Alles, was Sie über das Design von E-Mail-Signaturen wissen müssen

E-Mail-Signaturen sind eines der mächtigsten Marketing-Tools in Ihrem Arsenal.

Darüber hinaus ist es auch ein leistungsstarkes Tool zur Verkaufsförderung.

Schauen wir uns die Zahlen an. Ein Unternehmen mit nur 100 Mitarbeitern generiert etwa 1,2 Millionen E-Mail-Signatur-Impressionen pro Jahr, was einem Werbeausgabenwert von etwa 100.000 US-Dollar entspricht.

Diese E-Mail-Signatur-Impressionen sind sehr zielgerichtet, unbestritten und nicht blockiert; Es gibt keine Anzeigen von Wettbewerbern oder Werbeblocker in E-Mails. Tatsächlich sind E-Mail-Signaturen oft der erste visuelle Eindruck, den ein potenzieller Interessent von Ihrem Unternehmen hat. In fortgeschritteneren Anwendungsfällen können E-Mail-Signaturen Ihr kontobasierter Marketingkampagnenkanal mit dem höchsten ROI sein. Mit anderen Worten, E-Mail-Signaturen sind eine hervorragende Gelegenheit, den Umsatz zu steigern, Gespräche zu beginnen und potenzielle Kunden auf einzigartige Weise zu informieren.

Aus diesem Grund ist das Design von E-Mail-Signaturen absolut entscheidend für den Marketing- und Verkaufserfolg. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie über das Design von E-Mail-Signaturen nachdenken und wie Sie Ihrem Unternehmen das E-Mail-Signaturdesign geben, das es benötigt, um den Umsatz zu steigern, das Content-Marketing zu steigern und die Markenbekanntheit aufzubauen.

So perfektionieren Sie das Design von E-Mail-Signaturen

Jede gute E-Mail-Signatur sollte einfach zu lesen und zu verstehen sein. Ein E-Mail-Signaturdesign sollte mindestens die folgenden notwendigen Elemente enthalten:

• Name
• Berufsbezeichnung
• Kontakt E-Mail (optional)
• Kontakt-Telefon
• Firmen-URL

E-Mail-Signaturen, die nur diese fünf Elemente enthalten, können entweder als reiner Text oder als einfaches HTML zu E-Mails hinzugefügt werden. Dies stellt jedoch das absolute Minimum dar und fügt Ihrer E-Mail wenig Marketing- oder Markenwert hinzu. Es ist langweilig und fällt nicht ins Auge oder übermittelt reichhaltigere Botschaften. Schauen Sie sich unten ein weiteres Beispiel einer ziemlich einfachen, aber schönen Signatur an.

Sie könnten einen Marketing-CTA in Nur-Text-Signaturen hinzufügen, dies hat jedoch nur minimale Auswirkungen. Dieser CTA wird ein weiteres Textelement in einer E-Mail sein, die bereits voller Text ist. Wenn Sie nur eine reine Text-E-Mail haben, verpassen Sie und Ihr Unternehmen massive Marketing- und Vertriebsmöglichkeiten, auf die wir in diesem Beitrag näher eingehen werden.

Kontakt-E-Mails sind optional, da ein Empfänger einfach auf „Antworten“ klicken kann, um Sie zu erreichen, sodass das Hinzufügen Ihrer E-Mail überflüssig ist. Trotzdem ziehen es einige Organisationen vor, E-Mails in Signaturen einzufügen, damit die Empfänger sie leichter finden können.

Wenn Sie eine E-Mail-Signatur wünschen, die Ihnen eine reichhaltige Ausdrucksfläche mit Farben, Bildern, Schriftarten und interaktiven Elementen bietet, benötigen Sie eine HTML-E-Mail-Signatur. Wenn Sie Bilder und Banner haben, vergewissern Sie sich, dass Sie ein Signatursystem verwenden, das NICHT Plug-in-basiert ist, da dies zu Anzeigeproblemen oder anderen Gründen führen kann, aus denen Personen Ihre beeindruckenden Signaturbanner möglicherweise nicht sehen.

