Conformité RH : tout ce que vous devez savoir pour éviter une amende

Certaines règles sont faites pour être enfreintes.

Sauf lorsque vous considérez les règles et réglementations qui permettent de s'assurer que votre entreprise reste conforme.

Il existe de nombreuses lois et stipulations que les responsables des ressources humaines doivent respecter pour s'assurer que leur entreprise évite de lourdes amendes et autres sanctions, y compris le préjudice potentiel à sa réputation. Pour garder un œil sur ces règles, votre entreprise a besoin d'une stratégie centrée sur la conformité RH.

Lorsqu'un service RH peut naviguer dans la complexité des exigences, la conformité RH aide à atténuer les risques d'une organisation et à éviter les sanctions, les amendes, les scandales, etc., qui peuvent tous finir par détruire la confiance des consommateurs et nuire à la réputation.

En règle générale, la conformité des ressources humaines traite des lois sur l'emploi dans le cadre de leur plan d'administration des avantages, tels que les congés médicaux, l'égalité d'emploi et la lutte contre la discrimination, mais il y a plus que cela, en particulier dans les grandes entreprises. Les lois sur l'emploi changent et évoluent constamment, de sorte que le processus de mise à jour peut être difficile.

Quel est le rôle des RH dans la conformité ?

En tant que professionnel des RH, il peut être difficile d'élaborer des politiques et des procédures spécifiques qui garantissent la conformité de votre organisation.

Il est dans votre intérêt de bien connaître la façon dont votre entreprise s'attend à se développer et ce que cela signifiera pour l'embauche, la rétention et le développement des employés. Avoir le bon équilibre entre une stratégie efficace et la compréhension nécessaire de la conformité lorsque vous définissez ces objectifs permettra de mieux préparer votre organisation au succès.

Problèmes courants de conformité RH

En ce qui concerne les problèmes de conformité auxquels le service des ressources humaines est confronté, ils relèvent généralement de situations liées aux employés et englobent tout, du recrutement à la retraite.

Voici les problèmes les plus courants auxquels votre entreprise peut être confrontée.

Conformité des avantages sociaux

Les responsables des ressources humaines doivent souvent comprendre les responsabilités de l'entreprise lorsqu'ils offrent une rémunération et des avantages sociaux, comme les régimes de retraite et l'assurance maladie. Plus l'organisation est grande et plus vous décidez d'offrir des avantages sociaux aux employés, plus il est complexe de gérer la conformité.

Par exemple, la loi sur les soins abordables (ACA) stipule que les employeurs comptant 50 employés à temps plein ou plus doivent offrir des soins de santé dans le cadre de leurs avantages sociaux.

Lois anti-discriminatoires

Il existe une longue liste de lois fédérales anti-discrimination qui englobent la couleur, la race, le sexe, l'origine ethnique, les handicaps, l'âge et le statut d'ancien combattant. Essentiellement, ces lois interdisent aux employeurs de tous les secteurs de prendre des mesures négatives en matière d'emploi en fonction de ces facteurs.

Diverses lois entrent dans cette catégorie. Certaines de ces lois comprennent:

• Titre VII de la loi sur les droits civils de 1964 : Interdit la discrimination fondée sur la race, la couleur, le sexe et l'origine ethnique dans les organisations de 15 employés ou plus.
• L'Americans with Disabilities Act : Interdit la discrimination contre les personnes handicapées et limite les questions que les employeurs peuvent poser aux travailleurs concernant les handicaps. Cette loi protège également les personnes qui ont des antécédents de handicap, sont considérées comme ayant un handicap ou sont associées à une personne handicapée.
• La loi de 1967 sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi : protège les personnes âgées de 40 ans et plus contre la discrimination fondée sur l'âge.
• Titre II de la loi sur la non-discrimination en matière d'informations génétiques : protège contre la discrimination dans l'emploi fondée sur des informations génétiques.
• Loi sur les droits à l'emploi et au réemploi des services en uniforme : une loi appliquée par le département américain du Travail, qui interdit la discrimination fondée sur le service militaire, tout en offrant une protection de l'emploi pendant que les individus servent dans l'armée.

Congé familial et médical

La loi sur le congé familial et médical (FMLA) est une loi fédérale qui accorde à certains employés jusqu'à 12 semaines de congé sans solde et avec protection de l'emploi par an. Il exige également que leurs avantages sociaux collectifs soient maintenus pendant le congé.

Ce congé est accordé aux personnes pour la naissance et les soins du nouveau-né d'un employé, le temps passé avec un enfant adoptif ou avec un enfant en famille d'accueil, pour s'occuper d'un membre de la famille immédiate ou pour l'état de santé grave de l'employé.

