Rahasia Work From Home (WFH) untuk Usaha Kecil

Boris Johnson mengeluarkan perintah tinggal di rumah yang mengirim Inggris ke penguncian total untuk memerangi virus corona. California mengeluarkan perintah tinggal di rumah. Di India, PM Modi meminta Janata atau jam malam orang dan kemudian hampir semua kota akan dikunci total.

Perintah untuk tetap di rumah membuat kami mengalami langsung apa artinya tinggal di rumah sepenuhnya dan sepenuhnya terkunci!

Dengan sebagian besar hal-hal ditutup di kota, saya tahu semua orang sudah bertanya "kapan kita harus datang ke kantor !!" Saya bisa mendengar beberapa orang berteriak, “Teman-teman tolong buka kantor, besok!”. Kami sudah mulai merindukan kopi & teh kantor yang 'beraroma' dan makan siang tim!

Dengan memperpanjang hari-hari Corona, adalah realistis untuk berasumsi bahwa bekerja dari rumah akan menjadi norma baru bagi sebagian besar dari kita, untuk sementara waktu atau untuk beberapa hari atau bulan mendatang. Jadi tidak ada jalan keluar yang cepat dari 'tahanan rumah' kami!

***

Meskipun kita terbiasa bekerja sesekali dari rumah, virus corona mendorong semua orang ke situasi kerja dari rumah yang ekstrem, dalam situasi yang sepenuhnya terkunci. Ini sedikit belum pernah terjadi sebelumnya.

Banyak dari kita bekerja dari rumah untuk pertama kalinya secara penuh waktu.
Oleh karena itu, mencari cara untuk tetap fokus pada pekerjaan, tugas, dan tugas dapat menjadi rumit dan menantang.

Tanpa atasan Anda mengawasi Anda, tanpa sering meminta pembaruan dan mengarahkan Anda setiap jam bergantian tatap muka, mungkin agak sulit untuk tetap produktif dan tetap fokus dalam situasi bekerja dari rumah (WFH).

Lingkungan baru, seperti rumah, yang biasanya tidak dirancang untuk bekerja, mungkin tidak langsung menghasilkan produktivitas yang baik. Rumah dirancang untuk relaksasi, menghabiskan waktu bersama anggota keluarga dan menyiapkan makanan dan sebagainya.

Bagaimana kita mengubah lingkungan rumah ini menjadi lingkungan kerja, dengan cepat, sehingga kita dapat terus bekerja dan menghasilkan hasil yang berarti?

Untungnya, ada cara, trik dan metode untuk tetap fokus, produktif dan memberikan hasil dan menghindari menjadi gila. Berikut adalah beberapa wawasan terutama untuk usaha kecil, pengusaha, start-up dan tim penjualan.

1. Siapkan ruangan atau ruang kerja

Jika Anda tidak memiliki pengaturan yang tepat di rumah untuk 'kantor rumah' yang tepat, lakukan sebanyak mungkin untuk membuat ruang ad-hoc, sementara, khusus untuk bekerja.

Jika rumah Anda memiliki ruang cadangan atau ekstra, segera ubahlah menjadi ruang kantor atau ruang kerja Anda. Anda bahkan dapat memasang poster berukuran A4 di pintu yang bertuliskan “HelloLeads” atau “Nama Perusahaan Anda” dan mencantumkan waktu kerja, misalnya pukul 09:30 hingga 18:30. Anda dapat menambahkan tag line lucu yang sesuai dengan selera anggota keluarga Anda.

Sebagai contoh,

Jika Anda tidak dapat menemukan kamar cadangan, pilih sudut yang tenang dan mungkin tidak digunakan atau jarang digunakan. Siapkan meja dan kursi yang nyaman untuk bekerja. Jika Anda tidak memiliki meja, belilah meja berukuran kecil.

Meja lipat berukuran 2 kaki kali 1,5 kaki harus dijual seharga USD 10 atau 15 atau INR 500 atau 800. Kursi dengan sandaran punggung bagus. Saran saya adalah untuk menghindari tinja. Kotoran tidak dirancang secara ergonomis dan tidak produktif selama lebih dari 30 menit duduk.

