Che cos'è la gestione delle risorse digitali e in che modo i professionisti del marketing utilizzano queste piattaforme per la gestione di file e flussi di lavoro?

I software di gestione delle risorse digitali, spesso chiamati DAM, sono piattaforme di marketing che archiviano, organizzano e rendono utile l'intera libreria di risorse digitali di un'organizzazione. Un DAM è l'"unica fonte di verità" in cui gli esperti di marketing possono trovare ogni versione rilevante delle risorse multimediali (ovvero la gestione delle risorse di marketing) che sono state create per il marchio: immagini, PDF, fotografie, audio, video e persino realtà virtuale o altro formati all'avanguardia. L'ulteriore vantaggio di un DAM è che a queste risorse vengono aggiunti metadati che possono fornire informazioni su tutto ciò che il marketer potrebbe voler sapere prima di utilizzare la risorsa, ad esempio se l'azienda possiede i diritti perpetui di utilizzare una fotografia (e in quali mercati) , se il team legale ha approvato un video e se un'infografica o un whitepaper è stato controllato per assicurarsi che sia conforme agli standard di design del marchio.

Oggi le aziende utilizzano i DAM in vari modi. Le agenzie di marketing potrebbero sfruttare la tecnologia DAM per aiutare i propri clienti a mantenere la coerenza tra i contenuti interni e le creatività sviluppate dai partner. Le aziende B2B potrebbero utilizzare i DAM in modo diverso, attingendo ai vantaggi di un hub centralizzato per i materiali di vendita e di marketing degli eventi. I DAM vengono anche integrati con altre tecnologie, in particolare i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) e le piattaforme di esperienza digitale (DXP), per unificare questa gestione delle risorse di marketing con la capacità di distribuire i contenuti digitali direttamente ai canali in cui vengono consumati.

Prima dello sbocciare del software-as-a-service (SaaS), i DAM erano installati software che risiedevano sui server di un'azienda. Ma la loro utilità è cresciuta in modo esponenziale, soprattutto per le organizzazioni globali e distribuite, ora che la maggior parte dei DAM sono offerte basate su cloud.

Questa guida è per gli esperti di marketing che desiderano migliorare le proprie campagne con tecnologie di gestione della valutazione digitale. Ecco cosa c'è dentro:

• Funzionalità delle piattaforme di digital asset management
  • Gestione del flusso di lavoro
  • Formati e gestione dei file
  • Conversione, modifica e personalizzazione delle risorse
  • Distribuzione e gestione dei permessi degli utenti
  • Ricerca e metadati
  • Gestione dei diritti digitali e della corporate governance
  • Report e analisi
  • Archiviazione e sicurezza dei dati
  • Integrazioni

• Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM)?

Tempo di lettura stimato: 8 minuti

Funzionalità delle piattaforme di digital asset management

Cosa dovrebbe fare una piattaforma DAM e quali sono le differenze tra i fornitori? La risposta è abbastanza ampia. Le piattaforme di gestione delle risorse digitali offrono un'ampia gamma di funzionalità che vanno dalle funzionalità legacy come la gestione dei file alle capacità emergenti dovute all'avvento dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico. Diamo un'occhiata a queste capacità in modo più dettagliato.

Gestione del flusso di lavoro

I sistemi DAM differiscono nell'estensione delle loro capacità di gestione del flusso di lavoro. Alcuni DAM consentono la collaborazione tramite @tagging, mentre altri hanno offerte di gestione dei progetti più complete. Questa funzionalità può aiutare i team di marketing, insieme alle risorse creative esterne, a comunicare sui cambiamenti mentre una risorsa è in fase di sviluppo o viene aggiornata.

Più avanti nel processo, possono consentire di ottenere le approvazioni da brand manager, dirigenti e team legale, mentre alcuni sistemi facilitano anche la distribuzione delle risorse. Queste funzionalità possono essere integrate nella piattaforma principale o essere offerte come componente aggiuntivo o integrazione. La maggior parte dei DAM sono offerti come SaaS e sono accessibili da browser moderni su una varietà di piattaforme, ma alcuni hanno sviluppato app native per dispositivi mobili o altre piattaforme.

Formati e gestione dei file

Un'area di differenziazione riguarda le diverse capacità dei DAM di gestire una varietà di formati di file. Sebbene la maggior parte dei lettori affermi di supportare i formati video, immagine e audio più popolari, se il tuo flusso di lavoro richiede l'uso di un formato specializzato, vorrai assicurarti che i fornitori che stai considerando possano supportare completamente quel formato.

