Händlergebühren erklärt: Alles, was Sie über Händlergebühren für Kreditkarten wissen müssen

Händlerkontogebühren sind ein unvermeidliches – und zutiefst unbeliebtes – Element bei der Einrichtung eines Händlerkontos, das es Ihrem Unternehmen ermöglicht, Kredit- und Debitkarten zu akzeptieren. Gebühren für Händlerdienstleistungen können Ihre Gewinne schmälern und die Abwicklung von Kredit-/Debitkartentransaktionen noch teurer machen.

Am schlimmsten ist jedoch, dass Gebühren während des Verkaufsprozesses oft nicht offengelegt werden und stattdessen wie aus dem Nichts als unerwartete Überraschung auf Ihrer monatlichen Abrechnung erscheinen. In diesem Artikel erklären wir, was Gebühren für Händlerdienste sind, welche Gebühren üblicherweise erhoben werden und mit welchen Kosten Sie rechnen sollten.

Wir geben Ihnen auch einige Tipps, wie Sie vermeiden können, von einer „versteckten“ Gebühr überrascht zu werden, und machen einige Vorschläge, wie Sie Ihre Händlerkontogebühren senken können.

Was sind Händlergebühren?

Gebühren für Händlerdienste sind einfach Gebühren, die für die Führung des Händlerkontos gezahlt werden, das Sie benötigen, um Kredit- und Debitkarten akzeptieren zu können. Viele dieser Gebühren fallen monatlich oder jährlich an, unabhängig davon, ob Sie Transaktionen verarbeiten oder nicht. Andere Gebühren werden nur erhoben, wenn ein bestimmtes Ereignis (z. B. eine Rückbuchung) eintritt.

Was macht die Gebühren für Händlerdienste so kompliziert?

Der Hauptfaktor, der Händlergebühren erschwert, besteht darin, dass jede Gebühr einem bestimmten Zweck dient, der sie von anderen Gebühren unterscheidet, was zu einer verwirrenden Vielfalt von Gebühren führt, die auf Ihrer Verarbeitungsabrechnung erscheinen können.

Ein weiterer erschwerender Faktor ist, dass einige Händlerkontogebühren von Ihrem Prozessor erhoben werden, während andere von den großen Kreditkartenverbänden (z. B. Visa, Mastercard, Discover und American Express) erhoben werden. Bei diesen Gebühren erhebt Ihr Auftragsverarbeiter lediglich die Gebühr und leitet sie an die entsprechende Stelle weiter. Natürlich sind diese Arten von Gebühren bei der Einrichtung Ihres Kontos nicht verhandelbar.

Schließlich gibt es hinsichtlich der Gebühren keine Standardisierung unter den Anbietern von Handelsdiensten. Während die meisten Anbieter dazu neigen, innerhalb des Branchendurchschnitts zu bleiben, steht es jedem Anbieter frei, seine eigene Gebührenordnung anhand von Kriterien festzulegen, die er für angemessen hält.

Gemeinsame Gebühren für Händlerkonten für kleine Unternehmen

Unabhängig davon, bei welchem ​​Anbieter Sie sich anmelden, fallen für Ihr Händlerkonto drei Arten von Gebühren für Händlerdienste an, darunter die folgenden:

• Transaktionsbearbeitungsgebühren: Diese werden von den Banken, den Kartenverbänden und Ihrem Verarbeiter für die Bearbeitung Ihrer Transaktionen und die Auszahlung des verbleibenden Guthabens auf Ihr Konto erhoben.
• Geplante (oder wiederkehrende) Kontogebühren: Dies sind Gebühren, die von Ihrem Händlerdienstanbieter für die Führung Ihres Kontos erhoben werden. Sie werden in der Regel monatlich oder jährlich in Rechnung gestellt.
• Nebengebühren: Diese Gebühren werden nur erhoben, wenn ein definiertes auslösendes Ereignis eintritt (Rückbuchungen sind am häufigsten). Sie sind in der Regel eine einmalige zusätzliche Gebühr, obwohl PCI-Nichtkonformitätsgebühren jeden Monat erhoben werden, bis Ihr Konto wieder konform ist.

Bearbeitungsgebühren für Händler

Diese Gebühren werden jedes Mal berechnet, wenn Sie eine Transaktion durchführen. Ihre Bearbeitungsgebühr ist beispielsweise eine Transaktionsgebühr. Transaktionsgebühren sind in der Regel die größten Kosten für die Akzeptanz von Zahlungskarten. Kreditkartentransaktionsgebühren gibt es in zwei Formen: 1) Prozentsätze (z. B. 2,19 %, 0,25 %) oder 2) feste Gebühren pro Artikel (z. B. 0,20 $, 0,0195 $). Häufig werden beide Formen für eine bestimmte Transaktion berechnet.

