Dépenses professionnelles : comment bénéficier de déductions fiscales sur votre voiture, votre maison, vos voyages, vos repas et votre équipement

La plupart des gens redoutent la saison des impôts lorsque le 15 avril arrive, mais je suis en fait excité et presque étourdi.

La raison n'est pas parce que j'aime remplir de la paperasse et payer d'importantes sommes d'argent au gouvernement, mais parce que ce n'est que pendant la période des impôts que je réalise pleinement à quel point je peux bénéficier d'une déduction fiscale sur mes dépenses professionnelles chaque année.

La plupart des gens sont pris au dépourvu en faisant des recherches et en débattant pour savoir si leur idée d'entreprise a une chance, mais ils passent à côté de l'essentiel.

Ils ne réalisent pas combien d'argent peut être économisé en ayant une petite entreprise, même si elle ne rapporte pas du tout d'argent au départ .

Profitez de ce guide qui vous apprendra quelles dépenses professionnelles vous pouvez déduire et ce que vous ne pouvez pas.

Quand vous n'avez pas de petite entreprise , le gouvernement vous arnaque vraiment. Tous vos revenus sont imposés comme un revenu ordinaire (jusqu'à 39 %) avant même que vous ne soyez autorisé à les dépenser.

Cependant, avec une petite entreprise, vous dépensez d'abord votre argent et n'êtes taxé que sur ce qui reste.

Le meilleur, c'est que même si votre entreprise perd de l'argent sur papier, vous pouvez répercuter ces pertes sur papier directement de votre entreprise pour réduire votre propre revenu imposable ! Dans tous les cas, votre valeur nette profite, que vous soyez rentable ou non.

Quelles dépenses sont déductibles ?

L'IRS déclare que toutes les dépenses d'entreprise « ordinaires et nécessaires » peuvent être soustraites de votre revenu d'entreprise avant d'être imposées. Pour notre entreprise de linge de mariage en ligne, cela comprend les ordinateurs, le matériel de bureau, les machines, les fournitures de bureau, les services publics et bien plus encore.

De plus, en planifiant nos vacances autour de nos voyages d'affaires, nous économisons beaucoup en déduisant également les frais de déplacement et de divertissement . La règle générale est que tant que la dépense est effectuée à des fins commerciales et non personnelles , vous pouvez la déduire de votre revenu d'entreprise.

Lignes directrices sur la déduction pour les petites entreprises

Naturellement, le gouvernement impose de nombreuses règles et réglementations sur la manière et ce qui peut être déduit sur votre déclaration de revenus. Sinon, les petites entreprises abuseraient de ces déductions partout.

J'ai rassemblé ci-dessous un mini guide de déduction fiscale pour les petites entreprises, ainsi qu'un aperçu des radiations les plus courantes des petites entreprises .

Avis de non-responsabilité : je ne suis ni comptable ni fiscaliste. Toute information fournie dans cet article doit être utilisée à titre indicatif uniquement et non comme un fait. Les règles fiscales changent tout le temps et vous devriez vérifier auprès de l'IRS avant de prendre des déductions avec votre entreprise.

Le code fiscal

Le code des impôts est un peu vague, c'est pourquoi de nombreuses personnes s'attirent des ennuis. Une dépense d'entreprise déductible est définie comme toute dépense ordinaire et nécessaire pour l'entreprise et non extravagante.

La dépense doit également être principalement utilisée pour les affaires et non pour des raisons personnelles. Bien qu'il vous appartienne d'interpréter la déclaration ci-dessus, il est préférable de toujours se tromper en étant conservateur.

Par exemple, si je possédais une entreprise de livraison, je ne voudrais probablement pas essayer de radier une Ferrari comme voiture de société.

Pour toutes vos dépenses, faites preuve de bon sens et soyez toujours en mesure de justifier vos déductions . Conservez une bonne documentation de tous vos achats.

Radiations courantes pour les petites entreprises

Bien qu'il existe de nombreux éléments que vous pouvez déduire de vos impôts, voici quelques-uns des éléments importants qui vous permettront d'économiser le plus sur vos impôts. Selon votre entreprise, certains d'entre eux peuvent ne pas s'appliquer.