Duduk di lantai bukanlah ide yang bagus, mengingat stres yang ditimbulkannya pada tulang punggung dan tubuh. Hindari bekerja di sofa atau berbaring di tempat tidur dengan laptop. Ini dapat dilakukan sangat jarang tetapi tidak secara teratur. Duduk di kursi (dengan meja) dalam posisi tegak mengirimkan sinyal kepada mereka yang tinggal bersama Anda bahwa Anda 'sedang bekerja'.

2. Terorganisir dengan elektronik

Pertama-tama, atur beberapa titik daya listrik, sehingga Anda dapat dengan mudah menghubungkan laptop Anda dan mengisi daya ponsel Anda. Jika Anda tidak memilikinya, Anda mungkin berpikir untuk mendapatkan kabel ekstensi daya 5 soket atau pelindung lonjakan. Letakkan laptop, telepon, pengisi daya, dan modem Anda di satu tempat, sebaiknya di meja kecil.

Jika Anda berada di rumah yang bising dengan anak-anak, Anda juga dapat melihat memiliki headphone peredam bising sehingga Anda dapat menghadiri panggilan konferensi dengan nyaman. Ingat suara peluit kompor yang tiba-tiba atau suara juicer dari dapur.

Gunakan mouse untuk efisiensi yang lebih baik, jangan gunakan mouse pad built-in di laptop. Mereka tidak baik untuk waktu yang lama bekerja.

3. Amankan laptop dan barang elektronik lainnya

Harap simpan laptop, ponsel, dan barang elektronik lainnya dengan aman. Jika Anda memiliki anak di rumah, jangan tinggalkan laptop di lantai atau di tempat yang mudah dijangkau. Jauhkan sedikit tinggi dan jauh. Kecelakaan bisa terjadi kapan saja. Sesuatu bisa jatuh di laptop secara tidak sengaja. Jauhkan kopi, teh, air, atau cairan lain dari laptop atau ponsel

Selain perangkat keras, harap simpan data dengan aman. Jika data memerlukan cadangan, bicarakan dengan tim admin komputer Anda. Harap menjaga kerahasiaan pekerjaan dan data. Sangat mudah untuk mendiskusikan pekerjaan yang kita lakukan atau proyek yang kita lakukan, dengan teman atau kerabat yang berkunjung, tetapi mungkin melanggar keamanan data dan NDA yang ditandatangani dengan klien dan perusahaan. Jadi harap berhati-hati.

4. Pastikan Internet Anda OK

Internet adalah tulang punggung jika Anda WFH. Kecepatan internet yang wajar dan baik akan membantu dalam meningkatkan produktivitas bekerja dari rumah. Di beberapa area T Mobile atau Orange dapat berfungsi, di beberapa area AirTel atau Jio dapat berfungsi dan di beberapa area Idea dapat berfungsi. Jadi, silakan bereksperimen dan cari tahu penyedia telekomunikasi mana yang paling cocok untuk Anda. Jika kecepatan internet menjadi penghalang, harap beri tahu bos atau tim admin Anda sehingga mereka dapat mengetahui apa yang dapat dilakukan.

5. Perlakukan seolah-olah Anda berada di kantor

Ada beberapa tips WFH yang selalu hijau. Misalnya, hanya karena kita bisa berkeliaran dengan celana pendek dan piyama, itu tidak berarti kita harus melakukannya. Mandilah dengan baik, sarapan pada pukul 8.30 pagi atau 9 pagi, dan berpakaianlah untuk pekerjaan 'bekerja dari rumah' Anda. Perlakukan WFH seperti pekerjaan kantor yang sebenarnya.

Saat bekerja dari rumah, mudah untuk mencampuradukkan hal-hal. Mandi atau mencuci pakaian atau memasak selama jam kerja tidak boleh dilakukan. Studi internasional menunjukkan bahwa WFH berhasil ketika Anda mendemarkasi dan memisahkan waktu serta ruang dengan jelas untuk WFH. Anda harus menempatkan diri Anda dalam kerangka berpikir bahwa Anda benar-benar bekerja.

6. Komunikasikan kepada keluarga dan anak-anak Anda bahwa Anda WFH

Komunikasikan dengan jelas dan berulang kali kepada anggota keluarga Anda bahwa Anda bekerja dari rumah. Beri tahu mereka dengan jelas jam kerja Anda dan kapan istirahat minum teh dan istirahat makan siang. Jika Anda membiarkan ini menjadi asumsi semua orang di rumah, yakinlah, bahwa Anda tidak akan memiliki pengalaman WFH yang produktif dan bahagia.

