Was ist Digital Asset Management und wie nutzen Marketer diese Plattformen für das Datei- und Workflow-Management?

Digital-Asset-Management-Software, oft DAMs genannt, sind Marketingplattformen, die die gesamte Bibliothek digitaler Assets eines Unternehmens speichern, organisieren und nutzbar machen. Ein DAM ist die „Single Source of Truth“, in der Vermarkter jede relevante Version der Medien-Assets (auch bekannt als Marketing-Asset-Management) finden können, die für die Marke erstellt wurden – Bilder, PDFs, Fotos, Audio, Video und sogar Virtual Reality oder andere modernste Formate. Der weitere Vorteil eines DAM besteht darin, dass diese Assets mit Metadaten angehängt werden, die Informationen zu allem liefern können, was der Vermarkter vor der Verwendung des Assets wissen möchte, z. B. ob das Unternehmen die unbefristeten Rechte zur Verwendung eines Fotos besitzt (und in welchen Märkten). , ob die Rechtsabteilung ein Video genehmigt hat und ob eine Infografik oder ein Whitepaper überprüft wurde, um sicherzustellen, dass es den Designstandards der Marke entspricht.

Heutzutage nutzen Unternehmen DAMs auf vielfältige Weise. Marketingagenturen können die DAM-Technologie nutzen, um ihren Kunden dabei zu helfen, die Konsistenz zwischen internen Inhalten und kreativen Inhalten, die von Partnern entwickelt wurden, aufrechtzuerhalten. B2B-Unternehmen können DAMs anders verwenden und die Vorteile eines zentralisierten Hubs für Verkaufsunterlagen und Event-Marketingmaterialien nutzen. DAMs werden auch in andere Technologien integriert, insbesondere in Content-Management-Systeme (CMS) und Digital-Experience-Plattformen (DXPs), um dieses Marketing-Asset-Management mit der Möglichkeit zu vereinen, digitale Inhalte direkt an die Kanäle zu verteilen, auf denen sie konsumiert werden.

Vor der Blütezeit von Software-as-a-Service (SaaS) waren DAMs installierte Software, die sich auf den Servern eines Unternehmens befand. Aber ihr Nutzen ist exponentiell gewachsen – insbesondere für globale und verteilte Organisationen – jetzt, da die meisten DAMs Cloud-basierte Angebote sind.

Dieser Leitfaden richtet sich an Vermarkter, die ihre Kampagnen mit digitalen Assessment-Management-Technologien verbessern möchten. Hier ist, was drin ist:

• Fähigkeiten von Digital-Asset-Management-Plattformen
  • Workflow-Management
  • Dateiformate und Handhabung
  • Konvertieren, Bearbeiten und Anpassen von Assets
  • Verteilungs- und Benutzerberechtigungsverwaltung
  • Suche und Metadaten
  • Management digitaler Rechte und Corporate Governance
  • Berichte und Analysen
  • Datenspeicherung und Sicherheit
  • Integrationen

• Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Digital Asset Management (DAM)-Systems?

Geschätzte Lesezeit: 8 Minuten

Fähigkeiten von Digital-Asset-Management-Plattformen

Was sollte eine DAM-Plattform leisten und wie unterscheiden sich die Anbieter voneinander? Die Antwort ist ziemlich weitreichend. Digital-Asset-Management-Plattformen bieten eine breite Palette von Funktionen, die von Legacy-Funktionen wie Dateiverwaltung bis hin zu neuen Funktionen aufgrund des Aufkommens von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen reichen. Sehen wir uns diese Fähigkeiten genauer an.

Workflow-Management

DAM-Systeme unterscheiden sich im Umfang ihrer Workflow-Management-Fähigkeiten. Einige DAMs ermöglichen die Zusammenarbeit durch @-Tagging, während andere umfassendere Projektmanagement-Angebote bieten. Diese Funktion kann Marketingteams zusammen mit externen Kreativressourcen dabei unterstützen, über Änderungen zu kommunizieren, während sich ein Asset in der Entwicklungsphase befindet oder aktualisiert wird.

Später im Prozess können sie Genehmigungen von Markenmanagern, Führungskräften und der Rechtsabteilung einholen, während einige Systeme auch die Asset-Verteilung erleichtern. Diese Funktionen können in die Kernplattform integriert oder als Add-On oder Integration angeboten werden. Die meisten DAMs werden als SaaS angeboten und können über moderne Browser auf einer Vielzahl von Plattformen aufgerufen werden, aber einige haben native Apps für mobile oder andere Plattformen entwickelt.

Dateiformate und Handhabung

Ein Differenzierungsbereich betrifft die unterschiedlichen Fähigkeiten von DAMs, eine Vielzahl von Dateiformaten zu verwalten. Obwohl die meisten Player angeben, dass sie die gängigsten Video-, Bild- und Audioformate unterstützen, sollten Sie sicherstellen, dass die Anbieter, die Sie in Betracht ziehen, dieses Format vollständig unterstützen können, wenn Ihr Workflow die Verwendung eines speziellen Formats erfordert.