Il est courant pour les organisations d'étendre le temps accordé aux employés au-delà des 12 semaines, tout en autorisant une partie ou la totalité de ce temps à être payé.

Lois sur les salaires et les horaires

Les lois sur les salaires et les horaires englobent toutes les exigences concernant le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, les heures travaillées, les lois sur le travail des enfants et les exigences en matière de temps de repas et de pause.

La loi sur les normes de travail équitables (FLSA) est la loi fédérale dont les organisations doivent tenir compte car elle établit des réglementations sur le salaire minimum et les heures supplémentaires. Au niveau fédéral, le salaire minimum est de 7,25 $ de l'heure à partir de 2020, mais la plupart des États ont leur propre salaire minimum. En ce qui concerne les heures supplémentaires, c'est tout ce qui dépasse la semaine de travail standard de 40 heures.

Le département américain du Travail (DOL) veille à ce que les employés soient payés conformément à la loi fédérale sur les salaires et les heures. En vertu de cette loi, les employés sont classés comme étant exemptés ou non exemptés de certaines ou de toutes les dispositions de la LSF. Les employés non exemptés doivent être payés au moins au salaire minimum pour toutes les heures travaillées jusqu'à 40 heures au cours d'une seule semaine de travail, ainsi que le taux d'heures supplémentaires applicable pour les heures travaillées au-delà de 40 heures au cours d'une semaine de travail.

Lois sur l'immigration

De nombreuses lois couvrent l'immigration pour garantir que les employeurs n'embauchent que des candidats éligibles pour travailler aux États-Unis.

Ces actes comprennent :

• La loi sur l'immigration et la nationalité
• La loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration
• La loi sur l'immigration de 1990
• La loi de 1996 sur la réforme de l'immigration illégale et la responsabilité des immigrants

Les candidats éligibles couverts par ces lois comprennent les citoyens, les ressortissants non citoyens, les résidents permanents légaux et les étrangers résidents autorisés à travailler. Il est crucial que les employeurs vérifient l'éligibilité des candidats par le biais de documents, tout en s'assurant qu'ils ne se heurtent à aucune loi anti-discrimination au cours du processus.

Formulaire I-9

Dans le cadre de ces lois, les responsables des ressources humaines devront tenir compte du formulaire I-9, qui sert à vérifier à la fois l'identité des nouveaux employés et leur autorisation de travailler aux États-Unis.

Les entreprises doivent s'assurer que les formulaires I-9 sont remplis en temps opportun et conformément aux réglementations et aux directives fournies. Ils doivent également être correctement conservés dans le dossier. Il est considéré comme une bonne pratique de conserver un formulaire I-9 dans des dossiers consolidés et sécurisés pour les employés actifs et licenciés, en dehors du dossier général du personnel.

Lois de sécurité

En matière de sécurité des employés, tout se résume à la loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA). Cette loi a été créée pour garantir à tous les employés des conditions de travail sûres en établissant et en appliquant des normes et en offrant une formation, une sensibilisation, une éducation et une assistance à tous les membres d'une organisation.

Lois syndicales

Si vous pensez que votre entreprise peut ignorer la loi nationale sur les relations de travail parce que vous n'êtes pas syndiqué, vous vous trompez. En effet, la loi couvre le droit des salariés à travailler ensemble pour améliorer leurs conditions de travail.

Cela inclut le droit d'un employé de se tourner vers les médias sociaux pour partager tout ressentiment ou mécontentement contre l'employeur ainsi que toute formation, politique ou comportement qui permet la négativité sur le lieu de travail.

L'élément délicat que les professionnels des RH doivent connaître à propos de la NLRA est que le Conseil national des relations de travail est composé de membres choisis et nommés par le président, de sorte que les décisions concernant ces lois peuvent changer considérablement en fonction de qui est en poste.

Comment suivre la conformité RH

Les professionnels des RH ont beaucoup à faire, il n'est donc pas facile de se tenir au courant des lois et des lois pour rester en conformité. Heureusement, il existe quelques bonnes pratiques à suivre qui facilitent un peu tout cela.

Utiliser le bon logiciel

Une stratégie de conformité RH efficace commence par l'utilisation des bons outils. Voici quelques exemples d'applications logicielles qui donneront un coup de pouce à votre service RH :

Conformité RH : le logiciel de conformité RH aide les entreprises, les gestionnaires et les responsables RH à se tenir au courant des réglementations commerciales et des lois de conformité pertinentes. Les outils de cette catégorie permettent aux entreprises de comprendre facilement la législation et les règles de conformité nationales et fédérales à mesure qu'elles changent. Ils aident également à la communication et appliquent les politiques de l'entreprise aux employés nouveaux et existants.