Jika Anda memiliki anak, duduklah bersama mereka dan jelaskan situasi barunya. Mulailah dengan Corona dan katakan karena virus kita semua perlu bekerja dari rumah dan meminta pengertian dan dukungan mereka. Minta mereka untuk mengingatkan Anda tentang jam mulai dan akhir pekerjaan, dll. Dan saya yakin mereka akan dengan senang hati melakukannya! Mereka akan dengan senang hati mendukung Anda dengan membawa air dan bahan lain yang mungkin Anda butuhkan, dari waktu ke waktu! Melihat Anda bekerja akan menjadi pengalaman belajar yang luar biasa bagi mereka. Ini semacam 'magang di rumah'.

Dilihat dari sisi lain, tantangan terbesar dalam WFH adalah kehadiran orang lain di rumah. Anda perlu mencegah gangguan dari orang-orang dengan menyetujui beberapa aturan dasar dengan mereka. Berpura-pura bahwa Anda tidak di rumah saat mengikuti jam kerja yang kaku.

Jangan terlibat dalam percakapan biasa, panggilan pribadi, atau pekerjaan rumah. Gunakan ruang kerja atau headphone terpisah untuk membuat 'batas'!

7. Tingkatkan komunikasi dengan tim dan manajer Anda

Kita semua menghabiskan hari-hari kita di kantor dekat dengan bos dan pemimpin tim kita dan karenanya komunikasi menjadi mudah dan tanpa usaha. Tetapi komunikasi yang mudah ini terputus ketika kami mulai bekerja dari rumah. Bahkan manajer mungkin tidak terbiasa dengan WFH atau mengelola atau memimpin orang dari jarak jauh.

Kunci untuk bekerja dari rumah adalah komunikasi yang jelas dengan atasan Anda, pemimpin tim, dan anggota tim lainnya. Bicaralah dengan atasan Anda dan ketahui apa yang sebenarnya diharapkan dari Anda. Jangan berasumsi atau membiarkan hal-hal dalam keadaan cair.

Selalu lakukan panggilan cepat 5 menit untuk memulai saat Anda memulai hari dan panggilan cepat 5 menit di penghujung hari dengan atasan atau pemimpin tim Anda. Ini akan membantu menjaga sinkronisasi dan melakukan hal-hal yang penting. Siapkan daftar hal-hal yang harus diselesaikan selama seminggu dan mintalah itu divalidasi dan disetujui oleh atasan Anda.

Apakah anggota tim Anda nyaman bekerja dari rumah? Dukungan apa yang mungkin mereka butuhkan. Mintalah umpan balik dari tim Anda. Silakan gunakan template ini sebagaimana adanya atau versi survei yang dimodifikasi. Anda juga dapat mengunduh dokumen survei WFH di sini.

8. Biasakan alat kerja jarak jauh

Ketika kita membuang komunikasi tatap muka ke luar jendela, kita membutuhkan alat untuk komunikasi dalam situasi WFH.

Kami menggunakan Slack untuk komunikasi tim. Sebaiknya semua orang masuk ke Slack segera pada awal jam kerja, yaitu pukul 09.30 pagi. Anda dapat menambahkan gambar ke profil slack Anda dan memperbarui detail Anda. Luangkan waktu satu jam untuk menjelajahi slack dan memahami cara menggunakannya.

WhatsApp telah menjadi alat penting untuk komunikasi. Kami semua yang bekerja di HelloLeads menggunakan grup kecil untuk komunikasi cepat. Silakan bergabung dengan grup resmi dan hindari membuat grup sendiri di WhatsApp atau media sosial lainnya.

Kami juga menggunakan Zoom untuk komunikasi dan konferensi video. Karena tidak semua orang terbiasa dengan zoom, kami meminta Caroline Manajer Penjualan kami untuk mengatur panggilan zoom di seluruh perusahaan dan menjelaskan kepada semua orang bagaimana zoom dapat digunakan dan seluk beluk menggunakan Zoom.