Konvertieren, Bearbeiten und Anpassen von Assets

Sobald ein Asset in einem bestimmten Format hochgeladen wurde, ermöglichen einige DAM-Plattformen das Herunterladen oder Verteilen in anderen Formaten – wobei die Konvertierungen spontan erfolgen. Einige bieten einfache Bearbeitungsfunktionen innerhalb der Plattform, obwohl Verbindungen mit gängiger Bildbearbeitungssoftware (Adobe Photoshop, Adobe Illustrator usw.) in der Regel nützlicher sind.

Verteilungs- und Benutzerberechtigungsverwaltung

Die Lieferkette für die Content-Produktion kann lang und kompliziert sein und viele Abteilungen, Agenturen, Freiberufler und mehr umfassen. Die Möglichkeit, flexible Berechtigungen bereitzustellen, damit die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Assets haben –– und nur auf die richtigen Assets –– kann sehr wertvoll sein.

Insbesondere innerhalb von Agenturen können diese Funktionen es ermöglichen, Kunden/Kunden komfortable Self-Service-Funktionen anzubieten. Die gleiche Dynamik kann sich in großen Unternehmen abspielen, die versuchen, eine konsistente Markenbotschaft über Regionen und Branchen hinweg aufrechtzuerhalten, wo Marketingfachleute und Verkäufer sich an sorgfältig ausgearbeiteten Materialien wie Produktlisten, Produktionsprotokollen, Katalogen, Einzelhandelsschnappschüssen usw. bedienen können.

Suche und Metadaten

Die Fähigkeiten eines DAM-Anbieters in Bezug auf Metadaten und Suche sind der Schlüssel zu einem der wichtigsten Vorteile eines Digital-Asset-Management-Systems –– der Fähigkeit, Assets zu finden, nachdem sie erstellt und abgelegt wurden. Die meisten Anbieter verwenden jetzt künstliche Intelligenz, entweder proprietär oder über eine Partnerschaft, für die Bild- und Videoerkennung und -kennzeichnung. Vor ein paar Jahren waren die KI-Tagging-Funktionen in vielen DAMs nichts weiter als eine Spielerei, die oft mehr Arbeit als Effizienz brachte. Mittlerweile sind diese Systeme jedoch immer ausgeklügelter geworden, teilweise weil sich maschinelles Lernen naturgemäß verbessert, wenn mehr Daten zugeführt werden. Darüber hinaus untersuchen Anbieter Möglichkeiten, diese Technologien zu nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen und Inhaltstransformationen basierend auf Nutzungsmustern zu automatisieren.

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Management digitaler Rechte und Corporate Governance

Die meisten Vermarkter lizenzieren Inhalte – insbesondere Fotos und Videos – entweder von einzelnen Erstellern oder aus Bestandsbibliotheken. DAMs ermöglichen es Benutzern, die spezifischen Lizenzbedingungen für jeden Inhalt im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass sie nicht auf dem falschen Markt, in einem nicht genehmigten Kontext oder nach Ablauf der Lizenzdauer verwendet werden.

Corporate Governance von Markenrichtlinien sowie Zeitpläne für bestimmte Marketingkampagnen können in der Regel auch mit DAM-Funktionalität verwaltet werden.

Berichte und Analysen

Analysefunktionen ermöglichen es Marketingleitern, die Rendite der Investition in die Entwicklung digitaler Medien nachzuvollziehen. Mit diesen Funktionen können Marketer auch feststellen, welche Assets am häufigsten verwendet werden und auf welche Weise, damit sie diese Erkenntnisse bei der Planung der zukünftigen Inhaltserstellung nutzen können.

Datenspeicherung und Sicherheit

Die meisten DAM-Anbieter haben sich mit Amazon Web Services oder Google zusammengeschlossen, um ihre Software und die Assets ihrer Kunden zu hosten, und sind daher auf die geografische Verteilung ihrer Partner, regelmäßige Backups und die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen angewiesen. Einige Anbieter bieten ihren Kunden jedoch eine Vielzahl von Optionen für das Datenhosting an, was wahrscheinlich von Unternehmen geschätzt wird, die in Märkten mit strengen Data-Governance-Vorschriften tätig sind.

Integrationen

Da ein DAM-System das zentrale „Single Source of Truth“-Repository für alle Assets einer Marke sein soll, ist ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Bereitstellung, ob es sich gut in die anderen Tools in Ihrem Martech-Stack integrieren lässt oder nicht. Die Anbieter unterscheiden sich stark in Bezug auf die Anzahl und Art der von ihnen angebotenen Integrationen. Einige beginnen auch, sich auf einen bestimmten Sektor mit einzigartigen Integrationsanforderungen zu spezialisieren, wie z. B. Online-Händler, die Produktinformationsmanagementsysteme (PIM) verwenden.

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Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Digital Asset Management (DAM)-Systems?

