Qu'est-ce que la gestion des actifs numériques et comment les spécialistes du marketing utilisent-ils ces plates-formes pour la gestion des fichiers et des flux de travail ?

Les logiciels de gestion des actifs numériques, souvent appelés DAM, sont des plateformes marketing qui stockent, organisent et rendent utile toute la bibliothèque d'actifs numériques d'une organisation. Un DAM est la «source unique de vérité» où les spécialistes du marketing peuvent trouver toutes les versions pertinentes des actifs multimédias (aka gestion des actifs marketing) qui ont été créés pour la marque - images, PDF, photographies, audio, vidéo et même réalité virtuelle ou autre formats de pointe. L'autre avantage d'un DAM est que ces actifs sont accompagnés de métadonnées qui peuvent fournir des informations sur tout ce que le spécialiste du marketing pourrait vouloir savoir avant d'utiliser l'actif, par exemple si l'entreprise détient les droits perpétuels d'utilisation d'une photographie (et sur quels marchés) , si l'équipe juridique a approuvé une vidéo et si une infographie ou un livre blanc a été vérifié pour s'assurer qu'il respecte les normes de conception de la marque.

Aujourd'hui, les entreprises utilisent les DAM de différentes manières. Les agences de marketing peuvent tirer parti de la technologie DAM pour aider leurs clients à maintenir la cohérence entre le contenu interne et les créations développées par des partenaires. Les entreprises B2B peuvent utiliser les DAM différemment, en tirant parti des avantages d'un hub centralisé pour les supports de vente et les supports marketing événementiels. Les DAM sont également intégrés à d'autres technologies, en particulier les systèmes de gestion de contenu (CMS) et les plateformes d'expérience numérique (DXP), pour unifier cette gestion des actifs marketing avec la capacité de distribuer le contenu numérique directement aux canaux où il est consommé.

Avant l'essor du logiciel en tant que service (SaaS), les DAM étaient des logiciels installés qui résidaient sur les serveurs d'une entreprise. Mais leur utilité a connu une croissance exponentielle, en particulier pour les organisations mondiales et distribuées, maintenant que la plupart des DAM sont des offres basées sur le cloud.

Ce guide est destiné aux spécialistes du marketing qui cherchent à améliorer leurs campagnes avec des technologies de gestion des évaluations numériques. Voici ce qu'il y a à l'intérieur :

• Capacités des plateformes de gestion des actifs numériques
  • Gestion des flux de travail
  • Formats de fichiers et gestion
  • Conversion, édition et personnalisation d'actifs
  • Gestion de la distribution et des permissions des utilisateurs
  • Recherche et métadonnées
  • Gestion des droits numériques et de la gouvernance d'entreprise
  • Rapports et analyses
  • Stockage et sécurité des données
  • Intégrations

• Quels sont les avantages d'utiliser un système de gestion des actifs numériques (DAM) ?

Temps de lecture estimé : 8 minutes

Capacités des plateformes de gestion des actifs numériques

Que doit faire une plate-forme DAM et en quoi les fournisseurs diffèrent-ils les uns des autres ? La réponse est assez large. Les plates-formes de gestion des actifs numériques offrent un large éventail de fonctionnalités allant des fonctionnalités héritées telles que la gestion de fichiers aux fonctionnalités émergentes dues à l'avènement de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique. Examinons ces capacités plus en détail.

Gestion des flux de travail

Les systèmes DAM diffèrent dans l'étendue de leurs capacités de gestion des flux de travail. Certains DAM permettent la collaboration via le balisage @, tandis que d'autres proposent des offres de gestion de projet plus complètes. Cette fonctionnalité peut aider les équipes marketing, ainsi que les ressources créatives externes, à communiquer sur les modifications lorsqu'un actif est en phase de développement ou en cours de mise à jour.

Plus tard dans le processus, ils peuvent permettre d'obtenir les approbations des responsables de marque, des cadres et de l'équipe juridique, tandis que certains systèmes facilitent également la distribution des actifs. Ces fonctionnalités peuvent être intégrées à la plate-forme principale ou être proposées en tant que module complémentaire ou intégration. La plupart des DAM sont proposés en mode SaaS et sont accessibles à partir de navigateurs modernes sur diverses plates-formes, mais certains ont développé des applications natives pour les plates-formes mobiles ou autres.

