Objaśnienie opłat za usługi handlowe: wszystko, co musisz wiedzieć o opłatach dla sprzedawców kart kredytowych

Opłaty za konto handlowe są nieuniknionym – i bardzo niepopularnym – elementem zakładania konta handlowego, które pozwoli Twojej firmie akceptować karty kredytowe i debetowe. Opłaty za usługi handlowe mogą pochłonąć Twoje zyski i sprawić, że przetwarzanie transakcji kartą kredytową/debetową będzie jeszcze droższe.

Co gorsza, opłaty często nie są ujawniane podczas procesu sprzedaży, a zamiast tego pojawiają się znikąd jako nieoczekiwana niespodzianka na miesięcznym wyciągu z przetwarzania. W tym artykule wyjaśnimy, jakie są opłaty za usługi handlowe, jakie opłaty są powszechnie pobierane i ile należy się za nie zapłacić.

Podamy również kilka wskazówek, jak uniknąć zaskoczenia „ukrytą” opłatą i zaproponujemy kilka sugestii, które pomogą Ci obniżyć opłaty za konto sprzedawcy.

Jakie są opłaty handlowe?

Opłaty za usługi handlowe to po prostu opłaty uiszczane za utrzymanie konta handlowego, którego potrzebujesz, aby móc akceptować karty kredytowe i debetowe. Wiele z tych opłat powtarza się co miesiąc lub co rok, niezależnie od tego, czy przetwarzasz jakiekolwiek transakcje, czy nie. Inne opłaty są naliczane tylko w przypadku wystąpienia określonego zdarzenia (takiego jak obciążenie zwrotne).

Co sprawia, że ​​opłaty za usługi handlowe są tak skomplikowane?

Głównym czynnikiem komplikującym opłaty handlowe jest to, że każda opłata służy określonemu celowi, który odróżnia ją od innych opłat, co skutkuje oszałamiającą różnorodnością opłat, które mogą pojawić się na wyciągu z przetwarzania.

Innym czynnikiem komplikującym jest to, że niektóre opłaty za konta handlowe są pobierane przez procesor, podczas gdy inne są pobierane przez główne stowarzyszenia kart kredytowych (np. Visa, Mastercard, Discover i American Express). Dzięki tym opłatom Twój procesor jedynie pobiera opłatę i przekazuje ją do odpowiedniego podmiotu. Nie trzeba dodawać, że tego rodzaju opłaty nie podlegają negocjacjom podczas zakładania konta.

Wreszcie, nie ma standaryzacji wśród dostawców usług handlowych w odniesieniu do opłat. Podczas gdy większość dostawców ma tendencję do pozostawania w średnich branżowych, każdy dostawca ma swobodę ustalenia własnego harmonogramu opłat przy użyciu dowolnych kryteriów, które uzna za stosowne.

Wspólne opłaty za konto sprzedawcy dla małych firm

Niezależnie od tego, u którego dostawcy się zarejestrujesz, Twoje konto handlowe będzie zawierało trzy rodzaje opłat za usługi handlowe, w tym:

• Opłaty za przetwarzanie transakcji: są pobierane przez banki, stowarzyszenia kartowe i procesor za przetwarzanie transakcji i wypłatę pozostałych środków na konto.
• Zaplanowane (lub powtarzające się) opłaty za konto: są to opłaty pobierane przez dostawcę usług handlowych za prowadzenie konta. Zazwyczaj są naliczane co miesiąc lub co rok.
• Opłaty dodatkowe: Opłaty te są oceniane tylko w przypadku wystąpienia zdefiniowanego zdarzenia wyzwalającego (najczęstsze są obciążenia zwrotne). Zwykle są to jednorazowa dodatkowa opłata, chociaż opłaty za niezgodność z PCI będą naliczane co miesiąc, dopóki konto nie zostanie przywrócone do zgodności.

Opłaty transakcyjne sprzedawcy

Opłaty te są naliczane za każdym razem, gdy przeprowadzasz transakcję. Na przykład Twoja opłata manipulacyjna jest opłatą transakcyjną. Opłaty transakcyjne zazwyczaj stanowią największy koszt akceptacji kart płatniczych. Opłaty za transakcje kartą kredytową występują w dwóch formach: 1) procenty (np. 2,19%, 0,25%) lub 2) stałe opłaty za pozycję (np. 0,20 USD, 0,0195 USD). Często obydwa formularze obciążają daną transakcję.