Administration des avantages sociaux : un logiciel d'administration des avantages sociaux permet aux organisations de planifier et d'administrer les avantages sociaux des employés tout en garantissant la conformité aux réglementations gouvernementales. Ces outils sont utilisés pour aider les organisations de toutes tailles à rester conformes aux réglementations nationales, fédérales et locales, y compris la loi sur les soins abordables (ACA) et la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

Logiciel d'intégration : le logiciel d'intégration simplifie le processus d'intégration des nouvelles recrues en réduisant le travail administratif nécessaire pour les responsables du recrutement et les professionnels des RH. De plus, l'employé et le responsable du recrutement peuvent mieux suivre le matériel d'intégration et les documents nécessaires pour rester en conformité.

Logiciel de gestion du temps et des présences : un logiciel de gestion du temps et des présences est utilisé par les services des ressources humaines pour faciliter le suivi du temps. Ils gèrent les données de temps et de présence de l'entreprise tout en gardant un œil sur les vacances, les jours fériés, les heures supplémentaires et les jours de maladie.

L'inclusion de ces outils dans la pile technologique de votre entreprise vous aidera à vous assurer que rien ne manque et que toutes les lois et réglementations nécessaires sont respectées.

Embauchez les bons talents

Au fur et à mesure que votre entreprise recherche de nouveaux candidats et passe par le processus d'embauche, le service des ressources humaines doit respecter diverses lois et réglementations. Des réglementations sur le salaire minimum aux lois sur le travail, en passant par les restrictions relatives aux heures supplémentaires, il y a beaucoup à garder à l'esprit.

Pour ne rien négliger concernant qui vous pouvez et ne pouvez pas refuser, avoir un processus d'embauche solide qui respecte les normes de conformité est l'une des fonctions les plus importantes d'une stratégie de conformité RH. Il est crucial que les responsables des ressources humaines gèrent tous les besoins en personnel de leur organisation tout en gardant les réglementations fédérales et le traitement équitable au premier plan.

S'assurer d'aligner la façon dont vous recrutez, embauchez et intégrez les candidats est essentiel pour donner le ton de l'entreprise et les attentes en matière de conformité qui doivent être définies.

Sensibiliser et former le personnel

Le service des ressources humaines doit être systématiquement informé et formé sur toutes les exigences légales et réglementaires susceptibles de changer, car elles affectent directement la conformité ou non de l'organisation.

Étant donné que certaines règles et réglementations sont susceptibles de changer, il est crucial de s'assurer que les responsables des ressources humaines ont accès à des informations à jour.

Créer et mettre à jour le manuel de l'employé

Le manuel de l'employé de votre entreprise devrait être le lieu de référence pour une variété d'informations concernant les politiques et les procédures. N'oubliez pas que le manuel de l'employé ne doit pas stagner trop longtemps, car il doit s'agir d'un document vivant qui évolue et s'adapte au rythme de votre entreprise.

Alors que les éléments de base de la politique resteront probablement les mêmes, les détails concernant la façon dont votre entreprise maintient la conformité devront être à jour.

Réaliser des audits de conformité RH

Pour éviter une amende ou une pénalité, c'est une bonne idée pour votre entreprise de mener son propre audit de conformité RH. La planification de ces audits doit faire partie de la stratégie de conformité de votre organisation afin que vous puissiez éviter toute responsabilité légale avant qu'il ne soit trop tard.

Communication efficace

Que vous soyez le responsable des RH ou le CHRO, il est impératif que vous communiquiez avec d'autres dirigeants et que vous informiez tout le monde des risques potentiels de conformité des RH et que vous recommandiez des moyens de remédier à la situation.

Si tout le monde au sein d'une organisation est sur la même page concernant les politiques RH et avec ce qui est nécessaire pour rester conforme, il est plus facile d'éviter les pénalités et les amendes.

La loi et l'ordre sont la meilleure politique

En matière de droit du travail, respectez les règles pour éviter une lourde amende et offrir le meilleur environnement de travail à vos employés. Avec le bon logiciel en place, naviguer dans les tenants et les aboutissants de la conformité RH devient moins stressant pour toutes les personnes impliquées.

Votre manuel de l'employé a-t-il besoin d'être rafraîchi? Assurez-vous qu'il dispose de ces neuf éléments afin de vous assurer que votre organisation reste conforme.