tuo manager.

Quando inizi un'attività, continua fino alla fine. Non lasciarti trascinare dalla necessità di rispondere a una nuova e-mail o a un messaggio. Il multitasking spesso è un killer della produttività.

È importante tenere traccia del tempo che viene consumato da ogni attività o attività. Toggle è un buon strumento per la gestione del tempo.

12. Orari di lavoro e permessi

Poiché l'intera azienda lavora da casa, è importante lavorare con lo stesso fuso orario (!) per la maggior parte del tempo.

Ad esempio, chiunque lavori dalle 9:30 alle 18:30 può essere produttivo. Pianifica la maggior parte degli incontri all'inizio della giornata, diciamo alle 9:30. Richiedi alle persone di accedere con 15 minuti di anticipo in modo che possano controllare la posta elettronica o bloccare i messaggi ed essere pronti per la riunione.

Sebbene WFH offra apparentemente flessibilità (dal momento che non siamo supervisionati faccia a faccia), non entrare nell'orario di lavoro notturno. Questo può farci perdere la sincronia e influire sulla comunicazione, che è una chiave per la sopravvivenza nella situazione di WFH. Fai sempre una domanda: lavoriamo troppo quando lavoriamo da casa?

In HelloLeads, le ferie vengono pianificate e prese nello stesso modo se qualcuno lavora in ufficio. Seguiamo la regola 2x, ovvero se qualcuno richiede x giorni di ferie, lui o lei informa il suo capo o il suo team 2x giorni in anticipo.

13. Tè, caffè, acqua e aria fresca

Potresti non avere accesso a distributori automatici di caffè o tè o qualcuno che serve caffè o tè in ufficio (nel nostro caso Shantamma, prepara caffè e tè meravigliosi per tutti). Ma sono sicuro che le persone a casa sono gentili e premurose! Chiedi loro di servirti una tazza di caffè o tè due o tre volte al giorno. Questo può aiutarti a mantenere alta la tua energia e il tuo entusiasmo.

Tieni una bottiglia d'acqua accanto a te per mantenerti idratato. Alzati e cammina per 5 minuti, preferibilmente alla luce del sole e all'aria aperta, ogni 2 ore. Ascoltare buona musica di sottofondo è un'opzione se pensi che migliori la tua produttività e non ti distragga.

14. Rimani concentrato e mantieni alto l'entusiasmo

Stiamo vivendo tempi stressanti. La maggior parte delle città viene chiusa a causa del corona virus. Ci sono centinaia di messaggi WhatsApp o Facebook che sono sufficienti per fare un dottorato di ricerca in 3 mesi sul coronavirus. Quindi conosci i tuoi limiti. Non distrarti con WhatsApp, Facebook o IG mentre lavori da casa. Se inizi a guardare FB o IG o i social media, le risposte alle tue e-mail di lavoro o alle tue richieste di lavoro verranno messe in secondo piano.

Ma più sforzi fai per comunicare con colleghi e membri del team, maggiore è lo sforzo che metti nel tuo lavoro, maggiori sono le possibilità che hai di evitare sentimenti di isolamento e depressione.

15. In un certo senso, il lavoro da casa (WFH) non è diverso

Il lavoro da casa non è diverso dal lavoro da ufficio. Continuiamo a guadagnare stipendio nella nostra situazione WFH. Dobbiamo rimanere impegnati nei nostri tempi e risultati. Dobbiamo evitare le faccende domestiche o gli appuntamenti personali durante l'orario di lavoro tranne che durante le pause programmate. Non dovremmo abusare della libertà di WFH essendo non disponibili, altrimenti comprometteremo il nostro rispetto professionale.

Possiamo essere più produttivi quando lavoriamo da casa, se comprendiamo al di sopra delle sfumature e pianifichiamo correttamente il nostro ambiente di lavoro e la pianificazione del lavoro. Il lavoro da casa (WFH) riduce lo stress dal viaggio all'ufficio, meno interruzioni dai colleghi e anche una politica d'ufficio minima!

La maggior parte di noi non conosce il modello di lavoro da casa e tutti abbiamo più domande sul lavoro a distanza. Ottieni risposte a tutte le domande sul lavoro a distanza.

Se non lavori da casa, ci vorranno alcuni giorni prima che le cose si sistemino. La prima settimana in sé non sarà molto produttiva. Ognuno di noi risolverà i problemi e troverà soluzioni man mano che andiamo avanti e per rendere WFH più produttivo.

16. Cosa dovrebbero fare i manager?

Come manager, dobbiamo condividere più informazioni del solito perché ci mancano le interazioni faccia a faccia. I gestori devono assicurarsi della disponibilità di Internet e di altri strumenti necessari per WFH. Dobbiamo organizzare le interazioni sociali digitali e discutere di come i team stanno affrontando la situazione, frequentemente.

Augurando a tutti noi grande WFH, super produttività e #Winthecorona