Améliorez votre processus d'intégration à distance avec ces 5 étapes

Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent le travail à distance à long terme, il est de plus en plus crucial de hiérarchiser et d'améliorer l' expérience d'intégration à distance pour offrir aux nouvelles recrues une introduction de classe mondiale à l'entreprise.

64% des employés sont susceptibles de quitter leur emploi au cours de la première année s'ils ont eu une expérience d'intégration négative. Après avoir consacré tant de temps et d'efforts au processus d'embauche, il n'est que juste pour les employés et l'entreprise de leur offrir une expérience d'intégration de premier ordre.

Nous avons vu des changements spectaculaires au cours de la dernière année dans la façon dont nous menons nos affaires. Heureusement, l'objectif final des programmes d'intégration est resté le même : préparer les employés à réussir, quel que soit leur lieu de travail.

Il n'est pas nécessaire de réinventer la roue lors de la mise en œuvre de programmes d'intégration à distance : de nombreuses entreprises ont passé beaucoup de temps à créer leurs expériences d'intégration présentielles. Cependant, il est nécessaire d'examiner ces programmes avec un œil critique pour s'assurer qu'ils s'adaptent bien à l'environnement distant.

Commençons par examiner ce qui n'a pas changé pour les programmes d'intégration.

Les programmes d'intégration se concentrent toujours sur l'accueil de nouveaux employés dans l'entreprise. C'est un moment crucial dans le parcours des employés et donne le ton pour le reste de leur temps dans l'entreprise. Ces sessions couvrent également une grande partie du même matériel que les sessions en personne, y compris les documents RH, les politiques de l'entreprise, les différentes fonctions de l'entreprise et les certifications et formations requises. Cette information n'est peut-être pas aussi excitante que les happy hours avec votre nouvelle équipe, mais il est nécessaire de comprendre le fonctionnement complet de l'entreprise.

Donc, comme nous le voyons, le principe de base est toujours le même. Vous vous sentez un peu mieux ? Maintenant, nous pouvons passer à ce qui a changé.

• Niveaux d'interaction : comme pour chaque événement à distance, les sessions d'intégration doivent être plus interactives. Qu'un employé travaille à domicile ou au bureau, ses premiers jours sont un déluge d'informations. L'engagement et l'interaction à distance sont déjà plus complexes, il est donc essentiel de garder les choses actives et énergiques devant l'écran de l'ordinateur. Cela garantit que vos nouvelles recrues ne sont pas fatiguées de Zoom au cours de leur première semaine.

• Géographie : Travailler à distance signifie que votre bassin d'embauche s'est élargi. Maintenant que les employés peuvent se trouver dans différents états ou même pays, il est impératif de comprendre en quoi les politiques diffèrent en fonction du lieu de travail.

• Communication : Il est essentiel de favoriser des liens de communication solides entre les nouveaux employés et leurs gestionnaires, sans doute leur contact le plus crucial lorsqu'ils entrent dans l'entreprise. Il est tout aussi important de favoriser les interactions informelles avec les nouvelles recrues dès le premier jour. Ces interactions « watercooler » les aident à s'intégrer plus rapidement dans la culture de l'entreprise et à tisser des liens sociaux dans l'ensemble de l'organisation.

Lors de l'intégration des membres de votre équipe à distance, gardez à l'esprit ces bonnes pratiques :

• Augmenter la communication avec les gestionnaires. Le responsable d'une nouvelle embauche doit les rencontrer juste après la première session d'accueil/RH pour les accueillir dans l'équipe et commencer à discuter des informations ou des projets dans lesquels se plonger. De plus, vous pouvez fournir aux responsables une cadence d'enregistrement pour la première semaine afin de garantir que des points de contact fréquents commencent à établir une relation.

• Concevoir des cohortes d'intégration : 38 % des employés déclarent qu'ils se sentent plus bienvenus lors de l'intégration lorsqu'ils sont inclus dans un groupe d'autres nouvelles recrues, et 31 % des nouvelles recrues préfèrent les réunions d'introduction et les groupes d'intégration interactifs aux happy hours. C'est un excellent moyen de commencer à les intégrer dans le tissu social plus large de l'entreprise au-delà de leur équipe immédiate. Une fois que vous commencez à travailler, votre groupe social se réduit à votre équipe et à tous les collaborateurs avec lesquels vous travaillez. Avoir une cohorte d'intégration aide les gens à sortir de ces limites et à rester connectés aux autres équipes.

• Expliquez la structure organisationnelle : Cela est particulièrement vrai pour les équipes avec des modèles de fonctionnement plus compliqués. Il peut être difficile de comprendre le terrain uniquement en absorbant des informations lors de conversations d'introduction. En expliquant la structure et la culture organisationnelles, vous préparez votre nouvelle recrue vers le succès et lui permettez de naviguer plus facilement à travers les différents rôles et responsabilités au sein de l'entreprise. L'utilisation de méthodes plus interactives, telles que des vidéos, des anecdotes ou des jeux, peut aider les employés à traiter et à conserver les informations plus rapidement que de simplement regarder un organigramme.

Derniers points à retenir :

• Définir les attentes de performance : plus de 25 % des employés déclarent ne pas avoir reçu suffisamment d'informations sur leur poste avant d'accepter une offre. Seuls 40 % des employés interrogés déclarent que leur emploi actuel reflète la façon dont le poste a été décrit au cours du processus d'entretien. Assurez-vous de réitérer ce que sera leur travail et comment ils contribueront au succès de l'entreprise. Fixez-vous des objectifs concrets – à quoi ressembleront les 30/60/90 prochains jours ? Il peut également être utile de partager une définition de ce qu'est une performance réussie dans votre entreprise.

• Continuez à vérifier : Maintenez une communication élevée au cours des prochaines semaines après le début d'un nouvel employé. L'envoi d'un Slack ou la mise en place d'une réunion Zoom rapide pour voir comment ils vont, s'ils ont besoin d'équipement ou d'accès, ou ont besoin de clarifications sur les informations d'intégration montrera aux nouveaux employés que l'intégration n'est pas seulement ces deux premières semaines après leur début.

L'intégration peut sembler être une petite partie du cycle de vie des employés, mais c'est en fait la base sur laquelle repose une expérience employé positive. La rétention, l'engagement, la satisfaction et la productivité sont tous liés à de solides programmes d'intégration. En gardant les choses qui fonctionnent et en apportant les ajustements à votre flux de travail global, vous créerez un processus solide qui gardera les employés engagés et motivés tout au long de leur mandat.

Biographie de l'auteur

Adi Janowitz Adi possède une vaste expérience dans la création et la direction d'organisations de réussite client dans les entreprises SaaS. Dans son rôle récent, elle a reconstruit le département CS EMEA chez WalkMe. Avant cela, elle a construit l'organisation CS mondiale Idomoo à partir de zéro. L'objectif d'Adi est d'améliorer la rétention en créant une organisation CS évolutive axée sur les KPI tout en créant une cohérence avec les KPI pour l'ensemble de l'entreprise.