Jika Anda adalah pemilik usaha kecil atau bagian dari tim penjualan, Anda juga perlu mengelola prospek dan melacak prospek. Bekerja dari rumah, Anda harus tahu pintu mana yang harus diketuk hari ini. Kami akan merekomendasikan menggunakan HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io) untuk ini. Kami menggunakan HelloLeads secara internal dan berfungsi sebagai alat yang hebat untuk tindak lanjut penjualan dan konversi penjualan.

Alat lain yang dapat Anda simpan dalam radar Anda (jika WFH diperpanjang) adalah Google Hangouts untuk panggilan video tim, Asana untuk manajemen proyek, Trello untuk bantuan dalam mengatur hari kami.

9. Bangun. Berdandan!

Hanya suara saja adalah cara komunikasi yang tidak efisien ketika kita bekerja dari jarak jauh. Melihat satu sama lain membuat komunikasi menjadi efektif dan lebih baik.

Saya mendorong Anda semua untuk menggunakan panggilan video sebagai bagian dari WFH sehingga Anda dapat saling bertatap muka dan karenanya komunikasi lebih baik dan koordinasi kerja lebih baik.

Ada kemungkinan bos atau pemimpin tim Anda atau orang lain mengundang Anda ke video call secara tiba-tiba selama beberapa hari ke depan. Atau CEO Anda meminta Anda semua untuk bergabung dalam rapat zoom dengan video yang diaktifkan. Jadi lebih baik kita berdandan dan mengenakan pakaian yang pantas untuk menerima panggilan ini.

Beri tahu orang-orang terdekat Anda, bahwa sebagai bagian dari pekerjaan, Anda dapat melakukan panggilan video sesekali dalam sehari dan karenanya mereka juga memahami dan bekerja sama. Saat Anda sedang melakukan panggilan suara atau panggilan video, pastikan tidak ada gangguan. Jika Anda memiliki anak di rumah, mintalah anggota lain untuk menjaganya agar rapat tidak terganggu.

10. Tak terlihat, tak terpikirkan!

Tidak terlihat dan karenanya keluar dari pikiran adalah masalah nyata bagi banyak dari kita yang bekerja dari jarak jauh karena virus corona. Bekerja dari rumah bisa jadi tidak terstruktur dan terisolasi.

Untungnya, WFH bukanlah hal baru bagi kami di HelloLeads. Terima kasih kepada beberapa anggota tim yang telah menyempurnakan ilmu dan seni WFH. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang cara mengelola situasi WFH, silakan hubungi pakar kami secara langsung.

WHF atau pekerja jarak jauh terbaik adalah mereka yang menjangkau rekan kerja dan manajer secara teratur melalui berbagai alat – panggilan suara, panggilan video, dan menggunakan email atau slack.

11. Rencanakan pekerjaan dan hari Anda

Saat Anda WFH, rencanakan pekerjaan Anda sebelum memulai hari. Siapkan daftar tugas atau daftar tugas di depan Anda untuk hari itu. Juga, memiliki visibilitas ke depan satu atau dua minggu kerja. Prioritaskan proyek Anda dan jadwalkan slot waktu termasuk waktu tambahan di antaranya untuk memenuhi keadaan darurat dan permintaan kerja tak terduga dari manajer Anda.

Ketika Anda memulai tugas, lanjutkan sampai akhir. Jangan ditarik oleh kebutuhan Anda untuk menanggapi email atau pesan baru. Multi-tasking sering adalah pembunuh produktivitas.

Penting untuk melacak waktu yang dikonsumsi oleh setiap tugas atau aktivitas. Toggle adalah alat yang baik untuk manajemen waktu.

12. Waktu kerja dan cuti

Karena seluruh perusahaan bekerja dari rumah, penting bagi Anda untuk bekerja di zona waktu yang sama (!) hampir sepanjang waktu.

Misalnya, setiap orang yang bekerja dari jam 9.30 pagi hingga 6.30 sore bisa produktif. Jadwalkan sebagian besar pertemuan di awal hari, katakanlah jam 9.30 pagi. Minta orang untuk masuk 15 menit lebih awal sehingga mereka dapat memeriksa email atau pesan slack mereka dan siap untuk rapat.

Meskipun WFH tampaknya menawarkan fleksibilitas (karena kita tidak diawasi secara tatap muka), jangan masuk ke jam kerja larut malam. Hal ini dapat membuat kita tidak sinkron dan berdampak pada komunikasi – yang merupakan kunci untuk bertahan dalam situasi WFH. Selalu ajukan pertanyaan – Apakah kita terlalu banyak bekerja saat bekerja dari rumah?

