¿Qué es la gestión de activos digitales y cómo utilizan los especialistas en marketing estas plataformas para la gestión de archivos y flujos de trabajo?

El software de gestión de activos digitales, a menudo llamados DAM, son plataformas de marketing que almacenan, organizan y hacen útil toda la biblioteca de activos digitales de una organización. Un DAM es la "fuente única de la verdad" donde los especialistas en marketing pueden encontrar todas las versiones relevantes de los activos de medios (también conocidos como gestión de activos de marketing) que se han creado para la marca: imágenes, archivos PDF, fotografías, audio, video e incluso realidad virtual u otros. formatos de vanguardia. El beneficio adicional de un DAM es que estos activos se adjuntan con metadatos que pueden proporcionar información sobre cualquier cosa que el vendedor quiera saber antes de usar el activo, como si la empresa posee los derechos perpetuos para usar una fotografía (y en qué mercados) , si el equipo legal aprobó un video y si se revisó una infografía o un documento técnico para asegurarse de que cumple con los estándares de diseño de la marca.

Hoy en día, las empresas utilizan los DAM de diversas formas. Las agencias de marketing pueden aprovechar la tecnología DAM para ayudar a sus clientes a mantener la coherencia en el contenido interno y la creatividad desarrollada por los socios. Las empresas B2B pueden usar los DAM de manera diferente, aprovechando los beneficios de un centro centralizado para material de ventas y marketing de eventos. Los DAM también se están integrando con otras tecnologías, especialmente los sistemas de gestión de contenido (CMS) y las plataformas de experiencia digital (DXP), para unificar esta gestión de activos de marketing con la capacidad de distribuir contenido digital directamente a los canales donde se consumen.

Antes del florecimiento del software como servicio (SaaS), los DAM eran software instalado que residía en los servidores de una empresa. Pero su utilidad ha crecido exponencialmente, especialmente para organizaciones globales y distribuidas, ahora que la mayoría de los DAM son ofertas basadas en la nube.

Esta guía es para los especialistas en marketing que buscan mejorar sus campañas con tecnologías de gestión de evaluación digital. Esto es lo que hay dentro:

• Capacidades de las plataformas de gestión de activos digitales
  • Gestión de flujo de trabajo
  • Formatos de archivo y manejo
  • Conversión, edición y personalización de activos
  • Gestión de distribución y permisos de usuarios
  • Búsqueda y metadatos
  • Gestión de derechos digitales y gobierno corporativo
  • Informes y análisis
  • Almacenamiento de datos y seguridad
  • integraciones

• ¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión de activos digitales (DAM)?

Tiempo estimado de lectura: 8 minutos

Capacidades de las plataformas de gestión de activos digitales

¿Qué debe hacer una plataforma DAM y en qué se diferencian los proveedores entre sí? La respuesta es bastante amplia. Las plataformas de gestión de activos digitales ofrecen una amplia gama de capacidades que van desde características heredadas como la gestión de archivos hasta capacidades emergentes debido a la llegada de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. Veamos esas capacidades con más detalle.

Gestión de flujo de trabajo

Los sistemas DAM difieren en el alcance de sus capacidades de gestión de flujo de trabajo. Algunos DAM permiten la colaboración a través del etiquetado @, mientras que otros tienen ofertas de gestión de proyectos más completas. Esta funcionalidad puede ayudar a los equipos de marketing, junto con los recursos creativos externos, a comunicar los cambios mientras un activo se encuentra en la fase de desarrollo o se está actualizando.

Más adelante en el proceso, pueden permitir obtener aprobaciones de los gerentes de marca, los ejecutivos y el equipo legal, mientras que algunos sistemas también facilitan la distribución de activos. Estas capacidades pueden integrarse en la plataforma principal o pueden ofrecerse como complemento o integración. La mayoría de los DAM se ofrecen como SaaS y se puede acceder a ellos desde navegadores modernos en una variedad de plataformas, pero algunos han desarrollado aplicaciones nativas para dispositivos móviles u otras plataformas.