E-Mail-Signaturen mit Bildern und Bannern

Es ist offensichtlich, dass Sie einen HTML-E-Mail-Signaturblock anstelle von reinem Klartext haben werden. Jetzt können Sie Ihre E-Mail-Signatur wie eine Leinwand und eine Erweiterung Ihrer Marke behandeln. Das bedeutet, dass Sie einige Elemente hinzufügen können, die das Engagement fördern, Vertrauen aufbauen und Ihre Markenbekanntheit steigern.

Hier sind einige Elemente, die Sie berücksichtigen sollten, darunter:

• Firmenlogo
• Symbole für soziale Medien des Unternehmens
• Persönlicher Kopfschuss
• Benutzerdefinierte oder gestaltete Schriftarten
• Verwenden Sie Ihre Markenfarbpalette
• Schöne E-Mail-Signatur-Banner

Die oben genannten Elemente sind in der folgenden E-Mail-Signatur dargestellt:

Lassen Sie uns die obigen Elemente der Reihe nach durchgehen.

Firmenlogo

Ihr Logo vermittelt Ihre Marke und Ihre Werte. Es gibt wenig Nachteile, wenn man es hinzufügt, und viele Vorteile, mit ein paar Vorbehalten. Ihr Logo sollte die richtige Größe für E-Mails haben. Sehr große Logos lenken ab. Es ist schwierig, sie so zu gestalten, dass sie auf allen Geräten und E-Mail-Clients, die Ihre E-Mail-Empfänger möglicherweise verwenden, richtig skaliert und angezeigt werden.

Achten Sie bei der Logoplatzierung darauf, Ihr Logo an einer Stelle in der Signatur zu entwerfen, die die Benutzererfahrung oder den Informationsfluss nicht unterbricht. Ein zentriertes Logo kann oben oder unten in einem Signaturblock funktionieren, aber es funktioniert nicht, wenn Text und Informationen sowohl darüber als auch darunter stehen.

Wir empfehlen im Allgemeinen, dass Logos entweder auf der rechten oder linken Seite des Signaturblocks platziert werden, je nach unserer Präferenz und dem Textlayout. Stellen Sie sich auch eine einfache Frage. Möchten Sie, dass Leser Ihr Logo sehen, bevor oder nachdem sie Kontaktinformationen sehen? Wenn Sie möchten, dass sie Ihr Logo zuerst sehen, platzieren Sie es auf der linken Seite und richten Sie den Signaturtextblock linksbündig aus. Wenn Sie möchten, dass sie es sehen, nachdem sie Ihren Kontakt gelesen haben, platzieren Sie es auf der rechten Seite.

Social-Media-Icons – wählen Sie Ihre zwei besten aus

Viele Signaturen verwenden sie und das aus gutem Grund. Anklickbare Symbole können die Interaktion mit der E-Mail fördern und Interessenten oder Partner zu Ihren sozialen Kanälen leiten, wo Sie mehr von Ihren reichhaltigen Inhalten hervorheben. Zu viele Symbole können übertrieben sein und Ihre E-Mail-Signaturen überladen. Sie entmutigen auch tatsächlich das Engagement, indem sie die Empfänger mit Optionen überwältigen.

Eine gute Faustregel lautet: Wählen Sie Ihre bevorzugten oder wichtigsten zwei sozialen Kanäle aus und verwenden Sie diese. Für Verbrauchermarken sind Instagram und Facebook wahrscheinlich weitaus wichtiger als LinkedIn. Für B2B-Marken sind LinkedIn und Twitter die besten Kanäle. Verwenden Sie auch Ihr bestes Urteilsvermögen. Wenn Sie einen YouTube-Kanal haben, dort aber seit Monaten nichts mehr gepostet haben und Ihre Videos nur wenige Aufrufe haben, fügen Sie ihn nicht zu Ihrer Signatur hinzu.

Persönliches Headshot – halten Sie es klein und formformatiert

Headshots sind eine hervorragende Möglichkeit, um zu sagen: „Hey, eine echte Person sendet Ihnen diese E-Mail.“ Menschen reagieren auch stark und emotional auf Gesichter und Augenkontakt. Auch in einem geschäftlichen Umfeld hat LinkedIn uns alle darauf konditioniert, Headshots zu erwarten, wenn wir persönliche Informationen in einem geschäftlichen Umfeld sehen. Also ja, das Hinzufügen eines Headshots auf beiden Seiten Ihrer Signatur kann eine effektive Möglichkeit sein, die Interaktion mit Ihrer Signatur zu erhöhen.