Di HelloLeads, cuti direncanakan dan diambil dengan cara yang sama jika seseorang bekerja di kantor. Kami mengikuti aturan 2x yaitu jika x hari cuti diperlukan oleh seseorang, dia memberi tahu bos atau timnya 2x hari sebelumnya.

13. Teh, Kopi, Air, dan Udara Segar

Anda mungkin tidak memiliki akses ke mesin penjual kopi atau teh atau seseorang yang menyajikan kopi atau teh di kantor (dalam kasus kami Shantamma, membuat kopi dan teh yang enak untuk semua). Tapi saya yakin orang-orang di rumah baik dan perhatian! Minta mereka untuk menyajikan Anda secangkir kopi atau teh dua atau tiga kali sehari. Ini dapat membantu Anda menjaga energi dan antusiasme Anda tetap tinggi.

Letakkan sebotol air di sebelah Anda agar Anda tetap terhidrasi. Berdiri dan berjalan-jalan selama 5 menit, sebaiknya di bawah sinar matahari dan udara segar, setiap 2 jam. Mendengarkan musik latar yang bagus adalah pilihan jika menurut Anda itu meningkatkan produktivitas Anda dan tidak mengganggu Anda.

14. Tetap fokus dan tetap semangat

Kita hidup di masa yang penuh tekanan. Sebagian besar kota dikunci karena virus corona. Ada ratusan pesan WhatsApp atau Facebook yang cukup untuk melakukan PhD dalam 3 bulan pada coronavirus. Jadi ketahuilah batasan Anda. Jangan terganggu dengan WhatsApp, Facebook atau IG saat Anda bekerja dari rumah. Jika Anda mulai melihat FB atau IG atau media sosial, itu akan menempatkan menjawab email pekerjaan Anda atau permintaan kerja di bagian belakang burner.

Tetapi semakin banyak upaya yang Anda lakukan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan anggota tim, semakin banyak upaya yang Anda lakukan dalam pekerjaan Anda, semakin besar peluang Anda untuk menghindari perasaan terisolasi dan depresi.

15. Di satu sisi, bekerja dari rumah (WFH) tidak berbeda

Bekerja dari rumah tidak berbeda dengan bekerja dari kantor. Kami terus mendapatkan gaji dalam situasi WFH kami. Kita harus tetap berkomitmen pada waktu dan hasil kita. Kita perlu menghindari pekerjaan rumah atau janji pribadi selama jam kerja kecuali selama istirahat yang dijadwalkan. Kita tidak boleh menyalahgunakan kebebasan WFH dengan menjadi tidak tersedia atau kita akan mengkompromikan rasa hormat profesional kita.

Kita bisa lebih produktif ketika bekerja dari rumah, jika kita memahami nuansa di atas dan merencanakan dengan baik lingkungan kerja dan penjadwalan kerja kita. Bekerja dari rumah (WFH) memberikan pengurangan stres dari perjalanan ke kantor, lebih sedikit gangguan dari rekan kerja dan juga politik kantor minimal!

Sebagian besar dari kita adalah model baru untuk bekerja dari rumah dan kita semua memiliki lebih banyak pertanyaan tentang pekerjaan jarak jauh. Dapatkan jawaban atas semua pertanyaan tentang pekerjaan jarak jauh.

Jika Anda baru bekerja dari rumah, butuh beberapa hari untuk menyelesaikannya. Minggu pertama itu sendiri tidak akan terlalu produktif. Masing-masing dari kita akan mencari tahu masalah dan menemukan solusi saat kita melanjutkan dan membuat WFH lebih produktif.

16. Apa yang harus dilakukan manajer?

Sebagai manajer, kita perlu berbagi lebih banyak informasi daripada biasanya karena kita kehilangan interaksi tatap muka. Pengelola perlu memastikan ketersediaan internet dan ketersediaan alat lain yang diperlukan untuk WFH. Kita perlu mengatur interaksi sosial digital dan sering mendiskusikan bagaimana tim mengatasi situasi.

Semoga kita semua WFH hebat, produktivitas super, dan #Winthecorona