Beachten Sie, dass sich dieser Artikel hauptsächlich auf Gebühren für Händlerdienstleistungen konzentriert. Bitte lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zu Bearbeitungsgebühren und -gebühren für Kreditkarten, um einen detaillierten Einblick in die Bearbeitungsgebühren für Kreditkarten zu erhalten.

Geplante Gebühren für Händlerkonten

Geplante Händlerkontogebühren sind die wiederkehrenden Gebühren, die Sie zahlen, um Ihr Konto zu führen. Während die meisten dieser Gebühren monatlich erhoben werden, können auch jährliche oder vierteljährliche Gebühren anfallen. Während viele unserer erstklassigen Anbieter eine vollständige Gebührenordnung auf ihren Websites veröffentlichen, tun viele andere dies nicht. In diesem Fall sollten Ihre Gebühren in Ihren Vertragsunterlagen aufgeführt sein. Beachten Sie, dass Anbieter nicht immer den gleichen Betrag für eine bestimmte Gebühr für jeden Händler berechnen und einige dieser Gebühren durch beharrliche Verhandlungen während des Kontoeinrichtungsprozesses reduziert oder eliminiert werden können.

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenstellung der gängigsten geplanten Gebühren, die heute von der Zahlungsbranche verwendet werden. Beachten Sie, dass Markup-Gebühren direkt an Ihren Anbieter gezahlt werden, während Großhandelsgebühren an die zuständige Stelle weitergeleitet werden, die die Gebühr erhebt.

Anfallende Händlergebühren

Anfallende Gebühren werden nur gezahlt, wenn ein vordefinierter Vorfall mit Ihrem Konto auftritt, der die Gebühr auslöst. Die meisten dieser Gebühren werden nur einmal pro Vorfall erhoben. Allerdings werden in der Regel für jeden Monat, in dem Ihr Konto als nicht konform gilt, PCI-Nichtkonformitätsgebühren erhoben. Zu den häufigsten Nebenkosten gehören:

• Rückerstattungsgebühren: Wenn Sie einem Kunden, der mit einer Kredit- oder Debitkarte bezahlt hat, eine Rückerstattung gewähren, kann Ihnen Ihr Bearbeiter eine Rückerstattungsgebühr in Rechnung stellen. Die meisten Prozessoren erstatten den Kaufbetrag zurück, einige behalten jedoch alle erhobenen Transaktionsbearbeitungsgebühren ein. Die Richtlinien variieren stark zwischen den Anbietern, daher solltest du sicherstellen, dass du die Richtlinien deines Anbieters verstehst, bevor du dich anmeldest.
• Rückbuchungsgebühren: Genauer als Rückbuchungsuntersuchungsgebühr bezeichnet, zahlen Sie diese Gebühr an Ihren Anbieter, wenn ein Kunde bei seiner kartenausgebenden Bank eine Rückbuchung gegen Sie einreicht. Chargeback-Gebühren kosten in der Regel 15 bis 25 US-Dollar pro Chargeback, obwohl einige Anbieter diese Gebühr erstatten, wenn Sie sich in der Chargeback-Untersuchung durchsetzen.
• Batch-Gebühren: Viele (aber keineswegs alle) Anbieter erheben eine kleine Gebühr, wenn Sie einen Batch von Transaktionen zur Verarbeitung hochladen. Einzelhandelsunternehmen übermittelten traditionell alle Kredit-/Debitkartenverkäufe des Tages in einem einzigen Stapel am Ende des Tages, aber dieser Ansatz funktioniert nicht immer für E-Commerce-Unternehmen, die rund um die Uhr Bestellungen annehmen. Obwohl Stapelgebühren normalerweise nur etwa 0,10 $ pro Stück kosten, können sie sich schnell summieren, wenn Sie nicht aufpassen. Viele Anbieter haben heute Batch-Gebühren ganz abgeschafft.
• Adressverifizierungsgebühren (AVS): Transaktionen ohne Karte erfordern normalerweise die Verwendung des Adressverifizierungsdienstes (AVS), um zu überprüfen, ob die Rechnungsadresse des Kunden mit derjenigen übereinstimmt, die der Kunde an der Kasse angegeben hat. AVS-Gebühren – falls Ihr Anbieter sie erhebt – kosten in der Regel etwa 0,10 $ pro Stück. Die Verwendung von AVS ist jedoch ein wirksames Instrument zur Verhinderung von Online-Kreditkartenbetrug, und AVS-Gebühren sind im Allgemeinen die zusätzlichen Kosten wert.
• PCI Non-Compliance-Gebühren: Diese Art von Gebühr ist im Wesentlichen eine Strafe für die Nichteinhaltung der PCI-Compliance-Standards für Ihr Unternehmen. Leider fügen die meisten Anbieter diese Gebühr lediglich Ihrer monatlichen Verarbeitungsabrechnung hinzu, ohne etwas zu tun, um Ihnen zu helfen, die Vorschriften wieder einzuhalten. Wir empfehlen Ihnen, jede monatliche Abrechnung sehr sorgfältig zu lesen und sich unverzüglich an Ihren Anbieter zu wenden, wenn Sie feststellen, dass Ihnen diese Gebühr in Rechnung gestellt wurde. Gebühren für Verstöße belaufen sich in der Regel auf etwa 30 $/Monat, bis Ihr Konto wieder konform ist.

