Expense Management 101: Ihr Leitfaden zur Spesenabrechnung

Spesenmanagement ist ein Prozess, der oft als zeitaufwändig, mühsam, fehleranfällig und frustrierend beschrieben wird. Dennoch spielt es eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung des Gewinns Ihres Unternehmens.

Spesenmanagement ist per Definition ein Organisationssystem, das für die Verarbeitung von Spesenabrechnungen, Genehmigungen und Mitarbeitererstattungen eingesetzt wird.

Im weiteren Verlauf der Lektüre werden Sie jedoch sehen, wie die Feinheiten des Spesenmanagements Unternehmen jeder Größe zum Erfolg oder zum Scheitern bringen können, wenn sie unbeaufsichtigt bleiben. Dieser Artikel spricht darüber, warum Unternehmen dem Spesenmanagement und seinen Vorteilen mehr Aufmerksamkeit schenken müssen.

Warum ist Spesenmanagement wichtig?

Das Ausgabenmanagement hat unterschiedliche Auswirkungen auf die verschiedenen Interessengruppen. Für Finanzteams liegt das Hauptaugenmerk darauf, genaue Aufzeichnungen und Finanzplanungen zu führen. Für Mitarbeiter soll es schneller und mit minimalen Reibungsverlusten erstattet werden. Für Eigentümer oder Management geht es um Wachstum, Produktivität, Risikomanagement, Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit.

Hier sind einige Vorteile der Beachtung des Ausgabenmanagements:

• Wenn der Spesenverwaltungsprozess reibungslos abläuft, gibt er genaue Einblicke in die finanzielle Gesundheit des Unternehmens. Dies hilft dem Management, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und potenzielle Risiken zu erkennen.
• Wenn die Zyklen für die Erstattung von Spesen an die Mitarbeiter kürzer sind, führt dies zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einem höheren Vertrauen. Dies spielt eine entscheidende Rolle bei der Bestimmung Ihrer Mitarbeiter- und Finanzproduktivität.
• Schließlich werden Sie mit Steuervorteilen belohnt, wenn Sie sich bemühen, die Vorschriften einzuhalten und detaillierte Aufzeichnungen zu führen. Ein gut durchdachtes und implementiertes Kostenmanagementsystem hat daher sowohl materielle als auch immaterielle Vorteile.

Wie sieht der Kostenmanagementprozess aus?

Der Kostenmanagementprozess umfasst Folgendes:

• Abrechnung von Betriebsausgaben durch Mitarbeiter
• Verifizierung und Validierung von Berichten durch Manager/Genehmiger
• Prüfung von Spesenabrechnungen auf Einhaltung durch Buchhalter/Finanzteams
• Abwicklung von Zahlungen für Spesenvergütungen von Mitarbeitern
• Aufbewahrung von Ausgaben, Belegen und Aufzeichnungen für externe Audits

Hier ist ein Flussdiagramm, das Ihnen hilft, den Prozess zu visualisieren:

Es sieht ganz einfach aus, aber in Wirklichkeit gibt es bei jedem Schritt des Prozesses Herausforderungen, die die Stabilität und das Wachstum des Unternehmens ernsthaft gefährden, wenn sie nicht richtig gemacht werden. Daher ist es wichtig, diese Herausforderungen zu verstehen, um ein effizientes Kostenmanagementsystem aufzubauen.

Herausforderungen im Reise- und Spesenmanagementprozess

Der Spesenmanagementprozess ist nicht nur zeitaufwändig und arbeitsintensiv, sondern auch voller Herausforderungen, von der Erstellung von Richtlinien bis zur Bearbeitung von Erstattungen. Und dann noch einige mehr. Hier sind die drei häufigsten Herausforderungen im Spesenmanagement.