Pamiętaj, że ten artykuł koncentruje się głównie na opłatach za usługi handlowe. Zapoznaj się z naszym kompletnym przewodnikiem po stawkach i opłatach za przetwarzanie kart kredytowych, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat opłat za przetwarzanie kart kredytowych.

Zaplanowane opłaty za konto sprzedawcy

Zaplanowane opłaty za konto handlowe to cykliczne opłaty, które płacisz, aby utrzymać swoje konto. Chociaż większość tych opłat jest naliczana co miesiąc, możesz również napotkać opłaty roczne lub kwartalne. Podczas gdy wielu naszych najwyżej ocenianych dostawców udostępnia na swoich stronach internetowych pełny harmonogram opłat, wielu innych tego nie robi. W takim przypadku Twoje opłaty powinny być określone w dokumentach umowy. Należy pamiętać, że dostawcy nie zawsze pobierają tę samą kwotę za daną opłatę dla każdego sprzedawcy, a niektóre z tych opłat można zmniejszyć lub wyeliminować dzięki ciągłym negocjacjom podczas procesu zakładania konta.

Poniżej znajduje się zestawienie najczęstszych zaplanowanych opłat stosowanych obecnie przez branżę płatności. Pamiętaj, że opłaty narzutowe są płacone bezpośrednio Twojemu dostawcy, podczas gdy opłaty hurtowe są przekazywane do odpowiedniego podmiotu pobierającego opłatę.

Przypadkowe opłaty handlowe

Opłaty incydentalne są uiszczane tylko wtedy, gdy na Twoim koncie wystąpi wcześniej zdefiniowany incydent, powodujący naliczenie opłaty. Większość z tych opłat jest pobierana tylko raz na incydent. Jednak opłaty za niezgodność z PCI są zwykle naliczane za każdy miesiąc, w którym konto zostanie uznane za niezgodne. Do najczęstszych opłat incydentalnych należą:

• Opłaty za zwrot: Jeśli dokonasz zwrotu klientowi, który zapłacił kartą kredytową lub debetową, procesor może zostać obciążony opłatą za zwrot. Większość procesorów zwróci kwotę zakupu, ale niektórzy zatrzymają wszelkie naliczone opłaty za przetwarzanie transakcji. Zasady różnią się znacznie między dostawcami, więc przed zarejestrowaniem się upewnij się, że rozumiesz zasady swojego dostawcy.
• Opłaty za obciążenie zwrotne: dokładniej określana jako opłata za badanie obciążenia zwrotnego. Opłatę tę zapłacisz dostawcy za każdym razem, gdy klient zgłosi obciążenie zwrotne wobec Ciebie w banku, który wydał kartę. Opłaty za obciążenie zwrotne zwykle kosztują 15–25 USD za każde obciążenie zwrotne, chociaż niektórzy dostawcy zwrócą tę opłatę, jeśli zwyciężysz w dochodzeniu dotyczącym obciążenia zwrotnego.
• Opłaty zbiorcze: Wielu (ale nie wszyscy) dostawców pobiera niewielką opłatę za każdym razem, gdy przesyłasz partię transakcji do przetworzenia. Firmy detaliczne tradycyjnie przesyłały całą sprzedaż kartą kredytową/debetową na dany dzień w jednej partii na koniec dnia, ale to podejście nie zawsze działa w przypadku firm handlu elektronicznego, które przyjmują zamówienia przez całą dobę. Chociaż opłaty za pakiety zazwyczaj kosztują tylko około 0,10 USD za sztukę, mogą szybko się sumować, jeśli nie będziesz ostrożny. Wielu dostawców obecnie całkowicie wyeliminowało opłaty za pakiety.
• Opłaty za weryfikację adresu (AVS): Transakcje bez obecności karty zwykle wymagają skorzystania z usługi weryfikacji adresu (AVS) w celu zweryfikowania, czy adres rozliczeniowy klienta jest zgodny z adresem podanym przez klienta przy kasie. Opłaty AVS — jeśli Twój dostawca je pobiera — zwykle kosztują około 0,10 USD za sztukę. Jednak korzystanie z AVS jest potężnym narzędziem w zapobieganiu oszustwom związanym z kartami kredytowymi online, a opłaty AVS są zazwyczaj warte dodatkowych wydatków.
• Opłaty za niezgodność z PCI: Ten rodzaj opłaty jest zasadniczo karą za nieprzestrzeganie standardów zgodności PCI dla Twojej firmy. Niestety, większość dostawców po prostu dodaje tę opłatę do miesięcznego zestawienia przetwarzania, nie robiąc nic, aby pomóc Ci odzyskać zgodność. Zalecamy bardzo uważne przeczytanie każdego miesięcznego zestawienia i natychmiastowe skontaktowanie się z dostawcą w celu uzyskania pomocy, jeśli zauważysz, że została obciążona tą opłatą. Opłaty za niezgodność zwykle wynoszą około 30 USD miesięcznie, dopóki konto nie zostanie przywrócone do zgodności.

