Square VS QuickBooks: ¿Cuál es mejor para pagos, facturación y administración de pequeñas empresas?

Puede parecer contradictorio comparar Square con QuickBooks, dado que una empresa es mejor conocida por ser un procesador de pagos amigable para las pequeñas empresas y la otra es un proveedor de software de contabilidad establecido desde hace mucho tiempo. Sin embargo, ambas empresas han ampliado considerablemente su gama de productos y servicios disponibles en los últimos años y ahora se superponen en muchas áreas.

Square y QuickBooks ofrecen una gama completa de productos y servicios para casi cualquier negocio, aunque esas ofertas pueden ser un poco básicas a veces. Una diferencia clave, por supuesto, es que Square no ofrece su propio software de contabilidad (al menos no todavía). Sin embargo, se integra bien con los productos de contabilidad de QuickBooks si prefiere una opción de "todo lo anterior" en lugar de elegir solo uno de estos dos proveedores para sus necesidades comerciales.

En este artículo, cubriremos todo lo que necesita saber sobre Square y QuickBooks y cómo se comparan los servicios de la competencia entre sí. También le ofreceremos algunos consejos sobre qué compañía es una mejor opción, dependiendo de la naturaleza de su negocio.

Square VS QuickBooks: conceptos básicos

Tanto Square como QuickBooks tienen como objetivo proporcionar todos los productos y servicios que su empresa necesitará. Sin embargo, QuickBooks se basa principalmente en proveedores externos, mientras que Square se centra principalmente en funciones y servicios internos patentados. Ambas compañías brindan servicios básicos de procesamiento de tarjetas de crédito y una variedad de opciones de hardware para aceptar pagos.

Square es mejor conocido por su sistema de procesamiento móvil, que combina una aplicación de tableta/teléfono inteligente con un pequeño lector de tarjetas para ofrecer la misma capacidad de procesamiento de transacciones que una terminal de tarjeta de crédito de mostrador tradicional. QuickBooks tiene un sistema similar llamado QuickBooks GoPayment.

¿Qué incluye Square?

Square se diferencia de la mayoría de los proveedores tradicionales en que siempre se ha centrado principalmente en satisfacer las necesidades de las empresas pequeñas y recién establecidas. Inicialmente, la empresa solo ofrecía un sistema de procesamiento móvil básico que proporcionaba funciones básicas de procesamiento de tarjetas de crédito y débito y poco más. Sin embargo, ese ya no es el caso. Los comerciantes que se registren en Square hoy descubrirán una amplia gama de productos y servicios que van mucho más allá del procesamiento de tarjetas de crédito. Incluso con una cuenta gratuita, tendrá acceso a todas las funciones siguientes:

• Procesamiento de pago con tarjeta de crédito y débito
• Soporte para transacciones en persona, en línea y tecleadas
• Aplicación Square Point of Sale (gratis)
• Square Reader para tarjetas de banda magnética (gratis, también incluido con el lector Contactless & Chip)
• Facturas cuadradas
• pagos a plazos
• Citas Square (gratis para un usuario)
• Inventario cuadrado
• Acceso al Panel de Datos Square
• Acceso a la Tienda en línea Square (incluye pasarela de pago, terminal virtual, funciones de carrito de compras en línea)
• Servicios auxiliares, como una base de datos de información del cliente, programas de tarjetas de regalo y más

Square también ofrece productos y funciones de pago que es posible que deba agregar a su cuenta si desea aprovechar al máximo el creciente ecosistema empresarial de Square. Los puntos destacados incluyen lo siguiente:

• Square Reader para tarjetas sin contacto y chip ($49, acepta pagos basados ​​en EMV y NFC)
• Nómina Square (a partir de $5/mes por persona)
• Square para minoristas (a partir de $60/mes)
• Square para Restaurantes (a partir de $60/mes por ubicación)

¿Qué incluye QuickBooks?

Si bien QuickBooks es mejor conocido como un paquete de software de contabilidad para pequeñas empresas líder en la industria, Intuit también ofrece QuickBooks Payments para usuarios que también necesitan una cuenta comercial para el procesamiento de tarjetas de crédito. Como la mayoría de los proveedores de servicios comerciales, QuickBooks Payments incluye una variedad de productos y servicios para ayudarlo a administrar su negocio, incluidos los siguientes:

• Procesamiento de pago con tarjeta de crédito y débito
• Soporte para transacciones en persona, en línea y tecleadas
• Aplicación de procesamiento móvil QuickBooks GoPayment + lector de tarjetas compatible ($19-$49 cada uno)
• Facturación QuickBooks

Si bien esta lista de características es bastante básica, es más que adecuada para satisfacer las necesidades de muchos propietarios de pequeñas empresas. Recuerde también que QuickBooks Payments no requiere una tarifa mensual, aunque necesitará una suscripción paga de QuickBooks para usarla. Las capacidades ampliadas están disponibles, pero pueden ser bastante costosas. Por ejemplo, el paquete de software QuickBooks Point of Sale comienza en $1200 para la versión básica. QuickBooks Payroll es un poco más razonable, a partir de $45/mes + $4/mes por empleado.

