Zugriffsgruppen: Tipps & Tricks für eine effektive Benutzerverwaltung 11.01.2023

Letzten Monat haben wir unser neues, erweitertes Benutzerverwaltungssystem, Zugriffsgruppen, veröffentlicht. Diese neue Einrichtung ist eine lang erwartete Funktion, mit der Sie sicherstellen können, dass die richtigen Personen in Ihrer Organisation Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Teamleiter können sensible Daten verwalten und Kollegen aller Ebenen zur Zusammenarbeit innerhalb von Mopinion einladen. Damit Sie Zugriffsgruppen optimal nutzen können, haben wir eine Liste mit Tipps und Tricks für die effektive Verwaltung Ihrer Benutzer innerhalb von Mopinion erstellt.

Erweiterte Benutzerverwaltung

Wie oben erwähnt, haben wir innerhalb der Mopinion-Plattform ein unglaublich flexibles Benutzerverwaltungssystem, bekannt als Access Groups .

Eine Zugriffsgruppe ist eine Sammlung von Benutzern, die berechtigt sind, auf bestimmte Berichte und Bereiche der Mopinion-Plattform zuzugreifen. Mit Zugriffsgruppen können Sie den Zugriff auf die Plattform einschränken oder aktivieren, sensible Informationen verwalten und sicherstellen, dass Teams mit relevanten Erkenntnissen ausgestattet sind.

In großen Unternehmen mit mehreren Teams, Abteilungen, Rollen und Ländern verstehen wir den Bedarf an mehr Optionen bei der Benutzer- und Zugriffsverwaltung. Daher sind Zugriffsgruppen in hohem Maße anpassbar. Sie können die Berechtigungen an die spezifischen Anforderungen und Anwendungsfälle Ihrer Organisation anpassen. Um Ihnen eine Vorstellung von den Möglichkeiten zu geben, haben wir unten einige Best Practices für Zugangsgruppen aufgelistet.

Tauchen wir ein.

Bevor du anfängst

Egal, ob Sie ein brandneuer Benutzer sind ( willkommen! ) oder Mopinion schon eine Weile verwenden, um loszulegen, sollten Sie darüber nachdenken, wie Feedback in Ihre Organisation passt. Planen Sie ein Treffen mit anderen Teamleitern oder wichtigen Stakeholdern, um zu besprechen, wie sie jeweils einen Mehrwert aus Mopinion ziehen können.

Lesen Sie unseren Artikel, um zu erfahren, wie Sie eine neue Software in Ihrem Unternehmen einführen können, um sich inspirieren zu lassen und den Ball ins Rollen zu bringen.

Ihr Produktteam wird beispielsweise mit Produktdaten und Erkenntnissen ausgestattet, um die Roadmap zu verbessern. Das Marketing hingegen ist möglicherweise mehr an Inhalten und Website-Feedback interessiert. Datenwissenschaftler benötigen Zugriff, um Diagramme und Dashboards zu erstellen, während Texter alle Ihre Feedback-Formulare auf Markentonalität überprüfen müssen.

Bei all diesen unterschiedlichen Stakeholdern, die Mopinion verwenden, ist es ratsam zu überlegen, wie Ihre Einrichtung von Mopinion Ihre aktuellen organisatorischen Anforderungen unterstützt und erfüllt . Um eine Überschneidung von Gruppen zu vermeiden, sollten Sie Ihre Ziele besprechen oder was Sie mit der Mopinion-Plattform tun möchten und wie Sie Feedback in Ihre Organisation als Ganzes integrieren können.

Schauen, nicht anfassen: Onboarding neuer Teammitglieder

Zu Beginn empfehlen wir, eine Zugriffsgruppe einzurichten, um das Onboarding neuer Teammitglieder zu erleichtern. Auf diese Weise können Sie den Zugriff auf bestimmte Bereiche ermöglichen, aber den Zugriff auf sensible Teile der Plattform oder komplexere Funktionen beschränken.