Czy konta handlowe mają ukryte opłaty?

Właściciele firm powszechnie akceptują, że konta handlowe zawierają ukryte opłaty.

Przez „ukryte” rozumieją opłaty, o których albo nie byli świadomi, albo nie zostały ujawnione przez agenta handlowego, który założył ich konto. Prawdą jest, że przedstawiciele handlowi próbujący zarejestrować nowego sprzedawcę często przemilczają – lub zupełnie nie wspominają – każdej opłaty, którą być może będziesz musiał zapłacić. Jednocześnie handlowcy ponoszą równą część winy, jeśli nie przeczytają dokładnie swoich dokumentów kontraktowych lub umowy handlowej przed zarejestrowaniem się.

Twoja umowa handlowa powinna ujawniać nazwę i kwotę każdej opłaty, za którą będziesz lub możesz być odpowiedzialny przez cały okres istnienia Twojego konta. (Należy jednak pamiętać, że niektórzy dostawcy pokrywają się, umieszczając w swoich umowach klauzulę, która pozwala im nałożyć nowe opłaty lub podnieść istniejące, za uprzednim powiadomieniem lub bez).

Chociaż powinieneś być w stanie znaleźć informacje o każdej opłacie związanej z Twoim kontem, poniższe opłaty generują najwięcej skarg dotyczących „ukrytych” opłat od sprzedawców:

• Opłaty za złożenie wniosku lub założenie konta: Chociaż taka praktyka nie jest już powszechna, niektórzy dostawcy nadal będą pobierać jednorazową opłatę za rozpatrzenie wniosku o konto handlowe i ewentualnie drugą opłatę za założenie konta po jego zatwierdzeniu. Zalecamy omijanie wszelkich dostawców, którzy nadal pobierają te opłaty, ponieważ po zarejestrowaniu się mogą dodać jeszcze więcej opłat do Twojego konta. Wyjątkiem są handlowcy wysokiego ryzyka, gdzie dodatkowe ubezpieczenie wymagane do zatwierdzenia konta czasami uzasadnia uiszczenie opłaty instalacyjnej.
• Opłaty roczne: Oprócz miesięcznej opłaty za utrzymanie konta niektórzy dostawcy będą również pobierać wysoką opłatę roczną, twierdząc, że ten wydatek jest niezbędny do pokrycia kosztów aktualizacji oprogramowania i sprzętu. Jednak w większości przypadków jest to po prostu „śmieciowa” opłata, która jest dodawana do rachunku, a jednocześnie zapewnia niewielką lub żadną rzeczywistą wartość w zamian. Roczne opłaty mogą sięgać setek dolarów, co jest znaczącym wydatkiem dla małej firmy.
• Opłaty za wcześniejsze zakończenie: Być może najbardziej oczernianą „ukrytą” opłatą w branży przetwórczej jest opłata za wcześniejsze zakończenie (ETF). Ta opłata, która zwykle wynosi od 200 do 600 USD, ma zastosowanie tylko wtedy, gdy masz umowę długoterminową i próbujesz zamknąć konto przed wygaśnięciem bieżącego okresu. Niestety, skargi dotyczące funduszy ETF zwykle pochodzą od handlowców, którzy przez pomyłkę polegali na swoich agentach sprzedaży, aby ujawnili wszystkie opłaty przed zarejestrowaniem się i nie przeczytali swoich dokumentów kontraktowych. Podczas gdy większość czołowych dostawców w branży nie wymaga już długoterminowych kontraktów ani ETF, wciąż istnieje wielu tradycyjnych dostawców, którzy uwzględnią te funkcje jako standardowe pozycje w swoich kontraktach.

Co możesz zrobić z ukrytymi opłatami za konto sprzedawcy?

