¿Qué es un Plan de Contingencia? 7 pasos en la planificación de contingencia y su importancia

¿Qué es un plan de contingencia? Es un plan de acción que se implementa en caso de que ocurra un evento en el futuro que sería perjudicial para el negocio.

Un plan de contingencia también se conoce como “Plan B” o “Plan de respaldo”. El dicho "Fracasar al prepararse, prepararse para fallar" se hace realidad aquí. Si una empresa no tiene un plan de contingencia, esencialmente se está preparando para fracasar. La planificación de contingencia está estrechamente relacionada con la gestión de riesgos y la planificación de gestión de crisis. Debe ser claro y tener detalles. Puede elegir tener un plan específico como un plan de contingencia ambiental o mantenerlo amplio para cubrir todos los aspectos de la organización. Su plan de contingencia no debe limitarse a marcar la casilla, sino que debe agregar valor a su organización.

• Importancia de un Plan de Contingencia
• Proceso de planificación de contingencia
• Fases de un Plan de Contingencia
• Métricas del Plan de Contingencia

La importancia de un plan de contingencia

Es bueno saber qué es un plan de contingencia, pero aún mejor saber los beneficios que puede traer a su negocio. Proporcionan una estructura muy necesaria en tiempos sin precedentes. En años más recientes, con los ataques cibernéticos y las pandemias, las empresas están aprendiendo la importancia de los planes de "respaldo". Según Statista, el 49% de las empresas en el Reino Unido en 2018 tenían un plan de contingencia efectivo para hacer frente a la violación o ataque más disruptivo.

Un plan de contingencia requiere mucho tiempo, pero es invaluable para su organización cuando ocurren eventos inesperados. Ya sea que el problema sea grande o pequeño, un plan bien estructurado hará que resolver el problema sea mucho más fácil y rápido. Algunos beneficios de tener un plan en marcha son;

Mayor tiempo de reacción

La velocidad a la que su organización se recupere de una perturbación, ya sea mayor o menor, determinará su lugar entre la competencia y el tamaño de la pérdida financiera que sufra. Un plan le permite reaccionar más rápido ante eventos inesperados, minimizando así el impacto que tiene en su organización. No se pierde tiempo delegando roles y decidiendo cómo abordar el problema como ya se ha practicado de antemano.

Recursos seguros

Tener un plan de respaldo para todas las operaciones de su organización garantizará que estén seguras ante cualquier eventualidad. Los recursos son vitales para el funcionamiento diario de una empresa, por lo que es importante cuidarlos.

Protege la reputación

Un ataque cibernético en su organización podría provocar la eliminación de las bases de datos y la filtración de la información del cliente, ambos son muy graves y podrían causar largas demoras para el negocio. Esto le daría a la organización una muy mala reputación por no estar organizada y, como resultado, podría perder clientes.

Reduce el pánico

Entrar en pánico empeora un problema y la razón de pensar se va por la ventana en tiempos de problemas. Tener un “Plan B” a su disposición asegura que los problemas se resuelvan de la manera más eficiente. Cuando las personas hayan practicado los procedimientos, tendrán más confianza para afrontar los problemas que se presenten inesperadamente.

Reduce los costos

Como se mencionó anteriormente, un ataque a sus sistemas de TI podría provocar la filtración de información del cliente. Esto sería una violación grave de GDPR y podría terminar con la empresa siendo demandada. Si se pusiera en marcha un plan de respaldo para combatir tales ataques, se reducirían los costos financieros, como multas, juicios, pérdida de clientes, reemplazo de equipos, etc.

Asegura la Continuidad del Negocio

Un plan de respaldo ayuda a una organización a recuperarse de un evento inesperado. Si se dedica menos tiempo a mitigar el problema, la empresa no tendrá que pagar un alto precio financiero. Los eventos inesperados que no se pueden resolver rápidamente agotan el tiempo y las finanzas de una empresa y podrían hacer que una organización finalmente deje de operar.

¿Qué es un proceso de planificación de contingencia?

Ahora que hemos respondido “¿Qué es un plan de contingencia?” lo siguiente que debe saber es cuál es el proceso involucrado en la creación de uno. Un proceso de planificación de contingencia es el conjunto de pasos que se siguen para crear un plan exitoso y realista. Veamos un ejemplo de cómo harías para crear el tuyo propio.