Avis de non-responsabilité : encore une fois, gardez à l'esprit que je ne suis pas un fiscaliste et que vous devriez consulter votre propre comptable pour connaître les règles spécifiques qui peuvent s'appliquer à vous ou à la région dans laquelle vous vivez.

Comment déduire votre véhicule de vos taxes

Déduire votre véhicule en tant que dépense professionnelle est un peu délicat, mais cela en vaut la peine, surtout si vous parcourez beaucoup de kilomètres avec votre voiture. La règle d'or numéro un lors de la passation en charges de votre véhicule est de tenir des registres détaillés .

Assurez-vous d'utiliser un journal de trajet ou de kilométrage et notez chaque kilomètre parcouru avec la voiture pour affaires. Cela ressemble à une douleur majeure, mais ce n'est pas trop grave si vous gardez un journal de bord et un stylo dans votre voiture en tout temps. Il existe également de nombreuses applications pour smartphone qui le font pour vous

Chaque fois que vous conduisez quelque part, notez simplement la valeur de votre odomètre de départ et de fin pour tous les déplacements professionnels. (Remarque : cela s'applique uniquement à la méthode de kilométrage)

Il existe 2 méthodes principales pour déduire votre voiture, la méthode du kilométrage ou la méthode des dépenses réelles .

La méthode kilométrique

C'est la façon la plus simple de déduire l'utilisation de votre voiture. Prenez simplement le nombre de kilomètres que vous avez parcourus pour affaires à la fin de l'année et multipliez ce nombre par le montant de la déduction par kilomètre spécifié par le gouvernement.

Ajoutez des dépenses supplémentaires telles que le stationnement et les péages et le tour est joué ! L'utilisation de cette méthode est conseillée lorsque vous utilisez un véhicule plus ancien qui ne vaut pas beaucoup d'argent ou si vous conduisez une voiture très économe en carburant, comme une hybride.

Méthode des dépenses réelles

Avec les véhicules plus récents, vous pouvez presque toujours déduire plus avec la méthode des dépenses réelles . Voici comment vous calculez votre déduction en utilisant la méthode des dépenses réelles.

1. Additionnez toutes les dépenses liées à votre véhicule, y compris l'essence, les réparations, l'assurance et l'immatriculation, etc.
2. Ajoutez une déduction pour amortissement. Il existe différentes manières d'amortir votre véhicule qui seront abordées dans un article ultérieur. Si vous louez votre véhicule, vous n'avez pas du tout à vous en soucier. Allez-y et déduisez la valeur de vos paiements de location.
3. Calculez le pourcentage de temps que vous utilisez votre véhicule pour les affaires. Vous pouvez le faire en divisant simplement le nombre de milles professionnels parcourus par le nombre total de milles parcourus pour une année donnée.
4. Multipliez ce pourcentage par la somme des dépenses et utilisez-le comme déduction !

Fais attention

Avant de déduire une partie de votre véhicule, assurez-vous de consulter l'IRS pour connaître les dernières règles. Il y a des changements chaque année, alors assurez-vous que les règles que vous appliquez fonctionnent toujours en fonction de l'année en cours et des paramètres régionaux.

Vous pouvez toujours passer de la méthode du kilométrage à la méthode des dépenses réelles à tout moment, mais pas l'inverse. Au début, vous devez faire les calculs pour les deux et choisir celui qui vous donne la plus grande déduction.

Comme pour toutes les taxes, la comptabilité est la clé. Tant que vous enregistrez tous vos miles et destinations, vous ne devriez avoir aucun problème à justifier vos déductions.

Comment déduire votre bureau à domicile

Afin de déduire votre bureau à domicile, votre entreprise doit suivre les règles suivantes .

1. Votre domicile doit être votre principal lieu d'affaires . Cela signifie que vous menez toutes vos activités commerciales dans votre maison et que vous n'avez pas d'autres emplacements définis où vous faites des affaires.
2. Vous devez avoir une zone spéciale pour votre entreprise . Cela peut être une pièce séparée ou le garage. Partout où vous stockez des stocks ou des produits, cela compte également.
3. Vous devez réellement faire des affaires à la maison et utiliser l'espace dédié uniquement pour les affaires. Celui-ci sonne comme une évidence, mais c'est pour empêcher les gens de créer un faux bureau et de le prendre comme déduction. Cela signifie également que vous devez également retirer le lit et les commodes de la pièce.

