5 tips untuk berhasil berpindah penyedia layanan email

Kembali pada bulan Juli, saya mengemasi rumah saya dan memindahkan semuanya ke tempat baru saya. Bergerak selalu merupakan pekerjaan berat, tetapi saya telah melakukannya begitu sering sehingga saya dapat melakukannya dengan autopilot: Buang ini, kemas itu, jual apa yang terlalu bagus untuk dilempar tetapi tidak diperlukan di tempat baru. Setelah 17 gerakan, saya membuatnya menjadi sains.

Maju cepat ke hari ini. Saya di sini di kantor baru saya, dan saya melihat lebih banyak pergerakan terjadi di luar sana. Tapi kali ini, saya melihat perusahaan pindah ke penyedia layanan email (ESP) baru.

Seolah-olah tekanan pemasaran yang diilhami oleh COVID-19 mengekspos keterbatasan teknologi yang serius. Dengan cara yang sama para pekerja menemukan betapa busuknya pekerjaan mereka, yang mengarah ke Pengunduran Diri Hebat pada tahun 2021.

Beberapa perusahaan akan mengemas semua kotak virtual mereka dan memindahkan data dan operasi mereka ke vendor baru sendiri. Tetapi seperti halnya orang-orang memanggil layanan pindahan untuk melakukan pengangkatan berat, banyak perusahaan akan beralih ke pihak ketiga untuk membantu mereka beralih sambil mempertahankan operasi bisnis mereka.

Langkah ini masuk akal karena berbagai alasan:

• Setiap orang yang terlibat dalam teknologi sudah bekerja 80% hingga 90% dari waktu mereka untuk apa yang mereka pekerjakan. Mereka memiliki sedikit atau tidak ada waktu untuk mengambil langkah dengan proporsi besar seperti itu.
• Orang tidak tahu apa yang tidak mereka ketahui. Saya belajar pindah rumah karena saya sudah melakukannya 17 kali sebelumnya. Tapi bayangkan betapa membingungkan dan luar biasa jika ini adalah pertama kalinya Anda! Perusahaan tidak dilatih untuk memindahkan sebagian besar operasi email mereka ke penyedia baru.
• Pindah ke vendor baru adalah proses yang kompleks. Pikirkan tentang apa yang harus Anda pindahkan: Semua data pelanggan Anda. Setiap buka, klik, dan berhenti berlangganan selama setahun terakhir atau lebih. Ini melibatkan semua integrasi data Anda, setiap laporan kampanye, setiap otomatisasi, dan banyak lagi.
• Selain memindahkan semuanya, Anda harus memelihara dokumentasi dan redundansi untuk memastikan Anda tidak meninggalkan apa pun. Setelah vendor lama mematikan platform, data apa pun yang tersisa di platform lama akan hilang.
• Ada begitu banyak yang dipertaruhkan. Mengelola proses pemindahan bisa menjadi waktu yang mengkhawatirkan bagi tim internal. Tidak peduli seberapa hebat ESP baru Anda nantinya. Jika pengaturannya salah saat dipindahkan, Anda tidak punya waktu untuk mendesain ulang.

Semua yang perlu Anda ketahui tentang kemampuan pengiriman pemasaran email yang diinginkan pelanggan Anda dan yang tidak akan diblokir oleh kotak masuk. Dapatkan Tabel Periodik Pemasaran Email MarTech.

Klik di sini untuk memeriksanya!

Lima taktik untuk migrasi teknologi yang lebih lancar

Saat ini, saya sedang membantu klien memindahkan program emailnya yang kompleks ke vendor baru, dan itu mengilhami saya untuk membuat daftar faktor-faktor yang dapat membedakan antara keberhasilan dan kegagalan migrasi.

1. Kembangkan rencana migrasi khusus.

Motivasi pembelian pelanggan Anda, ekuitas merek Anda, irama program email Anda, konten, perlakuan, segmentasi, dan kompleksitas pesan – semuanya membuat bisnis Anda unik. Mengelola migrasi tersebut juga harus mencerminkan kebutuhan bisnis unik Anda saat bermigrasi dari satu platform ke platform lainnya.

