Secretos del trabajo desde casa (WFH) para pequeñas empresas

Boris Johnson emite una orden de quedarse en casa que envía al Reino Unido a un bloqueo total para combatir el coronavirus. California emite una orden de quedarse en casa. En India, el primer ministro Modi solicita un Janata o toque de queda para las personas y, más tarde, casi todas las ciudades se cerrarán por completo.

¡Los pedidos de quedarse en casa nos hacen experimentar de primera mano lo que significa quedarse en casa total y completamente bloqueado!

Con la mayoría de las cosas cerradas en la ciudad, sé que todos ya están preguntando "¿cuándo deberíamos venir a la oficina?" Podía escuchar a algunas personas gritar "¡Amigos, abran la oficina mañana!". ¡Ya comenzamos a extrañar el café y el té de la oficina y los almuerzos de equipo 'llenos de aroma'!

Con la extensión de los días de Corona, es realista suponer que trabajar desde casa se convertirá en la nueva norma para la mayoría de nosotros, por un tiempo o por algunos días o meses más por venir. ¡Así que no hay escapatoria rápida de nuestros 'arrestos domiciliarios'!

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Aunque estamos acostumbrados a trabajar ocasionalmente desde casa, el coronavirus está empujando a todos a una situación extrema de trabajo desde casa, en una situación de confinamiento total. Esto es un poco sin precedentes.

Muchos de nosotros estamos trabajando desde casa por primera vez a tiempo completo.
Por lo tanto, descubrir cómo mantenerse enfocado en el trabajo, las tareas y las asignaciones puede ser complicado y desafiante.

Sin su jefe supervisándolo, sin pedir actualizaciones con frecuencia y sin conducirlo cara a cara cada hora alternativa, puede ser un poco difícil mantenerse productivo y concentrarse en la situación de trabajo desde casa (WFH).

Un entorno nuevo, como el hogar, que normalmente no está diseñado para el trabajo, puede que no se preste a una buena productividad de inmediato. El hogar está diseñado para relajarse, pasar tiempo con los miembros de la familia y preparar alimentos, etc.

¿Cómo convertimos este entorno doméstico en un entorno laboral, rápidamente, para que podamos seguir trabajando y producir resultados significativos?

Afortunadamente, existen formas, trucos y métodos para mantenerse enfocado, ser productivo y obtener resultados y evitar volverse loco. A continuación se presentan algunas ideas, especialmente para pequeñas empresas, emprendedores, empresas emergentes y equipos de ventas.

1. Prepara una habitación o espacio de trabajo

Si no tiene una configuración adecuada en casa para una 'oficina en casa' adecuada, haga todo lo que pueda para crear un espacio reservado ad-hoc, temporal, específicamente para el trabajo.

Si su hogar tiene una habitación libre o adicional, conviértala rápidamente en su oficina o sala de trabajo. Incluso puede colocar un cartel de tamaño A4 en la puerta que diga "HelloLeads" o "El nombre de su empresa" y especifique los horarios de trabajo, por ejemplo, de 9:30 a. m. a 6:30 p. m. Puede agregar un eslogan divertido que se adapte al gusto de los miembros de su familia.

Por ejemplo,

En caso de que no pueda encontrar una habitación libre, elija un rincón tranquilo y posiblemente sin usar o menos usado. Prepare una mesa y una silla cómoda para trabajar. Si no tienes mesa, compra una mesa de tamaño pequeño.

Una mesa plegable de 2 pies por 1,5 pies debe costar USD 10 o 15 o INR 500 u 800. Una silla con respaldo es buena. Mi sugerencia es evitar las heces. Los taburetes no tienen un diseño ergonómico y no son productivos durante más de 30 minutos sentados.

Sentarse en el piso no es una buena idea, considerando el estrés que genera en la columna vertebral y el cuerpo. Evite trabajar en el sofá o acostarse en la cama con una computadora portátil. Esto se puede hacer muy raramente pero no regularmente. Sentarse en una silla (con mesa) en posición vertical envía una señal a quienes viven contigo de que estás 'en el trabajo'.

2. Organízate con la electrónica

En primer lugar, organice algunos puntos de energía eléctrica, para que pueda conectar fácilmente su computadora portátil y cargar sus teléfonos celulares. Si no tiene uno, puede pensar en obtener un cable de extensión de alimentación de 5 enchufes o un protector contra picos. Coloque su computadora portátil, teléfono, cargadores y módems en un solo lugar, preferiblemente en una mesa pequeña.

Si está en un hogar ruidoso con niños, también puede considerar tener un auricular con cancelación de ruido para que pueda asistir cómodamente a las conferencias telefónicas. Recuerde el sonido del silbato de la cocina de repente o el sonido del exprimidor de la cocina.

