أسرار العمل من المنزل (WFH) للشركات الصغيرة

أصدر بوريس جونسون أمرًا بالبقاء في المنزل لإرسال المملكة المتحدة إلى إغلاق كامل لمكافحة فيروس كورونا. تصدر كاليفورنيا أمرًا بالبقاء في المنزل. في الهند ، طلب رئيس الوزراء مودي فرض حظر تجول لجاناتا أو حظر تجول الناس ، وبعد ذلك ستدخل جميع المدن تقريبًا في إغلاق كامل.

تجعلنا طلبات البقاء في المنزل تجربة مباشرة لما يعنيه البقاء في المنزل بشكل كامل ومغلق تمامًا!

مع إغلاق معظم الأشياء في المدينة ، أعلم أن الجميع يسأل بالفعل "متى يجب أن نأتي إلى المكتب !!" كان بإمكاني سماع بعض الناس يهتفون "أيها الناس من فضلك افتحوا المكتب ، غدًا!". لقد بدأنا بالفعل نفتقد القهوة والشاي في المكتب "المليئة بالرائحة" ووجبات غداء الفريق!

مع امتداد أيام كورونا ، من الواقعي افتراض أن العمل من المنزل سيصبح القاعدة الجديدة لمعظمنا ، لفترة أو لبضعة أيام أو شهور قادمة. لذا لا مفر سريعًا من "الاعتقالات الجبرية" لدينا!

***

على الرغم من أننا معتادون على العمل من المنزل من حين لآخر ، إلا أن فيروس كورونا يدفع الجميع إلى العمل الشاق من المنزل ، في وضع مغلق تمامًا. هذا قليلا غير مسبوق.

يعمل الكثير منا من المنزل لأول مرة على أساس التفرغ.
ومن ثم ، فإن معرفة كيفية الاستمرار في التركيز على العمل والمهام والتعيينات يمكن أن يكون صعبًا وصعبًا.

بدون أن يشرف عليك رئيسك في العمل ، دون طلب التحديثات بشكل متكرر ويقودك كل ساعة بديلة وجهاً لوجه ، قد يكون من الصعب قليلاً أن تظل منتجًا وتظل مركزًا في حالة العمل من المنزل (WFH).

قد لا تؤدي البيئة الجديدة ، مثل المنزل ، والتي عادة ما تكون غير مصممة للعمل ، إلى إنتاجية جيدة على الفور. تم تصميم المنزل للاسترخاء وقضاء الوقت مع أفراد الأسرة وإعداد الطعام وما إلى ذلك.

كيف نحول بيئة المنزل هذه إلى بيئة عمل بسرعة حتى نتمكن من مواصلة العمل وتحقيق نتائج مفيدة؟

لحسن الحظ ، هناك طرق وحيل وطرق للحفاظ على التركيز والإنتاجية وتحقيق النتائج وتجنب الجنون. فيما يلي بعض الأفكار المتعمقة خاصة للشركات الصغيرة ورواد الأعمال والشركات الناشئة وفرق المبيعات.

1. إعداد غرفة أو مساحة عمل

إذا لم يكن لديك إعداد مناسب في المنزل لـ "مكتب منزلي" مناسب ، فافعل ما بوسعك لإنشاء مساحة مخصصة مؤقتة ومحجوزة ، خاصة للعمل.

إذا كان منزلك يحتوي على غرفة إضافية أو احتياطية ، فقم بتحويلها بسرعة إلى غرفة مكتبك أو غرفة عملك. يمكنك أيضًا وضع ملصق بحجم A4 على الباب مكتوب عليه "HelloLeads" أو "اسم شركتك" ويحدد أوقات العمل ، على سبيل المثال من الساعة 9:30 صباحًا إلى 6.30 مساءً. يمكنك إضافة سطر تعريف مضحك يناسب ذوق أفراد عائلتك.

