Küçük İşletmeler için Evden Çalışma (WFH) Sırları

Boris Johnson, İngiltere'yi koronavirüsle savaşmak için tam bir karantinaya gönderen bir evde kalma emri yayınladı. California, evde kalma emri çıkardı. Hindistan'da, Başbakan Modi bir Janata veya sokağa çıkma yasağı talep ediyor ve daha sonra neredeyse tüm şehirler tamamen kilitleniyor.

Evde kalma emirleri, evde tamamen ve tamamen kilitli kalmanın ne demek olduğunu ilk elden deneyimlememizi sağlıyor!

Şehirde çoğu şey kapalıyken, herkesin “ofise ne zaman gelelim!” Diye sorduğunu biliyorum. Bazılarının “Lütfen yarın ofisi açın!” diye bağırdığını duyabiliyordum. 'Aroma dolu' ofis kahve & çay ve ekip öğle yemeklerini şimdiden özlemeye başladık!

Corona günleri uzadıkça, bir süre veya birkaç gün veya ay boyunca evden çalışmanın çoğumuz için yeni norm haline geleceğini varsaymak gerçekçi. Yani bizim 'ev hapsi'mizden hızlı bir kaçış yok!

***

Ara sıra evden çalışmaya alışmış olsak da, koronavirüs herkesi tamamen kilitli bir durumda evden aşırı çalışma durumuna itiyor. Bu biraz eşi benzeri olmayan bir durum.

Birçoğumuz ilk kez tam zamanlı olarak evden çalışıyoruz.
Bu nedenle, işe, görevlere ve ödevlere nasıl odaklanılacağını bulmak zor ve zorlayıcı olabilir.

Patronunuz sizi denetlemeden, sık sık güncellemeler istemeden ve her iki saatte bir sizi yüz yüze yönlendirmeden, evden çalışma (WFH) durumunda üretken kalmak ve odaklanmak biraz zor olabilir.

Normalde iş için tasarlanmamış olan ev gibi yeni bir ortam, kendisini hemen iyi bir üretkenliğe ödünç vermeyebilir. Ev, dinlenmek, aile üyeleriyle vakit geçirmek ve yemek hazırlamak vb. için tasarlanmıştır.

Çalışmaya devam edebilmek ve anlamlı sonuçlar üretebilmek için bu ev ortamını hızlı bir şekilde çalışma ortamına nasıl dönüştürebiliriz?

Neyse ki, odaklanmaya devam etmenin, üretken olmanın, sonuç vermenin ve delirmekten kaçınmanın yolları, püf noktaları ve yöntemleri var. Aşağıda özellikle küçük işletmeler, girişimciler, yeni kurulan şirketler ve satış ekipleri için birkaç bilgi bulunmaktadır.

1. Bir oda veya çalışma alanı kurun

Evde uygun bir 'ev ofis' için uygun bir kurulumunuz yoksa, özellikle iş için geçici, geçici, ayrılmış bir alan oluşturmak için elinizden gelenin en iyisini yapın.

Evinizde boş veya fazladan bir oda varsa, bunu hızlı bir şekilde ofis odanıza veya çalışma odanıza dönüştürün. Kapıya “Merhaba Liderler” veya “Şirket Adınız” yazan ve çalışma saatlerini belirten A4 boyutunda bir poster bile asabilirsiniz, örneğin 09:30 - 18:30 arası. Aile üyelerinizin zevkine uygun komik bir slogan ekleyebilirsiniz.

Örneğin,

Boş bir oda bulamamanız durumunda, sessiz ve muhtemelen kullanılmayan veya daha az kullanılan bir köşe seçin. Çalışmak için bir masa ve rahat bir sandalye ayarlayın. Masanız yoksa küçük bir masa alın.

2 fit'e 1,5 fit'lik katlanabilir bir masa 10 veya 15 USD veya 500 veya 800 INR'ye gelmelidir. Arkalıklı bir sandalye iyidir. Benim önerim dışkıdan uzak durmak. Tabureler ergonomik olarak tasarlanmamıştır ve 30 dakikadan fazla oturmak için verimli değildir.

Omurga ve vücut üzerinde yarattığı stres düşünüldüğünde, yerde oturmak pek de iyi bir fikir değil. Kanepede çalışmaktan veya dizüstü bilgisayarla yatakta uzanmaktan kaçının. Bu çok nadiren yapılabilir, ancak düzenli olarak yapılamaz. Bir sandalyede (masalı) dik pozisyonda oturmak, sizinle birlikte yaşayanlara 'işte' olduğunuzun bir sinyalini gönderir.