Bei einem Kopfschuss möchten Sie ihn in eine Formmaske einbinden. Dadurch bleibt der Kopfschuss deutlich und verhindert, dass er visuell in andere Teile der E-Mail übergeht. Es sieht auch knackig aus. (Bonuspunkte, wenn Sie einen Kopfschuss in eine Maske in Form Ihres Firmenlogos einfügen können, wie im Beispiel unten gezeigt!). Achte außerdem darauf, Kopfschüsse proportional und klein zu halten. Sie sind als separate Bilder einfacher zu verwalten als in größere Bilder integriert zu werden. Dies gibt den Menschen die Möglichkeit, ihre Headshots regelmäßig einfacher zu ändern.

Verwenden Sie die Farbpalette Ihrer Marke

Genau wie ein schick gestaltetes Logo können Markenfarben in der Signatur eine E-Mail-Signatur aufhellen und die Unternehmenswerte kommunizieren. Die Empfänger werden in vielen Fällen über Ihre E-Mail-Signatur mit Ihren Markenfarben konfrontiert und daran gewöhnt. Dies fördert auch Kontinuität und Professionalität.

Für professionelle Marken – genau wie große Profisportteams – zeigt die Verwendung von Markenfarben, dass alle im Team die gleiche Uniform tragen. Darüber hinaus können E-Mail-Signaturen (bei zentraler Verwaltung) sicherstellen, dass jeder die richtigen Markenfarben verwendet.

Benutzerdefinierte Schriftarten

Mit HTML-Signaturen können Sie dann Ihre eigenen Schriftarten verwenden und Ihre Kommunikation mit Schriftarten in anderen Kanälen abgleichen. Obwohl es klein erscheinen mag, ist dies wichtig, um Professionalität zu projizieren. Bestimmte Kunden bemerken die kleinen Details, wie z. B. welche Schriftfamilie Sie verwenden. Außerdem sind die Optionen für Klartext-Schriftarten in E-Mails ziemlich begrenzt und langweilig.

E-Mail-Signatur-Banner

E-Mail-Signatur-Banner sind unauffällige grafische Banner, die sich in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Sie können als reichhaltiger Kommunikationskanal fungieren, um die Aufmerksamkeit von Interessenten und Partnern zu erregen und zu gewinnen. Sie können auch als Erweiterung Ihrer Marketingkampagnen fungieren. Wir betrachten sie normalerweise als einen neuen eigenen Medienkanal für Unternehmen – einen Kanal, der gewöhnlich bezahlte Medien übertrifft und deutlich weniger kostspielig und zielgerichteter ist.

Einige der weltweit größten Marken und klügsten Startups verlassen sich auf E-Mail-Signatur-Banner, um die Teilnahme an Veranstaltungen zu erhöhen, das Herunterladen von Inhalten zu fördern und Verkaufsabschlüsse zu beschleunigen. Banner können auch Umfragen, In-Banner-Ereignisregistrierungen und mehr enthalten. Einige Unternehmen verwenden regelmäßig Animationen in ihren E-Mail-Signaturbannern.

Die Klickraten können bis zu 15 % betragen – weit höher als die CTRs für die meisten Formen von bezahlten Medien. Es ist einfach, E-Mail-Signaturbannern eine UTM hinzuzufügen, um deren Leistung zu verfolgen. Sie können auch Banner mit CRM-Tools integrieren, um einen personalisierten Anzeigekanal für bereits engagierte potenzielle Kunden oder für HR-Manieren zu schaffen, die Mitarbeiter einstellen möchten, oder für Führungskräfte des Unternehmens, die ihre Vordenkerrolle hervorheben möchten.