Si vous respectez les règles ci-dessus, la façon dont vous gérez la déduction dépend du fait que vous soyez propriétaire ou locataire de votre maison .

Déduire un loyer

Déduire un bureau à domicile pour les locataires est le cas le plus simple à traiter. Calculez simplement le pourcentage d'espace occupé par votre entreprise et multipliez-le par le montant du loyer que vous payez chaque année.

N'oubliez pas non plus d'inclure vos services publics et vos polices d'assurance.

Déduire une maison que vous possédez

Lorsque vous êtes réellement propriétaire de votre propre maison, les choses commencent à se compliquer un peu et les règles fiscales ne sont pas aussi avantageuses que lorsque vous louez. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour demander votre déduction pour bureau à domicile.

1. Calculez le pourcentage d'espace que votre entreprise occupe.
2. Calculez le coût de votre maison elle-même. Vous devrez séparer le coût de la maison du coût du terrain. Malheureusement, dans de nombreux cas, la valeur de votre terrain l'emporte largement sur la valeur de votre maison
3. Calculez toutes les dépenses relatives aux services publics, aux réparations, aux taxes et aux assurances.
4. Additionnez les éléments 2 et 3 ci - dessus et multipliez-le par le pourcentage calculé à l'élément 1.
5. Ajoutez le montant de l'amortissement applicable à votre maison. Vérifiez l'IRS et découvrez quelles sont les règles d'amortissement pour votre maison. Ce n'est pas si compliqué, mais vous devriez vérifier auprès de votre comptable juste pour savoir comment le faire correctement, car cela change d'année en année.
6. Ajoutez toutes les dépenses que nous avons effectuées directement à votre bureau à domicile et non au reste de la maison. Cela comprend les décorations et l'ameublement.

Le principal inconvénient de gérer votre entreprise à partir d'une maison que vous possédez est que vous devrez payer des impôts sur le montant que vous avez amorti sur votre maison lorsque viendra le temps de vendre votre maison.

Par exemple, si votre maison vaut 100k et que vous l'avez dépréciée de 10k. Lorsque vous vendez votre maison, vous devrez payer des impôts sur le gain de ce que vous l'avez vendu pour moins 90k.

Comment déduire l'équipement et les fournitures

Le plus grand avantage pour les petites entreprises est un petit Internal Revenue Code connu sous le nom de section 179 . L'article 179 permet aux petites entreprises de déduire jusqu'à 1 million de dollars (Remarque : ce nombre change chaque année) d'actifs complètement chaque année.

Cela signifie que vous pouvez déduire jusqu'à ce montant en équipements professionnels, ordinateurs, meubles etc… sans avoir à vous soucier de l'amortissement ou d'autres calculs fiscaux. Bien sûr, l'article 179 comporte quelques exigences qui doivent être respectées.

Les achats doivent être utilisés principalement pour les affaires

La règle officielle est que l'actif que vous déduisez doit être utilisé à 50 % ou plus pour les affaires . Disons par exemple que vous essayez de radier un ordinateur dans son intégralité pour une année d'imposition donnée.

Vous devez vous assurer que vous utilisez cet ordinateur plus pour les affaires que pour le plaisir et être en mesure de le démontrer si jamais vous êtes audité. Pour la plupart, tant que vous n'abusez pas de cette règle, tout devrait bien se passer.

Certains achats sont exclus

Certaines choses courantes que vous ne pouvez pas utiliser l'article 179 sont répertoriées ci-dessous. Il me manque peut-être certains éléments, vous devez donc absolument vérifier par vous-même, mais ce sont quelques-unes des exclusions les plus courantes.

1. Inventaire – Fondamentalement, vous ne pouvez pas radier les articles que vous envisagez de vendre
2. Cadeaux – Tout ce que vous avez obtenu ou hérité en cadeau ne peut pas être déduit
3. Immobilier
4. Articles que vous possédez déjà ou que vous n'avez pas achetés pour l'année d'imposition

La plupart des petites entreprises choisiront de bénéficier de la déduction de l' article 179 pour la plupart de leurs actifs. Il y a des cas où vous ne voudriez pas cependant.