Haben Händlerkonten versteckte Gebühren?

Unter Geschäftsinhabern ist allgemein anerkannt, dass Händlerkonten versteckte Gebühren enthalten.

Mit „versteckt“ meinen sie Gebühren, die ihnen entweder nicht bekannt waren oder von dem Verkaufsvertreter, der ihr Konto eingerichtet hat, nicht offengelegt wurden. Es stimmt, dass Vertriebsmitarbeiter, die versuchen, einen neuen Händler anzuwerben, häufig jede Gebühr beschönigen – oder gar nicht erwähnen –, die Sie möglicherweise zahlen müssen. Gleichzeitig tragen Händler einen gleichen Teil der Schuld, wenn sie ihre Vertragsdokumente oder Händlervereinbarungen nicht gründlich lesen, bevor sie sich anmelden.

Ihre Händlervereinbarung sollte den Namen und die Höhe jeder Gebühr offenlegen, für die Sie während der Lebensdauer Ihres Kontos verantwortlich sind oder sein könnten. (Beachten Sie jedoch, dass einige Anbieter sich absichern, indem sie eine Klausel in ihre Verträge aufnehmen, die es ihnen ermöglicht, neue Gebühren zu erheben oder bestehende zu erhöhen, mit oder ohne vorherige Ankündigung an Sie.)

Während Sie in der Lage sein sollten, Informationen zu jeder Gebühr zu finden, die mit Ihrem Konto einhergeht, führen die folgenden Gebühren zu den meisten Beschwerden über „versteckte“ Gebühren von Händlern:

• Antrags- oder Kontoeinrichtungsgebühren: Obwohl diese Praxis nicht mehr üblich ist, berechnen einige Anbieter Ihnen immer noch eine einmalige Gebühr für die Bearbeitung Ihres Antrags auf ein Händlerkonto und möglicherweise eine zweite Gebühr für die Einrichtung des Kontos, sobald es genehmigt wurde. Wir empfehlen Ihnen, sich von Anbietern fernzuhalten, die diese Gebühren immer noch erheben, da sie Ihrem Konto wahrscheinlich noch mehr Gebühren hinzufügen, sobald Sie sich angemeldet haben. Die Ausnahme bilden Händler mit hohem Risiko, bei denen die zusätzliche Zeichnung, die zur Genehmigung eines Kontos erforderlich ist, manchmal die Zahlung einer Einrichtungsgebühr rechtfertigt.
• Jährliche Gebühren: Zusätzlich zu einer monatlichen Kontoführungsgebühr berechnen einige Anbieter Ihnen auch eine saftige jährliche Gebühr und behaupten, dass diese Kosten notwendig sind, um die Kosten für Software- und Hardware-Upgrades zu decken. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch einfach um eine „Junk“-Gebühr, die auf Ihre Rechnung geheftet wird, während Sie wenig oder gar keinen tatsächlichen Gegenwert bieten. Jährliche Gebühren können Hunderte von Dollar betragen, eine erhebliche Ausgabe für ein kleines Unternehmen.
• Gebühren für vorzeitige Beendigung: Die vielleicht am meisten geschmähte „versteckte“ Gebühr in der verarbeitenden Industrie ist die Gebühr für vorzeitige Beendigung (ETF). Diese Gebühr, die normalerweise zwischen 200 und 600 US-Dollar liegt, fällt nur an, wenn Sie einen langfristigen Vertrag haben und versuchen, Ihr Konto vor Ablauf der aktuellen Laufzeit zu schließen. Leider kommen Beschwerden über ETFs in der Regel von Händlern, die sich fälschlicherweise darauf verlassen haben, dass ihre Vertriebsmitarbeiter alle Gebühren offenlegen, bevor sie sich anmelden, und ihre Vertragsdokumente nicht gelesen haben. Während die meisten erstklassigen Anbieter in der Branche heute keine langfristigen Verträge oder ETFs mehr benötigen, gibt es immer noch viele traditionelle Anbieter, die diese Funktionen als Standardartikel in ihre Verträge aufnehmen.