1. Unklare Reise- und Spesenrichtlinien

Der Zyklus der Spesenabrechnung beginnt bei den Mitarbeitern, und bei unklaren Spesenrichtlinien beginnt der erste Schritt, wo die Probleme beginnen. Vor allem, weil die Spesenabrechnung immer ein Last-Minute-Job ist und von allen gefürchtet wird.

Probleme von Mitarbeitern mit unklaren Reise- und Spesenrichtlinien:

• Es wird schwierig, sich Spesenrichtlinien und -kategorien zu merken.
• Dies führt dazu, dass Mitarbeiter außerhalb der Richtlinien Ausgaben geltend machen.
• Die Berichte werden zur erneuten Einreichung an die Mitarbeiter zurückgesendet, was zu verzögerten Auszahlungen führt.
• Nicht konforme Ausgaben gelten, wenn sie erstattet werden, als Spesenabrechnungsbetrug.
• Mitarbeiter könnten versuchen, ungeprüfte Verstöße zu wiederholen, da sie sich der Auswirkungen des Spesenabrechnungsbetrugs möglicherweise nicht vollständig bewusst sind.

2. Unwirksame Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Spesen

Wie im Fall von Reise- und Spesenrichtlinien gilt: Wenn der Genehmigungsworkflow nicht gut definiert ist, erreicht die Spesenabrechnung möglicherweise nicht die richtige Person und nicht im richtigen Zeitrahmen. Dies führt zu Frustration, Verwirrung und Verzögerungen bei der Erstattung von Mitarbeitern für das Geld, das sie aus ihrer Tasche für Ihr Unternehmen ausgegeben haben.

Probleme, mit denen Mitarbeiter und Finanzteams bei ineffizienten Genehmigungsworkflows konfrontiert sind:

• Mitarbeiter und Genehmiger sind sich des gesamten Erstattungsprozesses nicht bewusst.
• Sie verschwenden produktive Stunden damit, zu verstehen, welche Berichte an wen gehen.
• Es ist sehr wahrscheinlich, dass ein Genehmiger eine Spesenabrechnungs-E-Mail verpasst.
• Betrügerische oder nicht richtlinienkonforme Ansprüche werden möglicherweise nicht überprüft.
• Durch das ständige und lange Hin und Her verzögern sich Erstattungen.
• Es gibt keinen einzigen Ort, an dem alle Aktivitäten in einer Spesenabrechnung nachverfolgt werden.
• Für Finanzteams wird es schwierig, Engpässe und Compliance im Auge zu behalten.
• Ohne einen detaillierten Audit-Trail öffnet sich das Unternehmen zwangsläufig Audits.

3. Verspätete Spesenerstattung durch Mitarbeiter

Die Kostenerstattung ist ein langwieriger und mühsamer Prozess. Sei es das mehrfache Hin und Her zwischen Mitarbeitern und Finanzteams oder die kolossale Menge an manueller Dateneingabe, -prüfung und -verarbeitung – niemand mag Spesenabrechnungen.

Darüber hinaus führen verspätete Spesenerstattungen von Mitarbeitern zu:

• Unzufriedenheit der Mitarbeiter und verminderte Moral.
• Mitarbeiter verlieren das Geld, das sie für das Unternehmen ausgegeben haben.
• Sie haben nicht genug Zeit, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.
• Genehmigungen in letzter Minute können dazu führen, dass Ansprüche außerhalb der Richtlinie genehmigt werden.
• Finanzteams können Bücher nicht rechtzeitig abschließen.

Verzögerungen, Fehler, Betrug und schmerzhafte Audits sind charakteristisch für das traditionelle Spesenmanagement. Dies sind kleine und große Unternehmen, die sich effektiveren Methoden zur Verwaltung von Ausgaben zuwenden.

Was ist traditionelles Spesenmanagement?