2. Elektronikle organize olun

Her şeyden önce, dizüstü bilgisayarınızı kolayca bağlayabilmeniz ve cep telefonlarınızı şarj edebilmeniz için birkaç elektrik prizi ayarlayın. Eğer sahip değilseniz, 5 soketli bir güç uzatma kablosu veya sivri uç koruyucu almayı düşünebilirsiniz. Dizüstü bilgisayarınızı, telefonunuzu, şarj cihazlarınızı ve modemlerinizi tek bir yerde, tercihen küçük bir masada toplayın.

Çocuklarla gürültülü bir evdeyseniz, konferans görüşmelerine rahatça katılabilmeniz için gürültü önleyici bir kulaklığa da bakabilirsiniz. Mutfaktan aniden gelen düdük sesini veya meyve sıkacağı sesini hatırlayın.

Daha iyi verim için bir fare kullanın, dizüstü bilgisayarlarda yerleşik fare altlığına başvurmayın. Uzun süre çalışmak için iyi değiller.

3. Dizüstü bilgisayarı ve diğer elektronik cihazları güvende tutun

Lütfen dizüstü bilgisayarınızı, telefonlarınızı ve diğer elektronik cihazlarınızı güvende tutun. Evde çocuklarınız varsa, dizüstü bilgisayarı yerde veya kolayca erişilebilir bir yerde bırakmayın. Biraz yüksekte ve uzakta tutun. Kazalar her an olabilir. Bir şey yanlışlıkla dizüstü bilgisayarın üzerine düşebilir. Kahve, çay, su veya diğer sıvıları dizüstü bilgisayarlardan veya telefonlardan uzak tutun

Donanıma ek olarak, lütfen verileri güvende tutun. Verilerin yedeklenmesi gerekiyorsa, bilgisayar yönetici ekibinizle görüşün. Lütfen işi ve verileri gizli tutun. Yaptığımız işi veya yaptığımız bir projeyi bir arkadaş veya ziyaret eden bir akraba ile tartışmak çok kolaydır, ancak müşteri ve şirketlerle imzalanan veri güvenliğini ve NDA'ları ihlal edebilir. Bu yüzden lütfen kendine iyi bak.

4. İnternetinizin iyi olduğundan emin olun

WFH iseniz İnternet bel kemiğidir. Makul ve iyi bir internet hızı, evden çalışmanın verimliliğini artırmaya yardımcı olacaktır. Bazı alanlarda T Mobile veya Orange çalışabilir, bazı alanlarda AirTel veya Jio çalışabilir ve bazı alanlarda Idea çalışabilir. Bu yüzden lütfen deneyin ve hangi telekom sağlayıcısının sizin için en uygun olduğunu bulun. İnternet hızı engelleyici ise, lütfen patronunuza veya yönetici ekibinize ne yapılabileceğini anlamaları için bilgi verin.

5. Ofisteymişsiniz gibi davranın

Her zaman yeşil olan birkaç WFH ipucu var. Örneğin, şortumuz ve pijamamızla ortalıkta dolaşabiliyor olmamız, gerçekten yapmamız gerektiği anlamına gelmez. İyi bir banyo yapın, sabah 8.30 veya 9'da kahvaltı yapın ve 'evden çalışma' işiniz için giyinin. WFH'ye gerçek bir ofis işi gibi davranın.

Evden çalışırken, işleri karıştırmak kolaydır. Çalışma saatleri içinde banyo yapmak, çamaşır yıkamak, yemek pişirmek yapılmamalıdır. Uluslararası araştırmalar, WFH için zamanı ve alanı net bir şekilde ayırdığınızda ve ayırdığınızda WFH'nin başarılı olduğunu göstermektedir. Kendinizi gerçekten çalıştığınıza dair bir zihin çerçevesine yerleştirmelisiniz.

6. Ailenize ve çocuklarınıza WFH olduğunuzu bildirin

Evden çalıştığınızı aile üyelerinize açıkça ve defalarca iletin. Onlara çalışma saatlerinizin ne olduğunu ve çay molası ile öğle yemeği molalarının ne zaman olacağını açıkça söyleyin. Bunları evdeki herkesin varsayımına bırakırsanız, emin olun verimli ve mutlu bir WFH deneyimi yaşamayacaksınız.

