Secretele de lucru de acasă (WFH) pentru întreprinderile mici

Boris Johnson emite un ordin de ședere la domiciliu prin care Marea Britanie este blocată complet pentru a lupta împotriva coronavirusului. California emite un ordin de ședere la domiciliu. În India, premierul Modi solicită o întrerupere a Janata sau a oamenilor, iar mai târziu aproape toate orașele intră în blocare completă.

Comenzile de a rămâne acasă ne fac să experimentăm din prima mână ce înseamnă să stai acasă complet și complet blocat!

Cu majoritatea lucrurilor închise în oraș, știu că toată lumea întreabă deja „când ar trebui să venim la birou!!” I-am auzit pe unii strigând „Oameni buni, vă rugăm să deschideți biroul, mâine!”. Deja am început să ne lipsească cafeaua și ceaiul de birou „pline de arome” și prânzurile de echipă!

Odată cu extinderea zilelor Corona, este realist să presupunem că lucrul de acasă va deveni noua normă pentru majoritatea dintre noi, pentru o perioadă sau pentru câteva zile sau luni viitoare. Deci nu există o scăpare rapidă din „arestele noastre la domiciliu”!

***

Deși suntem obișnuiți cu munca ocazională de acasă, coronavirusul îi împing pe toți în situații extreme de lucru de acasă, într-o situație complet blocată. Acesta este un pic fără precedent.

Mulți dintre noi lucrează de acasă pentru prima dată cu normă întreagă.
Prin urmare, a descoperi cum să rămâi concentrat pe muncă, sarcini și sarcini poate fi dificil și provocator.

Fără șeful tău să te supravegheze, fără a cere actualizări în mod frecvent și fără să te conducă față în față la fiecare oră alternativă, poate fi puțin dificil să rămâi productiv și să rămâi concentrat în situația de lucru de acasă (WFH).

Un mediu nou, cum ar fi casa, care în mod normal nu este proiectat pentru muncă, poate să nu se preteze imediat la o productivitate bună. Acasă este concepută pentru relaxare, petrecerea timpului cu membrii familiei și pregătirea mâncării și așa mai departe.

Cum transformăm rapid acest mediu de acasă în mediu de lucru, astfel încât să putem continua să lucrăm și să producem rezultate semnificative?

Din fericire, există modalități, trucuri și metode de a rămâne concentrat, de a fi productiv și de a oferi rezultate și de a evita să înnebunești. Mai jos sunt câteva informații, în special pentru întreprinderile mici, antreprenori, start-up-uri și echipele de vânzări.

1. Configurați o cameră sau un spațiu de lucru

Dacă nu aveți o configurație adecvată acasă pentru un „birou de acasă” adecvat, faceți cât puteți pentru a crea un spațiu ad-hoc, temporar, rezervat, special pentru serviciu.

Dacă casa dvs. are o cameră de rezervă sau suplimentară, transformați-o rapid în camera de birou sau camera de lucru. Puteți chiar să puneți pe ușă un afiș de dimensiune A4 pe care scrie „HelloLeads” sau „Numele companiei dvs.” și specifică orele de lucru, să zicem între 9:30 și 18:30. Puteți adăuga o linie amuzantă care se potrivește gusturilor membrilor familiei dvs.

De exemplu,

În caz că nu reușiți să găsiți o cameră liberă, alegeți un colț liniștit și eventual un colț nefolosit sau mai puțin folosit. Pune o masă și un scaun confortabil pentru a lucra. Dacă nu aveți masă, cumpărați o masă de dimensiuni mici.

O masă pliabilă de 2 picioare pe 1,5 picioare ar trebui să vină la 10 sau 15 USD sau 500 sau 800 INR. Un scaun cu spătar este bun. Sugestia mea este să evitați scaunele. Scaunele nu sunt proiectate ergonomic și nu sunt productive pentru mai mult de 30 de minute de șezut.