Formatos de archivo y manejo

Un área de diferenciación involucra las diversas capacidades de los DAM para administrar una variedad de formatos de archivo. Aunque la mayoría de los reproductores dicen que admiten los formatos de video, imagen y audio más populares, si su flujo de trabajo requiere el uso de un formato especializado, querrá asegurarse de que los proveedores que está considerando puedan admitir ese formato.

Conversión, edición y personalización de activos

Una vez que se ha cargado un activo en un formato particular, algunas plataformas DAM permiten la descarga o distribución en otros formatos, y las conversiones se realizan sobre la marcha. Algunos ofrecen capacidades de edición ligeras dentro de la plataforma, aunque las conexiones con software de edición de imágenes comunes (Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, etc.) suelen ser más útiles.

Gestión de distribución y permisos de usuarios

La cadena de suministro de producción de contenido puede ser larga y complicada, e involucra muchos departamentos, agencias, trabajadores independientes y más. La capacidad de proporcionar permisos flexibles para que las personas adecuadas tengan acceso a los activos correctos, y solo a los activos correctos, puede ser muy valiosa.

Dentro de las agencias, en particular, estas capacidades pueden permitir ofrecer a los clientes capacidades convenientes de autoservicio. La misma dinámica puede desarrollarse en las grandes empresas que buscan mantener un mensaje de marca coherente en todas las geografías y verticales, donde los especialistas en marketing y los vendedores pueden ayudarse a sí mismos con materiales cuidadosamente elaborados, como hojas de línea, registros de producción, catálogos, instantáneas minoristas, etc.

Búsqueda y metadatos

Las capacidades de un proveedor de DAM con respecto a los metadatos y la búsqueda son clave para uno de los beneficios más importantes de un sistema de gestión de activos digitales: la capacidad de encontrar activos después de que se hayan creado y archivado. La mayoría de los proveedores ahora usan inteligencia artificial, ya sea patentada o a través de una asociación, para el reconocimiento y etiquetado de imágenes y videos. Hace algunos años, las capacidades de etiquetado de IA en muchos DAM no eran más que un truco, que a menudo creaba más trabajo que eficiencias. Ahora, sin embargo, estos sistemas han crecido en sofisticación, en parte porque el aprendizaje automático, por su propia naturaleza, mejora a medida que se alimenta con más datos. Además, los proveedores están explorando formas de utilizar estas tecnologías para sacar a la luz información y automatizar las transformaciones de contenido en función de los patrones de uso.

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Gestión de derechos digitales y gobierno corporativo

La mayoría de los vendedores licencian contenido, especialmente fotos y videos, ya sea de creadores individuales o de bibliotecas de stock. Los DAM permiten a los usuarios realizar un seguimiento de los términos de licencia específicos que rigen cada contenido, asegurándose de que no se utilicen en el mercado equivocado, en un contexto no aprobado o después del vencimiento del plazo de la licencia.

El gobierno corporativo de las pautas de la marca, así como los plazos asociados con campañas de marketing particulares, también se pueden administrar normalmente con la funcionalidad DAM.

Informes y análisis

Las capacidades de análisis son las que permiten a los líderes de marketing rastrear el retorno de la inversión realizada en el desarrollo de medios digitales. Estas funciones también permiten a los especialistas en marketing determinar qué activos se usan con más frecuencia y de qué manera, para que puedan usar esos conocimientos cuando planifiquen la creación de contenido en el futuro.

Almacenamiento de datos y seguridad

La mayoría de los proveedores de DAM se han asociado con Amazon Web Services o Google para alojar su software y los activos de sus clientes, por lo que dependen de la distribución geográfica, las copias de seguridad periódicas y el cumplimiento de los protocolos de seguridad de sus socios. Sin embargo, algunos jugadores ofrecen a los clientes una variedad de opciones para el alojamiento de datos, algo que probablemente sea apreciado por las empresas que operan en mercados con estrictas regulaciones de gobierno de datos.

integraciones

Dado que un sistema DAM está destinado a ser el depósito central de "fuente única de la verdad" para todos los activos de una marca, un factor clave para una implementación exitosa será si se integra bien o no con las otras herramientas en su pila de martech. Los proveedores difieren mucho en cuanto a la cantidad y los tipos de integraciones que ofrecen. Algunos también están comenzando a especializarse en servir a un sector específico con necesidades de integración únicas, como los minoristas en línea que utilizan sistemas de gestión de información de productos (PIM).