Çocuklarınız varsa yanlarına oturun ve yeni durumu açıklayın. Corona ile başlayın ve virüs nedeniyle hepimizin evden çalışması gerektiğini söyleyin ve anlayış ve desteklerini talep edin. Onlardan size iş başlangıç ​​ve bitiş saatlerini vs. hatırlatmalarını isteyin, eminim bunu seve seve yapacaklardır! Zaman zaman su ve ihtiyaç duyabileceğiniz diğer malzemeleri getirerek size destek olmaktan mutluluk duyacaklar! Sizi çalışırken görmek onlar için harika bir öğrenme deneyimi olacak. Bir tür 'evde staj'.

Başka bir açıdan bakıldığında, WFH'deki en büyük zorluk, evde başka insanların varlığıdır. Onlarla birkaç temel kural üzerinde anlaşarak insanların dikkatlerinin dağılmasını önlemeniz gerekir. Sıkı çalışma saatlerini takip ederken evde yokmuş gibi davranın.

Gündelik konuşmalara, kişisel aramalara veya ev işlerine karışmayın. 'Sınırlar' oluşturmak için ayrı çalışma alanı veya kulaklık kullanın!

7. Ekibiniz ve yöneticilerinizle iletişimi geliştirin

Hepimiz ofiste günlerimizi patronumuza ve ekip liderlerimize yakın bir yerde geçiriyoruz ve bu nedenle iletişim kolay ve zahmetsiz. Ancak bu zahmetsiz iletişim evden çalışmaya başladığımızda bozuluyor. Yöneticiler bile WFH'ye veya insanları uzaktan yönetmeye veya yönlendirmeye alışık olmayabilir.

Evden çalışmanın anahtarı patronunuz, ekip liderleri ve ekibin geri kalanıyla net bir iletişim kurmaktır. Patronunuzla konuşun ve sizden tam olarak ne beklendiğini öğrenin. İşleri akışkan bir duruma getirmeyin veya bırakmayın.

Güne başladığınızda her zaman 5 dakikalık hızlı bir başlangıç ​​görüşmesi yapın ve günün sonunda patronunuz veya ekip liderinizle 5 dakikalık hızlı bir kapanış görüşmesi yapın. Bu, senkronize olmaya ve önemli olan şeyleri yapmaya yardımcı olacaktır. Bir hafta boyunca yapılacakların bir listesini hazırlayın ve patronunuz tarafından onaylanıp onaylanmasını sağlayın.

Ekip üyeleriniz evden çalışırken rahat mı? Hangi olası desteğe ihtiyaçları var. Ekibinizden geri bildirim isteyin. Lütfen bu şablonu olduğu gibi veya anketin değiştirilmiş bir versiyonunu kullanmaktan çekinmeyin. WFH anket belgesini de buradan indirebilirsiniz.

8. Uzaktan çalışma araçlarına alışın

Yüz yüze iletişimi pencereden attığımızda, WFH durumunda iletişim için araçlara ihtiyacımız var.

Ekip iletişimi için Slack kullanıyoruz. Herkesin çalışma saatlerinin başında, yani sabah 9.30'da derhal Slack'te oturum açması iyi bir fikirdir. Gevşek profilinize bir resim ekleyebilir ve bilgilerinizi güncelleyebilirsiniz. Gevşekliği keşfetmek ve nasıl kullanılacağını anlamak için bir saat harcayın.

WhatsApp iletişim için önemli bir araç haline geldi. HelloLeads'de çalışan hepimiz hızlı iletişim için küçük gruplar kullanırız. Lütfen resmi gruplara katılın ve WhatsApp veya diğer sosyal medyada kendi gruplarınızı oluşturmaktan kaçının.

Zoom'u görüntülü iletişim ve konferans için de kullanıyoruz. Herkes yakınlaştırmaya aşina olmadığı için, Satış Müdürümüz Caroline'dan şirket çapında bir yakınlaştırma görüşmesi ayarlamasını ve herkese yakınlaştırmanın nasıl kullanılabileceğini ve Yakınlaştırmanın temel özelliklerini açıklamasını istedik.