Solusi migrasi kustom ini akan sesuai dengan struktur perusahaan dan praktik bisnis Anda, seperti apakah Anda mengandalkan kampanye berbasis daftar atau menarik data dari CDP atau CRM untuk membuat pesan kustom.

Mungkin ada cara umum untuk mentransfer data dan operasi dari satu platform ke platform lain, tetapi ketika Anda memiliki rencana khusus, itu akan memastikan bahwa Anda bermigrasi secara sistematis, seolah-olah Anda sedang membangun jalur perakitan.

Rencana ini juga mempertimbangkan faktor-faktor di luar transfer teknologi itu sendiri, seperti budaya perusahaan Anda yang unik, politik perusahaan, dan lapisan serta proses tanggung jawab di dalam perusahaan.

2. Mintalah eksekutif tingkat C Anda mendukung migrasi Anda.

Saya tidak dapat memberi tahu Anda berapa kali saya telah bekerja pada migrasi platform tanpa dukungan tingkat-C resmi. Migrasi masih terjadi, tetapi memakan waktu dua kali lebih lama.

Itulah mengapa Anda memerlukan mandat dari C-suite Anda yang mengatakan, pada dasarnya, "Kami sedang memindahkan platform, dan Anda perlu mengencangkan sabuk pengaman dan mengikuti program ini."

Ini bukan kartu bebas keluar penjara atau izin untuk melakukan apa pun yang Anda inginkan dalam transisi. Anda masih harus mengikuti rencana. Tapi itu memberi Anda struktur organisasi dan pelaporan untuk diikuti.

Anda tidak perlu bertahan dengan percakapan yang menyeret atau membenarkan yang menguras energi Anda dan menyeret keluar migrasi ketika Anda memiliki dukungan tingkat-C.

3. Tetapkan prioritas untuk pekerjaan migrasi.

Migrasi tidak mudah. Mereka membutuhkan waktu ekstra, membutuhkan koordinasi lintas fungsi dan tidak dapat dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang sudah 80% dari waktu yang digunakan.

Bagi perusahaan, prioritas biasanya datang ke bisnis seperti biasa – dan memang demikian, karena di situlah Anda menghasilkan uang. Anda harus mencari tahu bagaimana proyek teknologi Anda cocok.

Gangguan adalah tanggung jawab terbesar dalam migrasi. Perusahaan yang menggunakan layanan luar menyadari bahwa bisnis harus beroperasi selama migrasi, dan penyedia layanan eksternal ini mengurangi waktu yang diambil dari bisnis seperti biasa.

Itu membuatnya lebih layak untuk meminta seseorang yang mungkin memiliki 20% waktu untuk mengerjakan aspek-aspek tertentu dari migrasi secara cepat. Kami belajar dalam Pengunduran Diri Hebat bahwa karyawan lelah bekerja 80 atau 90 jam seminggu tanpa dukungan tambahan.

Jika Anda mengharapkan karyawan Anda menanggung beban kerja migrasi di atas pekerjaan rutin mereka, Anda mungkin mendorong mereka melampaui batas mereka.

4. Tetapkan prioritas migrasi Anda sendiri dan dapatkan bantuan.

Sebagian besar perubahan vendor yang melibatkan saya terjadi karena layanan atau platform menurun atau tujuan perusahaan tidak sesuai dengan kemampuan teknis penyedia SAAS.

Anda melalui RFP, Anda mengevaluasi apa yang dibawa ESP ke meja dan Anda memilih pemenang. Sekarang prioritas Anda harus pindah ke platform baru ini karena waktu sangat penting.