Să stai pe podea nu este o idee grozavă, având în vedere stresul pe care îl creează coloana vertebrală și corpului. Evitați să lucrați pe canapea sau să stați în pat cu un laptop. Acest lucru se poate face foarte rar, dar nu în mod regulat. A sta pe un scaun (cu masă) în poziție verticală trimite un semnal celor care locuiesc cu tine că ești „la serviciu”.

2. Organizați-vă cu electronicele

În primul rând, aranjați câteva puncte de alimentare electrică, astfel încât să vă puteți conecta cu ușurință laptopul și să vă încărcați telefoanele mobile. Dacă nu aveți unul, s-ar putea să vă gândiți să obțineți un prelungitor de alimentare cu 5 prize sau un dispozitiv de protecție pentru vârfuri. Puneți laptopul, telefonul, încărcătoarele și modemurile într-un singur loc, de preferință pe o masă mică.

Dacă vă aflați într-o casă zgomotoasă cu copii, puteți, de asemenea, să aveți o căști cu anulare a zgomotului, astfel încât să puteți participa confortabil la apeluri de conferință. Amintiți-vă de sunetul brusc de fluier al aragazului sau de un sunet de storcător din bucătărie.

Utilizați un mouse pentru o eficiență mai bună, nu recurgeți la mouse pad-ul încorporat în laptopuri. Nu sunt bune pentru lucrul îndelungat.

3. Păstrați laptopul și alte dispozitive electronice în siguranță

Vă rugăm să vă păstrați laptopul, telefoanele și alte dispozitive electronice în siguranță. Dacă aveți copii acasă, nu lăsați laptopul pe podea sau într-un loc ușor accesibil. Ține-l puțin sus și departe. Accidentele se pot întâmpla oricând. Un lucru poate cădea accidental pe laptop. Țineți cafeaua, ceaiul, apa sau alte lichide departe de laptopuri sau telefon

Pe lângă hardware, vă rugăm să păstrați datele în siguranță. Dacă datele necesită o copie de rezervă, discutați cu echipa de administrare a computerului. Vă rugăm să păstrați confidențialitatea muncii și a datelor. Este foarte ușor să discutăm despre munca pe care o facem sau despre un proiect pe care îl facem, cu un prieten sau o rudă în vizită, dar poate încălca securitatea datelor și NDA-urile semnate cu clienții și companiile. Așa că vă rog să aveți grijă.

4. Asigurați-vă că internetul este OK

Internetul este coloana vertebrală dacă sunteți WFH. O viteză rezonabilă și bună a internetului va ajuta la îmbunătățirea productivității lucrului de acasă. În unele zone poate funcționa T Mobile sau Orange, în unele zone poate funcționa AirTel sau Jio și în unele zone Idea poate funcționa. Așa că vă rugăm să experimentați și să aflați care furnizor de telecomunicații funcționează cel mai bine pentru dvs. În cazul în care, dacă viteza internetului este un opritor, vă rugăm să vă informați șeful sau echipa de administrare, astfel încât să poată înțelege ce se poate face.

5. Tratează-te ca și cum ai fi la birou

Există câteva sfaturi WFH care sunt vreodată verzi. De exemplu, doar pentru că ne putem plimba în pantaloni scurți și pijamale, nu înseamnă că ar trebui să facem. Fă o baie bună, mănâncă micul dejun la 8:30 sau 9:00 și îmbracă-te pentru munca ta de „muncă de acasă”. Tratează WFH ca pe o adevărată slujbă de birou.

În timp ce lucrezi de acasă, este ușor să amesteci lucrurile. Nu trebuie să faceți baie sau spălat rufe sau gătit în timpul orelor de lucru. Studiile internaționale arată că WFH are succes atunci când delimitați și segregați în mod clar timpul și spațiul pentru WFH. Trebuie să te pui într-un cadru de spirit că chiar lucrezi.

6. Comunicați familiei și copiilor dumneavoastră că sunteți WFH

Comunicați clar și de mai multe ori membrilor familiei dumneavoastră că lucrați de acasă. Spune-le clar care sunt orele tale de lucru și când vor fi pauzele de ceai și de prânz. Dacă lăsați acestea în seama presupunerilor tuturor de acasă, fiți siguri că nu veți avea o experiență productivă și fericită a FMH.