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¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión de activos digitales (DAM)?

Los sistemas de gestión de activos digitales pueden desempeñar un papel vital en su organización de marketing, unificando los canales de marketing en línea y fuera de línea y conduciendo a una asignación de recursos de marketing más eficiente.

Los beneficios específicos de usar una plataforma de gestión de activos digitales incluyen, entre otros, los siguientes:

• Mejora de la comunicación entre los trabajadores internos y autónomos/contratados. Algunos proveedores de DAM ofrecen interfaces especialmente diseñadas para que los creativos externos envíen su contenido y colaboren en los cambios necesarios y el control de versiones requerido. El contenido en el proceso de creación/aprobación permanece accesible solo para aquellos
  involucrada en esta etapa, en lugar de estar disponible para su implementación antes de que esté lista.
• Mejor distribución de activos a clientes, socios u otros extraños. Algunos proveedores de DAM permiten a los usuarios crear "portales" personalizados para que entidades externas los vean y descarguen.
• Utilización más eficiente de los recursos existentes. Los metadatos adjuntos y las capacidades de búsqueda de los DAM permiten a los especialistas en marketing encontrar más fácilmente la imagen correcta u otro activo para una campaña, sin pasar tediosas horas pasando de una imagen a otra o viendo un video tras otro. Esto también ahorra tiempo y recursos que a menudo se gastan en recrear algo similar a un activo existente, porque no se pudo encontrar o el usuario no estaba al tanto de su existencia.
  existencia.
• Mayor eficiencia en el flujo de trabajo para aprobaciones internas. Muchos proveedores de DAM ofrecen, ya sea como parte de la funcionalidad principal o como complemento, herramientas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo, que permiten una colaboración más fluida y un movimiento transparente de un activo a través de un proceso de aprobación.
• Acelere la conversión de activos en diferentes tamaños, relaciones de aspecto y tipos de archivos para diferentes aplicaciones de marketing. Aunque un archivo se carga en el sistema DAM en un formato particular, muchos sistemas permiten el recorte o la edición automática o manual dentro del sistema, así como la conversión del activo a diferentes tamaños o formatos de archivo a medida que se descargan o distribuyen para usar.
• Eficiencia mejorada en el front-end, en la creación de activos de marca, y en el back-end, en la distribución de esos activos a varios sistemas martech y ad tech . Muchos DAM se integran con el software de creación de contenido, como Creative Cloud de Adobe, y también se conectan (ya sea a través de conectores nativos o API) a sistemas que distribuyen contenido directamente al cliente, como servidores de anuncios, plataformas de automatización de marketing o sistemas de administración de contenido de sitios web.
• Cumplimiento más fácil con los estándares de marca cambiantes y los términos de licencia. Los DAM permiten establecer una fecha de caducidad en los activos, por lo que ya no se utilizan después de que vence el plazo de la licencia de un activo en particular. Por ejemplo, si no se renueva un contrato con un vocero de una celebridad en particular, un DAM puede sacar esos activos de circulación para que no se usen más allá de la fecha de vencimiento.
• Facilidad de presentar una imagen de marca más consistente al cliente con miras a la lealtad y la retención. Los DAM facilitan el cumplimiento de los estándares de la marca y la distribución de contenido digital para que cada interacción con el cliente refuerce los valores de la marca que los especialistas en marketing pretenden transmitir. Esta es una de las ventajas clave de un DAM en un momento en que la cantidad de dispositivos y medios de comunicación es mayor que nunca, lo que dificulta mantener la coherencia entre los activos diseñados para el consumo en varios lugares.
• Capacidad para cuantificar el uso de cada activo digital individual y, por lo tanto, realizar un seguimiento del ROI en el costo de creación y distribución. Los DAM permiten a los especialistas en marketing realizar un seguimiento de la distribución y la eficacia de los activos de marketing, lo que les permite invertir más en los métodos de distribución y creación de contenido más rentables. Algunos sistemas pueden rastrear automáticamente estos datos, mientras que otros