5 Tipps für einen erfolgreichen Wechsel des E-Mail-Anbieters

Im Juli habe ich mein Haus gepackt und alles an meinen neuen Platz gebracht. Umziehen ist immer eine Plackerei, aber ich habe es schon so oft gemacht, dass ich es auf Autopilot machen kann: Schmeiß das weg, pack das ein, verkaufe, was zu schade zum Aufstellen ist, aber am neuen Ort nicht gebraucht wird. Nach 17 Zügen habe ich es zu einer Wissenschaft gebracht.

Schneller Vorlauf bis heute. Ich bin hier in meinem neuen Büro und sehe, wie sich da draußen mehr bewegt. Aber dieses Mal sehe ich Unternehmen, die zu neuen E-Mail-Dienstanbietern (ESPs) wechseln.

Es ist, als ob der von COVID-19 inspirierte Marketingdruck ernsthafte technische Einschränkungen aufgedeckt hätte. Auf die gleiche Weise entdeckten die Arbeiter, wie verrottet ihre Jobs waren, was 2021 zum Großen Rücktritt führte.

Einige Unternehmen werden alle ihre virtuellen Kisten packen und ihre Daten und Operationen selbst auf den neuen Anbieter übertragen. Aber genauso wie die Leute einen Umzugsservice beauftragen, um die schwere Arbeit zu erledigen, wenden sich viele Unternehmen an einen Drittanbieter, der ihnen hilft, den Wechsel durchzuführen und gleichzeitig ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Dieser Schritt ist aus vielen Gründen sinnvoll:

• Jeder, der mit der Technologie zu tun hat, arbeitet bereits 80 % bis 90 % seiner Zeit an dem, wofür er eingestellt wurde. Sie haben wenig bis gar keine Zeit, um einen Umzug von so großen Ausmaßen in Angriff zu nehmen.
• Die Leute wissen nicht, was sie nicht wissen. Ich habe gelernt, wie man einen Haushalt umzieht, weil ich es schon 17 Mal gemacht habe. Aber stellen Sie sich vor, wie verwirrend und überwältigend es wäre, wenn es Ihr erstes Mal wäre! Unternehmen sind nicht darauf trainiert, den Großteil ihres E-Mail-Betriebs zu einem neuen Anbieter zu verlagern.
• Der Wechsel zu einem neuen Anbieter ist ein komplexer Prozess. Denken Sie darüber nach, was Sie verschieben müssen: Alle Ihre Abonnentendaten. Jedes Öffnen, Klicken und Abbestellen für das letzte Jahr oder länger. Es umfasst alle Ihre Datenintegrationen, jeden Kampagnenbericht, jede Automatisierung und mehr.
• Zusätzlich zum Verschieben von allem müssen Sie Dokumentation und Redundanz aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass Sie nichts zurückgelassen haben. Sobald der alte Anbieter die Plattform abschaltet, sind alle Daten, die auf der alten Plattform verbleiben, verschwunden.
• Es steht so viel auf dem Spiel. Die Verwaltung des Umzugsprozesses kann für das interne Team eine nervöse Zeit sein. Es spielt keine Rolle, wie großartig Ihr neues ESP sein wird. Wenn es beim Umzug falsch eingerichtet wird, haben Sie keine Zeit, es neu zu gestalten.

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Fünf Taktiken für eine reibungslosere Tech-Migration

Im Moment bin ich mittendrin, einem Kunden dabei zu helfen, seine komplexen E-Mail-Programme zu einem neuen Anbieter zu verlagern, und das hat mich dazu inspiriert, die Faktoren aufzulisten, die den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg der Migration ausmachen können.

1. Entwickeln Sie einen benutzerdefinierten Migrationsplan.

Die Kaufmotivation Ihrer Kunden, Ihr Markenwert, die Kadenz, der Inhalt, die Behandlung, die Segmentierung und die Komplexität Ihres E-Mail-Programms – sie alle machen Ihr Unternehmen einzigartig. Die Verwaltung dieser Migration sollte auch Ihre individuellen Geschäftsanforderungen bei der Migration von einer Plattform zu einer anderen widerspiegeln.

