5 sfaturi pentru schimbarea cu succes a furnizorilor de servicii de e-mail

În iulie, mi-am împachetat casa și am mutat totul în noul meu loc. Mutarea este întotdeauna o sarcină, dar am făcut-o atât de des încât o pot face pe pilot automat: aruncă asta, împachetează asta, vinde ceea ce este prea bun pentru a prezenta, dar nu este necesar în noul loc. După 17 mișcări, mă rezuma la o știință.

Înainte rapid până astăzi. Sunt aici în noul meu birou și văd mai multe mișcări acolo. Dar de data aceasta, văd companii care trec la noi furnizori de servicii de e-mail (ESP).

Este ca și cum presiunile de marketing inspirate de COVID-19 au expus limitări tehnologice serioase. Același mod în care lucrătorii au descoperit cât de putredă erau locurile lor de muncă, ducând la Marea Demisie în 2021.

Unele companii își vor împacheta toate cutiile virtuale și își vor muta datele și operațiunile pe cont propriu la noul furnizor. Dar, așa cum oamenii apelează la un serviciu de mutare pentru a face munca grea, multe companii vor apela la o terță parte pentru a le ajuta să facă schimbarea în timp ce își mențin operațiunile de afaceri.

Această mișcare are sens din mai multe motive:

• Toți cei implicați în tehnologie lucrează deja 80% până la 90% din timp la ceea ce au fost angajați. Au puțin sau deloc timp să facă o mișcare de proporții atât de mari.
• Oamenii nu știu ce nu știu. Am învățat cum să mut gospodăriile pentru că am mai făcut-o de 17 ori înainte. Dar imaginați-vă cât de confuz și copleșitor ar fi dacă ar fi prima dată! Companiile nu sunt instruite să mute cea mai mare parte a operațiunilor lor de e-mail către un nou furnizor.
• Trecerea la un nou furnizor este un proces complex. Gândiți-vă la ce trebuie să mutați: toate datele abonaților dvs. Fiecare deschidere, clic și dezabonare din ultimul an sau mai mult. Implica toate integrările dvs. de date, fiecare raport de campanie, fiecare automatizare și multe altele.
• Pe lângă faptul că mutați totul, trebuie să păstrați documentația și redundanța pentru a vă asigura că nu ați lăsat nimic în urmă. Odată ce vechiul furnizor oprește platforma, orice date rămase pe vechea platformă dispar.
• Sunt atât de multe în joc. Gestionarea procesului de mutare poate fi o perioadă neliniștită pentru echipa internă. Nu contează cât de grozav va fi noul tău ESP. Dacă este configurat greșit în timpul mișcării, nu ai timp să-l re-arhitectezi.

Tot ce trebuie să știți despre livrarea prin e-mail marketing pe care o doresc clienții dvs. și pe care căsuțele de e-mail nu le vor bloca. Obțineți Tabelul periodic de marketing prin e-mail al MarTech.

Click aici pentru a-l verifica!

Cinci tactici pentru o migrare mai ușoară a tehnologiei

În momentul de față, sunt pe cale să ajut un client să își mute programele complexe de e-mail către un nou furnizor și m-a inspirat să enumerez factorii care pot face diferența dintre succesul și eșecul migrării.

1. Dezvoltați un plan personalizat de migrare.

Motivațiile de cumpărare ale clienților dvs., echitatea mărcii dvs., cadența programului dvs. de e-mail, conținutul, tratamentul, segmentarea și complexitatea mesajelor - toate vă fac afacerea unică. Gestionarea acestei migrări ar trebui să reflecte, de asemenea, nevoile dvs. unice de afaceri atunci când migrați de la o platformă la alta.

Această soluție personalizată de migrare se va potrivi structurii și practicilor de afaceri ale companiei dvs., cum ar fi dacă vă bazați pe campanii bazate pe liste sau dacă extrageți date din CDP-uri sau CRM-uri pentru a crea mesaje personalizate.

Ar putea exista o modalitate obișnuită de a transfera date și operațiuni de la o platformă la alta, dar atunci când aveți un plan personalizat, vă va asigura că migrați sistematic, ca și cum ați construi pe o linie de asamblare.

Acest plan ia în considerare, de asemenea, factori dincolo de transferul de tehnologie în sine, cum ar fi cultura dvs. unică a companiei, politica corporativă și straturile și procesele de responsabilitate din cadrul companiei.

2. Cereți directorilor dvs. de nivel C să vă susțină migrarea.

Nu vă pot spune de câte ori am lucrat la migrarea platformei fără suport oficial la nivel C. Migrațiile au mai avut loc, dar au durat de două ori mai mult.

De aceea, aveți nevoie de un mandat de la C-suite care să spună, în esență, „Mutăm platforme și trebuie să vă legați și să urmați programul”.

Acesta nu este un card de ieșire din închisoare fără permisiunea de a face tot ce doriți în tranziție. Mai trebuie să urmezi un plan. Dar vă oferă o structură organizatorică și un raport de urmat.

Nu trebuie să suportați conversațiile cu tragerea la picior sau justificarea care vă slăbesc energia și termină migrarea atunci când aveți asistență la nivel C.

3. Stabilirea priorităților pentru munca de migrație.

Migrațiile nu sunt ușoare. Acestea necesită timp suplimentar, necesită coordonare interfuncțională și nu pot fi făcute bine de către oameni deja la 80% din timpul utilizat.