Jak podkreśliliśmy powyżej, najlepszą obroną przed ukrytymi opłatami jest dokładne przeczytanie dokumentów umowy przed zarejestrowaniem się u dowolnego dostawcy. Robiąc to, unikniesz później zaskoczenia nieoczekiwaną opłatą. Inne kroki, które możesz podjąć, aby zmniejszyć wpływ opłat za konto handlowca na wynik finansowy, obejmują:

• Zarejestruj się u dostawcy usług płatniczych (PSP): bardzo małe lub nowo powstałe firmy często nie potrzebują funkcji konta sprzedawcy oferującego pełną obsługę. Dostawcy usług płatniczych (PSP), tacy jak Square, oferują miesięczne rozliczenia bez umów długoterminowych i miesięcznych opłat za podstawowe usługi. Opłaty za usługi opcjonalne są wyraźnie podane na stronie internetowej Square. Chociaż zapłacisz więcej za transakcję dzięki zryczałtowanym cenom Square, całkowity koszt będzie znacznie niższy ze względu na oszczędności na opłatach za prowadzenie konta.
• Zarejestruj się u przejrzystego dostawcy kont handlowców: dla większych firm korzystanie z PSP, takiego jak Square lub PayPal, nie będzie świetną opcją ze względu na problemy ze stabilnością konta, wyższe koszty przetwarzania transakcji i brak wyspecjalizowanych funkcji. Jeśli Twoja firma potrzebuje konta handlowego z pełną obsługą, nadal możesz znaleźć dostawców, którzy w pełni ujawniają swoje harmonogramy opłat na swoich stronach internetowych. Firmy takie jak Helcim i Dharma Merchant Services oferują jedne z najbardziej dokładnych informacji o cenach, jakie kiedykolwiek znaleźliśmy. Dzięki przejrzystym dostawcom, takim jak ci, będziesz w stanie dokładniej oszacować przewidywane koszty, zanim jeszcze skontaktujesz się z ich działami sprzedaży.
• Negocjuj niższe opłaty: jeśli skończysz z bardziej tradycyjnym dostawcą kont handlowców, który nie oferuje stałego, w pełni ujawnionego harmonogramu opłat, nadal możesz negocjować niektóre opłaty związane z Twoim kontem. Pamiętaj, że opłaty hurtowe, które są przekazywane innym podmiotom, nie podlegają negocjacjom, ale wszelkie opłaty marżowe pobierane bezpośrednio przez Twojego dostawcę są uczciwe. Na przykład większość dostawców jest zaskakująco chętna do rezygnacji z opłaty za wcześniejsze rozwiązanie umowy, jeśli masz umowę długoterminową. Miesięczne minima i rezerwy kroczące (jeśli je posiadasz) można również zmniejszyć w drodze negocjacji.

Podsumowanie opłat za usługi handlowe

Chociaż opłaty za prowadzenie konta handlowego są zdecydowanie irytujące (i drogie!), często stanowią nieunikniony koszt prowadzenia działalności. Nawet jeśli zarejestrujesz się u dostawcy usług płatniczych, takiego jak Square, który nie pobiera opłat miesięcznych, nadal będziesz płacić koszty związane z utrzymaniem konta w postaci wyższych stawek przetwarzania transakcji.

Niestety, ogólny wpływ opłat akceptantów najbardziej spada na właścicieli małych firm o stosunkowo niskim miesięcznym wolumenie przetwarzania. Jeśli Twój obecny dostawca konta handlowego co miesiąc uderza Cię oszałamiającą różnorodnością nieoczekiwanych opłat, powinieneś rozważyć zmianę dostawcy. Szukając lepszej oferty, pamiętaj o średnich branżowych, które wymieniliśmy w powyższej tabeli, i postępuj zgodnie z zalecanymi przez nas strategiami zmniejszania ogólnego wpływu opłat za usługi handlowe na Twoją firmę. Będziesz także chciał dowiedzieć się, jak obliczyć efektywną stawkę za przetwarzanie kart kredytowych, co jest najprostszym i najdokładniejszym sposobem porównania ogólnych kosztów między różnymi dostawcami.

Nowi właściciele firm mogą również chcieć zapoznać się z następującymi artykułami, aby uzyskać więcej informacji na temat wyboru najlepszego sprzętu i oprogramowania do przetwarzania dla Twojej firmy:

• Najlepsze maszyny i terminale do obsługi kart kredytowych dla małych firm
• Najlepsze systemy punktów sprzedaży na rok 2022
• Najlepsi dostawcy bram płatniczych dla firm internetowych