Segredos para trabalhar em casa (WFH) para pequenas empresas

Boris Johnson emite uma ordem de permanência em casa, colocando o Reino Unido em um bloqueio completo para combater o coronavírus. A Califórnia emite uma ordem de permanência em casa. Na Índia, o PM Modi solicita um toque de recolher em Janata ou pessoas e, mais tarde, quase todas as cidades estão entrando em bloqueio completo.

Os pedidos para ficar em casa nos fazem experimentar em primeira mão o que significa ficar em casa totalmente e completamente trancado!

Com a maioria das coisas fechadas na cidade, sei que todos já estão perguntando “quando devemos ir ao escritório!!” Eu podia ouvir algumas pessoas gritando “Gente, por favor, abram o escritório, amanhã!”. Já começamos a sentir falta do café e chá do escritório 'cheios de aroma' e dos almoços de equipe!

Com os dias de Corona se estendendo, é realista supor que trabalhar em casa se tornará a nova norma para a maioria de nós, por um tempo ou por mais alguns dias ou meses. Portanto, não há escapatória rápida de nossas 'prisões domiciliares'!

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Embora estejamos acostumados a trabalhar ocasionalmente em casa, o coronavírus está levando todos a uma situação extrema de trabalho em casa, em uma situação totalmente bloqueada. Isso é um pouco inédito.

Muitos de nós estão trabalhando em casa pela primeira vez em período integral.
Portanto, descobrir como manter o foco no trabalho, tarefas e atribuições pode ser complicado e desafiador.

Sem seu chefe supervisionando você, sem pedir atualizações com frequência e conduzindo você a cada hora alternada pessoalmente, pode ser um pouco difícil permanecer produtivo e manter o foco na situação de trabalho em casa (WFH).

Um novo ambiente, como o lar, que normalmente não é projetado para o trabalho, pode não se prestar a uma boa produtividade imediatamente. A casa é projetada para relaxar, passar tempo com os membros da família e preparar comida e assim por diante.

Como convertemos esse ambiente doméstico em ambiente de trabalho, rapidamente, para que possamos continuar trabalhando e produzir resultados significativos?

Felizmente, existem maneiras, truques e métodos para manter o foco, ser produtivo e entregar resultados e evitar enlouquecer. Abaixo estão alguns insights especialmente para pequenas empresas, empreendedores, start-ups e equipes de vendas.

1. Configure uma sala ou espaço de trabalho

Se você não tiver uma configuração adequada em casa para um 'escritório doméstico' adequado, faça o máximo que puder para criar um espaço ad-hoc, temporário e reservado, especificamente para o trabalho.

Se sua casa tiver um cômodo extra ou extra, converta-o rapidamente em seu escritório ou sala de trabalho. Você pode até colocar um pôster de tamanho A4 na porta que diz “HelloLeads” ou “Your Company Name” e especifica os horários de trabalho, digamos, das 9h30 às 18h30. Você pode adicionar um slogan engraçado que se adapte ao gosto de seus familiares.

Por exemplo,

Caso você não consiga encontrar um quarto vago, escolha um canto tranquilo e possivelmente não usado ou menos usado. Arrume uma mesa e uma cadeira confortável para trabalhar. Se você não tiver mesa, compre uma mesa de tamanho pequeno.

Uma mesa dobrável de 2 pés por 1,5 pés deve sair por US$ 10 ou 15 ou INR 500 ou 800. Uma cadeira com encosto é boa. Minha sugestão é evitar fezes. As fezes não são ergonomicamente projetadas e não são produtivas por mais de 30 minutos sentados.

Sentar no chão não é uma boa ideia, considerando o estresse que isso cria para a coluna e o corpo. Evite trabalhar no sofá ou deitar na cama com um laptop. Isso pode ser feito muito raramente, mas não regularmente. Sentar em uma cadeira (com mesa) na posição vertical envia um sinal para quem mora com você que você está 'no trabalho'.

2. Organize-se com eletrônicos

Em primeiro lugar, providencie alguns pontos de energia elétrica, para que você possa facilmente conectar seu laptop e carregar seus telefones celulares. Se você não tiver um, pode pensar em obter um cabo de extensão de alimentação de 5 soquetes ou um protetor de espigão. Coloque seu laptop, telefone, carregadores e modems em um só lugar, de preferência em uma mesa pequena.

Se você estiver em casa barulhenta com crianças, você também pode procurar ter um fone de ouvido com cancelamento de ruído para que você possa participar de chamadas em conferência confortavelmente. Lembre-se do som repentino do apito do fogão ou do som do espremedor da cozinha.