Conversione, modifica e personalizzazione delle risorse

Una volta che una risorsa è stata caricata in un formato particolare, alcune piattaforme DAM consentono il download o la distribuzione in altri formati, con conversioni che avvengono al volo. Alcuni offrono funzionalità di modifica leggere all'interno della piattaforma, sebbene le connessioni con i comuni software di modifica delle immagini (Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, ecc.) siano in genere più utili.

Distribuzione e gestione dei permessi degli utenti

La filiera di produzione dei contenuti può essere lunga e complicata, coinvolgendo molti dipartimenti, agenzie, liberi professionisti e altro ancora. La possibilità di fornire autorizzazioni flessibili in modo che le persone giuste abbiano accesso alle risorse giuste – e solo alle risorse giuste –– può essere molto preziosa.

All'interno delle agenzie, in particolare, queste capacità possono consentire di offrire a clienti/clienti comode funzionalità self-service. La stessa dinamica può manifestarsi nelle grandi imprese che cercano di mantenere un messaggio del marchio coerente tra aree geografiche e verticali, dove esperti di marketing e venditori possono aiutare se stessi con materiali accuratamente realizzati come fogli di linea, registri di produzione, cataloghi, istantanee di vendita al dettaglio, ecc.

Ricerca e metadati

Le capacità di un provider DAM per quanto riguarda i metadati e la ricerca sono fondamentali per uno dei vantaggi più importanti di un sistema di gestione delle risorse digitali: la capacità di trovare le risorse dopo che sono state create e archiviate. La maggior parte dei provider ora utilizza l'intelligenza artificiale, proprietaria o tramite una partnership, per il riconoscimento e la codifica di immagini e video. Alcuni anni fa, le funzionalità di tagging dell'IA in molti DAM non erano altro che un espediente, che spesso creava più lavoro che efficienza. Ora, tuttavia, questi sistemi sono diventati più sofisticati, in parte perché l'apprendimento automatico, per sua stessa natura, migliora man mano che alimenta più dati. Inoltre, i fornitori stanno esplorando modi per utilizzare queste tecnologie per far emergere informazioni dettagliate e automatizzare le trasformazioni dei contenuti in base ai modelli di utilizzo.

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Gestione dei diritti digitali e della corporate governance

La maggior parte degli esperti di marketing concede in licenza i contenuti, in particolare foto e video, da singoli creatori o da librerie di stock. I DAM consentono agli utenti di tenere traccia dei termini di licenza specifici che regolano ogni contenuto, assicurandosi che non vengano utilizzati nel mercato sbagliato, in un contesto non approvato o dopo la scadenza del termine della licenza.

La governance aziendale delle linee guida del marchio, così come le tempistiche associate a particolari campagne di marketing, possono anche essere generalmente gestite con la funzionalità DAM.

Report e analisi

Le capacità di analisi sono ciò che consente ai leader del marketing di tracciare il ritorno sull'investimento effettuato nello sviluppo dei media digitali. Queste funzioni consentono inoltre agli esperti di marketing di determinare quali risorse vengono utilizzate più spesso e in quali modi, in modo che possano utilizzare tali informazioni quando pianificano la creazione di contenuti futuri.

Archiviazione e sicurezza dei dati

La maggior parte dei fornitori di DAM ha collaborato con Amazon Web Services o Google per ospitare il proprio software e le risorse dei propri clienti, quindi dipende dalla distribuzione geografica dei propri partner, dai backup regolari e dal rispetto dei protocolli di sicurezza. Tuttavia, alcuni attori offrono ai clienti una varietà di opzioni per l'hosting dei dati, qualcosa che probabilmente sarà apprezzato dalle aziende che operano in mercati con rigide normative di governance dei dati.

Integrazioni

Dal momento che un sistema DAM è pensato per essere l'archivio centrale "unica fonte di verità" per tutte le risorse di un marchio, un fattore chiave per un'implementazione di successo sarà se si integra bene o meno con gli altri strumenti nel tuo stack martech. I fornitori differiscono notevolmente in termini di numero e tipi di integrazioni che offrono. Alcuni stanno anche iniziando a specializzarsi nel servire un settore specifico con esigenze di integrazione uniche, come i rivenditori online che utilizzano i sistemi di gestione delle informazioni sui prodotti (PIM).