Diese benutzerdefinierte Migrationslösung passt zu Ihrer Unternehmensstruktur und Ihren Geschäftspraktiken, z. B. ob Sie sich auf listenbasierte Kampagnen verlassen oder Daten von CDPs oder CRMs abrufen, um benutzerdefinierte Nachrichten zu erstellen.

Es mag eine gängige Methode geben, Daten und Vorgänge von einer Plattform auf eine andere zu übertragen, aber wenn Sie einen benutzerdefinierten Plan haben, stellt dieser sicher, dass Sie systematisch migrieren, als würden Sie am Fließband bauen.

Dieser Plan berücksichtigt auch Faktoren, die über den Technologietransfer selbst hinausgehen, wie z. B. Ihre einzigartige Unternehmenskultur, Unternehmenspolitik und Verantwortungsebenen und -prozesse innerhalb des Unternehmens.

2. Lassen Sie Ihre C-Level-Führungskräfte Ihre Migration unterstützen.

Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie oft ich ohne offiziellen C-Level-Support an Plattformmigrationen gearbeitet habe. Die Migrationen fanden immer noch statt, aber sie dauerten doppelt so lange.

Aus diesem Grund brauchen Sie ein Mandat von Ihrer C-Suite, das im Wesentlichen besagt: „Wir bewegen Plattformen, und Sie müssen sich anschnallen und mit dem Programm fertig werden.“

Dies ist keine Karte, um aus dem Gefängnis herauszukommen, oder die Erlaubnis, während des Übergangs zu tun, was immer Sie wollen. Sie müssen immer noch einem Plan folgen. Aber es gibt Ihnen eine Organisationsstruktur und Berichterstattung, die Sie befolgen müssen.

Wenn Sie C-Level-Support haben, müssen Sie sich keine unnötigen Diskussionen oder Rechtfertigungsgespräche gefallen lassen, die Ihre Energie rauben und die Migration in die Länge ziehen.

3. Priorität für die Migrationsarbeit festlegen.

Migrationen sind nicht einfach. Sie nehmen zusätzliche Zeit in Anspruch, erfordern eine funktionsübergreifende Koordination und können von Menschen bereits bei 80 % der genutzten Zeit nicht gut durchgeführt werden.

Für das Unternehmen geht es in der Regel vor allem um Business as usual – und das zu Recht, denn damit verdient man Geld. Sie müssen herausfinden, wie Ihr technisches Projekt hineinpasst.

Ablenkung ist die größte Belastung bei einer Migration. Unternehmen, die externe Dienste nutzen, erkennen, dass Unternehmen während der Migration operieren müssen, und diese externen Dienstleister reduzieren die Zeit, die dem normalen Betrieb genommen wird.

Das macht es praktikabler, jemanden zu fragen, der vielleicht 20 % der Zeit hat, um in Schüben an bestimmten Aspekten der Migration zu arbeiten. Wir haben in der Great Resignation gelernt, dass die Mitarbeiter es leid sind, 80 oder 90 Stunden pro Woche ohne zusätzliche Unterstützung zu arbeiten.

Wenn Sie erwarten, dass Ihre Mitarbeiter die Migrationslast zusätzlich zu ihrer regulären Arbeit tragen, könnten Sie sie über ihre Grenzen hinaus drängen.

4. Legen Sie Ihre eigenen Migrationsprioritäten fest und holen Sie sich Hilfe.

Die meisten Anbieterwechsel, an denen ich beteiligt war, sind darauf zurückzuführen, dass sich der Service oder die Plattform verschlechtert hat oder die Unternehmensziele nicht mit den technischen Fähigkeiten des SAAS-Anbieters übereinstimmten.

Sie haben eine Ausschreibung durchlaufen, bewertet, was das ESP auf den Tisch bringt, und Sie haben einen Gewinner ausgewählt. Jetzt muss Ihre Priorität der Wechsel zu dieser neuen Plattform sein, denn die Zeit drängt.

Sie haben keine Jahre Zeit, um Ihre Daten und Abläufe auf die neue Plattform zu verschieben. Wenn Ihr Unternehmen über komplexe Daten, Integrationen, Messaging-Programme und dergleichen verfügt, kann die Migration ein Jahr oder länger dauern, insbesondere bei Unternehmen auf Unternehmensebene. Wenn Sie zu lange brauchen, verlieren Sie Ihren technologischen Vorsprung.

