Grupos de acceso: consejos y trucos para una gestión eficaz de usuarios 11 de enero de 2023

El mes pasado, lanzamos nuestro nuevo y avanzado sistema de administración de usuarios, grupos de acceso. Una característica muy esperada, esta nueva configuración le permite asegurarse de que las personas adecuadas en su organización tengan acceso a la información correcta. Los líderes de equipo pueden administrar datos confidenciales e invitar a colegas de todos los niveles a colaborar dentro de Mopinion. Para permitirle aprovechar al máximo los grupos de acceso, hemos creado una lista de consejos y trucos para administrar de manera efectiva a sus usuarios dentro de Mopinion.

Gestión avanzada de usuarios

Como se mencionó anteriormente, dentro de la plataforma Mopinion, tenemos un sistema de administración de usuarios increíblemente flexible, conocido como Grupos de acceso .

Un grupo de acceso es una colección de usuarios que tienen permiso para acceder a ciertos informes y áreas de la plataforma Mopinion. Los grupos de acceso le permiten restringir o habilitar el acceso a la plataforma, administrar información confidencial y garantizar que los equipos cuenten con información relevante.

En las grandes empresas con múltiples equipos, divisiones, funciones y países, entendemos la necesidad de más opciones en lo que respecta a la gestión de usuarios y accesos. Por lo tanto, los grupos de acceso son altamente personalizables. Puede personalizar los permisos para que coincidan con las necesidades específicas y los casos de uso de su organización. Para darle una idea de las oportunidades, enumeramos a continuación algunas mejores prácticas para grupos de acceso.

Sumerjámonos.

Antes de que empieces

Ya sea que sea un usuario nuevo ( ¡bienvenido! ) o que haya estado usando Mopinion por un tiempo, para comenzar, debe pensar en cómo encaja la retroalimentación en su organización. Planifique una reunión con otros líderes de equipo o partes interesadas clave para discutir cómo cada uno puede extraer valor de Mopinion.

Consulte nuestro artículo para descubrir cómo puede adoptar un nuevo software en su organización para inspirarse y empezar a trabajar.

Su equipo de producto, por ejemplo, estará armado con información y datos del producto para ayudar a mejorar la hoja de ruta. El marketing, por otro lado, podría estar más interesado en el contenido y la retroalimentación del sitio web. Los científicos de datos necesitarán acceso para crear gráficos y paneles, mientras que los redactores deberán verificar todos sus formularios de comentarios para conocer el tono de voz de la marca.

Con todas estas partes interesadas diferentes que usan Mopinion, es aconsejable considerar cómo su configuración de Mopinion respalda y se adapta a sus necesidades organizacionales actuales . Para evitar una superposición de grupos, debe discutir sus objetivos o lo que quiere hacer con la plataforma Mopinion, y cómo puede integrar los comentarios en su organización en su conjunto.

Mire, no toque: incorporación de nuevos miembros del equipo

Para comenzar, recomendamos configurar un grupo de acceso para ayudar a incorporar nuevos miembros del equipo. De esta manera, puede habilitar el acceso para ver ciertas áreas, pero limitar el acceso a partes sensibles de la plataforma o funciones más complejas.

Cree un grupo de acceso titulado 'Incorporación' o 'Nuevos usuarios'. Seleccione informes relevantes, asegúrese de no incluir nada confidencial y luego le recomendamos que solo habilite los derechos de visualización de partes de la plataforma. De esta manera, los nuevos colegas pueden conocer la plataforma pieza por pieza.

Esto será útil para gestionar información confidencial, pero también para integrar la retroalimentación en su organización. Puede configurar este grupo para usuarios junior y estar seguro de que su arduo trabajo de creación de gráficos y su tablero no se verá afectado.

Acceso por funcionalidad o equipo

Otra idea sería configurar grupos de acceso para sus diferentes funcionalidades dentro de su organización.

desarrolladores de sitios de Internet

Por ejemplo, podría crear un grupo de acceso titulado 'Desarrolladores web' para, lo adivinó , sus desarrolladores web. Los miembros de este grupo solo necesitarán acceder a la sección de implementación, para que puedan copiar el código de implementación en su sitio web. Habilite el acceso a todos los informes y habilite los derechos de edición para la sección de implementación, y deshabilite el acceso para el resto de la plataforma.

Ventas

Para un equipo de ventas, puede habilitar el acceso a los informes relevantes, por ejemplo , comentarios posteriores a la compra o evaluaciones de demostración . Luego, según los objetivos del equipo, puede habilitar los derechos de visualización en diferentes partes de la plataforma, como la bandeja de entrada de comentarios o la página de información general del formulario. Es posible que no sean ellos los que creen e implementen los formularios de comentarios, pero es probable que necesiten acceder a los comentarios entrantes y a la información visible en los paneles.