Las diferencias clave entre los pagos de Square y QuickBooks

Tanto Square como QuickBooks Payments ofrecen una solución básica de bajo costo que le permitirá aceptar tarjetas de crédito y débito y controlar su negocio. Una diferencia importante entre estos dos proveedores es que QuickBooks Payments ofrece una cuenta de comerciante de servicio completo en lugar de las cuentas agregadas disponibles con Square. Si bien las cuentas comerciales requieren más tiempo y papeleo para configurarse, brindan una mejor estabilidad de la cuenta que las cuentas agregadas. Eso significa que es mucho menos probable que su cuenta se congele o cierre repentinamente que con un proveedor de servicios de pago como Square.

Ambos proveedores también tienen otras diferencias en los productos y servicios que ofrecen. En su mayor parte, Square ofrece servicios exclusivos que solo se pueden usar con una cuenta de Square. QuickBooks Payments, por otro lado, pone un poco más de énfasis en la integración con servicios de proveedores externos. Aquí hay un resumen de las principales diferencias entre Square y QuickBooks Payments:

A primera vista, el tipo de cuenta de pago que se ofrece es una de las pocas diferencias importantes entre Square y QuickBooks Payments. En otros aspectos, son notablemente similares. Ambos ofrecen facturación real de mes a mes sin compromiso a largo plazo, precios fijos predecibles y una cuenta básica que viene sin cargos mensuales. Ambos le permiten aceptar tarjetas de crédito y débito de las principales marcas de tarjetas de crédito y admiten métodos de pago basados ​​en banda magnética, EMV y NFC (sin contacto), como Apple Pay y Google Pay.

Sin embargo, una diferencia importante es que QuickBooks Payments no admite pagos en efectivo. Si bien aún puede aceptarlos, deberá ingresar cada transacción manualmente para fines de contabilidad.

Tasas y tarifas de QuickBooks VS Square

Los precios de tarifa plana de Square, la falta de tarifas mensuales y el enfoque en los pagos móviles han generado muchos competidores. Varios de estos competidores ahora ofrecen planes de tarifas de procesamiento casi idénticos y listas de tarifas limitadas para comercializar mejor sus servicios a la comunidad de pequeñas empresas que ha sido descuidada durante mucho tiempo. QuickBooks Payments es claramente uno de esos competidores. Las similitudes entre QuickBooks y Square son más numerosas que las diferencias que diferencian a ambas empresas.

Una diferencia significativa que mencionaremos primero es que, si bien QuickBooks Payments vs. Square ofrece planes de precios que no incluyen una tarifa de cuenta mensual, aún deberá tener una suscripción activa de QuickBooks Online para usar su servicio de pago. Estas suscripciones comienzan en $ 25 por mes, lo que hace que QuickBooks sea una opción menos atractiva para las empresas de temporada o aquellas que solo ocasionalmente procesan una transacción con tarjeta de crédito.

Precio cuadrado

Si bien las tarifas de procesamiento de tarifa plana de Square se han vuelto un poco más complicadas a lo largo de los años a medida que la compañía ha agregado numerosas opciones y funciones, sigue siendo bastante simple. Aquí están las tarifas que necesita saber:

• 2.6% + $0.10 por transacción deslizada, sumergida o tocada
• 2.9% + $0.30 por transacción en línea (incluyendo facturas)
• 3.5% + $0.15 por transacción ingresada manualmente o con tarjeta registrada

A menos que se suscriba a uno de los servicios complementarios pagos de Square, no hay cargo mensual de cuenta. Square tampoco cobra por el cumplimiento de PCI y es casi el único proveedor que conocemos que no impone una tarifa de devolución de cargo. Si bien aún puede obtener un lector de banda magnética gratuito con su cuenta, le recomendamos enfáticamente que al menos compre el Square Reader de $49 para tarjetas sin contacto + chip para garantizar la compatibilidad con EMV. Para obtener una visión más detallada del programa completo de precios de Square, consulte nuestro artículo, La guía completa de los costos de Square para el procesamiento y el software de pagos .