Richtlinien für E-Mail-Signaturen und Banner

Jetzt haben Sie die Grundlagen dafür, welche Elemente Sie in eine HTML-E-Mail-Signatur einfügen können und sollten. Das Entwerfen überzeugender und ansprechender E-Mail-Signaturen ist jedoch ebenso Kunst wie Wissenschaft. Sie sollten sich also einige umfassendere Fragen zum Geschmack und zum Eindruck stellen, den Sie mit Ihrer Unterschrift hinterlassen möchten. Hier sind einige wichtige Designrichtlinien, die Sie beim Entwerfen Ihrer E-Mail-Signaturen verwenden sollten.

Halten Sie Signaturen und Banner im Einklang mit dem Markendesign

Wenn Ihr Markenethos lustig und informativ ist, stellen Sie sicher, dass sich Ihr E-Mail-Signatur-Design lustig und informativ anfühlt. Wenn Ihr Markenethos professionell und hochkompetent ist, stellen Sie sicher, dass Sie dies in der Signatur und in Ihren Signaturbannern zum Ausdruck bringen.

Dies bedeutet auch, dieselben Schriftarten zu verwenden, die Ihre Marke auf ihrer Website verwendet, und wahrscheinlich weniger verwendete Farben aus Ihrer Markenpalette zu vermeiden. Klingt völlig selbstverständlich? Es ist ein bisschen verlockend, viele neue Dinge mit einem E-Mail-Signatur-Banner auszuprobieren, gerade weil Sie es vollständig kontrollieren und Sie vielleicht das Gefühl haben, dass Sie sich groß abheben müssen.

Während es ein großartiger Ort ist, um mit Botschaften und neuen Möglichkeiten der Informationsdarstellung zu experimentieren, sind Ihre Signaturen und Banner eine sehr enge Erweiterung Ihrer Marke, die direkt mit einem Mitarbeiter verbunden ist. Also konsequent bleiben. Denk darüber so. Würden Ihre E-Mail-Signatur und Ihr Banner auf Ihrer Homepage zu Hause sein? Wenn die Antwort ja ist, dann ist Ihre Signatur wahrscheinlich konsistent.

Packen Sie nicht tonnenweise Informationen in Ihre E-Mail-Signaturen

Wie bei den meisten Dingen im Marketing ist auch bei E-Mail-Signaturen weniger mehr. Es könnte verlockend sein, zu versuchen, eine Signatur voller Links, CTAs und einem geschäftigen Banner zu blockieren. Berücksichtigen Sie vorher den Gesamteindruck, den die Signatur beim Betrachter hinterlässt. Wir neigen dazu, von Tonnen von Informationen überwältigt zu werden, die auf kleinem Raum präsentiert werden. Es ist auch schwierig, eine klare Botschaft zu vermitteln, wenn zu viele konkurrierende Informationen enthalten sind. Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie Ihre Banner erstellen.

Wer Ihre Zielgruppe ist

Bereiten Sie alle Elemente auf das Publikum vor. Das kann beispielsweise bedeuten, dass die E-Mail-Signaturen für Vertriebs- und Marketingmitarbeiter leicht unterschiedlich sind. Signatur-Banner können auch mit spezifischen CTAs basierend auf Sprache, Rolle oder Geografie angepasst werden. Ordnen Sie Ihre Signatur den Bedürfnissen und Vorlieben Ihrer Zielgruppe zu.

Welche Aktion Sie fahren möchten

Möchten Sie, dass sie auf das Banner klicken? Möchten Sie, dass sie für eine Demo oder einen sozialen Kanal auf Ihre Website gehen? Die primäre Aktion sollte bei der Gestaltung von Inhalten oberste Priorität haben. Wenn Sie also beispielsweise nie erwarten, dass sie Sie auf Ihrem Arbeitstelefon anrufen, geben Sie kein Arbeitstelefon an. Es ist eine Verschwendung von Immobilien. Wenn Sie möchten, dass sie Ihnen eine SMS senden, betonen Sie dies alternativ, indem Sie Ihre Handynummer in der Informationshierarchie der E-Mail-Signatur hervorheben und leicht finden – vielleicht indem Sie sie als erste Information nach dem Namen und dem Link zur Firmenwebsite platzieren.