علي سبيل المثال،

في حالة عدم تمكنك من العثور على غرفة احتياطية ، اختر زاوية هادئة وربما غير مستخدمة أو أقل استخدامًا. جهز طاولة وكرسي مريح للعمل. إذا لم يكن لديك طاولة ، قم بشراء طاولة صغيرة الحجم.

يجب أن تأتي الطاولة القابلة للطي التي يبلغ طولها 2 قدمًا في 1.5 قدمًا مقابل 10 دولارات أمريكية أو 15 أو 500 روبية هندية أو 800 روبية هندية. كرسي مع مسند ظهر جيد. اقتراحي هو تجنب البراز. المقاعد غير مصممة هندسيًا وغير منتجة لأكثر من 30 دقيقة من الجلوس.

الجلوس على الأرض ليس فكرة رائعة ، مع الأخذ في الاعتبار الضغط الذي يسببه للعمود الفقري والجسم. تجنب العمل على الأريكة أو الاستلقاء على السرير مع جهاز كمبيوتر محمول. يمكن القيام بذلك في حالات نادرة جدًا ولكن ليس بانتظام. الجلوس على كرسي (مع طاولة) في وضع مستقيم يرسل إشارة إلى أولئك الذين يعيشون معك بأنك "في العمل".

2. كن منظمًا مع الإلكترونيات

بادئ ذي بدء ، قم بترتيب عدد قليل من نقاط الطاقة الكهربائية ، بحيث يمكنك بسهولة توصيل الكمبيوتر المحمول وشحن الهواتف المحمولة الخاصة بك. إذا لم يكن لديك واحد ، فقد تفكر في الحصول على سلك تمديد طاقة 5 مقابس أو واقي سبايك. احصل على الكمبيوتر المحمول والهاتف وأجهزة الشحن والمودم في مكان واحد ، ويفضل أن يكون ذلك على طاولة صغيرة.

إذا كنت في منزل صاخب مع أطفال ، يمكنك أيضًا النظر في وجود سماعة رأس لإلغاء الضوضاء حتى تتمكن من حضور المكالمات الجماعية بشكل مريح. تذكر صوت صفارة الموقد المفاجئ أو صوت العصارة الصادر من المطبخ.

استخدم الماوس لتحسين الكفاءة ، ولا تلجأ إلى لوحة الماوس المدمجة في أجهزة الكمبيوتر المحمولة. إنها ليست جيدة للعمل لفترة طويلة.

3. حافظ على سلامة الكمبيوتر المحمول والأجهزة الإلكترونية الأخرى

يرجى الحفاظ على أمان الكمبيوتر المحمول والهواتف والأجهزة الإلكترونية الأخرى. إذا كان لديك أطفال في المنزل ، فلا تترك الكمبيوتر المحمول على الأرض أو في مكان يسهل الوصول إليه. يبقيه قليلا عاليا وبعيدا. يمكن أن تحدث الحوادث في أي وقت. يمكن أن يقع شيء ما على الكمبيوتر المحمول عن طريق الخطأ. احتفظ بالقهوة أو الشاي أو الماء أو السوائل الأخرى بعيدًا عن أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الهاتف

بالإضافة إلى الأجهزة ، يرجى الحفاظ على أمان البيانات. إذا كانت البيانات بحاجة إلى نسخة احتياطية ، فتحدث إلى فريق إدارة الكمبيوتر. يرجى الحفاظ على سرية العمل والبيانات. من السهل جدًا مناقشة العمل الذي نقوم به أو المشروع الذي نقوم به ، مع صديق أو قريب زائر ، ولكنه قد ينتهك أمان البيانات واتفاقيات عدم الإفشاء الموقعة مع العملاء والشركات. لذا من فضلك اعتني بنفسك.