Precios de pagos de QuickBooks

Al igual que Square, QuickBooks Payments también se basa en precios de tarifa plana para mantener las cosas simples y predecibles. Sin embargo, utiliza un programa de tarifas más complicado que Square, según el servicio de QuickBooks que esté utilizando y si ha optado por un plan de pago por uso o un plan de suscripción mensual. Las tarifas para los usuarios de QuickBooks Online o la aplicación móvil GoPayment son las siguientes:

• Pasado/sumergido/pulsado: 2,4 % + 0,25 USD por transacción
• Pagos de Facturas (Incluye PayPal y Apple Pay): 2.9% + $0.25 por transacción
• Ingresado manualmente: 3.4% + $0.25 por transacción

Estas tarifas son muy similares a las que cobra Square, aunque la fuerte tarifa de autorización de $ 0.25 por transacción hará que los pagos de QuickBooks sean más caros si procesa muchas transacciones pequeñas. Puede elegir entre el plan estándar de pago por uso ($ 0.00 por mes) o el plan de suscripción de $ 20 por mes, que ofrece tasas de procesamiento ligeramente más bajas que las enumeradas anteriormente.

El cumplimiento de PCI es un complemento opcional en el plan de pago por uso ($9.95/mes), pero se incluye como parte de su tarifa mensual en el plan de suscripción. QuickBooks Payments también cobra varias tarifas incidentales, incluida una tarifa de devolución de cargo de $ 25, una tarifa de rechazo bancario/ACH de $ 25 y una tarifa de cheque devuelto de $ 10. Para obtener información más detallada sobre precios, consulte los siguientes artículos:

• La guía completa de precios en línea de QuickBooks
• ¿Cuánto es la nómina de QBO? La guía completa de precios de nómina en línea de QuickBooks

¿Qué es más barato, Square o QuickBooks?

Ni Square ni QuickBooks Payments emergen como un claro ganador en términos de asequibilidad. Si bien ambas compañías ofrecen una estructura de precios de tarifa plana similar con tarifas recurrentes mínimas, numerosos complementos y características opcionales pueden aumentar significativamente el precio general. Square generalmente cobra una tarifa de procesamiento de porcentaje ligeramente más alta, pero una tarifa de autorización por transacción más baja.

En igualdad de condiciones, Square será un poco menos costoso para las empresas con un tamaño de boleto promedio más bajo, mientras que QuickBooks Payments debería ser más asequible para aquellos con un tamaño de boleto promedio alto. Al comparar los planes de precios de las dos compañías con sus datos comerciales actuales, asegúrese de incluir el costo de cualquier característica adicional opcional que vaya a necesitar.

QuickBooks Payments VS Square: Comparación de funciones y servicios principales

Tanto Square como QuickBooks Payments ofrecen una amplia gama de funciones diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. En términos de la funcionalidad básica de procesamiento de pagos, en realidad no hay una diferencia significativa entre los dos proveedores. Sin embargo, cuando se trata de todos los servicios adicionales que necesitará para administrar su negocio de manera efectiva, existen algunas diferencias que hacen que un proveedor sea una mejor opción si necesita ese servicio específico. También debemos señalar que debido a que ambas compañías se están enfocando en el sector de las pequeñas empresas, es posible que algunos servicios sean demasiado básicos. Las opciones de personalización limitadas, por ejemplo, son una queja común contra las funciones de facturación de ambas compañías.

También debe tener en cuenta que, a diferencia de muchos proveedores de cuentas comerciales tradicionales, Square y QuickBooks tienden a adoptar un enfoque de "jardín amurallado" para construir su ecosistema de productos y servicios para pequeñas empresas. En otras palabras, generalmente no es posible incorporar un producto o servicio de terceros e integrarlo con su cuenta de Square o QuickBooks. Asimismo, ambas compañías generalmente ofrecen productos propietarios que no se pueden usar con otros proveedores. La única excepción a esta regla está en el área del software de contabilidad. Square no ofrece su propio producto de contabilidad, pero puede integrarse con QuickBooks o Xero. QuickBooks, por otro lado, se puede integrar con prácticamente cualquier proveedor del mercado.

Aquí hay una mirada más detallada de cómo las funciones principales de Square y QuickBooks se comparan entre sí:

Integraciones de Square y QuickBooks

Como hemos señalado anteriormente, tanto Square como QuickBooks ofrecen principalmente productos patentados que están diseñados para funcionar juntos sin problemas, pero no permiten muchas integraciones de terceros. Hay excepciones importantes, sin embargo.