Welches Gerät oder welche Software der Empfänger verwendet

Wenn die meisten Ihrer Empfänger E-Mails auf Mobilgeräten lesen (was häufig der Fall ist), ordnen Sie Ihre Designeinschränkungen zu, um sie für die mobile Nutzung zu optimieren. Dies kann mehr Kontrast zwischen Elementen in der Signatur bedeuten, um nur ein Beispiel zu nennen. Es kann auch bedeuten, dass Sie sicherstellen möchten, dass bestimmte Elemente skaliert werden und andere aus der Signatur herausfallen, wenn Sie sich an einem mobilen Gerät orientieren. Ein gutes Prinzip ist es, die Informationsarchitektur Ihrer Signatur und Banner so zu gestalten, dass die Bildschirmgröße verwendet wird, die die meisten Empfänger sehen werden. Dadurch wird Ihr Standard-Look zu Ihrem besten Look.

Weniger Farben und Schriftarten bedeuten eine bessere UX

Im Sinne von weniger ist mehr, macht die Verwendung von weniger Markenfarben in Ihrer E-Mail-Signatur diese im Allgemeinen besser lesbar. Es minimiert auch Probleme mit Anzeige, Kontrast oder anderen Problemen, die beim Lesen von Signaturen auf einer Vielzahl von Geräten und E-Mail-Software auftreten.

Wenn Kunden beispielsweise den Dunkelmodus auf einer Website oder in einem Browser verwenden, bedeuten mehr Farben, dass es für sie wahrscheinlich schwieriger ist, alle Informationen in der Signatur zu sehen. Dasselbe gilt für Schriftarten. Wir empfehlen im Allgemeinen, bei E-Mail-Signaturen an einer einzigen Schriftart festzuhalten. Es ist viel einfacher für den Leser und schafft auch ein professionelleres und konsistenteres Erscheinungsbild.

Denken Sie auch hier an Teamuniformen. Die denkwürdigste Verwendung ist eine begrenzte Palette. Signaturbanner sind jedoch anders. Sie funktionieren wie Online-Display-Anzeigen, sodass die Palette nicht eingeschränkt werden muss. Tatsächlich fällt eine breitere Palette mit schönen Kontrasten und leuchtenden Farben bei Bannern eher ins Auge.

Erstellen Sie einen internen Styleguide für E-Mail-Signaturen

Damit Ihre Designer effizient arbeiten und gute Signaturen erstellen können, ist es am besten, ihnen sehr detaillierte Anleitungen zu geben. Der Styleguide ist nicht nur für die Lesbarkeit, sondern auch für die Zustellbarkeit von entscheidender Bedeutung. Signaturbilder, die zu groß sind und auf externen Servern gehostet werden, können dazu führen, dass Ihre E-Mail blockiert wird. Die Verwendung des falschen Bildformats oder von Schriftarten, die in manchen Umgebungen schlecht wiedergegeben werden, kann ebenfalls sehr weh tun.

Ihr E-Mail-Signatur-Styleguide sollte Folgendes enthalten:

• Ein Design-Briefing, das die Stimmung, das Aussehen und die Haptik beschreibt, die Sie mit Ihren Unterschriften erzeugen möchten. Geben Sie an, wie oft Sie Signaturen aktualisieren möchten
• Eine Beschreibung der drei wichtigsten Ziele der Signatur
• Eine Informationshierarchie aus einfachen Aufzählungszeichen, die priorisieren, welche Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur enthalten sein sollten
• Anforderungen an die E-Mail-Zustellbarkeit und Designeinschränkungen
• Eine Beschreibung, wie E-Mail-Signatur-Banner in andere Systeme integriert werden können
• Welches Gerät oder welcher Formfaktor sollte als Standard für Designs betrachtet werden?
• Welche anderen Geräte oder Formfaktoren für Ihre Empfänger wichtig sind
• Richtlinien, welche Schriftarten und Farben aus der Markenpalette zu verwenden sind
• Spezifische Anforderungen an Bildgrößen und -formate für alle Grafiken und Fotos in der E-Mail

Erstellen Sie auch einen Styleguide für E-Mail-Banner

Signatur-Banner haben wahrscheinlich ein ähnliches Design-Ethos wie der Rest Ihrer Signatur, aber andere Einschränkungen und Anforderungen. Tatsächlich können Sie Ihre E-Mail-Signatur-Banner-Designs wahrscheinlich fast als Erweiterung Ihrer allgemeinen Display-Werbekampagnen behandeln (obwohl wir zunehmend Anwendungsfälle von Unternehmen sehen, die E-Mail-Signatur-Banner für interne Marketingkampagnen verwenden, um das Bewusstsein für Unternehmensinitiativen zu schärfen).