Use um mouse para melhor eficiência, não recorra ao mouse pad embutido em laptops. Eles não são bons para trabalhar muito tempo.

3. Mantenha o laptop e outros eletrônicos seguros

Por favor, mantenha seu laptop, telefones e outros eletrônicos seguros. Se você tem crianças em casa, não deixe o laptop no chão ou em um local de fácil acesso. Mantenha-o um pouco alto e afastado. Acidentes podem acontecer a qualquer momento. Alguma coisa pode cair no laptop acidentalmente. Mantenha café, chá, água ou outros líquidos longe de laptops ou telefones

Além do hardware, mantenha os dados seguros. Se os dados precisarem de um backup, fale com a equipe de administração do computador. Por favor, mantenha o trabalho e os dados confidenciais. É muito fácil discutir o trabalho que fazemos ou um projeto que fazemos, com um amigo ou parente visitante, mas pode violar a segurança dos dados e os NDAs firmados com clientes e empresas. Então, por favor, tome cuidado.

4. Verifique se sua Internet está OK

A Internet é a espinha dorsal se você for WFH. Uma velocidade de internet razoável e boa ajudará a melhorar a produtividade do trabalho em casa. Em algumas áreas T Mobile ou Orange podem funcionar, em algumas áreas AirTel ou Jio podem funcionar e em algumas áreas Idea pode funcionar. Então, experimente e descubra qual provedor de telecomunicações funciona melhor para você. No caso, se a velocidade da Internet for um obstáculo, informe seu chefe ou equipe de administração para que eles possam descobrir o que pode ser feito.

5. Trate como se estivesse no escritório

Existem algumas dicas WFH que são sempre verdes. Por exemplo, só porque podemos andar de bermuda e pijama, não significa que deveríamos fazê-lo. Tome um bom banho, tome o café da manhã às 8h30 ou 9h e vista-se para o seu trabalho de 'trabalho em casa'. Trate o WFH como um trabalho de escritório real.

Ao trabalhar em casa, é fácil confundir as coisas. Tomar banho ou lavar roupas ou cozinhar durante o horário de trabalho não deve ser feito. Estudos internacionais mostram que o WFH é bem-sucedido quando você demarca e segrega o tempo e o espaço claramente para o WFH. Você tem que se colocar em um estado de espírito que você está realmente trabalhando.

6. Comunique à sua família e filhos que você é WFH

Comunique de forma clara e várias vezes aos membros da sua família que você está trabalhando em casa. Diga-lhes claramente qual é o seu horário de trabalho e quando será o intervalo para o chá e o almoço. Se você deixar isso para as suposições de todos em casa, tenha certeza de que não terá uma experiência WFH produtiva e feliz.

Se você tem filhos, sente-se com eles e explique a nova situação. Comece com Corona e diga por causa do vírus que todos precisamos trabalhar em casa e solicite sua compreensão e apoio. Peça a eles para lembrá-lo sobre o horário de início e término do trabalho, etc. e tenho certeza de que eles farão isso com prazer! Eles ficarão felizes em apoiá-lo trazendo água e outros materiais que você possa precisar, de tempos em tempos! Ver você trabalhando será um grande aprendizado para eles. É uma espécie de 'estágio em casa'.

Vendo por outro ângulo, o maior desafio do WFH é a presença de outras pessoas em casa. Você precisa evitar distrações das pessoas concordando com algumas regras básicas com elas. Finja que você não está em casa enquanto segue um horário de trabalho rígido.

Não se envolva em conversas casuais, ligações pessoais ou tarefas domésticas. Use um espaço de trabalho separado ou fones de ouvido para criar 'limites'!

7. Melhore a comunicação com sua equipe e gerentes

Todos nós passamos nossos dias no escritório em estreita proximidade com nosso chefe e líderes de equipe e, portanto, a comunicação é fácil e sem esforço. Mas essa comunicação sem esforço é interrompida quando começamos a trabalhar em casa. Mesmo os gerentes podem não estar acostumados com WFH ou gerenciar ou liderar pessoas remotamente.

A chave para trabalhar em casa é uma comunicação clara com seu chefe, líderes de equipe e restante da equipe. Converse com seu chefe e saiba exatamente o que se espera de você. Não assuma ou deixe as coisas em um estado fluido.