Paso 1: Identificar cuáles son las funciones clave y críticas de la organización. Pregúntese "¿podría la empresa arreglárselas sin X,Y,Z?" Si la respuesta es no, estas se convierten en funciones críticas de su empresa.

Paso 2: Una vez que haya reconocido las funciones clave de la organización, debe identificar los riesgos que pueden afectar las funciones comerciales.

Paso 3: ahora que conoce los riesgos que pueden ocurrir en las operaciones críticas de su organización, debe priorizarlos con los que tienen más probabilidades de ocurrir en la parte superior y los que tienen una probabilidad muy baja de ocurrir en la parte inferior.

Paso 4: una vez que haya identificado los riesgos potenciales para su negocio, puede comenzar a crear el plan de contingencia real. Para cada riesgo que haya detectado, debe tener un plan para contrarrestarlo.

Paso 5: Es importante especificar claramente quién está a cargo si ocurre un incidente y qué papel exactamente jugarán al nombrar líderes para problemas específicos. Esto garantizará que el procedimiento se desarrolle sin problemas y que no haya confusión sobre quién hace qué.

Paso 6: ¿De qué sirve un plan que no funciona? Es vital que haga una revisión del plan con todos los involucrados en la organización, especialmente en escenarios de alto riesgo. Esto permitirá que todos se sientan más seguros al seguir el plan de contingencia en una situación de la vida real y también expondrá cualquier falla en el plan.

Paso 7: No te olvides de tu plan de contingencia. Las operaciones clave de una organización pueden cambiar de vez en cuando, por lo tanto, su plan de "respaldo" debe cambiar con él y actualizarse continuamente. Por ejemplo, el impacto del Covid-19 se habría sumado a los planes de contingencia de muchas organizaciones a principios de 2020.

Fases de un Plan de Contingencia

Ha ocurrido un incidente para el que se ha preparado en su plan de contingencia. Aquí hay algunos pasos a seguir para asegurarse de aprovechar al máximo su plan. Usaremos el ejemplo de los sistemas de TI que fallan debido a un ataque cibernético para demostrar esto.

1. Notificar a todos los miembros de la organización del incidente ocurrido. Los líderes de la base de datos y del equipo de TI deben ser notificados primero para que puedan comenzar a implementar el plan de contingencia lo antes posible.
2. Todos los sistemas de TI deben actualizarse y respaldarse. Si la organización sigue estrictamente su plan de contingencia el procedimiento será mucho más rápido. El equipo de TI reiniciará los sistemas para que las operaciones vuelvan a funcionar.
3. El trabajo se reanuda como de costumbre con menos interrupciones debido a la eficiencia del plan de contingencia y se pierde un trabajo mínimo en los sistemas de TI.
4. Después de que un plan de contingencia se ha puesto en práctica en la vida real, es importante revisar lo que salió bien y lo que necesita mejorar en el plan. Esta es la mejor manera de detectar las mejoras necesarias y hacer modificaciones al plan. En este ejemplo, es posible que no todos hayan tenido una copia de seguridad de sus computadoras, por lo tanto, perdieron progreso y tiempo al tratar de recuperar su trabajo. Para evitar esto en el futuro, la administración debe asegurarse de que se realice una copia de seguridad semanal de los sistemas.

Métricas del Plan de Contingencia

Las empresas utilizan muchos tipos diferentes de métricas para medir el tiempo de recuperación en un evento inesperado. Dos de las métricas más utilizadas serían RTO y RPO.

RTO -Objetivo de tiempo de recuperación: esta métrica mide el tiempo máximo que debe tomar la organización para reanudar las operaciones normales después de un evento inesperado. Una organización puede darse un RTO de 10 horas para recuperar datos no críticos que se han perdido, ya que no tienen un impacto grave en las operaciones diarias de la empresa.

RPO -Objetivo de punto de recuperación- Esta métrica le permite ver la cantidad máxima de datos que su organización puede permitirse perder sin que tenga un impacto en su negocio. Una organización puede otorgarse un RPO de 2 horas para recuperar datos importantes que han sido objeto de un ataque cibernético, ya que cuanto más tarde, mayor será el impacto que tendrá en el negocio.

Un plan de contingencia es sin duda un activo invaluable para su organización. Puede llevar mucho tiempo realizarlos, pero cuando se hace correctamente, su plan le ahorrará tiempo a su organización en el futuro si ocurre un evento inesperado. Ya sea que use su plan o no, será una inversión de la que no se arrepentirá.