Square no ofrece su propio software de contabilidad, pero se integra con QuickBooks y Xero. Aquí, la compañía básicamente reconoce la realidad de que QuickBooks tiene una ventaja insuperable en términos de participación de mercado, y es poco probable que muchos usuarios existentes de Square quieran renunciar a él por un producto patentado de QuickBooks. El único inconveniente de usar QuickBooks para su contabilidad y Square para pagos es que introduce una tarifa mensual en el modelo de precios de pago por uso de Square. Si lo hace, podría no ser una buena opción para un negocio de temporada o uno que busca mantener los gastos operativos al mínimo absoluto.

QuickBooks Payments también prefiere mantener todo internamente tanto como sea posible, con muy pocas integraciones de terceros. La principal excepción es el comercio electrónico, que nunca ha sido el área más fuerte de la empresa. Para una integración óptima de QuickBooks, puede elegir BigCommerce o Shopify. El soporte para UltraCart y WooCommerce también está disponible, pero puede que no sea tan fluido.

¿Cuál es mejor para las necesidades de mi negocio: QuickBooks Payments o Square?

Square ha sido el proveedor elegido por muchas pequeñas empresas en los últimos años, y con su línea de servicios en constante expansión, está muy cerca de ser una ventanilla única para todas sus necesidades comerciales. Este éxito ha atraído a muchos competidores, la mayoría de los cuales nunca han estado dispuestos a liberarse por completo de los malos hábitos de la industria de procesamiento. QuickBooks Payments, por el contrario, es en realidad una alternativa valiosa a Square y, de hecho, puede ser la mejor opción en algunos casos. Aquí hay algunas pautas a considerar al elegir entre estas dos plataformas:

Elija Cuadrado si…

• Ya tiene una cuenta de Square y está satisfecho con sus precios y funciones
• Tiene un negocio de temporada y no quiere pagar ninguna tarifa durante su tiempo de inactividad
• Dirige una pequeña empresa en línea y no necesita una plataforma de comercio electrónico elegante
• Está en el comercio minorista y necesita un sólido sistema de gestión de inventario
• Estás en el negocio de los restaurantes.

Elija QuickBooks Payments si...

• Ya usa QuickBooks y desea agregar el procesamiento de tarjetas de crédito sin cargos adicionales
• Quiere una cuenta de comerciante estable y de servicio completo
• Quiere que todos sus servicios comerciales se integren con QuickBooks Online sin problemas
• Está en una industria de servicios profesionales y cobra la mayoría de los pagos a través de facturas.
• Procesa más de $7500 por mes y desea negociar un plan de tarifas de procesamiento personalizado

Comparación de QuickBooks VS Square: el veredicto final

Square y QuickBooks son dos de los nombres más reconocidos en la industria de pagos. Si bien Square es conocido principalmente por abrir la aceptación de tarjetas de crédito a miles de pequeñas empresas que antes no podían pagarlas, QuickBooks ha sido uno de los servicios de contabilidad para pequeñas empresas más populares en la industria durante décadas.

QuickBooks es el claro ganador para sus necesidades de contabilidad, ya que Square ni siquiera intenta ofrecer un servicio competitivo. De hecho, muchos dueños de negocios encontrarán que usar QuickBooks para contabilidad y Square para procesamiento de tarjetas de crédito y todo lo demás será una combinación ganadora. Al mismo tiempo, tener una cuenta de comerciante de servicio completo tiene claras ventajas, y QuickBooks Payments es uno de los pocos proveedores que ofrece una sin tarifa mensual ni compromiso a largo plazo.

Al mismo tiempo, el comercio electrónico es claramente el talón de Aquiles de QuickBooks, y parece muy consciente de que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no van a desembolsar 1.200 dólares o más por su paquete de software QuickBooks Point of Sale. Si bien es cierto que las tarifas mensuales de Shopify o BigCommerce sumarán más de esta cantidad después de unos años, ambas plataformas ofrecen más funciones y se actualizan constantemente para introducir nuevas capacidades e integraciones.

Dado que ambos contendientes ofrecen tarifas mínimas y precios de tarifa plana casi idénticos, la mayoría de las empresas no verán una diferencia de precio general significativa entre ellos. Si Square o QuickBooks serán la mejor opción dependerá principalmente de cuál de las dos compañías ofrezca las mejores funciones que su empresa necesita para crecer y prosperar. ¡Buena suerte!