Par exemple, si les bénéfices de votre entreprise sont faibles et que vous êtes déjà dans la tranche d'imposition la plus basse, vous voudrez peut-être reporter certaines de ces radiations lorsque votre entreprise sera plus rentable pour vous maintenir plus tard dans une tranche d'imposition inférieure.

Dans tous les cas, vous devriez toujours faire le calcul dans les deux sens pour voir ce qui a du sens pour vous.

Risque d'audit

En général, vos chances d'être audité lors de la déduction pour entreprise à domicile sont beaucoup plus élevées si votre entreprise ne dégage pas de bénéfices pendant une période prolongée .

Si vous bénéficiez de la déduction, assurez-vous que vous pouvez prouver que votre entreprise est réellement légitime et pas seulement un passe-temps dont vous profitez. Gardez également à l'esprit que vos chances d'être audité augmentent chaque année où vous ne faites pas de profit.

Comment déduire les divertissements et les repas

Déduire les divertissements et les repas est souvent une zone grise dont les gens profitent . Ma règle générale est que tant que vous n'abusez pas du code des impôts, tout devrait bien se passer.

J'utilise ce que j'appelle le code « BS ». Si je peux dire à ma femme avec un visage impassible qu'une dépense particulière a été utilisée à des fins commerciales et que ma femme ne pense pas que ce soit un BS, c'est généralement assez bon pour moi.

Officiellement, tout ce que vous dépensez doit obéir aux règles suivantes.

1. Les frais de divertissement doivent être raisonnables et acceptés dans votre domaine d'activité . Par exemple, si je vends de la nourriture végétarienne sur Internet, cela ne volerait probablement pas si j'emmenais les employés pour un dîner de steak. Dans tous les cas, vous obtenez le point.
2. Le but de la dépense de divertissement doit être de générer des revenus - Par exemple, si vous organisez un événement pour promouvoir votre entreprise, cela est parfaitement acceptable. Même si vous et votre partenaire commercial sortez manger pour discuter de l'entreprise, votre repas peut également être déduit.
3. La dépense ne peut pas être extravagante – Fondamentalement, cela signifie n'abusez pas de cette déduction !

Quoi qu'il en soit, le divertissement est défini comme toute activité ou récréation directement destinée aux clients, aux clients ou aux employés . Seuls 50 % des divertissements et des repas sont déductibles mais ces dépenses peuvent s'additionner au cours de l'année.

Pour notre magasin, ma femme et moi sortons au moins une fois toutes les quelques semaines pour discuter de nouvelles façons de développer l'entreprise.

Comment déduire les frais de déplacement

Avez-vous déjà entendu votre conjoint se plaindre que vous ne partiez jamais assez en vacances ? Utiliser votre entreprise comme abri fiscal est un excellent moyen de financer vos prochaines vacances sans vous ruiner. Avec une bonne planification, vous pouvez faire payer votre entreprise et amortir la majeure partie de votre voyage !

Pour commencer, le but principal du voyage doit être pour affaires. Tant que votre destination n'est pas complètement aléatoire, il y a de fortes chances que vous puissiez trouver un moyen de faire des affaires là-bas.

Vous trouverez ci-dessous quelques directives générales sur ce que vous pouvez déduire pendant vos voyages et comment. Gardez à l'esprit que vous ne pouvez déduire des dépenses que les jours où vous faites réellement des affaires.

1. L'hébergement est déductible dans son intégralité
2. La nourriture peut être déduite 50%
3. Le transport peut être déduit à 100%
4. Les frais liés à la blanchisserie et au bureau mobile peuvent être déduits à 100%

Il existe 2 façons de déduire vos déplacements professionnels, la méthode des indemnités journalières ou la méthode des dépenses réelles .

Méthode d'indemnité journalière

L'IRS permet une déduction forfaitaire par jour lorsque vous voyagez. Chaque année, l'IRS publie un tableau qui spécifie une valeur per diem en fonction de votre destination. Vous devriez vérifier quel est le taux journalier avant de faire vos calculs.