Herkömmliche Spesenverwaltungsprozesse basieren auf papierbasierten Belegen und Aufzeichnungen. Um ein Bild zu zeichnen, sieht ein traditionelles Spesenverwaltungssystem so aus:

• Die Mitarbeiter haben die Aufgabe, alle Geschäftsbelege sicher aufzubewahren, um zu Beginn jedes Erstattungszyklus Spesenerstattungen geltend zu machen.
• Genehmiger müssen Spesenabrechnungen manuell überprüfen und sicherstellen, dass sie den Reise- und Spesenrichtlinien des Unternehmens entsprechen.
• Finanzteams haben die Aufgabe, alle genehmigten Spesenbelege mit Papierspuren vor der Verarbeitung zu prüfen.
• Finanzteams müssen dann alle Belege und Aufzeichnungen für zukünftige interne/externe Audits organisiert aufbewahren.

Herausforderungen beim traditionellen Spesenmanagement

Ein Upgrade von der papierbasierten Buchhaltung war die Excel-basierte Buchhaltung. Beide Systeme sind jedoch zeit- und arbeitsintensiv und verlassen sich ausschließlich auf die manuelle Dateneingabe und -überprüfung. Hier sind einige Herausforderungen und Einschränkungen des traditionellen Spesenmanagements:

• Hohe Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Dateneingabe: Traditionelles Spesenmanagement basiert auf manueller Dateneingabe für Spesenabrechnungen, Genehmigungen und sogar Aufzeichnungen. Eine zusätzliche Null oder eine fehlende Eins könnte Ihre Bücher verzerren und Sie für Audits anfällig machen.
• Hohes Risiko von Spesenabrechnungsbetrug: Es ist sehr wahrscheinlich, dass Richtliniennuancen durch das Raster schlüpfen und zu Spesenabrechnungsbetrug führen. Das kostet Unternehmen viel Geld und kann Ihre Kalender für eine unangenehme Anfrage beim Finanzamt blockieren.
• Mangelnde Transparenz der Mitarbeiterausgaben: Finanzteams haben keine Möglichkeit zu wissen, wie viel Mitarbeiter für verschiedene Projekte ausgeben, bis sie am Ende des Monats Spesenabrechnungen eingereicht haben. Dies behindert die finanzielle Produktivität und kann das Endergebnis Ihres Unternehmens ernsthaft gefährden.

Was ist automatisiertes Spesenmanagement?

Automatisierte Spesenverwaltungssoftware verwendet Funktionen, die speziell entwickelt wurden, um alle alltäglichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung zu eliminieren. Dies trägt dazu bei, die Frustration hinter der manuellen Spesenabrechnung zu beseitigen.

Abgesehen davon, dass die Spesenabrechnung und -verfolgung zum Kinderspiel werden, sind hier einige weitere Vorteile, die das automatisierte Spesenmanagement mit sich bringt:

• Bietet einfache Möglichkeiten für Mitarbeiter, Ausgaben von jedem Gerät ihrer Wahl aus zu verfolgen und zu melden.
• Führt Echtzeit-Richtlinienprüfungen für jede Spesenabrechnung durch, noch bevor sie gemeldet wird, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.
• Ermöglicht die Anpassung und Automatisierung von Genehmigungsworkflows und Bank- und Firmenkreditkartenabstimmungen.
• Lässt sich in andere Buchhaltungs-, ERP- und HRMS-Software integrieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter-, Reise- und Spesenmanagementdaten zentralisiert sind.

Vorteile der Umstellung auf automatisiertes Spesenmanagement

Eine Umstellung von Papier- und Excel-basierten Spesenabrechnungen auf digitale Systeme kann für Unternehmen eine bedeutende Veränderung bedeuten. Hier sind einige Vorteile, die das automatisierte Spesenmanagement gegenüber dem herkömmlichen Spesenmanagement bietet.

• Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit dem Erstellen und Einreichen von Spesenabrechnungen.
• Genehmiger verbringen weniger Zeit mit der Überprüfung und Genehmigung von Spesenabrechnungen.
• Für die Einhaltung sorgt die Spesenmanagement-Software.
• Die Revisionsbereitschaft wird ohne manuellen Mehraufwand sichergestellt.
• Finanzteams erhalten einen kontinuierlichen Einblick in die Mitarbeiterausgaben.