Pentru companie, de obicei, prioritatea se rezumă la afaceri ca de obicei – și pe bună dreptate, pentru că de aici faci bani. Va trebui să-ți dai seama cum se potrivește proiectul tău tehnologic.

Distragerea atenției este cea mai mare răspundere într-o migrație. Companiile care utilizează servicii externe recunosc că întreprinderile trebuie să funcționeze în timpul migrării, iar acești furnizori de servicii externi reduc timpul necesar de la afaceri ca de obicei.

Acest lucru face mai fezabil să întrebați pe cineva care are poate 20% din timp să lucreze la anumite aspecte ale migrației în ritmuri. Am aflat în Marea Demisie că angajații s-au săturat să lucreze 80 sau 90 de ore pe săptămână fără sprijin suplimentar.

Dacă vă așteptați ca angajații dvs. să suporte volumul de muncă de migrare pe lângă munca lor obișnuită, îi puteți împinge dincolo de limitele lor.

4. Stabiliți-vă propriile priorități de migrare și obțineți ajutor.

Cele mai multe modificări ale furnizorilor cu care am fost implicat s-au produs deoarece serviciul sau platforma s-au degradat sau obiectivele companiei nu se potriveau cu capacitățile tehnice ale furnizorului SAAS.

Ai trecut printr-un RFP, ai evaluat ce aduce ESP la masă și ai selectat un câștigător. Acum prioritatea ta trebuie să fie mutarea pe această nouă platformă, deoarece timpul este esențial.

Nu aveți ani pentru a vă muta datele și operațiunile pe noua platformă. Dacă compania dvs. are date complexe, integrări, programe de mesagerie și altele asemenea, migrarea ar putea dura un an sau mai mult, în special la companiile la nivel de întreprindere. Dacă luați prea mult timp, vă veți pierde avantajul tehnologic.

Pe lângă faptul că aveți asistență la nivel C pentru migrarea dvs., trebuie să spuneți, de asemenea, la nivel divizional sau local, „Rețin timpul de la alte lucrări și îl ofer acestui proiect. Și mă voi gândi la inovația mea de marketing în ceea ce privește ceea ce poate permite platforma respectivă.”

Așadar, aveți un partener extern pe care să vă bazați în timpul migrării și să vă ajutați să înțelegeți ce este posibil cu noua platformă. Și asta înseamnă să faci un audit.

5. Auditează-ți programele existente.

O migrare a platformei este o oportunitate perfectă de a căuta sub capota programelor tale de e-mail și de a căuta modalități de a le îmbunătăți. Când vă mutați operațiunile, trebuie să vă configurați din nou programul fizic, fie că este un e-mail de bun venit sau promoțional, automatizare, un plan de segmentare sau integrare de date.

Îți replici operațiunile, dar le poți și îmbunătăți. În multe migrări, atunci au loc auditurile. Este oportunitatea perfectă de a căuta modalități de a face lucrurile diferit, de a vă actualiza e-mailurile pentru a îndeplini standardele mărcii, de a căuta eficiențe sau de a actualiza șabloanele statice pentru a le face modulare.

Migrarea înseamnă mai mult decât mutarea programului de la o platformă la alta. Este o abordare sistematică pentru îmbunătățirea programului dvs. S-ar putea la fel de bine să remediați lucrurile în timp ce capota este deschisă prin audituri de program, audituri CRM și orice altceva care vă poate ajuta să vă îmbunătățiți.

Nu cumpărați o mașină nouă pentru că are toate aceleași caracteristici ca și mașina dvs. veche. O cumperi pentru că este mai bună decât mașina pe care o ai acum și intenționezi să profiti de acele noi funcții. În același mod, nu vă mutați programul de e-mail pe o nouă platformă de furnizor și apoi faceți e-mail în același mod vechi. Auditul dumneavoastră vă va ajuta să înțelegeți unde vă aflați acum și cum vă puteți folosi noile capacități pentru a face e-mail mai bine.

Din zilele mele cu ESP-uri în ultimii 20 de ani, am văzut direct că clienții folosesc doar aproximativ 20% până la 30% din funcționalitatea ESP-urilor lor. O migrare înseamnă maximizarea tehnologiei care v-a fascinat în timpul demonstrațiilor și asigurarea că vă actualizați programele!

Încheierea

Migrațiile sunt dureroase, indiferent dacă rulați un program de e-mail de bază sau unul complex. Am trecut prin aceeași durere de multe ori. Dar am fost suficient de deștept încât să recunosc că aveam nevoie de ajutor de fiecare dată, pentru că erau prea mult ca să mă descurc singur.

De aceea am scris acest articol: pentru ca companiile să înțeleagă o migrare tehnologică nu trebuie să fie atât de greu. Lucrul cu un partener tehnologic experimentat vă poate ajuta să obțineți cel mai mare câștig din durerea imediată.

Cu cât vă aflați mai mult în perioada de tranziție de la o platformă la alta, cu atât trebuie să așteptați mai mult pentru a utiliza funcțiile importante pe care le căutați într-o nouă platformă. Veți aștepta mai mult pentru a obține și beneficiile financiare.

Opiniile exprimate în acest articol sunt cele ale autorului invitat și nu neapărat MarTech. Autorii personalului sunt enumerați aici.