Groupes d'accès : trucs et astuces pour une gestion efficace des utilisateurs 11 janvier 2023

Le mois dernier, nous avons lancé notre nouveau système avancé de gestion des utilisateurs, les groupes d'accès. Fonction très attendue, cette nouvelle configuration vous permet de vous assurer que les bonnes personnes de votre organisation ont accès aux bonnes informations. Les chefs d'équipe peuvent gérer des données sensibles et inviter des collègues de tous niveaux à collaborer au sein de Mopinion. Pour vous permettre de tirer le meilleur parti des groupes d'accès, nous avons créé une liste de trucs et astuces pour gérer efficacement vos utilisateurs au sein de Mopinion.

Gestion avancée des utilisateurs

Comme mentionné ci-dessus, au sein de la plateforme Mopinion, nous avons un système de gestion des utilisateurs incroyablement flexible, connu sous le nom de groupes d'accès .

Un groupe d'accès est un ensemble d'utilisateurs autorisés à accéder à certains rapports et zones de la plateforme Mopinion. Les groupes d'accès vous permettent de restreindre ou d'autoriser l'accès à la plateforme, de gérer les informations sensibles et de garantir que les équipes disposent d'informations pertinentes.

Dans les grandes entreprises avec plusieurs équipes, divisions, rôles et pays, nous comprenons le besoin de plus d'options en matière de gestion des utilisateurs et des accès. Par conséquent, les groupes d'accès sont hautement personnalisables. Vous pouvez personnaliser les autorisations en fonction des besoins et des cas d'utilisation spécifiques de votre organisation. Pour vous donner une idée des opportunités, nous avons répertorié ci-dessous quelques bonnes pratiques pour les groupes d'accès.

Plongeons dedans.

Avant de commencer

Que vous soyez un tout nouvel utilisateur ( bienvenue ! ) ou que vous utilisiez Mopinion depuis un certain temps, pour commencer, vous devez réfléchir à la manière dont le feedback s'intègre dans votre organisation. Planifiez une réunion avec d'autres chefs d'équipe ou parties prenantes clés pour discuter de la manière dont chacun peut extraire de la valeur de Mopinion.

Consultez notre article pour découvrir comment vous pouvez adopter un nouveau logiciel dans votre organisation pour vous inspirer et lancer le processus.

Votre équipe produit, par exemple, sera armée de données et d'informations sur les produits pour aider à améliorer la feuille de route. Le marketing, en revanche, pourrait être plus intéressé par le contenu et les commentaires sur le site Web. Les scientifiques des données auront besoin d'un accès pour créer des graphiques et des tableaux de bord, tandis que les rédacteurs devront vérifier tous vos formulaires de commentaires pour le ton de la voix de la marque.

Avec toutes ces différentes parties prenantes utilisant Mopinion, il est sage de considérer comment votre configuration de Mopinion prend en charge et correspond à vos besoins organisationnels actuels . Pour éviter un chevauchement de groupes, vous devez discuter de vos objectifs, ou de ce que vous voulez faire avec la plateforme Mopinion, et de la manière dont vous pouvez intégrer les commentaires dans votre organisation dans son ensemble.

Regardez, ne touchez pas : intégrer les nouveaux membres de l'équipe

Pour commencer, nous vous recommandons de créer un groupe d'accès pour aider à intégrer les nouveaux membres de l'équipe. De cette façon, vous pouvez activer l'accès pour afficher certaines zones, mais limiter l'accès aux parties sensibles de la plate-forme ou à des fonctionnalités plus complexes.

Créez un groupe d'accès intitulé "Intégration" ou "Nouveaux utilisateurs". Sélectionnez les rapports pertinents, assurez-vous de ne rien inclure de sensible, puis nous vous recommandons d'activer uniquement les droits de visualisation sur certaines parties de la plate-forme. De cette façon, les nouveaux collègues peuvent découvrir la plateforme petit à petit.

Cela sera utile pour gérer les informations sensibles, mais aussi pour intégrer le retour d'information dans votre organisation. Vous pouvez configurer ce groupe pour les utilisateurs juniors et être assuré que votre travail acharné pour créer des graphiques et votre tableau de bord ne sera pas perturbé.

Accès par fonctionnalité ou équipe

Une autre idée serait de mettre en place des groupes d'accès pour vos différentes fonctionnalités au sein de votre organisation.

développeurs web

Par exemple, vous pouvez créer un groupe d'accès intitulé "Développeurs Web" pour, vous l'aurez deviné , vos développeurs Web. Les membres de ce groupe n'auront qu'à accéder à la section de déploiement, afin qu'ils puissent copier le code de déploiement sur votre site Web. Activez l'accès à tous les rapports et activez les droits de modification pour la section de déploiement, et désactivez l'accès pour le reste de la plate-forme.

Ventes

Pour une équipe de vente, vous pouvez activer l'accès aux rapports pertinents, par exemple les commentaires post-achat ou les évaluations de démonstration . Ensuite, en fonction des objectifs de l'équipe, vous pouvez activer les droits de visualisation sur différentes parties de la plateforme, telles que la boîte de réception des commentaires ou la page de présentation du formulaire. Ce ne sont peut-être pas eux qui créent et déploient les formulaires de commentaires, mais ils auront probablement besoin d'accéder aux commentaires entrants et aux informations visibles dans les tableaux de bord.