Die Umstellung auf automatisiertes Spesenmanagement übernimmt manuelle, fehleranfällige und zeitaufwändige Aufgaben und hilft Unternehmen, die finanzielle Leistungsfähigkeit und Mitarbeiterproduktivität zu steigern und ihr Budgetmanagement zu optimieren.

Was ist Spesenmanagement-Software?

Spesenmanagement-Software wurde entwickelt, um Prozesse im Zusammenhang mit Reisen und Spesenmanagement zu automatisieren, einschließlich Spesenabrechnung, Genehmigungen, Erstattungen und Reisebuchungen. Ein automatisierter Spesenmanagementprozess minimiert Risiken, die normalerweise charakteristisch für das traditionelle Spesenmanagement sind. Hier sind einige Vorteile der Verwendung einer von Stakeholdern organisierten Spesenverwaltungssoftware.

Für Mitarbeiter bietet es:

Effiziente Belegverfolgung und Berichterstattung

Die meisten Spesenverwaltungsprogramme bieten einfache Optionen zur Verfolgung von Geschäftsbelegen, um den Zeit- und Arbeitsaufwand der Mitarbeiter für die Spesenabrechnung zu reduzieren. Die hervorstechendste Spesenabrechnungsfunktion ist der OCR-Scanner (Optical Character Recognition), der in fast allen mobilen Anwendungen für die Spesenverwaltung zu finden ist.

Mit dieser Funktion können Mitarbeiter den Papierbeleg einfach mit dem OCR-Scanner fotografieren. Die Software füllt dann automatisch Kostendetails aus dem erfassten Bild aus, alles bereit zum Berichten. Dies stellt sicher, dass ein echtes Ein-Klick-Erlebnis den ansonsten langwierigen manuellen Spesenabrechnungsprozess ersetzt.

Schnellere Kostenerstattung

Eine automatisierte Reise- und Spesenverwaltungssoftware macht es Mitarbeitern leicht, konforme Spesenabrechnungen einzureichen. Außerdem entfällt das ständige Hin und Her zwischen den Beteiligten, um rechtzeitige Spesenabrechnungen, Genehmigungen und Spesenerstattungen der Mitarbeiter sicherzustellen.

Für Genehmiger bietet es:

Benutzerdefinierte automatisierte Genehmigungsworkflows

Mit einer Spesenverwaltungssoftware müssen Manager oder Genehmiger nicht auf „Können Sie mich bitte an die richtige Person verweisen“-E-Mails antworten. Sobald der Workflow in das System und die festgelegten Richtlinien eingegeben wurde, können Sie sogar automatische Erinnerungen für die Einreichung von Berichten festlegen und Berichte automatisch genehmigen und Engpässe im Spesengenehmigungsprozess vollständig beseitigen.

Effektive Durchsetzung der Spesenrichtlinie

Als Manager, Abteilungsleiter oder die Finanzabteilung gibt es Besseres und Wichtigeres, als Spesenabrechnungen mit Policen abzugleichen. Eine Spesenverwaltungssoftware automatisiert Richtlinienprüfungen und warnt Sie bei Verstößen. Auf diese Weise können Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, ohne produktive Stunden mit der Überprüfung zu verschwenden.

Für Finanzteams bietet es:

Automatischer Abgleich der Firmenkreditkarte

Vor einiger Zeit, als Firmenkarten der letzte Schrei waren, schienen sie die ultimative Lösung für die Verwaltung von Geschäftsausgaben zu sein. Nur Finanzteams kennen den Schmerz, Kreditkartenabrechnungen mit Rechnungen abzugleichen und sie dann auf Konformität zu prüfen.