Erstellen Sie eine Zugriffsgruppe mit dem Titel „Onboarding“ oder „Neue Benutzer“. Wählen Sie relevante Berichte aus, stellen Sie sicher, dass Sie keine sensiblen Daten enthalten, und dann empfehlen wir, nur Anzeigerechte für Teile der Plattform zu aktivieren. So lernen neue Kollegen Stück für Stück die Plattform kennen.

Dies ist hilfreich für die Verwaltung sensibler Informationen, aber auch für die Integration von Feedback in Ihre Organisation. Sie können diese Gruppe für jüngere Benutzer einrichten und sicher sein, dass Ihre harte Arbeit beim Erstellen von Diagrammen und Ihr Dashboard nicht beeinträchtigt werden.

Zugriff nach Funktion oder Team

Eine andere Idee wäre, Zugriffsgruppen für Ihre verschiedenen Funktionalitäten innerhalb Ihrer Organisation einzurichten.

Web-Entwickler

Sie könnten beispielsweise eine Zugriffsgruppe mit dem Titel „Webentwickler“ für, Sie haben es erraten , Ihre Webentwickler erstellen. Die Mitglieder dieser Gruppe müssen nur auf den Bereitstellungsabschnitt zugreifen, damit sie den Bereitstellungscode auf Ihre Website kopieren können. Aktivieren Sie den Zugriff auf alle Berichte und aktivieren Sie Bearbeitungsrechte für den Bereitstellungsbereich und deaktivieren Sie den Zugriff für den Rest der Plattform.

Verkauf

Für ein Verkaufsteam können Sie den Zugriff auf die relevanten Berichte aktivieren, z. B. Feedback nach dem Kauf oder Demo-Bewertungen . Anschließend können Sie je nach Ziel des Teams Anzeigerechte für verschiedene Teile der Plattform aktivieren, z. B. den Feedback-Posteingang oder die Formularübersichtsseite. Sie sind möglicherweise nicht diejenigen, die die Feedback-Formulare erstellen und bereitstellen, aber sie benötigen wahrscheinlich Zugriff auf das eingehende Feedback und die in den Dashboards sichtbaren Erkenntnisse.

Content-Manager

Auf die gleiche Weise könnten Sie auch eine Gruppe für Ihre Content-Manager erstellen. Ermöglichen Sie den Zugriff auf relevante Berichte und Bearbeitungsrechte für den Formularersteller und möglicherweise das Dashboard. Je nach Bedarf können Sie Anzeigerechte für bestimmte Bereiche wie den Feedback-Posteingang aktivieren. Auf diese Weise können sie das eingehende Feedback überprüfen, aber sie können beispielsweise die Tags oder Aktionen nicht anpassen.

Gemeinsame Ziele, gemeinsamer Zugang

Wenn Sie verschiedene Teams mit gemeinsamen Zielen haben, können Sie Ihre Zugriffsgruppen stattdessen so anordnen. Vielleicht haben Designer und Texter ähnliche Ziele, einer entwirft Feedback-Formulare und die anderen schreiben die Texte für sie. Daher benötigen sie alle Bearbeitungsrechte für den Formularersteller.

Indem Sie Gruppen für gemeinsame Ziele erstellen, z. B. Content Management , können Sie Teammitgliedern aus mehreren Teams den Zugriff auf dieselben Teile der Plattform ermöglichen. Sie benötigen möglicherweise auch Zugriff auf andere Teile der Plattform, wenn sie in das Feedback eintauchen und diese Daten nutzen möchten.

Wir empfehlen daher, ihnen Zugriff auf den Feedback-Posteingang und die Dashboards zu gewähren. Ob sie diese selbst bearbeiten können, hängt davon ab, was für Ihre Organisation am besten funktioniert.

Hinweis: Wenn ein Benutzer mehreren Zugriffsgruppen hinzugefügt wird, erhält derjenige mit den meisten Zugriffsrechten Vorrang.