Formats de fichiers et gestion

Un domaine de différenciation implique les différentes capacités des DAM à gérer une variété de formats de fichiers. Bien que la plupart des lecteurs disent prendre en charge les formats vidéo, image et audio les plus populaires, si votre flux de travail nécessite l'utilisation d'un format spécialisé, vous voudrez vous assurer que les fournisseurs que vous envisagez peuvent entièrement prendre en charge ce format.

Conversion, édition et personnalisation d'actifs

Une fois qu'un actif a été téléchargé dans un format particulier, certaines plates-formes DAM permettent le téléchargement ou la distribution dans d'autres formats, les conversions se faisant à la volée. Certains offrent des capacités d'édition légères au sein de la plate-forme, bien que les connexions avec des logiciels d'édition d'images courants (Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, etc.) soient généralement plus utiles.

Gestion de la distribution et des permissions des utilisateurs

La chaîne d'approvisionnement de la production de contenu peut être longue et compliquée, impliquant de nombreux départements, agences, indépendants et plus encore. La possibilité de fournir des autorisations flexibles afin que les bonnes personnes aient accès aux bons actifs –– et uniquement aux bons actifs –– peut être très précieuse.

Au sein des agences, en particulier, ces capacités peuvent permettre d'offrir aux clients/clients des fonctionnalités de libre-service pratiques. La même dynamique peut se jouer dans les grandes entreprises cherchant à maintenir un message de marque cohérent à travers les zones géographiques et verticales, où les spécialistes du marketing et les vendeurs peuvent se servir de matériaux soigneusement élaborés tels que des feuilles de ligne, des journaux de production, des catalogues, des instantanés de vente au détail, etc.

Recherche et métadonnées

Les capacités d'un fournisseur DAM en matière de métadonnées et de recherche sont essentielles à l'un des avantages les plus importants d'un système de gestion des actifs numériques –– la capacité de trouver des actifs après leur création et leur classement. La plupart des fournisseurs utilisent désormais l'intelligence artificielle, propriétaire ou via un partenariat, pour la reconnaissance et le marquage d'images et de vidéos. Il y a quelques années, les capacités de marquage de l'IA dans de nombreux DAM n'étaient rien de plus qu'un gadget, créant souvent plus de travail que d'efficacité. Aujourd'hui, cependant, ces systèmes sont devenus plus sophistiqués, en partie parce que l'apprentissage automatique, de par sa nature même, s'améliore à mesure qu'il alimente davantage de données. En outre, les fournisseurs explorent les moyens d'utiliser ces technologies pour faire émerger des informations et automatiser les transformations de contenu en fonction des modèles d'utilisation.

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Gestion des droits numériques et de la gouvernance d'entreprise

La plupart des spécialistes du marketing accordent une licence au contenu, en particulier aux photos et aux vidéos, soit de créateurs individuels, soit de bibliothèques de stock. Les DAM permettent aux utilisateurs de suivre les conditions de licence spécifiques régissant chaque élément de contenu, en s'assurant qu'ils ne sont pas utilisés sur le mauvais marché, dans un contexte non approuvé ou après l'expiration de la durée de la licence.

La gouvernance d'entreprise des directives de la marque, ainsi que les délais associés à des campagnes marketing particulières, peuvent également généralement être gérés avec la fonctionnalité DAM.

Rapports et analyses

Les capacités d'analyse sont ce qui permet aux responsables marketing de suivre le retour sur investissement réalisé dans le développement des médias numériques. Ces fonctions permettent également aux spécialistes du marketing de déterminer quels actifs sont utilisés le plus souvent et de quelle manière, afin qu'ils puissent utiliser ces informations lors de la planification de la création de contenu future.

Stockage et sécurité des données

La majorité des fournisseurs de DAM se sont associés à Amazon Web Services ou Google pour héberger leurs logiciels et les actifs de leurs clients, et dépendent donc de la répartition géographique de leurs partenaires, des sauvegardes régulières et du respect des protocoles de sécurité. Cependant, certains acteurs proposent à leurs clients une variété d'options d'hébergement de données, ce qui est susceptible d'être apprécié par les entreprises qui opèrent sur des marchés soumis à des réglementations strictes en matière de gouvernance des données.

Intégrations

Puisqu'un système DAM est censé être le référentiel central "source unique de vérité" pour tous les actifs d'une marque, un facteur clé pour un déploiement réussi sera de savoir s'il s'intègre bien ou non avec les autres outils de votre pile martech. Les fournisseurs diffèrent considérablement en termes de nombre et de types d'intégrations qu'ils proposent. Certains commencent également à se spécialiser pour servir un secteur spécifique avec des besoins d'intégration uniques, tels que les détaillants en ligne utilisant des systèmes de gestion des informations sur les produits (PIM).