Sempre faça uma ligação rápida de 5 minutos ao começar o dia e uma ligação rápida de 5 minutos no final do dia com seu chefe ou líder de equipe. Isso ajudará a manter a sincronia e fazer as coisas que são importantes. Prepare uma lista de coisas a serem realizadas por uma semana e faça com que ela seja validada e aprovada pelo seu chefe.

Os membros da sua equipe se sentem confortáveis ​​trabalhando em casa? Que apoio possível eles precisam. Peça feedback da sua equipe. Sinta-se à vontade para usar este modelo como está ou uma versão modificada da pesquisa. Você também pode baixar o documento da pesquisa WFH aqui.

8. Acostume-se às ferramentas de trabalho remoto

Quando jogamos a comunicação cara a cara pela janela, precisamos de ferramentas para comunicação em situação de WFH.

Usamos o Slack para comunicação em equipe. É uma boa ideia que todos façam login no Slack imediatamente no início do horário de trabalho, ou seja, às 9h30 da manhã. Você pode adicionar uma foto ao seu perfil do Slack e atualizar seus detalhes. Passe uma hora explorando o slack e entendendo como usá-lo.

O WhatsApp se tornou uma importante ferramenta de comunicação. Todos nós que trabalhamos na HelloLeads usamos pequenos grupos para comunicação rápida. Por favor, participe dos grupos oficiais e evite criar seus próprios grupos no WhatsApp ou em outras redes sociais.

Também usamos o Zoom para comunicação por vídeo e conferência. Como nem todos estavam familiarizados com o zoom, solicitamos a Caroline, nossa gerente de vendas, que montasse uma chamada de zoom em toda a empresa e explicasse a todos como o zoom pode ser usado e os detalhes de usar o zoom.

Se você é proprietário de uma pequena empresa ou faz parte da equipe de vendas, também precisa gerenciar leads e acompanhar os clientes em potencial. Trabalhando em casa, você deve saber em quais portas bater hoje. Recomendamos o uso do HelloLeads Sales CRM (www.helloleads.io) para isso. Usamos o HelloLeads internamente e ele serve como uma ótima ferramenta para acompanhamento de vendas e conversões de vendas.

Outras ferramentas que você pode manter em seu radar (se o WFH se estender) são Google Hangouts para uma videochamada em equipe, Asana para gerenciamento de projetos, Trello para ajudar a organizar nosso dia.

9. Levante-se. Vestir-se!

Apenas a voz é uma forma ineficiente de comunicação quando trabalhamos remotamente. Ver uns aos outros torna a comunicação eficaz e melhor.

Encorajo todos vocês a usar videochamadas como parte do WFH para que possam se ver cara a cara e, portanto, a comunicação é melhor e a coordenação do trabalho é ainda melhor.

É possível que seu chefe ou líder de equipe ou outra pessoa o convide para uma videochamada de repente nos próximos dias. Ou seu CEO solicita que todos participem de uma reunião de zoom com os vídeos ativados. Portanto, é melhor estarmos vestidos e com roupas adequadas para atender a essas chamadas.

Informe seus entes próximos e queridos que, como parte do trabalho, você pode fazer videochamadas de vez em quando e, portanto, eles também entendem e cooperam. Quando estiver em uma chamada de voz ou videochamada, certifique-se de que não haja perturbações. Se você tem filhos em casa, peça a outros membros que cuidem deles para que a reunião não seja perturbada.

10. Fora da vista, fora da mente!

Fora da vista e, portanto, fora da mente é um problema real para muitos de nós que trabalhamos remotamente por causa do vírus corona. Trabalhar em casa pode ser desestruturado e isolado.

Felizmente, o WFH não é novidade para nós da HelloLeads. Obrigado a alguns membros da equipe que aperfeiçoaram a ciência e a arte da WFH. Se você tiver dúvidas sobre como gerenciar a situação do WFH, sinta-se à vontade para fazer uma ligação individual com nossos especialistas.

Os melhores trabalhadores remotos ou WHF são aqueles que entram em contato com colegas de trabalho e gerentes regularmente por meio de uma variedade de ferramentas – chamadas de voz, chamadas de vídeo e uso de e-mails ou folga.

11. Planeje seu trabalho e seu dia

Quando você WFH, planeje seu trabalho antes de começar o dia. Tenha uma lista de tarefas ou lista de tarefas à sua frente para o dia. Além disso, tenha visibilidade nas próximas uma ou duas semanas de trabalho. Priorize seus projetos e agende intervalos de tempo, incluindo tempo extra para atender a emergências e solicitações de trabalho imprevistas de seu gerente.

Ao iniciar uma tarefa, continue até o final. Não se deixe levar pela necessidade de responder a um novo e-mail ou mensagem. Multitarefa frequentemente é um assassino de produtividade.