Use un mouse para una mayor eficiencia, no recurra a la alfombrilla de mouse incorporada en las computadoras portátiles. No son buenos para trabajar mucho tiempo.

3. Mantenga la computadora portátil y otros dispositivos electrónicos seguros

Mantenga su computadora portátil, teléfonos y otros dispositivos electrónicos seguros. Si tienes niños en casa, no dejes el portátil en el suelo o en un lugar de fácil acceso. Mantenlo un poco alto y alejado. Los accidentes pueden ocurrir en cualquier momento. Algo puede caer sobre la computadora portátil accidentalmente. Mantenga el café, el té, el agua u otros líquidos alejados de las computadoras portátiles o el teléfono

Además del hardware, mantenga los datos seguros. Si los datos necesitan una copia de seguridad, hable con el equipo de administración de su computadora. Por favor, mantenga el trabajo y los datos confidenciales. Es muy fácil discutir el trabajo que hacemos o un proyecto que hacemos, con un amigo o un pariente visitante, pero puede violar la seguridad de los datos y los NDA firmados con clientes y empresas. Así que por favor ten cuidado.

4. Asegúrate de que tu Internet esté bien

Internet es la columna vertebral si trabajas desde casa. Una velocidad de Internet razonable y buena ayudará a mejorar la productividad del trabajo desde casa. En algunas áreas T Mobile o Orange pueden funcionar, en algunas áreas AirTel o Jio pueden funcionar y en algunas áreas Idea puede funcionar. Por lo tanto, experimente y descubra qué proveedor de telecomunicaciones funciona mejor para usted. En caso de que la velocidad de Internet sea un impedimento, informe a su jefe o equipo de administración para que puedan averiguar qué se puede hacer.

5. Tratar como si estuviera en la oficina

Hay pocos consejos de la FMH que sean siempre verdes. Por ejemplo, el hecho de que podamos deambular en pantalones cortos y pijamas no significa que debamos hacerlo. Date un buen baño, desayuna a las 8.30 am oa las 9 am y vístete para tu trabajo de 'trabajo desde casa'. Trate a WFH como un verdadero trabajo de oficina.

Mientras se trabaja desde casa, es fácil confundir las cosas. No se debe bañar, lavar la ropa o cocinar durante las horas de trabajo. Los estudios internacionales muestran que la FMH tiene éxito cuando se delimita y segrega claramente el tiempo y el espacio para la FMH. Tienes que ponerte en un estado mental de que realmente estás trabajando.

6. Comunica a tu familia e hijos que eres FMH

Comunique claramente y varias veces a los miembros de su familia que está trabajando desde casa. Dígales claramente cuál es su horario de trabajo y cuándo será la pausa para el té y el almuerzo. Si deja esto a las suposiciones de todos en casa, tenga la seguridad de que no tendrá una experiencia de trabajo desde casa productiva y feliz.

Si tienes hijos, siéntate con ellos y explícales la nueva situación. Comience con Corona y diga que debido al virus todos necesitamos trabajar desde casa y solicite su comprensión y apoyo. Pídeles que te recuerden las horas de inicio y finalización del trabajo, etc. ¡y estoy seguro de que lo harán con gusto! ¡Estarán encantados de apoyarte llevándote agua y otros materiales que puedas necesitar, de vez en cuando! Verte trabajar será una gran experiencia de aprendizaje para ellos. Es una especie de 'prácticas en casa'.

Visto desde otro ángulo, el mayor desafío en la FMH es la presencia de otras personas en el hogar. Debe evitar las distracciones de las personas acordando algunas reglas básicas con ellas. Simule que no está en casa mientras sigue un horario de trabajo rígido.

No te involucres en conversaciones casuales, llamadas personales o tareas del hogar. ¡Use un espacio de trabajo separado o auriculares para crear 'límites'!

7. Mejora la comunicación con tu equipo y jefes

Todos pasamos nuestros días en la oficina muy cerca de nuestro jefe y líderes de equipo y, por lo tanto, la comunicación es fácil y sin esfuerzo. Pero esta comunicación sin esfuerzo se rompe cuando empezamos a trabajar desde casa. Incluso los gerentes pueden no estar acostumbrados a trabajar desde casa o administrar o liderar personas de forma remota.

La clave para trabajar desde casa es una comunicación clara con su jefe, los líderes de equipo y el resto del equipo. Hable con su jefe y sepa exactamente qué se espera de usted. No asuma ni deje las cosas en un estado fluido.