4. تأكد من اتصال الإنترنت الخاص بك على ما يرام

الإنترنت هو العمود الفقري إذا كنت من WFH. ستساعد سرعة الإنترنت المعقولة والجيدة في تحسين إنتاجية العمل من المنزل. في بعض المناطق ، قد تعمل T Mobile أو Orange ، وفي بعض المناطق قد تعمل AirTel أو Jio وفي بعض المناطق قد تعمل Idea. لذا يرجى التجربة ومعرفة مزود الاتصالات الذي يناسبك. في حالة ما إذا كانت سرعة الإنترنت توقف عرضًا ، يرجى إبلاغ رئيسك أو فريق الإدارة حتى يتمكنوا من معرفة ما يمكن فعله.

5. تعامل كما لو كنت في المكتب

هناك عدد قليل من نصائح WFH التي تظل خضراء على الإطلاق. على سبيل المثال ، لمجرد أنه يمكننا التجول في شورتنا وبيجاماتنا ، فهذا لا يعني أنه يجب علينا فعل ذلك. خذ حمامًا جيدًا ، وتناول وجبة الإفطار في الساعة 8:30 صباحًا أو 9 صباحًا ، وارتدي ملابسك من أجل وظيفة "العمل من المنزل". تعامل مع WFH مثل وظيفة مكتبية حقيقية.

أثناء العمل من المنزل ، من السهل الخلط بين الأشياء. لا يجوز الاستحمام أو غسل الملابس أو الطبخ أثناء ساعات العمل. تظهر الدراسات الدولية أن WFH ناجح عندما تقوم بتحديد وفصل الوقت والمساحة بوضوح لـ WFH. عليك أن تضع نفسك في إطار ذهني أنك تعمل حقًا.

6. أخبر عائلتك وأطفالك بأنك من الاتحاد العالمي للهيموفيليا (WFH)

أخبر أفراد أسرتك بشكل واضح وعدة مرات بأنك تعمل من المنزل. أخبرهم بوضوح ما هي ساعات عملك ومتى ستكون استراحة الشاي واستراحة الغداء. إذا تركت هذه الافتراضات لكل فرد في المنزل ، كن مطمئنًا ، فلن تحصل على تجربة منتجة وسعيدة لـ WFH.

إذا كان لديك أطفال ، اجلس معهم واشرح لهم الوضع الجديد. ابدأ بكورونا وقل بسبب الفيروس ، نحتاج جميعًا إلى العمل من المنزل وطلب تفهمهم ودعمهم. اطلب منهم تذكيرك بساعات بدء العمل ونهايته وما إلى ذلك ، وأنا متأكد من أنهم سيفعلون ذلك بسعادة! سيكونون سعداء بدعمك من خلال جلب الماء والمواد الأخرى التي قد تحتاجها ، من وقت لآخر! ستكون رؤيتك تعمل تجربة تعليمية رائعة بالنسبة لهم. إنه نوع من "التدريب الداخلي".

من زاوية أخرى ، فإن التحدي الأكبر في WFH هو وجود أشخاص آخرين في المنزل. أنت بحاجة إلى منع الانحرافات عن الناس من خلال الاتفاق على بعض القواعد الأساسية معهم. تظاهر أنك لست في المنزل أثناء اتباعك لساعات العمل القاسية.

لا تنخرط في محادثات عابرة أو مكالمات شخصية أو أعمال منزلية. استخدم مساحة عمل منفصلة أو سماعات رأس لإنشاء "حدود"!

7. تحسين التواصل مع فريقك والمديرين

نقضي جميعًا أيامنا في المكتب على مقربة من رئيسنا وقادة الفريق ، وبالتالي يكون التواصل سهلاً وبدون مجهود. لكن هذا التواصل السلس ينهار عندما نبدأ العمل من المنزل. حتى المديرين قد لا يكونون معتادين على WFH أو إدارة الأشخاص أو قيادتهم عن بعد.

مفتاح العمل من المنزل هو التواصل الواضح مع رئيسك وقادة الفريق وبقية الفريق. تحدث إلى رئيسك في العمل واعرف ما هو متوقع منك بالضبط. لا تفترض أو تترك الأمور في حالة سائلة.