Dacă aveți copii, stați cu ei și explicați noua situație. Începeți cu Corona și spuneți din cauza virusului că toți trebuie să lucrăm de acasă și să le cerem înțelegerea și sprijinul. Cereți-le să vă reamintească despre orele de început și de sfârșit de lucru etc. și sunt sigur că o vor face cu plăcere! Vor fi bucuroși să vă sprijine aducând apă și alte materiale de care ați putea avea nevoie, din când în când! Să te văd lucrând va fi o experiență grozavă de învățare pentru ei. Este un fel de „stagiu la domiciliu”.

Privind din alt unghi, cea mai mare provocare în WFH este prezența altor oameni acasă. Trebuie să preveniți distragerea atenției de la oameni, căzând cu ei câteva reguli de bază. Prefă-te că nu ești acasă în timp ce urmezi orele de lucru rigide.

Nu vă implicați în conversații ocazionale, apeluri personale sau treburile casnice. Utilizați spațiu de lucru separat sau căști pentru a crea „limite”!

7. Îmbunătățiți comunicarea cu echipa și managerii dvs

Cu toții ne petrecem zilele la birou în imediata apropiere a șefului nostru și a liderilor de echipă și, prin urmare, comunicarea este ușoară și fără efort. Dar această comunicare fără efort se întrerupe atunci când începem să lucrăm de acasă. Chiar și managerii nu pot fi obișnuiți cu WFH sau să gestioneze sau să conducă oamenii de la distanță.

Cheia pentru a lucra de acasă este comunicarea clară cu șeful, liderii echipei și restul echipei. Vorbește cu șeful tău și știi exact ce se așteaptă de la tine. Nu vă asumați și nu lăsați lucrurile într-o stare fluidă.

Aveți întotdeauna un apel rapid de început de 5 minute când începeți ziua și un apel rapid de 5 minute la sfârșitul zilei cu șeful sau liderul echipei. Acest lucru vă va ajuta să vă mențineți sincronizarea și să faceți lucruri importante. Pregătește o listă de lucruri de realizat timp de o săptămână și cere-o validată și aprobată de șeful tău.

Membrii echipei tale sunt confortabili să lucreze de acasă? De ce sprijin posibil au nevoie. Solicitați feedback de la echipa dvs. Vă rugăm să nu ezitați să utilizați acest șablon așa cum este sau o versiune modificată a sondajului. De asemenea, puteți descărca documentul sondajului WFH de aici.

8. Obișnuiește-te cu instrumentele de lucru la distanță

Când aruncăm comunicarea față în față pe fereastră, avem nevoie de instrumente de comunicare în situația FMH.

Folosim Slack pentru comunicarea în echipă. Este o idee bună ca toată lumea să se conecteze la Slack prompt la începutul orelor de lucru, adică la 9:30 dimineața. Puteți adăuga o fotografie la profilul dvs. slack și vă puteți actualiza detaliile. Petreceți o oră explorând slack și înțelegeți cum să îl utilizați.

WhatsApp a devenit un instrument important de comunicare. Toți cei care lucrăm la HelloLeads folosim grupuri mici pentru o comunicare rapidă. Vă rugăm să vă alăturați grupurilor oficiale și să evitați să vă creați propriile grupuri în WhatsApp sau alte rețele sociale.

De asemenea, folosim Zoom pentru comunicații video și conferințe. Deoarece nu toată lumea era familiarizată cu zoom-ul, i-am cerut Carolinei managerului nostru de vânzări să înființeze un apel de zoom la nivel de companie și să explice tuturor cum poate fi utilizat zoom-ul și esențialul utilizării Zoom.

Dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri sau faceți parte din echipa de vânzări, trebuie, de asemenea, să gestionați clienții potențiali și să urmăriți potențialele. Lucrând de acasă, ar trebui să știi la ce uși să bati astăzi. Vă recomandăm să utilizați HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io) pentru aceasta. Folosim HelloLeads intern și servește ca un instrument excelent pentru urmărirea vânzărilor și conversiile vânzărilor.

Alte instrumente pe care le puteți păstra în radar (dacă se extinde WFH) sunt Google Hangouts pentru un apel video în echipă, Asana pentru managementul proiectelor, Trello pentru ajutor în organizarea zilei noastre.

9. Ridică-te. Îmbrăcați-vă!

Doar vocea este o modalitate ineficientă de comunicare atunci când lucrăm de la distanță. Văzând unul pe celălalt face comunicarea eficientă și mai bună.

Vă încurajez pe toți să utilizați apelurile video ca parte a WFH, astfel încât să vă puteți vedea față în față și, prin urmare, comunicarea este mai bună și coordonarea muncii este și mai bună.

Este posibil ca șeful tău sau liderul echipei sau altcineva să te invite la un apel video dintr-o dată în următoarele zile. Sau CEO-ul dvs. vă solicită tuturor să vă alăturați unei întâlniri cu zoom cu videoclipurile activate. Așa că este mai bine să fim îmbrăcați și îmbrăcați adecvat pentru a prelua aceste apeluri.

Informați-i pe cei apropiați și dragi că, ca parte a muncii, puteți efectua apeluri video din când în când pe zi și, prin urmare, ei înțeleg și cooperează. Când sunteți la un apel vocal sau un apel video, vă rugăm să vă asigurați că nu există nicio perturbare. Dacă aveți copii acasă, cereți altor membri să aibă grijă de ei pentru ca întâlnirea să nu fie deranjată.

10. Din vedere, din minte!

În afara vederii și, prin urmare, a minții este o problemă reală pentru mulți dintre noi care lucrăm de la distanță din cauza virusului corona. Lucrul de acasă poate fi nestructurat și izolator.

Din fericire, WFH nu este nou pentru noi la HelloLeads. Mulțumim unora dintre membrii echipei care au perfecționat știința și arta WFH. Dacă aveți întrebări despre cum să gestionați situația WFH, nu ezitați să aveți un apel individual cu experții noștri.

Cei mai buni lucrători WHF sau de la distanță sunt cei care contactează în mod regulat colegii și managerii printr-o varietate de instrumente - apeluri vocale, apeluri video și utilizarea e-mailurilor sau slack.

11. Planifică-ți munca și ziua

Când ai WFH, planifica-ți munca înainte de a începe ziua. Aveți o listă de sarcini sau o listă de activități în fața dvs. pentru ziua respectivă. De asemenea, aveți vizibilitate în următoarele una sau două săptămâni de lucru. Prioritizează proiectele și programează intervale de timp, inclusiv timp suplimentar între ele pentru a răspunde urgențelor și solicitărilor de muncă neprevăzute din partea managerului tău.

Când începeți o sarcină, continuați-o până la sfârșit. Nu vă lăsați atrași de nevoia de a răspunde la un nou e-mail sau un mesaj. Multitasking-ul este adesea un ucigaș al productivității.

Este important să țineți o evidență a timpului consumat de fiecare sarcină sau activitate. Comutarea este un instrument bun pentru gestionarea timpului.

12. Timpul de lucru și concediile

Deoarece întreaga companie lucrează de acasă, este important să lucrați în același fus orar (!) de cele mai multe ori.

De exemplu, toți cei care lucrează între orele 9.30 și 18.30 pot fi productivi. Programați majoritatea întâlnirilor la începutul zilei, să zicem la ora 9.30. Solicitați-le oamenilor să se autentifice cu 15 minute mai devreme, astfel încât să își poată verifica e-mailurile sau mesajele slăbite și să fie pregătiți pentru întâlnire.

Deși WFH aparent oferă flexibilitate (din moment ce nu suntem supravegheați față în față), nu intrați în orele de lucru târziu. Acest lucru ne poate face să ne sincronizăm și să influențeze comunicarea – care este o cheie pentru supraviețuirea în situația WFH. Puneți întotdeauna o întrebare – Mai lucrăm când lucrăm de acasă?