Siempre tenga una llamada de inicio rápida de 5 minutos cuando comience el día y una llamada final rápida de 5 minutos al final del día con su jefe o líder de equipo. Esto ayudará a mantenerse sincronizado y hacer cosas que son importantes. Prepare una lista de cosas que debe lograr durante una semana y haga que su jefe la valide y apruebe.

¿Los miembros de su equipo se sienten cómodos trabajando desde casa? Qué posible apoyo necesitan. Pide retroalimentación a tu equipo. No dude en utilizar esta plantilla tal como está o una versión modificada de la encuesta. También puede descargar el documento de la encuesta de la FMH aquí.

8. Acostúmbrate a las herramientas de trabajo remotas

Cuando tiramos por la borda la comunicación cara a cara, necesitamos herramientas para la comunicación en la situación de la FMH.

Usamos Slack para la comunicación del equipo. Es una buena idea que todos inicien sesión en Slack puntualmente al comienzo de las horas de trabajo, es decir, a las 9:30 a. m. de la mañana. Puede agregar una imagen a su perfil de Slack y actualizar sus detalles. Pase una hora explorando Slack y entendiendo cómo usarlo.

WhatsApp se ha convertido en una importante herramienta de comunicación. Todos los que trabajamos en HelloLeads usamos grupos pequeños para una comunicación rápida. Únase a los grupos oficiales y evite crear sus propios grupos en WhatsApp u otras redes sociales.

También usamos Zoom para videoconferencias y conferencias. Dado que no todos estaban familiarizados con Zoom, le solicitamos a Caroline, nuestra gerente de ventas, que organizara una llamada de Zoom para toda la empresa y explicara a todos cómo se puede usar Zoom y los detalles esenciales de usar Zoom.

Si es propietario de una pequeña empresa o forma parte del equipo de ventas, también necesita administrar clientes potenciales y realizar un seguimiento de los prospectos. Trabajando desde casa, debes saber a qué puertas tocar hoy. Recomendamos usar HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io) para esto. Usamos HelloLeads internamente y sirve como una gran herramienta para el seguimiento de ventas y conversiones de ventas.

Otras herramientas que puede tener en su radar (si la FMH se extiende) son Google Hangouts para una videollamada de equipo, Asana para la gestión de proyectos, Trello para ayudar a organizar nuestro día.

9. Levántate. ¡Vestirse!

Solo la voz es una forma de comunicación ineficiente cuando trabajamos de forma remota. Verse hace que la comunicación sea más efectiva y mejor.

Los animo a todos a usar las videollamadas como parte de la FMH para que puedan verse cara a cara y, por lo tanto, la comunicación sea mejor y la coordinación del trabajo sea aún mejor.

Es posible que tu jefe o líder de equipo u otra persona te invite a una videollamada de repente durante los próximos días. O su director ejecutivo les solicita a todos que se unan a una reunión de Zoom con los videos activados. Así que es mejor que estemos bien vestidos y con la ropa adecuada para atender estas llamadas.

Informe a sus seres queridos y cercanos que, como parte del trabajo, puede realizar videollamadas de vez en cuando al día y, por lo tanto, también lo entienden y cooperan. Cuando esté en una llamada de voz o videollamada, asegúrese de que no haya interrupciones. Si tiene niños en casa, solicite a otros miembros que los cuiden para que no se interrumpa la reunión.

10. ¡Fuera de la vista, fuera de la mente!

Fuera de la vista y, por lo tanto, fuera de la mente es un problema real para muchos de nosotros que trabajamos de forma remota debido al coronavirus. Trabajar desde casa puede ser desestructurado y aislado.

Afortunadamente, la FMH no es nueva para nosotros en HelloLeads. Gracias a algunos de los miembros del equipo que han perfeccionado la ciencia y el arte de la FMH. Si tiene preguntas sobre cómo manejar la situación de la FMH, no dude en tener una llamada individual con nuestros expertos.

Los mejores WHF o trabajadores remotos son aquellos que se comunican con compañeros de trabajo y gerentes regularmente a través de una variedad de herramientas: llamadas de voz, videollamadas y correos electrónicos o slack.

11. Planifica tu trabajo y tu día

Cuando trabaje desde casa, planifique su trabajo antes de comenzar el día. Tenga una lista de tareas o una lista de cosas por hacer frente a usted para el día. Además, tenga visibilidad de las próximas una o dos semanas de trabajo. Priorice sus proyectos y programe intervalos de tiempo, incluido el tiempo adicional entre ellos, para atender emergencias y solicitudes de trabajo imprevistas de su gerente.

Cuando comience una tarea, continúe hasta el final. No se deje llevar por la necesidad de responder a un nuevo correo electrónico o mensaje. La multitarea con frecuencia es un asesino de la productividad.