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Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM)?

I sistemi di gestione delle risorse digitali possono svolgere un ruolo fondamentale nella tua organizzazione di marketing, unificando i canali di marketing online e offline e portando a un'allocazione delle risorse di marketing più efficiente.

I vantaggi specifici dell'utilizzo di una piattaforma di gestione delle risorse digitali includono – ma non sono limitati a – quanto segue:

• Migliore comunicazione tra lavoratori interni e freelance/a contratto. Alcuni fornitori di DAM offrono interfacce appositamente progettate per le creatività esterne per inviare i propri contenuti e collaborare alle modifiche necessarie e al controllo delle versioni richiesto. Il contenuto nel processo di creazione/approvazione rimane accessibile solo a coloro
  coinvolti in questa fase, piuttosto che essere resi disponibili per la distribuzione prima che sia pronta.
• Migliore distribuzione delle risorse a clienti, partner o altri estranei. Alcuni fornitori di DAM consentono agli utenti di creare "portali" personalizzati per la visualizzazione e il download da parte di entità esterne.
• Utilizzo più efficiente delle risorse esistenti. I metadati aggiunti e le funzionalità di ricerca dei DAM consentono agli esperti di marketing di trovare più facilmente l'immagine giusta o un'altra risorsa per una campagna, senza passare ore noiose a passare da un'immagine all'altra o guardare video dopo video. Ciò consente inoltre di risparmiare tempo e risorse che spesso vengono spesi per ricreare qualcosa di simile a una risorsa esistente, perché non è stato possibile trovarla o l'utente non ne era a conoscenza
  esistenza.
• Maggiore efficienza nel flusso di lavoro per le approvazioni interne. Molti fornitori di DAM offrono, sia come parte della funzionalità principale che come componente aggiuntivo, strumenti di gestione del flusso di lavoro o dei progetti, che consentono una collaborazione più fluida e un movimento trasparente di una risorsa attraverso un processo di approvazione.
• Accelera la conversione delle risorse in diverse dimensioni, proporzioni e tipi di file per diverse applicazioni di marketing. Sebbene un file venga caricato nel sistema DAM in un formato particolare, molti sistemi consentono il ritaglio o la modifica automatici o manuali all'interno del sistema, nonché la conversione della risorsa in dimensioni o formati di file diversi man mano che vengono scaricati o distribuiti per utilizzo.
• Miglioramento dell'efficienza sul front end, nella creazione di asset di marca, e sul back end, nella distribuzione di tali asset a vari sistemi martech e ad tech . Molti DAM si integrano con software per la creazione di contenuti, come Adobe Creative Cloud, e si connettono anche (tramite connettori nativi o API) a sistemi che distribuiscono contenuti direttamente al cliente, come ad server, piattaforme di automazione del marketing o sistemi di gestione dei contenuti di siti Web.
• Conformità più semplice ai cambiamenti degli standard del marchio e dei termini di licenza. I DAM consentono di impostare una data di scadenza sugli asset, quindi non vengono più utilizzati dopo la scadenza del termine di licenza per un determinato asset. Ad esempio, se un contratto con un portavoce di una celebrità in particolare non viene rinnovato, un DAM può togliere tali risorse dalla circolazione in modo che non vengano utilizzate oltre la data di scadenza.
• Facilità di presentare al cliente un volto del marchio più coerente con un occhio alla fedeltà e alla fidelizzazione. I DAM semplificano l'applicazione degli standard del marchio e la distribuzione di contenuti digitali in modo che ogni interazione con il cliente rafforzi i valori del marchio che i marketer intendono trasmettere. Questo è uno dei principali vantaggi di un DAM in un momento in cui il numero di dispositivi e media è più grande che mai, rendendo più difficile mantenere la coerenza tra le risorse progettate per il consumo in vari luoghi.
• Capacità di quantificare l'utilizzo di ogni singolo asset digitale, e quindi tracciare il ROI sul costo di creazione e distribuzione. I DAM consentono agli esperti di marketing di monitorare la distribuzione e l'efficacia delle risorse di marketing, il che consente loro di investire di più nei metodi di creazione e distribuzione di contenuti più convenienti. Alcuni sistemi sono in grado di tracciare automaticamente questi dati, mentre altri