احصل دائمًا على 5 دقائق لبدء المكالمة بسرعة عندما تبدأ اليوم وختم مكالمة سريعة لمدة 5 دقائق في نهاية اليوم مع رئيسك في العمل أو قائد الفريق. سيساعد هذا في الحفاظ على المزامنة والقيام بأشياء مهمة. قم بإعداد قائمة بالأشياء التي يجب إنجازها لمدة أسبوع واطلب من مديرك التحقق من صحتها واعتمادها.

هل أعضاء فريقك مرتاحون للعمل من المنزل؟ ما هو الدعم الممكن الذي يحتاجونه. اطلب تعليقات من فريقك. لا تتردد في استخدام هذا النموذج كما هو أو نسخة معدلة من الاستبيان. يمكنك أيضًا تنزيل مستند استطلاع WFH هنا.

8. تعتاد على أدوات العمل عن بعد

عندما نتواصل وجهاً لوجه من النافذة ، نحتاج إلى أدوات للتواصل في حالة WFH.

نستخدم Slack للتواصل مع الفريق. إنها لفكرة جيدة أن يقوم الجميع بتسجيل الدخول إلى Slack على الفور في بداية ساعات العمل ، أي الساعة 9.30 صباحًا. يمكنك إضافة صورة إلى ملف تعريف Slack الخاص بك وتحديث التفاصيل الخاصة بك. اقض ساعة في استكشاف الركود وفهم كيفية استخدامه.

أصبح WhatsApp أداة مهمة للتواصل. كل واحد منا يعمل في HelloLeads يستخدم مجموعات صغيرة للتواصل السريع. يرجى الانضمام إلى المجموعات الرسمية وتجنب إنشاء مجموعات خاصة بك في WhatsApp أو وسائل التواصل الاجتماعي الأخرى.

نستخدم أيضًا Zoom للاتصال والمؤتمرات عبر الفيديو. نظرًا لأن الجميع لم يكن على دراية بالتكبير / التصغير ، فقد طلبنا من كارولين مدير المبيعات لدينا إعداد مكالمة تكبير على مستوى الشركة وشرح للجميع كيف يمكن استخدام التكبير / التصغير والجوهر الجوهري لاستخدام Zoom.

إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري صغير أو جزءًا من فريق المبيعات ، فأنت بحاجة أيضًا إلى إدارة العملاء المتوقعين وتتبع العملاء المحتملين. العمل من المنزل ، يجب أن تعرف أي أبواب تطرق اليوم. نوصي باستخدام HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io) لهذا الغرض. نحن نستخدم HelloLeads داخليًا وهو بمثابة أداة رائعة لمتابعة المبيعات وتحويلات المبيعات.

الأدوات الأخرى التي يمكنك الاحتفاظ بها في الرادار الخاص بك (إذا امتد WFH) هي Google Hangouts لمكالمة فيديو جماعية ، Asana لإدارة المشاريع ، Trello للمساعدة في تنظيم يومنا.

9. انهض. إرتد ملابس!

مجرد الصوت وحده هو وسيلة اتصال غير فعالة عندما نعمل عن بعد. رؤية بعضنا البعض يجعل التواصل فعال وأفضل.

أنا أشجعكم جميعًا على استخدام مكالمات الفيديو كجزء من WFH حتى تتمكنوا من رؤية بعضكم البعض وجهاً لوجه وبالتالي يكون التواصل أفضل وتنسيق العمل أفضل.

من المحتمل أن يدعوك رئيسك أو قائد فريقك أو أي شخص آخر إلى مكالمة فيديو فجأة خلال الأيام القليلة المقبلة. أو يطلب الرئيس التنفيذي منكم جميعًا الانضمام إلى اجتماع التكبير مع تشغيل مقاطع الفيديو. لذا فمن الأفضل أن نرتدي ملابس مناسبة وأن نتلقى هذه المكالمات.