Lage, Lage, Lage

International tätig zu sein erfordert besondere Aufmerksamkeit für die subtilen Unterschiede und kulturellen Nuancen verschiedener Regionen. Zugriffsgruppen können dabei sehr hilfreich sein, insbesondere für Ihre Lokalisierungsbemühungen. Abhängig von der Größe Ihrer Organisation und davon, ob Sie ein internationales oder ein eher regionales Unternehmen sind, können Sie Zugriffsgruppen speziell für verschiedene Regionen erstellen.

Vielleicht haben Sie umfangreiche Teams speziell für die DACH-Region. In diesem Fall kann es ratsam sein, ihnen eine eigene Zugriffsgruppe mit Zugriffsrechten auf die relevanten Berichte einzurichten. Welche Berechtigungen erforderlich sind, hängt von Ihrer Organisation ab.

Profi-Tipp: Erstellen Sie für größere, internationale Organisationen Zugriffsgruppen und gehen Sie sogar noch weiter, indem Sie Gruppen nach Rolle und Standort unterteilen. Beispiel: „Content-Vermarkter – Nordische Region“.

Temporäre oder langfristige Kampagnen

Eine andere Möglichkeit, Zugriffsgruppen zu nutzen, besteht darin, sie für bestimmte Kampagnen zu erstellen, z. B. eine Black-Friday-Kampagne. Sie könnten den Zugriff auf die relevanten Berichte aktivieren und dann bestimmte Berechtigungen für die Beteiligten in der Kampagne aktivieren. Je nach Branche, in der Sie tätig sind, unterscheidet sich Ihr Setup.

Für E-Commerce könnten Sie in der Tat eine Zugriffsgruppe mit dem Titel "Temporäre Kampagnen" erstellen. Ermöglichen Sie den Zugriff auf die relevanten Berichte und legen Sie Berechtigungen fest, damit Benutzer Feedback-Formulare entwerfen und bereitstellen können. Sie müssen auch ihre Kampagnen mit dem Dashboard und dem Feedback-Posteingang verfolgen.

Natürlich sind Zugriffsgruppen in hohem Maße anpassbar , sodass Sie die Berechtigungen speziell auf die Ziele oder Anforderungen Ihrer Kampagne zuschneiden können.

Profi-Tipp: Achten Sie darauf, Ihren Zugriffsgruppen einen richtigen Titel zu geben, der klar und leicht verständlich ist, damit Sie Ihre Benutzer und Berechtigungen leicht verfolgen können.

Interne Prozesse

Mitarbeiter um Feedback zu bitten, ist eine großartige Möglichkeit, verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Tatsächlich haben Unternehmen, die ihre Mitarbeiter regelmäßig um Feedback bitten, eine um 14,9 % niedrigere Fluktuationsrate.

Wenn Sie intern Feedback sammeln, erleichtern Ihnen Zugriffsgruppen die sichere Aufbewahrung vertraulicher Informationen. Erstellen Sie eine Zugriffsgruppe mit dem Titel „HR – Internes Feedback“, wählen Sie den Bericht für interne Prozesse aus, z. B. Feedback zu Mitarbeiterveranstaltungen , und aktivieren Sie die Rechte zum Anzeigen und Bearbeiten jedes Abschnitts, und fügen Sie dann Ihr HR-Team hinzu.

Das war's Leute

Denken Sie daran, übertreiben Sie es nicht, indem Sie gleich mehrere Gruppen erstellen. Sie möchten keinen Gruppendschungel innerhalb der Plattform erstellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zugriffsgruppen alle einen klaren Zweck haben , und behalten Sie in der Benutzerverwaltungsübersicht den Überblick darüber, wer auf was zugreifen kann .

Hier bei Mopinion hilft Ihnen unser Team von Kundenerfolgsmanagern immer gerne weiter. Wenn Sie sich also nicht sicher sind, wenden Sie sich an ein Teammitglied, das Ihnen bei den ersten Schritten mit Zugriffsgruppen hilft, oder sehen Sie sich unsere Wissensdatenbank an. Bleiben Sie dran, um in Zukunft mehr darüber zu erfahren, sowie ein „Behind-the-Feedback“ darüber, wie diese Lösung zustande kam. Oder legen Sie gleich mit Zugangsgruppen los.