Was können Sie gegen Gebühren für versteckte Händlerkonten tun?

Wie wir oben betont haben, besteht Ihre beste Verteidigung gegen versteckte Gebühren darin, Ihre Vertragsdokumente gründlich zu lesen, bevor Sie sich bei einem Anbieter anmelden. So werden Sie später nicht von einer unerwarteten Gebühr überrascht. Andere Schritte, die Sie unternehmen können, um die Auswirkungen der Händlerkontogebühren auf Ihr Endergebnis zu verringern, sind die folgenden:

• Melden Sie sich bei einem Payment Service Provider (PSP) an: Sehr kleine oder neu gegründete Unternehmen benötigen oft nicht die Funktionen eines Full-Service-Händlerkontos. Zahlungsdienstleister (PSPs) wie Square bieten eine monatliche Abrechnung ohne langfristige Verträge und ohne monatliche Gebühren für Basisdienste. Gebühren für optionale Dienste werden auf der Square-Website deutlich offengelegt. Während Sie mit den Pauschalpreisen von Square pro Transaktion mehr bezahlen, sind Ihre Gesamtkosten aufgrund der Einsparungen bei den Kontogebühren viel geringer.
• Melden Sie sich bei einem transparenten Händlerkontoanbieter an: Für größere Unternehmen ist die Verwendung einer PSP wie Square oder PayPal aufgrund von Problemen mit der Kontostabilität, höheren Transaktionsverarbeitungskosten und einem Mangel an Spezialfunktionen keine gute Option. Wenn Ihr Unternehmen ein Full-Service-Händlerkonto benötigt, finden Sie immer noch Anbieter, die ihre Gebührenpläne auf ihren Websites vollständig offenlegen. Unternehmen wie Helcim und Dharma Merchant Services bieten einige der gründlichsten Preisangaben, die wir je gefunden haben. Mit transparenten Anbietern wie diesen können Sie Ihre voraussichtlichen Kosten genauer einschätzen, bevor Sie sich überhaupt an deren Verkaufsabteilungen wenden.
• Verhandeln Sie über niedrigere Gebühren: Wenn Sie am Ende bei einem traditionelleren Händlerkontoanbieter landen, der keine feste, vollständig offengelegte Gebührenordnung anbietet, können Sie dennoch einige der Gebühren aushandeln, die mit Ihrem Konto einhergehen. Beachten Sie, dass Großhandelsgebühren, die an andere Unternehmen weitergegeben werden, nicht verhandelbar sind, aber alle Markup-Gebühren, die direkt von Ihrem Anbieter erhoben werden, fair sind. Beispielsweise verzichten die meisten Anbieter überraschenderweise auf Ihre Vorfälligkeitsentschädigung, wenn Sie einen langfristigen Vertrag haben. Monatliche Mindestbeträge und rollierende Reserven (falls vorhanden) können ebenfalls durch Verhandlungen reduziert werden.

Die Quintessenz der Gebühren für Händlerdienste

Während die Gebühren für Händlerkonten definitiv irritierend (und teuer!) sind, sind sie oft unvermeidliche Kosten für die Geschäftsabwicklung. Selbst wenn Sie sich bei einem Zahlungsdienstleister wie Square anmelden, der keine monatlichen Gebühren erhebt, zahlen Sie dennoch die mit der Führung Ihres Kontos verbundenen Kosten in Form höherer Transaktionsverarbeitungsraten.

Leider treffen die Gesamtauswirkungen der Händlergebühren am stärksten auf Kleinunternehmer mit einem relativ geringen monatlichen Verarbeitungsvolumen. Wenn Ihr aktueller Händlerkontoanbieter Sie jeden Monat mit einer verwirrenden Vielfalt unerwarteter Gebühren konfrontiert, sollten Sie einen Anbieterwechsel in Betracht ziehen. Achten Sie bei der Suche nach einem besseren Angebot auf die Branchendurchschnitte, die wir in der obigen Tabelle aufgeführt haben, und befolgen Sie die von uns empfohlenen Strategien, um die Gesamtauswirkung der Gebühren für Händlerdienste auf Ihr Unternehmen zu verringern. Sie sollten auch lernen, wie Sie Ihren effektiven Tarif für die Kreditkartenabwicklung berechnen, was die einfachste und genaueste Methode ist, die Gesamtkosten zwischen verschiedenen Anbietern zu vergleichen.

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