أخبر أقربائك وأحبائك ، أنه كجزء من العمل ، يمكنك إجراء مكالمات فيديو من حين لآخر في اليوم ، وبالتالي فهم يتفهمون ويتعاونون أيضًا. عندما تكون في مكالمة صوتية أو مكالمة فيديو ، يرجى التأكد من عدم وجود إزعاج. إذا كان لديك أطفال في المنزل ، فاطلب من الأعضاء الآخرين الاعتناء بهم حتى لا يتم إزعاج الاجتماع.

10. بعيدًا عن الأنظار ، بعيدًا عن العقل!

يعد بعيدًا عن الأنظار وبالتالي بعيدًا عن الذهن مشكلة حقيقية للعديد منا ممن يعملون عن بُعد بسبب فيروس كورونا. يمكن أن يكون العمل من المنزل غير منظم ومعزول.

لحسن الحظ ، WFH ليس جديدًا بالنسبة لنا في HelloLeads. شكرًا لبعض أعضاء الفريق الذين أتقنوا علم وفن WFH. إذا كانت لديك أسئلة حول كيفية إدارة موقف WFH ، فلا تتردد في إجراء مكالمة فردية مع خبرائنا.

أفضل WHF أو العاملين عن بُعد هم أولئك الذين يتواصلون مع زملاء العمل والمديرين بانتظام من خلال مجموعة متنوعة من الأدوات - المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو واستخدام رسائل البريد الإلكتروني أو فترة الركود.

11. خطط لعملك ويومك

عندما تقوم بـ WFH ، خطط لعملك قبل أن تبدأ اليوم. ضع قائمة مهام أو قائمة مهام أمامك لهذا اليوم. أيضًا ، احصل على رؤية في الأسبوع أو الأسبوعين التاليين من العمل. حدد أولويات مشروعاتك وجدول الفترات الزمنية بما في ذلك الوقت الإضافي لتلبية حالات الطوارئ وطلبات العمل غير المتوقعة من مديرك.

عندما تبدأ مهمة ، استمر بها حتى النهاية. لا تنجرف بعيدًا عن حاجتك للرد على رسالة بريد إلكتروني أو رسالة جديدة. يعد تعدد المهام في كثير من الأحيان قاتلًا للإنتاجية.

من المهم تتبع الوقت الذي تستغرقه كل مهمة أو نشاط. يعد Toggle أداة جيدة لإدارة الوقت.

12. مواعيد العمل والإجازات

نظرًا لأن الشركة بأكملها تعمل من المنزل ، فمن المهم أن تعمل في نفس المنطقة الزمنية (!) معظم الوقت.

على سبيل المثال ، يمكن أن يكون كل شخص يعمل من الساعة 9:30 صباحًا حتى 6.30 مساءً منتجًا. حدد موعدًا لمعظم الاجتماعات في بداية اليوم في الساعة 9:30 صباحًا. اطلب من الأشخاص تسجيل الدخول قبل 15 دقيقة حتى يتمكنوا من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل البطيئة والاستعداد للاجتماع.

على الرغم من أن WFH يوفر على ما يبدو المرونة (نظرًا لأننا لسنا خاضعين للإشراف وجهًا لوجه) ، فلا تدخل في ساعات العمل المتأخرة من الليل. هذا يمكن أن يجعلنا نخرج من المزامنة والتأثير على الاتصال - وهو مفتاح البقاء على قيد الحياة في حالة WFH. اطرح دائمًا سؤالاً - هل نزيد من العمل عندما نعمل من المنزل؟

في HelloLeads ، يتم التخطيط للأوراق وأخذها بنفس الطرق إذا كان شخص ما يعمل في المكتب. نحن نتبع قاعدة 2x ، أي إذا طلب شخص ما x يومًا من الإجازات ، فإنه يقوم بإبلاغ رئيسه أو فريقه مرتين مقدمًا.