Anda tidak memiliki waktu bertahun-tahun untuk memindahkan data dan operasi Anda ke platform baru. Jika perusahaan Anda memiliki data yang kompleks, integrasi, program perpesanan, dan sejenisnya, migrasi dapat memakan waktu satu tahun atau lebih, terutama di perusahaan tingkat perusahaan. Jika Anda terlalu lama, Anda akan kehilangan keunggulan teknologi Anda.

Selain memiliki dukungan tingkat C untuk migrasi Anda, Anda juga perlu mengatakan di tingkat divisi atau lokal Anda, “Saya menahan waktu dari pekerjaan lain dan memberikannya untuk proyek ini. Dan saya akan memikirkan inovasi pemasaran saya dalam kaitannya dengan apa yang dapat diaktifkan oleh platform itu.”

Jadi, mintalah mitra eksternal untuk bersandar selama migrasi Anda dan bantu Anda memahami apa yang mungkin dengan platform baru. Dan itu berarti melakukan audit.

5. Audit program Anda yang sudah ada.

Migrasi platform adalah kesempatan sempurna untuk melihat di balik kap program email Anda dan mencari cara untuk memperbaikinya. Saat memindahkan operasi, Anda harus menyiapkan program secara fisik lagi, baik itu email sambutan atau promosi, otomatisasi, rencana segmentasi, atau integrasi data.

Anda mereplikasi operasi Anda, tetapi Anda juga dapat meningkatkannya. Dalam banyak migrasi, saat itulah audit terjadi. Ini adalah kesempatan sempurna untuk mencari cara untuk melakukan sesuatu secara berbeda, memperbarui email Anda untuk memenuhi standar merek, mencari efisiensi atau memperbarui template statis untuk menjadikannya modular.

Migrasi lebih dari sekadar memindahkan program Anda dari satu platform ke platform lainnya. Ini adalah pendekatan sistematis untuk meningkatkan program Anda. Anda mungkin juga memperbaiki hal-hal saat kap terbuka melalui audit program, audit CRM, dan hal lain yang dapat membantu Anda meningkatkan.

Anda tidak membeli mobil baru karena memiliki semua fitur yang sama dengan mobil lama Anda. Anda membelinya karena lebih baik dari mobil yang Anda miliki sekarang dan Anda berniat untuk memanfaatkan fitur-fitur baru tersebut. Dengan cara yang sama, Anda tidak memindahkan program email Anda ke platform vendor baru dan kemudian melakukan email dengan cara lama yang sama. Audit Anda akan membantu Anda memahami di mana Anda berada sekarang dan bagaimana Anda dapat menggunakan kemampuan baru Anda untuk melakukan email dengan lebih baik.

Dari hari-hari saya dengan ESP selama 20 tahun terakhir, saya telah melihat secara langsung bahwa klien hanya menggunakan sekitar 20% hingga 30% dari fungsionalitas ESP mereka. Migrasi adalah tentang memaksimalkan teknologi yang membuat Anda terpesona selama demo dan memastikan Anda memperbarui program!

Membungkus

Migrasi adalah masalah apakah Anda menjalankan program email dasar atau yang kompleks. Saya telah melalui rasa sakit yang sama berkali-kali. Tetapi saya cukup pintar untuk menyadari bahwa saya membutuhkan bantuan setiap kali karena mereka terlalu banyak untuk saya tangani sendiri.

Itulah mengapa saya menulis artikel ini: bagi perusahaan untuk memahami migrasi teknologi tidak perlu terlalu sulit. Bekerja dengan mitra teknologi yang berpengalaman dapat membantu Anda mendapatkan keuntungan terbesar dari rasa sakit langsung.

Semakin lama Anda berada dalam masa transisi dari satu platform ke platform lain, semakin lama Anda harus menunggu untuk menggunakan fitur-fitur penting yang Anda cari di platform baru. Anda akan menunggu lebih lama untuk menuai keuntungan finansial juga.

Pendapat yang diungkapkan dalam artikel ini adalah dari penulis tamu dan belum tentu MarTech. Penulis staf tercantum di sini.