Hier sind ein paar Grundlagen für die Anforderungen an den Bannerstil:

• Ein Design-Briefing, das die Stimmung, das Aussehen und die Haptik beschreibt, die Sie mit Ihren Bannern erzeugen möchten. Geben Sie an, wie oft Sie Signaturen aktualisieren möchten.
• E-Mail-Zustellbarkeitsanforderungen und Designeinschränkungen für Ihre Banner
• Eine Beschreibung, wie E-Mail-Signatur-Banner in andere Systeme integriert werden können
• Welches Gerät oder welcher Formfaktor sollte als Standard für Designs betrachtet werden?
• Welche anderen Geräte oder Formfaktoren für Ihre Empfänger wichtig sind (z. B. die von Ihren Kunden am zweit- oder dritthäufigsten verwendeten)
• Richtlinien, welche Schriftarten und Farben aus der Markenpalette zu verwenden sind
• Spezifische Anforderungen an Bildgrößen und -formate für alle Grafiken und Fotos in der E-Mail. Beziehen Sie alle möglichen Anforderungen an die Animation mit ein

2 Beispiele für E-Mail-Signaturen zum Nachahmen

Schauen wir uns zum Schluss zwei erstaunliche E-Mail-Signaturen an, die wir kürzlich gesehen haben, und sprechen kurz darüber, was sie so gut macht.

Qualtrics

Hier ist der erste. Ein Ingenieur bei Qualtrics war so begeistert, dass er seine Signatur auf LinkedIn teilte : „Dies ist meine professionelle E-Mail-Signatur. Ich bin sehr stolz, wenn ich es mir ansehe.“

Dynamischer Ertrag

Dynamic Yield, eine KI-gestützte Personalisierungsplattform, lud potenzielle Interessenten und alle Interessierten ein, sich ein On-Demand-Webinar für Einzelhandelsunternehmen anzusehen. Was sich von dieser speziellen Signatur abhebt, ist das GIF-Logo, gefolgt vom Abzeichen. Es erregt Aufmerksamkeit und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.

Sie können eine fantastische E-Mail-Signatur entwerfen. Jetzt anfangen.

Sie haben gerade Folgendes gelernt:

• Warum E-Mail-Signaturen tatsächlich ein erstaunlicher eigener Marketingkanal sind (vielleicht Ihr am wenigsten genutzter)
• Warum E-Mail-Signaturen ein wirksames Mittel sind, um Ihre Marke zu projizieren und zu professionalisieren
• Die zwei grundlegendsten Arten von E-Mail-Signaturen (Nur-Text und HTML)
• Welche Elemente müssen in beide Arten von E-Mail-Signaturen aufgenommen werden?
• Wie man über das Entwerfen von E-Mail-Signaturen nachdenkt
• So erstellen Sie einen Design-Styleguide für E-Mail-Signaturen für Ihr Grafikteam

Jetzt liegt es an Ihnen. Wenn Sie gerade eine einfache E-Mail-Signatur haben, schauen Sie sie sich an und fangen Sie an, groß und schön zu denken. Was können Sie hinzufügen? Wie können Sie E-Mail-Signaturen verwenden, um Ihr Markenimage besser zu projizieren? Wie können Sie E-Mail-Signaturen in breitere Marketingbemühungen integrieren?

E-Mail-Signaturen sind wirklich eine schöne Leinwand, auf der man Geschichten erzählen und mit Menschen kommunizieren kann, die bereits vorqualifiziert und sehr zielgerichtet sind. Sie können auch ein leistungsstarker Wachstumskanal mit hohem ROI sein, um Ihr Engagement und Ihren Umsatz zu steigern, ohne die Bank zu sprengen. Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen hilft, über eine mutigere, bessere und schönere Zukunft für E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen nachzudenken.

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatursoftware Ihrer Marke hilft, sich von der Konkurrenz abzuheben! Wählen Sie auf G2 das Richtige für Ihre Anforderungen.