13. الشاي والقهوة والمياه والهواء النقي

قد لا تتمكن من الوصول إلى آلات بيع القهوة أو الشاي أو أي شخص يقدم القهوة أو الشاي في المكتب (في حالتنا Shantamma ، يصنع القهوة والشاي الرائع للجميع). ولكن أنا متأكد من أن الناس في المنزل لطفاء ومراعاة! اطلب منهم أن يقدموا لك فنجانًا من القهوة أو الشاي مرتين أو ثلاث مرات في اليوم. يمكن أن يساعدك هذا في الحفاظ على طاقتك وحماسك.

احتفظ بزجاجة ماء بجوارك حتى تحافظ على رطوبتك. قف وتجول لمدة 5 دقائق ، ويفضل أن يكون ذلك في ضوء الشمس والهواء النقي ، كل ساعتين. يعد الاستماع إلى الموسيقى الخلفية الجيدة خيارًا إذا كنت تعتقد أنه يحسن إنتاجيتك ولا يشتت انتباهك.

14. حافظ على تركيزك وحافظ على حماسك

نحن نعيش في أوقات عصيبة. يتم إغلاق معظم المدن بسبب فيروس كورونا. هناك المئات من رسائل WhatsApp أو Facebook التي تكفي للحصول على درجة الدكتوراه في 3 أشهر عن فيروس كورونا. لذا اعرف حدودك. لا تشتت انتباهك باستخدام WhatsApp أو Facebook أو IG أثناء عملك من المنزل. إذا بدأت في النظر إلى FB أو IG أو وسائل التواصل الاجتماعي ، فسيتم الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أو طلبات العمل على الناسخ الخلفي.

ولكن كلما بذلت المزيد من الجهد في التواصل مع الزملاء وأعضاء الفريق ، كلما بذلت المزيد من الجهد في عملك ، زادت فرصتك في تجنب مشاعر العزلة والاكتئاب.

15. بطريقة ما ، لا يختلف العمل من المنزل (WFH)

لا يختلف العمل من المنزل عن العمل من المكتب. نستمر في كسب الراتب في وضع WFH لدينا. نحن بحاجة إلى البقاء ملتزمين بمواعيدنا والتسليم. نحتاج إلى تجنب الأعمال المنزلية أو المواعيد الشخصية خلال ساعات العمل باستثناء فترات الراحة المقررة. لا ينبغي لنا أن نسيء استخدام حرية WFH بكوننا غير متاحين وإلا فإننا سنعرض احترامنا المهني للخطر.

يمكننا أن نكون أكثر إنتاجية عندما نعمل من المنزل ، إذا فهمنا الفروق الدقيقة المذكورة أعلاه وخططنا بشكل صحيح لبيئة العمل وجدولة العمل لدينا. يوفر العمل من المنزل (WFH) ضغوطًا أقل من السفر إلى المكتب ، وتقليل الانقطاعات من الزملاء ، وكذلك الحد الأدنى من سياسات المكتب!

معظمنا جديد في العمل من المنزل ولدينا جميعًا المزيد من الأسئلة حول العمل عن بعد. احصل على إجابات لجميع الأسئلة حول العمل عن بعد.

إذا كنت جديدًا في العمل من المنزل ، فسوف يستغرق الأمر بضعة أيام حتى تستقر الأمور. الأسبوع الأول نفسه لن يكون مثمرًا للغاية. سيكتشف كل واحد منا المشكلات ويجد الحلول بينما نمضي قدمًا ولجعل WFH أكثر إنتاجية.

16. ماذا يجب على المديرين أن يفعلوا؟

كمدراء ، نحتاج إلى مشاركة معلومات أكثر من المعتاد لأننا نفتقد التفاعلات وجهاً لوجه. يحتاج المديرون إلى التأكد من توفر الإنترنت وتوافر الأدوات الأخرى المطلوبة لـ WFH. نحتاج إلى تنظيم تفاعلات اجتماعية رقمية ومناقشة كيفية تعامل الفرق مع الموقف بشكل متكرر.

نتمنى لنا جميعًا WFH رائعًا وإنتاجية فائقة و #Winthecorona