În HelloLeads, concediile sunt planificate și luate în același mod dacă cineva lucrează la birou. Respectăm regula de 2x și anume, dacă cineva solicită x zile de concediu, acesta își anunță șeful sau echipa cu 2x zile înainte.

13. Ceai, cafea, apă și aer proaspăt

Este posibil să nu aveți acces la automate de cafea sau ceai sau la cineva care servește cafea sau ceai la birou (în cazul nostru, Shantamma, face cafea și ceai minunate pentru toți). Dar sunt sigur că oamenii de acasă sunt amabili și atenți! Solicitați-le să vă servească o ceașcă de cafea sau ceai de două sau trei ori pe zi. Acest lucru vă poate ajuta să vă mențineți energia și entuziasmul.

Ține o sticlă de apă lângă tine, astfel încât să te poți menține hidratat. Ridicați-vă și plimbați-vă timp de 5 minute, de preferință în lumina soarelui și aer curat, la fiecare 2 ore. Ascultarea muzicii bune de fundal este o opțiune dacă credeți că vă îmbunătățește productivitatea și nu vă distrage atenția.

14. Rămâneți concentrat și mențineți entuziasmul sus

Trăim vremuri stresante. Majoritatea orașelor sunt închise din cauza virusului corona. Există sute de mesaje WhatsApp sau Facebook care sunt suficiente pentru a face un doctorat în 3 luni pe coronavirus. Așa că cunoaște-ți limitele. Nu vă distras cu WhatsApp, Facebook sau IG în timp ce lucrați de acasă. Dacă începi să te uiți pe FB sau IG sau pe rețelele de socializare, va pune răspunsul la e-mailurile tale de serviciu sau la solicitările de lucru pe plan secundar.

Dar cu cât depui mai mult efort în comunicarea cu colegii și membrii echipei, cu atât mai mult efort depui în munca ta, cu atât ai șanse mai mari de a evita sentimentele de izolare și depresie.

15. Într-un fel, lucrul de acasă (WFH) nu este diferit

Munca de acasă nu este diferită de munca de la birou. Continuăm să câștigăm salariu în situația noastră cu WFH. Trebuie să rămânem dedicați timpurilor și livrabilului nostru. Trebuie să evităm treburile acasă sau întâlnirile personale în timpul programului de lucru, cu excepția pauzelor programate. Nu ar trebui să abuzăm de libertatea FMH fiind indisponibili, altfel ne vom compromite respectul profesional.

Putem fi mai productivi atunci când lucrăm de acasă, dacă înțelegem nuanțele de mai sus și ne planificăm corespunzător mediul de lucru și programarea muncii. Munca de acasă (WFH) oferă stres redus de la călătoria la birou, mai puține întreruperi de la colegi și, de asemenea, politici minime de birou!

Cei mai mulți dintre noi sunt noi în ceea ce privește modelul de lucru de acasă și cu toții avem mai multe întrebări despre lucrul la distanță. Obțineți răspunsuri la toate întrebările despre munca de la distanță.

Dacă sunteți nou în lucrul de acasă, va dura câteva zile pentru ca lucrurile să se așeze. Săptămâna întâi nu va fi foarte productivă. Fiecare dintre noi va găsi probleme și va găsi soluții pe măsură ce mergem mai departe și pentru a face WFH mai productivă.

16. Ce ar trebui să facă managerii?

În calitate de manageri, trebuie să împărtășim mai multe informații decât de obicei, deoarece ne lipsesc interacțiunile față în față. Managerii trebuie să asigure disponibilitatea internetului și disponibilitatea altor instrumente necesare pentru WFH. Trebuie să organizăm interacțiuni sociale digitale și să discutăm despre modul în care echipele fac față situației, în mod frecvent.

Ne urez tuturor WFH grozav, super productivitate și #Winthecorona