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Quels sont les avantages d'utiliser un système de gestion des actifs numériques (DAM) ?

Les systèmes de gestion des actifs numériques peuvent jouer un rôle essentiel dans votre organisation marketing, en unifiant les canaux de marketing en ligne et hors ligne et en conduisant à une allocation plus efficace des ressources marketing.

Les avantages spécifiques de l'utilisation d'une plate-forme de gestion des actifs numériques incluent, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :

• Amélioration de la communication entre les travailleurs internes et les travailleurs indépendants/contractuels. Certains fournisseurs DAM proposent des interfaces spécialement conçues pour que les créatifs externes soumettent leur contenu et collaborent sur les modifications nécessaires et la gestion des versions requise. Le contenu du processus de création/approbation reste accessible uniquement aux personnes
  impliqué à ce stade, plutôt que d'être mis à disposition pour un déploiement avant qu'il ne soit prêt.
• Amélioration de la distribution des actifs aux clients, partenaires ou autres tiers. Certains fournisseurs de DAM permettent aux utilisateurs de créer des « portails » personnalisés pour la visualisation et le téléchargement par des entités extérieures.
• Utilisation plus efficace des ressources existantes. Les métadonnées ajoutées et les capacités de recherche des DAM permettent aux spécialistes du marketing de trouver plus facilement la bonne image ou un autre élément pour une campagne, sans passer des heures fastidieuses à passer d'une image à l'autre ou à regarder une vidéo après l'autre. Cela permet également d'économiser du temps et des ressources qui sont souvent consacrés à recréer quelque chose de similaire à un actif existant, car il n'a pas pu être trouvé ou l'utilisateur n'était pas au courant de son
  existence.
• Efficacité accrue du flux de travail pour les approbations internes. De nombreux fournisseurs de DAM proposent, soit dans le cadre des fonctionnalités de base, soit en tant que modules complémentaires, des outils de gestion de flux de travail ou de projet, qui permettent une collaboration plus fluide et un mouvement transparent d'un actif tout au long d'un processus d'approbation.
• Accélérez la conversion des ressources en différentes tailles, proportions et types de fichiers pour différentes applications marketing. Bien qu'un fichier soit téléchargé sur le système DAM dans un format particulier, de nombreux systèmes permettent le recadrage ou l'édition automatique ou manuel au sein du système, ainsi que la conversion de l'actif en différentes tailles ou formats de fichier au fur et à mesure qu'ils sont téléchargés ou distribués pour utiliser.
• Amélioration de l'efficacité sur le front-end, dans la création d'actifs de marque, et sur le back-end, dans la distribution de ces actifs à divers systèmes martech et ad tech . De nombreux DAM s'intègrent à des logiciels de création de contenu, comme Creative Cloud d'Adobe, et se connectent également (via des connecteurs natifs ou des API) à des systèmes qui distribuent le contenu directement au client, tels que des serveurs publicitaires, des plates-formes d'automatisation du marketing ou des systèmes de gestion de contenu de site Web.
• Conformité plus facile à l'évolution des normes de marque et des conditions de licence. Les DAM permettent de définir une date d'expiration sur les actifs, de sorte qu'ils ne sont plus utilisés après l'expiration de la durée de licence d'un actif particulier. Par exemple, si un contrat avec un porte-parole de célébrité particulier n'est pas renouvelé, un DAM peut retirer ces actifs de la circulation afin qu'ils ne soient pas utilisés au-delà de la date d'expiration.
• Facilité à présenter un visage de marque plus cohérent au client dans un souci de fidélisation et de rétention. Les DAM facilitent l'application des normes de marque et la distribution de contenu numérique afin que chaque interaction client renforce les valeurs de marque que les spécialistes du marketing entendent transmettre. C'est l'un des principaux avantages d'un DAM à une époque où le nombre d'appareils et de médias est plus important que jamais, ce qui rend plus difficile le maintien de la cohérence entre les actifs destinés à la consommation dans divers lieux.
• Capacité à quantifier l'utilisation de chaque actif numérique individuel, et donc à suivre le retour sur investissement sur le coût de création et de distribution. Les DAM permettent aux spécialistes du marketing de suivre la distribution et l'efficacité des actifs marketing, ce qui leur permet d'investir davantage dans les méthodes de création et de distribution de contenu les plus rentables. Certains systèmes sont capables de suivre automatiquement ces données, tandis que d'autres