Eine Spesenverwaltungssoftware kann ein echter Segen sein, wenn es um den Kreditkartenabgleich geht. Die Software gleicht Ausgaben, Belege und Transaktionen automatisch ab und eliminiert manuelle Eingriffe aus der Gleichung. Es lässt sich auch in Kreditkartenanbieter integrieren, um direkte Feeds auf dem Ausgabenverwaltungs-Dashboard zu erhalten. Dies hilft Finanzteams, Echtzeit-Einblicke darüber zu erhalten, wo genau die Ausgaben getätigt werden, anstatt nur die Informationen darüber zu erhalten, welche Ausgaben getätigt werden.

Digitale Audit-Trails für kontinuierliche Compliance

Spesenmanagement-Software verwaltet detaillierte digitale Audit-Trails für jede Ausgabe und die entsprechenden Aktionen aller Beteiligten. Dies erleichtert Finanzteams die Prüfung von Spesenabrechnungen vor der Bearbeitung von Erstattungen. Dadurch entfällt auch die Notwendigkeit, Stapel von Papierquittungen aufzubewahren und sich um deren sichere Aufbewahrung zu kümmern.

Schnellere Zahlungsabwicklung

Eine Spesenverwaltungssoftware integriert Ihr vorhandenes ERP-, Buchhaltungs-, HRMS-System und Ihre Bankportale. Auf diese Weise können Sie alle Mitarbeiter- und Spesendaten auf einer einzigen Plattform zusammenführen und Zahlungen direkt von Ihrem Spesenmanagement-Dashboard aus veranlassen. Darüber hinaus ermöglicht es Ihnen, den Zahlungsfortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie immer auf dem Laufenden sind.

Sicherer Cloud-Speicher für Spesenbelege

Alle mit Spesenabrechnungen verbundenen Spesenbelege werden in einer sicheren und durchsuchbaren Cloud gespeichert. Dies erleichtert Finanzteams die Suche nach Ausgaben, Belegen oder Berichten mithilfe von Filtern. Wenn Sie das nächste Mal zu einem Audit sitzen, wird es zwischen Ihnen und dem Auditor keine Stunde unangenehmes Schweigen geben, während Sie Berge von Berichten durchsuchen, um den Bericht zu finden, den der Auditor angefordert hat.

Echtzeit-Einblick in die Spesendatenanalyse

Eine Spesenverwaltungssoftware bietet Echtzeit-Transparenz und Einblick in die Ausgaben der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen oder in mehreren Organisationen. Diese Erkenntnisse werden in Ihrem Ausgabenmanagement-Dashboard verfügbar gemacht, wo Sie die Ausgaben nach Abteilungen, Projekten, Kategorien und mehr anzeigen können.

Echtzeit-Einblicke in Ausgabendaten helfen Ihnen, Ihre Ausgaben zu optimieren, wann und wo immer es nötig ist. Es stellt auch sicher, dass Sie sich an die vorhergesagten/zugewiesenen Budgets halten. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen der Einblick in historische Daten, die finanziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens besser zu analysieren, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Datensicherheit

Datensicherheit ist ein großes Problem bei allem, was mit Software zu tun hat. Eine gute Geschäftsausgabenverwaltungssoftware hält sich an branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten immer sicher sind. Sie bieten auch Funktionen wie rollenbasierten Zugriff, IP-basierten Zugriff und Auditor-Zugriff, um sicherzustellen, dass verschiedene Stakeholder mit unterschiedlichen Rollen nur Zugriff auf Daten haben, die Sie ihnen überlassen möchten.

Eine Spesenverwaltungssoftware hilft Ihnen, das gesamte Spesenverwaltungssystem zu automatisieren, Zeit und Kosten zu sparen. Es trägt auch dazu bei, Risiken und Betrug zu reduzieren und gleichzeitig die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und die Gesamtrentabilität zu steigern. Wenn Sie den ROI einer Spesenverwaltungssoftware streng in Bezug auf Geld überprüfen möchten, können Sie hier einen kostenlosen ROI-Rechner verwenden.