Küçük işletme sahibiyseniz veya satış ekibinin bir parçasıysanız, olası satışları yönetmeniz ve potansiyel müşterileri takip etmeniz de gerekir. Evden çalışırken bugün hangi kapıları çalacağınızı bilmelisiniz. Bunun için HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io) kullanmanızı öneririz. HelloLeads'i dahili olarak kullanıyoruz ve satış takipleri ve satış dönüşümleri için harika bir araç olarak hizmet ediyor.

Radarınızda tutabileceğiniz diğer araçlar (WFH uzarsa), bir ekip görüntülü görüşmesi için Google Hangouts, proje yönetimi için Asana, günümüzü organize etmede yardım için Trello'dur.

9. Kalk. giyin!

Sadece ses, uzaktan çalıştığımızda verimsiz bir iletişim yöntemidir. Birbirinizi görmek iletişimi etkili ve daha iyi hale getirir.

Birbirinizi yüz yüze görebilmeniz ve dolayısıyla iletişimin daha iyi olması ve iş koordinasyonunun daha da iyi olması için hepinizi WFH'nin bir parçası olarak görüntülü görüşmeleri kullanmaya teşvik ediyorum.

Patronunuz, ekip lideriniz veya bir başkası, önümüzdeki birkaç gün içinde aniden sizi görüntülü aramaya davet edebilir. Veya CEO'nuz hepinizden videolar açıkken bir yakınlaştırma toplantısına katılmanızı istiyor. Bu nedenle, bu çağrıları cevaplamak için giyinip, uygun kıyafetlerle giyinsek daha iyi olur.

Yakınlarınıza ve sevdiklerinize haber verin ki, bu çalışma kapsamında günde bir kez görüntülü görüşme yapabilirsiniz, onlar da anlayışla karşılar ve işbirliği yapar. Sesli arama veya görüntülü arama yaparken lütfen rahatsız edici bir durum olmadığından emin olun. Evde çocuklarınız varsa, toplantının rahatsız edilmemesi için diğer üyelerden onlarla ilgilenmelerini isteyin.

10. Gözden uzakta, akıldan uzakta!

Korona virüsü nedeniyle uzaktan çalışan çoğumuz için gözden uzak ve dolayısıyla akılsız olmak gerçek bir sorun. Evden çalışmak yapılandırılmamış ve izole edici olabilir.

Neyse ki, WFH HelloLeads'te bizim için yeni değil. WFH bilimini ve sanatını mükemmelleştiren bazı ekip üyelerine teşekkürler. WFH durumunun nasıl yönetileceğine dair sorularınız varsa, uzmanlarımızla bire bir görüşme yapmaktan çekinmeyin.

En iyi WHF veya uzaktan çalışanlar, sesli arama, görüntülü arama ve e-posta veya gevşek kullanma gibi çeşitli araçlar aracılığıyla iş arkadaşlarına ve yöneticilere düzenli olarak ulaşanlardır.

11. İşinizi ve gününüzü planlayın

WFH olduğunuzda, güne başlamadan önce işinizi planlayın. Gün için önünüzde bir görev listesi veya yapılacaklar listesi bulundurun. Ayrıca, sonraki bir veya iki haftalık çalışma için görünürlük sahibi olun. Projelerinize öncelik verin ve yöneticinizden gelen acil durumlar ve öngörülemeyen iş taleplerini karşılamak için aradaki fazladan zaman da dahil olmak üzere zaman aralıkları planlayın.

Bir göreve başladığınızda, sonuna kadar devam ettirin. Yeni bir e-postaya veya mesaja yanıt verme ihtiyacınızın sizi çekmesine izin vermeyin. Sıklıkla çoklu görev yapmak bir üretkenlik katilidir.

Her bir görev veya aktivite tarafından tüketilen zamanın kaydını tutmak önemlidir. Toggle, zaman yönetimi için iyi bir araçtır.

12. Çalışma saatleri ve izinler

Tüm şirket evden çalıştığı için çoğu zaman aynı saat diliminde (!) çalışmanız önemlidir.

Örneğin sabah 9.30'dan akşam 6.30'a kadar çalışan herkes verimli olabilir. Toplantıların çoğunu günün başlangıcında, örneğin sabah 9.30'da planlayın. Kişilerden e-postalarını veya boş mesajlarını kontrol edebilmeleri ve toplantıya hazır olabilmeleri için 15 dakika önce oturum açmalarını isteyin.