Dans tous les cas, même si vous dépensez moins que votre indemnité journalière, vous pouvez toujours bénéficier de la déduction totale de l'indemnité journalière . Une chose que ma femme et moi faisons (quand nous n'essayons pas d'en faire des vacances), c'est de voyager à très bas prix.

De cette façon, nous finissons par déduire plus que ce que nous dépensons réellement pour notre voyage. Gardez à l'esprit que les entreprises individuelles ne sont pas autorisées à utiliser la méthode des indemnités journalières pour leurs déductions d'hébergement. Toutes les autres dépenses sont équitables en ce qui concerne les indemnités journalières.

Méthode des dépenses réelles

C'est assez simple. Conservez simplement tous vos reçus et additionnez le montant total des déductions en fonction de ce que vous avez dépensé. L'important est de vous assurer de conserver les reçus de tout ce pour quoi vous dépensez votre argent.

Nous avons toujours avec nous une petite boîte dans laquelle nous jetons tous nos reçus à la fin de la journée.

Comme pour toutes les déductions fiscales, n'allez pas trop loin. Assurez-vous de documenter exactement les partenaires commerciaux ou les clients que vous visitez un jour donné.

Après vos réunions , vous êtes libre de passer le reste de votre journée à loisir. Ma femme et moi prévoyons généralement de frapper un vendeur par jour tôt le matin, laissant le reste de la journée pour le plaisir.

Nous essayons aussi généralement de planifier à l'avance pour décider si nous allons utiliser la méthode des indemnités journalières ou des dépenses réelles. En vacances d'affaires, nous mettons généralement tout en œuvre et utilisons la méthode des dépenses. Si le voyage est purement professionnel, nous lésinons généralement et prenons les indemnités journalières.

À quoi faut-il faire attention

Avant de vous proclamer une petite entreprise et de commencer à faire des déductions partout, il y a quelques points à surveiller en ce qui concerne le gouvernement. D'une part, vous devez être en mesure de prouver à l'IRS que votre entreprise est en fait une véritable entreprise .

La définition d'« entreprise » est assez large. En général, il vous suffit de prouver à l'IRS que vous essayez activement de gagner de l'argent même si vous n'y parvenez pas nécessairement. Voici les critères que l'IRS utilise pour déterminer si votre entreprise est « réelle ».

• Si votre entreprise réalise un bénéfice imposable pendant 3 années consécutives sur 5 , vous êtes généralement à l'abri du fait que votre entreprise soit considérée comme un simple passe-temps.
• Si votre entreprise continue de déclarer une perte année après année , vous devrez rassembler et conserver des preuves que vous faites un effort actif pour réaliser un profit. Cela inclut d'avoir un site Web d'entreprise, des cartes de visite, un ensemble distinct et séparé de livres financiers, des licences commerciales, des permis et des dépenses publicitaires, etc.
• Vous devez rester à jour avec tous les documents commerciaux nécessaires . Par exemple, si vous vendez des biens physiques, vous devez toujours déclarer vos taxes de vente même si vous n'avez effectué aucune vente.

N'ayez pas peur de l'IRS !

La plupart des gens ne prennent pas les déductions auxquelles ils ont droit parce qu'ils ne veulent pas être vérifiés ou même prendre le risque. Mais les règles fiscales pour les entreprises sont en place pour une raison, alors vous devriez en profiter !

Naturellement, vos chances d'être audité peuvent augmenter en fonction de ce que vous choisissez de déduire, mais si vous essayez vraiment de gérer une entreprise légitime , vous n'avez rien à craindre.

Pour notre entreprise de linge de maison, nous veillons à ne pas être trop agressifs lorsqu'il s'agit de prendre des dépenses professionnelles, mais nous parvenons toujours à économiser des milliers de dollars d'impôts chaque année.

Assurez-vous simplement de consulter un comptable fiscaliste avant de faire des déductions folles. De plus, si vous avez des questions spécifiques concernant ce que nous déduisons de nos affaires de linge de mariage, n'hésitez pas à m'écrire.

Une fois que vous vous êtes assis et que vous y avez réfléchi, les avantages fiscaux à eux seuls font du démarrage de votre propre entreprise un pari plus sûr.

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