So wählen Sie Spesenmanagement-Software für Ihr Unternehmen aus

Wenn Sie den ROI-Rechner verwendet haben, über den wir gerade gesprochen haben, sind Sie wahrscheinlich davon überzeugt, dass eine Spesenverwaltungssoftware die Investition wert ist.

Aber die Automatisierung Ihrer Spesenabrechnung ist mehr als nur ROI. Sie müssen eine Spesenabrechnungssoftware auswählen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Um Sie durch den Prozess zu führen, haben wir eine praktische Checkliste zusammengestellt, die Ihnen bei der Auswahl der besten Spesensoftwareoptionen für Ihr Unternehmen hilft:

Suchen Sie nach unverzichtbaren Spesenverwaltungsfunktionen

Der von Ihnen gewählte Anbieter von Spesenverwaltungssoftware sollte die folgenden Funktionen bieten, um sicherzustellen, dass Sie jeden einzelnen Schritt des Spesenverwaltungsprozesses automatisieren können:

• Eine mobile App mit einfachen Ausgabenverfolgungsoptionen für Mitarbeiter.
• Vollständig anpassbare Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Spesen.
• Eine robuste Engine für Geschäftsregeln (Automatisierung von Reise- und Spesenrichtlinien).
• Automatischer Bank- und Kreditkartenabgleich.
• Ausführliche Analyse von Spesendaten in Echtzeit.
• Ein umfassendes Ausgabenmanagement-Dashboard.
• Integrationen mit Travel Desks, ERP, Buchhaltung und HRMS-Software.
• Leistungsstarke und einfach zu implementierende ERP-Systeme mit API-Integrationen.

Verstehen Sie Ihre Anforderungen an den Kundensupport

Sie müssen die Kundensupportanforderungen Ihres Unternehmens verstehen, bevor Sie Anbieter in die engere Wahl ziehen. Wenn Sie häufig reisende Mitarbeiter haben, benötigen Sie möglicherweise einen hoch bewerteten Anbieter mit schnellen Antworten, aktiven Live-Chats und zeitnahem Kundensupport.

Wenn Sie detaillierte Anleitungsvideos, Dokumente und andere Ressourcen bevorzugen, stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter diese Ressourcen für Ihr Team leicht zugänglich machen kann. Dies gewährleistet eine schnellere und einfachere Übernahme neuerer Technologien.

Suchen Sie nach Benutzerbewertungen auf vertrauenswürdigen Plattformen

Bewertungen von Kunden, die eine Software verwenden, geben Einblick in ihre Erfahrungen nach der Implementierung. Diese Bewertungen spielen eine entscheidende Rolle, um zu verstehen, ob eine bestimmte Software ein brauchbares Produkt für Ihr Unternehmen ist oder nicht.

Softwarebewertungsplattformen wie G2 vereinfachen und beschleunigen den Prozess, indem sie Software basierend auf echten Benutzerbewertungen auf verschiedenen Plattformen bewerten. Sie bewerten Software anhand verschiedener Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Qualität des Supports, einfache Implementierung und mehr. Dies bietet eine vertrauenswürdige Abkürzung, um die beste Spesenabrechnungssoftware in die Hände zu bekommen, um Ihre gewünschten Geschäftsziele zu erreichen.

Machen Sie Ihr Endergebnis zukunftssicher

Die Hauptzutaten für den Erfolg einer Organisation sind eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teams mit einer konstanten Steigerung der finanziellen und Mitarbeiterproduktivität. Dies kann erreicht werden, indem Sie Ihren Spesenverwaltungsprozess optimieren, um Zeit und Aufwand zu sparen, Genauigkeit und Sicherheit zu gewährleisten und wertvolle Einblicke in Spesendaten zu erhalten.