Neben der Unterstützung auf C-Level für Ihre Migration müssen Sie auch auf Ihrer Abteilungs- oder lokalen Ebene sagen: „Ich halte Zeit von anderer Arbeit zurück und widme sie diesem Projekt. Und ich werde über meine Marketinginnovation im Hinblick darauf nachdenken, was diese Plattform ermöglichen kann.“

Also, haben Sie einen externen Partner, auf den Sie sich während Ihrer Migration stützen können und der Ihnen hilft zu verstehen, was mit der neuen Plattform möglich ist. Und das bedeutet, ein Audit durchzuführen.

5. Prüfen Sie Ihre bestehenden Programme.

Eine Plattformmigration ist eine perfekte Gelegenheit, hinter die Kulissen Ihrer E-Mail-Programme zu schauen und nach Möglichkeiten zu suchen, sie zu verbessern. Wenn Sie Ihren Betrieb verlagern, müssen Sie Ihr Programm physisch neu einrichten, egal ob es sich um eine Willkommens- oder Werbe-E-Mail, Automatisierung, einen Segmentierungsplan oder Datenintegration handelt.

Sie replizieren Ihre Abläufe, können sie aber auch verbessern. Bei vielen Migrationen finden zu diesem Zeitpunkt Audits statt. Es ist die perfekte Gelegenheit, nach Möglichkeiten zu suchen, Dinge anders zu machen, Ihre E-Mails zu aktualisieren, um Markenstandards zu erfüllen, nach Effizienzsteigerungen zu suchen oder statische Vorlagen zu aktualisieren, um sie modular zu machen.

Migration ist mehr als nur das Verschieben Ihres Programms von einer Plattform auf eine andere. Es ist ein systematischer Ansatz zur Verbesserung Ihres Programms. Sie können die Dinge genauso gut beheben, während die Haube offen ist, durch Programm-Audits, CRM-Audits und alles andere, was Ihnen helfen kann, sich zu verbessern.

Sie kaufen kein neues Auto, weil es die gleichen Eigenschaften wie Ihr altes Auto hat. Sie kaufen es, weil es besser ist als das Auto, das Sie jetzt haben, und Sie beabsichtigen, diese neuen Funktionen zu nutzen. Auf die gleiche Weise verschieben Sie Ihr E-Mail-Programm nicht auf eine neue Anbieterplattform und senden dann E-Mails auf die gleiche alte Weise. Ihr Audit hilft Ihnen zu verstehen, wo Sie jetzt stehen und wie Sie Ihre neuen Funktionen nutzen können, um E-Mails besser zu machen.

Aus meiner Zeit mit ESPs in den letzten 20 Jahren habe ich aus erster Hand gesehen, dass Kunden nur etwa 20 % bis 30 % der Funktionalität ihrer ESPs nutzen. Bei einer Migration geht es darum, die Technologie zu maximieren, die Sie während Ihrer Demos fasziniert hat, und sicherzustellen, dass Sie Ihre Programme aktualisieren!

Einpacken

Migrationen sind ein Schmerz, egal ob Sie ein einfaches E-Mail-Programm oder ein komplexes verwenden. Ich habe die gleichen Schmerzen viele Male durchgemacht. Aber ich war schlau genug zu erkennen, dass ich jedes Mal Hilfe brauchte, weil sie einfach zu viel waren, um sie alleine zu bewältigen.

Deshalb habe ich diesen Artikel geschrieben: Für Unternehmen muss es nicht so schwer sein, eine Technologiemigration zu verstehen. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Technologiepartner kann Ihnen helfen, den größten Nutzen aus den unmittelbaren Schmerzen zu ziehen.

Je länger Sie sich in der Übergangsphase von einer Plattform zur anderen befinden, desto länger müssen Sie warten, bis Sie die wichtigen Funktionen nutzen können, nach denen Sie in einer neuen Plattform gesucht haben. Sie werden auch länger warten, um von den finanziellen Vorteilen zu profitieren.

Die in diesem Artikel geäußerten Meinungen sind die des Gastautors und nicht unbedingt die von MarTech. Mitarbeiter Autoren sind hier aufgelistet.