Es importante llevar un registro del tiempo que se consume en cada tarea o actividad. Toggle es una buena herramienta para la gestión del tiempo.

12. Horarios de trabajo y permisos

Dado que toda la empresa trabaja desde casa, es importante que trabaje en la misma zona horaria (!) la mayor parte del tiempo.

Por ejemplo, todos los que trabajan de 9:30 a 18:30 pueden ser productivos. Programe la mayoría de las reuniones al comienzo del día, digamos a las 9:30 am. Solicite a las personas que inicien sesión 15 minutos antes para que puedan revisar su correo electrónico o mensajes de slack y estar listos para la reunión.

Aunque WFH aparentemente ofrece flexibilidad (ya que no estamos supervisados ​​cara a cara), no se involucre en las horas de trabajo nocturnas. Esto puede hacer que no estemos sincronizados e impactar la comunicación, lo cual es clave para sobrevivir en una situación de trabajo desde casa. Siempre haga una pregunta: ¿Trabajamos demasiado cuando trabajamos desde casa?

En HelloLeads, las vacaciones se planifican y toman de la misma manera si alguien trabaja en la oficina. Seguimos la regla 2x, es decir, si alguien requiere x días de vacaciones, él o ella informa a su jefe o equipo con 2x días de anticipación.

13. Té, café, agua y aire fresco

Es posible que no tenga acceso a máquinas expendedoras de café o té o a alguien que sirva café o té en la oficina (en nuestro caso, Shantamma, prepara café y té maravillosos para todos). ¡Pero estoy seguro de que la gente en casa es amable y considerada! Pídales que le sirvan una taza de café o té dos o tres veces al día. Esto puede ayudarlo a mantener su energía y entusiasmo.

Mantenga una botella de agua a su lado para que pueda mantenerse hidratado. Póngase de pie y camine durante 5 minutos, preferiblemente a la luz del sol y al aire libre, cada 2 horas. Escuchar buena música de fondo es una opción si crees que mejora tu productividad y no te distrae.

14. Mantente enfocado y mantén el entusiasmo

Estamos viviendo tiempos estresantes. La mayoría de las ciudades están encerradas debido al virus corona. Hay cientos de mensajes de WhatsApp o Facebook que son suficientes para hacer un doctorado en 3 meses sobre coronavirus. Así que conoce tus límites. No te distraigas con WhatsApp, Facebook o IG mientras trabajas desde casa. Si comienza a mirar FB o IG o las redes sociales, pondrá en un segundo plano la respuesta a sus correos electrónicos de trabajo o solicitudes de trabajo.

Pero cuanto más esfuerzo ponga en comunicarse con colegas y miembros del equipo, cuanto más esfuerzo ponga en su trabajo, más posibilidades tendrá de evitar sentimientos de aislamiento y depresión.

15. En cierto modo, el trabajo desde casa (WFH) no es diferente

Trabajar desde casa no es diferente de trabajar desde la oficina. Seguimos ganando salario en nuestra situación de FMH. Necesitamos mantenernos comprometidos con nuestros tiempos y resultados. Debemos evitar las tareas del hogar o las citas personales durante las horas de trabajo, excepto durante los descansos programados. No debemos abusar de la libertad de la FMH al no estar disponibles o, de lo contrario, comprometeremos nuestro respeto profesional.

Podemos ser más productivos cuando trabajamos desde casa, si entendemos los matices anteriores y planificamos adecuadamente nuestro entorno de trabajo y la programación del trabajo. El trabajo desde casa (WFH, por sus siglas en inglés) reduce el estrés de los viajes a la oficina, reduce las interrupciones de los colegas y también reduce la política de la oficina.

La mayoría de nosotros somos nuevos en el modelo de trabajo desde casa y todos tenemos más preguntas sobre el trabajo remoto. Obtenga respuestas a todas las preguntas sobre el trabajo remoto.

Si es nuevo en el trabajo desde casa, las cosas tardarán unos días en calmarse. La semana uno en sí no será muy productiva. Cada uno de nosotros resolverá los problemas y encontrará soluciones a medida que avancemos y hagamos que la FMH sea más productiva.

16. ¿Qué deben hacer los gerentes?

Como gerentes, necesitamos compartir más información de lo habitual porque nos faltan las interacciones cara a cara. Los gerentes deben asegurarse de la disponibilidad de Internet y la disponibilidad de otras herramientas necesarias para la FMH. Necesitamos organizar interacciones sociales digitales y discutir cómo los equipos están lidiando con la situación, con frecuencia.

Deseándonos a todos una gran FMH, súper productividad y #Winthecorona