Administradores de contenido

De la misma manera, también podría crear un grupo para sus administradores de contenido. Habilite el acceso a los informes relevantes y los derechos de edición en el generador de formularios y quizás en el tablero. Según sus necesidades, puede habilitar los derechos de visualización en ciertas áreas, como la bandeja de entrada de comentarios. De esta forma, pueden consultar los comentarios entrantes, pero no pueden ajustar las etiquetas o las acciones, por ejemplo.

Objetivos compartidos, acceso compartido

Si tiene varios equipos con objetivos comunes, puede organizar sus grupos de acceso de esa manera. Quizás los diseñadores y redactores tienen objetivos similares, uno diseña formularios de comentarios y los otros escriben la copia para ellos. Por lo tanto, todos necesitan derechos de edición para el generador de formularios.

Al crear grupos para objetivos comunes, por ejemplo, Gestión de contenido , puede permitir que los miembros del equipo de varios equipos accedan a las mismas partes de la plataforma. También pueden necesitar acceso a otras partes de la plataforma, si quisieran sumergirse en los comentarios y hacer uso de estos datos.

Por lo tanto, recomendamos darles acceso a la bandeja de entrada de comentarios y a los paneles. Si pueden editarlos ellos mismos depende de lo que funcione mejor para su organización.

Nota: si se agrega un usuario a varios grupos de acceso, tendrá preferencia el que tenga más derechos de acceso.

Ubicación, ubicación, ubicación

Operar a nivel internacional requiere que se preste especial atención a las diferencias sutiles y los matices culturales de las distintas regiones. Los grupos de acceso pueden ser muy útiles para esto, particularmente para sus esfuerzos de localización. Según el tamaño de su organización y si es una empresa internacional o más regional, puede crear grupos de acceso específicamente para diferentes regiones.

Quizás tenga equipos extensos dedicados específicamente a la región DACH. En ese caso, sería conveniente configurarlos con su propio grupo de acceso con derechos de acceso a los informes relevantes. Los permisos necesarios dependen de su organización.

Consejo profesional: para organizaciones internacionales más grandes, cree grupos de acceso y vaya aún más lejos, con grupos divididos por función y ubicación. Por ejemplo, 'Comercializadores de contenido: región nórdica'.

Campañas temporales o de larga duración

Otra forma de hacer uso de los grupos de acceso es crearlos para campañas específicas, por ejemplo, una campaña de Black Friday. Puede habilitar el acceso a los informes relevantes y luego habilitar permisos específicos para las partes interesadas en la campaña. Dependiendo de la industria en la que se encuentre, su configuración será diferente.

Para el comercio electrónico, podría crear un grupo de acceso titulado 'Campañas temporales' . Habilite el acceso a los informes relevantes y establezca permisos para que los usuarios puedan diseñar e implementar formularios de comentarios. También deberán realizar un seguimiento de sus campañas con el tablero y la bandeja de entrada de comentarios.

Por supuesto, los grupos de acceso son altamente personalizables , por lo que puede personalizar los permisos específicamente para los objetivos o necesidades de su campaña.

Consejo profesional: asegúrese de dar a sus grupos de acceso un título adecuado, que sea claro y fácil de entender, para que pueda realizar un seguimiento de sus usuarios y permisos fácilmente.

Procesos internos

Pedir retroalimentación a los empleados es una excelente manera de mejorar varios aspectos de su empresa y la experiencia de sus empleados. De hecho, las empresas que solicitan comentarios a sus empleados regularmente tienen tasas de rotación un 14,9% más bajas.

Si recopila comentarios internamente, los grupos de acceso le facilitan mantener segura la información confidencial. Cree un grupo de acceso con el título 'RR. HH.: comentarios internos', seleccione el informe para procesos internos, por ejemplo , comentarios de eventos de empleados , y habilite los derechos para ver y editar cada sección, luego agregue su equipo de RR. HH.

Eso es todo amigos

Recuerde, no exagere con la creación de varios grupos de inmediato. No querrás crear una jungla de grupos dentro de la plataforma. Asegúrese de que todos sus grupos de acceso se creen con un propósito claro y asegúrese de realizar un seguimiento de quién puede acceder a qué en la descripción general de administración de usuarios.

Aquí en Mopinion, nuestro equipo de gerentes de éxito del cliente siempre estará feliz de ayudarlo. Por lo tanto, si no está seguro, asegúrese de comunicarse con un miembro del equipo para que lo ayude a comenzar con los grupos de acceso o consulte nuestra base de conocimientos. Estén atentos para obtener más información sobre esto en el futuro, así como "detrás de los comentarios" sobre cómo surgió esta solución. O comience de inmediato con los grupos de acceso.