Gestionnaires de contenu

De la même manière, vous pouvez également créer un groupe pour vos gestionnaires de contenu. Activez l'accès aux rapports pertinents et modifiez les droits sur le générateur de formulaires, et peut-être sur le tableau de bord. En fonction de leurs besoins, vous pouvez activer les droits de visualisation sur certaines zones comme la boîte de réception des commentaires. De cette façon, ils peuvent vérifier les commentaires entrants, mais ils ne peuvent pas ajuster les balises ou les actions, par exemple.

Objectifs partagés, accès partagé

Si vous avez plusieurs équipes avec des objectifs communs, vous pouvez organiser vos groupes d'accès de cette façon à la place. Peut-être que les concepteurs et les rédacteurs ont des objectifs similaires, l'un concevant des formulaires de commentaires et les autres écrivant la copie pour eux. Par conséquent, ils ont tous besoin de droits d'édition pour le générateur de formulaires.

En créant des groupes pour des objectifs communs, par exemple la gestion de contenu , vous pouvez autoriser les membres de plusieurs équipes à accéder aux mêmes parties de la plate-forme. Ils peuvent également avoir besoin d'accéder à d'autres parties de la plate-forme, s'ils devaient se plonger dans les commentaires et utiliser ces données.

Nous vous recommandons donc de leur donner accès à la boîte de réception des commentaires et aux tableaux de bord. S'ils peuvent les modifier eux-mêmes, cela dépend de ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation.

Remarque : si un utilisateur est ajouté à plusieurs groupes d'accès, celui qui a le plus de droits d'accès aura la préférence.

Emplacement, emplacement, emplacement

Opérer à l'international nécessite d'accorder une attention particulière aux différences subtiles et aux nuances culturelles des différentes régions. Les groupes d'accès peuvent être très utiles pour cela, en particulier pour vos efforts de localisation. Selon la taille de votre organisation et si vous êtes une entreprise internationale ou plus régionale, vous pouvez créer des groupes d'accès spécifiquement pour différentes régions.

Peut-être avez-vous de vastes équipes dédiées spécifiquement à la région DACH. Dans ce cas, il peut être judicieux de les configurer avec leur propre groupe d'accès avec des droits d'accès aux rapports pertinents. Les autorisations requises dépendent de votre organisation.

Conseil de pro : pour les grandes organisations internationales, créez des groupes d'accès et allez encore plus loin, avec des groupes divisés par rôle et emplacement. Par exemple, « Marketing de contenu – Région nordique ».

Campagnes temporaires ou à long terme

Une autre façon d'utiliser les groupes d'accès consiste à les créer pour des campagnes spécifiques, par exemple, une campagne Black Friday. Vous pouvez activer l'accès aux rapports pertinents, puis activer des autorisations spécifiques pour les parties prenantes de la campagne. Selon l'industrie dans laquelle vous vous trouvez, votre configuration sera différente.

Pour le e-commerce, vous pouvez en effet créer un groupe d'accès intitulé "Campagnes temporaires" . Activez l'accès aux rapports pertinents et définissez des autorisations afin que les utilisateurs puissent à la fois concevoir et déployer des formulaires de commentaires. Ils devront également suivre leurs campagnes avec le tableau de bord et la boîte de réception des commentaires.

Bien sûr, les groupes d'accès sont hautement personnalisables , vous pouvez donc adapter les autorisations spécifiquement aux objectifs ou aux besoins de votre campagne.

Conseil de pro : assurez-vous de donner à vos groupes d'accès un titre approprié, clair et facile à saisir, afin que vous puissiez facilement suivre vos utilisateurs et vos autorisations.

Processus internes

Demander des commentaires aux employés est un excellent moyen d'améliorer divers aspects de votre entreprise et de l'expérience de vos employés. En fait, les entreprises qui demandent régulièrement des commentaires à leurs employés ont des taux de roulement inférieurs de 14,9 %.

Si vous recueillez des commentaires en interne, les groupes d'accès vous permettent de protéger facilement les informations sensibles. Créez un groupe d'accès avec le titre 'RH - Retour d'information interne' sélectionnez le rapport pour les processus internes, par exemple retour d'information sur l'événement des employés et activez les droits d'affichage et de modification de chaque section, puis ajoutez votre équipe RH.

C'est tout, les gens

N'oubliez pas de ne pas exagérer en créant immédiatement plusieurs groupes. Vous ne voulez pas créer une jungle de groupes au sein de la plateforme. Assurez-vous que vos groupes d'accès sont tous créés avec un objectif clair et assurez-vous de garder une trace de qui peut accéder à quoi dans l'aperçu de la gestion des utilisateurs.

Chez Mopinion, notre équipe de Customer Success Managers est toujours heureuse de vous aider. Donc, si vous n'êtes pas sûr, assurez-vous de contacter un membre de l'équipe pour vous aider à démarrer avec les groupes d'accès, ou consultez notre base de connaissances. Restez à l'écoute pour en savoir plus à l'avenir, ainsi que sur les "derrière les commentaires" sur la façon dont cette solution est née. Ou commencez tout de suite avec les groupes d'accès.