Digital-Asset-Management-Systeme können eine entscheidende Rolle in Ihrer Marketingorganisation spielen, indem sie Online- und Offline-Marketingkanäle vereinheitlichen und zu einer effizienteren Zuweisung von Marketingressourcen führen.

Zu den spezifischen Vorteilen der Nutzung einer Digital-Asset-Management-Plattform gehören unter anderem die folgenden:

• Verbesserte Kommunikation zwischen internen und freiberuflichen Mitarbeitern/Vertragsarbeitern. Einige DAM-Anbieter bieten speziell entwickelte Schnittstellen für externe Kreative an, um ihre Inhalte einzureichen und an erforderlichen Änderungen und erforderlicher Versionierung zusammenzuarbeiten. Inhalte im Erstellungs-/Genehmigungsprozess bleiben nur für diese zugänglich
  in dieser Phase eingebunden, anstatt für den Einsatz verfügbar gemacht zu werden, bevor es fertig ist.
• Verbesserte Verteilung von Vermögenswerten an Kunden, Partner oder andere Außenstehende. Einige DAM-Anbieter ermöglichen es Benutzern, „Portale“ zu erstellen, die für das Anzeigen und Herunterladen durch externe Einheiten angepasst sind.
• Effizientere Nutzung vorhandener Ressourcen. Angehängte Metadaten und Suchfunktionen von DAMs ermöglichen es Vermarktern, das richtige Bild oder ein anderes Asset für eine Kampagne einfacher zu finden, ohne mühsam von Bild zu Bild zu blättern oder Video für Video anzusehen. Dies spart auch Zeit und Ressourcen, die oft aufgewendet werden, um etwas Ähnliches wie ein vorhandenes Asset neu zu erstellen, weil es nicht gefunden werden konnte oder der Benutzer sich dessen nicht bewusst war
  Existenz.
• Effizienzsteigerung im Workflow für interne Freigaben. Viele DAM-Anbieter bieten – entweder als Teil der Kernfunktionalität oder als Add-on – Workflow- oder Projektmanagement-Tools an, die eine reibungslosere Zusammenarbeit und transparente Bewegung eines Assets durch einen Genehmigungsprozess ermöglichen.
• Beschleunigen Sie die Konvertierung von Assets in verschiedene Größen, Seitenverhältnisse und Dateitypen für verschiedene Marketinganwendungen. Obwohl eine Datei in einem bestimmten Format in das DAM-System hochgeladen wird, ermöglichen viele Systeme das automatische oder manuelle Zuschneiden oder Bearbeiten innerhalb des Systems sowie die Konvertierung des Assets in verschiedene Größen oder Dateiformate, während sie heruntergeladen oder verteilt werden benutzen.
• Verbesserte Effizienz am Front-End bei der Erstellung von Marken-Assets und am Back-End bei der Verteilung dieser Assets an verschiedene Martech- und Ad-Tech-Systeme . Viele DAMs lassen sich in Content-Creation-Software wie Creative Cloud von Adobe integrieren und auch (entweder über native Konnektoren oder APIs) mit Systemen verbinden, die Inhalte direkt an den Kunden verteilen, wie z. B. Ad-Server, Marketing-Automatisierungsplattformen oder Website-Content-Management-Systeme.
• Einfachere Einhaltung sich ändernder Markenstandards und Lizenzbedingungen. DAMs ermöglichen das Festlegen eines Ablaufdatums für Assets, sodass sie nach Ablauf der Lizenzlaufzeit für ein bestimmtes Asset nicht mehr verwendet werden. Wenn beispielsweise ein Vertrag mit einem bestimmten prominenten Sprecher nicht verlängert wird, kann ein DAM diese Vermögenswerte aus dem Verkehr ziehen, damit sie nicht über das Ablaufdatum hinaus verwendet werden.
• Einfache Präsentation eines konsistenteren Markengesichts für den Kunden mit Blick auf Loyalität und Bindung. DAMs erleichtern die Durchsetzung von Markenstandards und die Verbreitung digitaler Inhalte, sodass jede Kundeninteraktion die Markenwerte verstärkt, die Vermarkter zu vermitteln beabsichtigen. Dies ist einer der Hauptvorteile eines DAM in einer Zeit, in der die Anzahl der Geräte und Medienanschlüsse größer denn je ist, was es schwieriger macht, die Konsistenz zwischen den Assets aufrechtzuerhalten, die für den Gebrauch an verschiedenen Orten bestimmt sind.
• Möglichkeit, die Nutzung jedes einzelnen digitalen Assets zu quantifizieren und somit den ROI anhand der Erstellungs- und Verteilungskosten zu verfolgen. DAMs ermöglichen Marketingfachleuten, die Verteilung und Wirksamkeit von Marketingressourcen zu verfolgen, wodurch sie mehr in die kostengünstigsten Methoden zur Erstellung und Verteilung von Inhalten investieren können. Einige Systeme sind in der Lage, diese Daten automatisch zu verfolgen, während andere