É importante manter um controle do tempo que é consumido por cada tarefa ou atividade. Toggle é uma boa ferramenta para gerenciamento de tempo.

12. Horários de trabalho e licenças

Como toda a empresa está trabalhando em casa, é importante que você trabalhe no mesmo fuso horário (!) na maior parte do tempo.

Por exemplo, todos que trabalham das 9h30 às 18h30 podem ser produtivos. Agende a maioria das reuniões no início do dia, digamos, às 9h30. Solicite que as pessoas façam login 15 minutos antes para que possam verificar seus e-mails ou mensagens do slack e estar prontas para a reunião.

Embora o WFH aparentemente ofereça flexibilidade (já que não somos supervisionados pessoalmente), não entre no horário de trabalho noturno. Isso pode nos deixar fora de sincronia e impactar a comunicação – que é a chave para a sobrevivência na situação de WFH. Sempre faça uma pergunta – trabalhamos demais quando trabalhamos em casa?

No HelloLeads, as licenças são planejadas e tiradas da mesma forma se alguém trabalha no escritório. Seguimos a regra de 2x, ou seja, se x dias de afastamento são requeridos por alguém, ele ou ela informa seu chefe ou equipe com 2x dias de antecedência.

13. Chá, Café, Água e Ar puro

Você pode não ter acesso a máquinas de venda automática de café ou chá ou alguém que serve café ou chá no escritório (no nosso caso Shantamma, faz café e chá maravilhosos para todos). Mas tenho certeza que as pessoas em casa são gentis e atenciosas! Peça-lhes que lhe sirvam uma xícara de café ou chá duas ou três vezes por dia. Isso pode ajudá-lo a manter sua energia e entusiasmo.

Mantenha uma garrafa de água ao seu lado para se manter hidratado. Levante-se e caminhe por 5 minutos, de preferência ao sol e ao ar livre, a cada 2 horas. Ouvir uma boa música de fundo é uma opção se você acha que melhora sua produtividade e não o distrai.

14. Mantenha o foco e mantenha o entusiasmo

Estamos vivendo em tempos estressantes. A maioria das cidades estão sendo bloqueadas devido ao vírus corona. São centenas de mensagens de WhatsApp ou Facebook que são suficientes para fazer doutorado em 3 meses sobre coronavírus. Portanto, conheça seus limites. Não se distraia com WhatsApp, Facebook ou IG enquanto trabalha em casa. Se você começar a olhar para o FB, IG ou mídia social, ele colocará a resposta aos seus e-mails de trabalho ou solicitações de trabalho em segundo plano.

Mas quanto mais esforço você colocar para se comunicar com colegas e membros da equipe, quanto mais esforço você colocar em seu trabalho, maior a chance de evitar sentimentos de isolamento e depressão.

15. De certa forma, trabalhar em casa (WFH) não é diferente

Trabalhar em casa não é diferente de trabalhar no escritório. Continuamos a ganhar salário em nossa situação WFH. Precisamos nos manter comprometidos com nossos prazos e entregas. Precisamos evitar tarefas domésticas ou compromissos pessoais durante o horário de trabalho, exceto durante os intervalos programados. Não devemos abusar da liberdade da WFH por estarmos indisponíveis ou comprometeremos nosso respeito profissional.

Podemos ser mais produtivos quando trabalhamos em casa, se entendermos as nuances acima e planejarmos adequadamente nosso ambiente de trabalho e cronograma de trabalho. O trabalho em casa (WFH) reduz o estresse das viagens para o escritório, menos interrupções dos colegas e também política de escritório mínima!

A maioria de nós é nova no modelo de trabalho em casa e todos temos mais dúvidas sobre o trabalho remoto. Obtenha respostas para todas as perguntas sobre trabalho remoto.

Se você é novo no trabalho em casa, levará alguns dias para que as coisas se acalmem. A primeira semana não será muito produtiva. Cada um de nós vai descobrir problemas e encontrar soluções à medida que avançamos e para tornar o WFH mais produtivo.

16. O que os gerentes devem fazer?

Como gerentes, precisamos compartilhar mais informações do que o normal porque estamos perdendo as interações face a face. Os gerentes precisam garantir a disponibilidade da internet e de outras ferramentas necessárias para o WFH. Precisamos organizar as interações sociais digitais e discutir como as equipes estão lidando com a situação, com frequência.

Desejando a todos nós um ótimo WFH, super produtividade e #Winthecorona