WFH, görünüşte esneklik sunsa da (yüz yüze denetlenmediğimiz için), gece geç saatlere kadar çalışma saatlerine girmeyin. Bu, senkronizasyonumuzu bozabilir ve WFH durumunda hayatta kalmanın anahtarı olan iletişimi etkileyebilir. Her zaman bir soru sorun - Evden çalışırken fazla mı çalışıyoruz?

HelloLeads'te, biri ofiste çalışıyorsa, izinler aynı şekilde planlanır ve alınır. 2x kuralına uyuyoruz, yani biri x gün izin istiyorsa, patronunu veya ekibini 2x gün önceden bilgilendiriyor.

13. Çay, Kahve, Su ve Temiz hava

Kahve veya çay otomatlarına veya ofiste kahve veya çay servisi yapan birine erişiminiz olmayabilir (bizim durumumuzda Shantamma, herkes için harika kahve ve çay yapar). Ama eminim ki evdeki insanlar kibar ve düşüncelidir! Günde iki veya üç kez size bir fincan kahve veya çay ikram etmelerini isteyin. Bu, enerjinizi ve coşkunuzu yüksek tutmanıza yardımcı olabilir.

Susuz kalmamak için yanınızda bir şişe su bulundurun. Her 2 saatte bir tercihen güneş ışığı ve temiz havada 5 dakika ayağa kalkıp dolaşın. Verimliliğinizi artırdığını ve dikkatinizi dağıtmayacağını düşünüyorsanız, iyi bir arka plan müziği dinlemek bir seçenektir.

14. Odaklanın ve coşkuyu yüksek tutun

Stresli zamanlarda yaşıyoruz. Corona virüsü nedeniyle şehirlerin çoğu kilitleniyor. Koronavirüs konusunda 3 ayda doktora yapmaya yetecek yüzlerce WhatsApp veya Facebook mesajı var. Bu yüzden sınırlarınızı bilin. Evden çalışırken WhatsApp, Facebook veya IG ile dikkatiniz dağılmasın. FB, IG veya Sosyal medyaya bakmaya başlarsanız, iş e-postalarınızı veya iş taleplerinizi yanıtlamayı ikinci plana atacaktır.

Ancak meslektaşlarınız ve ekip üyelerinizle iletişim kurmak için ne kadar çok çaba harcarsanız, işinize ne kadar çok çaba harcarsanız, izolasyon ve depresyon duygularından kaçınma şansınız o kadar artar.

15. Bir bakıma evden çalışma (WFH) farklı değil

Evden çalışmak, ofisten çalışmaktan farklı değil. WFH durumumuzda maaş almaya devam ediyoruz. Zamanlamalarımıza ve teslim edilebilirliğimize bağlı kalmamız gerekiyor. Planlanmış molalar dışında çalışma saatleri içinde ev işlerinden veya kişisel randevulardan kaçınmamız gerekir. Ulaşılamaz olarak WFH özgürlüğünü kötüye kullanmamalıyız, aksi takdirde profesyonel saygımızdan ödün vermiş oluruz.

Yukarıdaki nüansları anlar, çalışma ortamımızı ve çalışma planımızı doğru bir şekilde planlarsak evden çalışırken daha üretken olabiliriz. Evden çalışma (WFH), seyahatten ofise daha az stres, iş arkadaşlarından daha az kesinti ve ayrıca minimum ofis politikası sağlar!

Çoğumuz evden çalışma modelinde yeniyiz ve hepimizin uzaktan çalışma hakkında daha fazla sorusu var. Uzaktan çalışmayla ilgili tüm soruların yanıtlarını alın.

Evden çalışmaya yeni başladıysanız, işlerin oturması birkaç gün alacaktır. Birinci haftanın kendisi çok üretken olmayacak. Devam ettikçe ve WFH'yi daha üretken hale getirmek için her birimiz sorunları çözecek ve çözümler bulacağız.

16. Yöneticiler ne yapmalıdır?

Yöneticiler olarak, yüz yüze etkileşimleri kaçırdığımız için normalden daha fazla bilgi paylaşmamız gerekiyor. Yöneticilerin, WFH için gerekli olan internetin ve diğer araçların kullanılabilirliğinden emin olmaları gerekir. Dijital sosyal etkileşimleri organize etmemiz ve ekiplerin durumla nasıl başa çıktığını sık sık tartışmamız gerekiyor.

Hepimize harika bir WFH, süper üretkenlik ve #Winthecorona diliyoruz