เคล็ดลับ 5 ข้อในการเปลี่ยนผู้ให้บริการอีเมลให้สำเร็จ

ย้อนกลับไปในเดือนกรกฎาคม ฉันเก็บของบ้านและย้ายทุกอย่างไปที่ใหม่ การย้ายเป็นเรื่องน่าเบื่ออยู่เสมอ แต่ฉันทำมันบ่อยมากจนฉันสามารถทำได้บนหม้อแปลงไฟฟ้า: โยนมันทิ้ง แพ็คมัน ขายสิ่งที่ดีเกินกว่าจะขว้างได้ แต่ไม่จำเป็นในที่ใหม่ หลังจาก 17 กระบวนท่า ฉันมีมันลงไปเป็นวิทยาศาสตร์

กรอไปข้างหน้าถึงวันนี้ ฉันอยู่ที่นี่ในสำนักงานแห่งใหม่ของฉัน และเห็นว่ามีการเคลื่อนไหวออกไปที่นั่นมากขึ้น แต่คราวนี้ ฉันเห็นบริษัทต่างๆ ย้ายไปยังผู้ให้บริการอีเมลรายใหม่ (ESP)

ราวกับว่าแรงกดดันทางการตลาดที่ได้รับแรงบันดาลใจจาก COVID-19 เผยให้เห็นข้อจำกัดทางเทคโนโลยีที่ร้ายแรง เช่นเดียวกับที่คนงานค้นพบว่างานของพวกเขาสกปรกเพียงใด ซึ่งนำไปสู่การลาออกครั้งใหญ่ในปี 2564

บางบริษัทจะแพ็คกล่องเสมือนทั้งหมดและย้ายข้อมูลและการดำเนินงานไปยังผู้ขายรายใหม่ด้วยตนเอง แต่เช่นเดียวกับที่ผู้คนเรียกบริการขนย้ายเพื่อทำการยกของหนัก หลายบริษัทจะหันไปหาบุคคลที่สามเพื่อช่วยให้พวกเขาเปลี่ยนในขณะที่ยังคงดำเนินธุรกิจของตน

การย้ายนี้สมเหตุสมผลด้วยเหตุผลหลายประการ:

• ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีกำลังทำงานอยู่ 80% ถึง 90% ของเวลากับสิ่งที่พวกเขาได้รับการว่าจ้างให้ทำ พวกเขามีเวลาเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยที่จะเคลื่อนไหวในสัดส่วนที่สำคัญดังกล่าว
• คนไม่รู้ว่าพวกเขาไม่รู้อะไร ฉันเรียนรู้วิธีย้ายบ้านเพราะเคยทำมาแล้ว 17 ครั้ง แต่ลองนึกภาพว่าถ้าเป็นครั้งแรกของคุณจะสับสนและท่วมท้นขนาดไหน! บริษัทไม่ได้รับการฝึกอบรมให้ย้ายการดำเนินการอีเมลจำนวนมากไปยังผู้ให้บริการรายใหม่
• การย้ายไปยังผู้ขายรายใหม่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อน คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องย้าย: ข้อมูลสมาชิกทั้งหมดของคุณ ทุกการเปิด คลิก และยกเลิกการสมัครสำหรับปีที่แล้วหรือมากกว่านั้น มันเกี่ยวข้องกับการรวมข้อมูลทั้งหมดของคุณ ทุกรายงานแคมเปญ ทุกระบบอัตโนมัติ และอื่นๆ
• นอกเหนือไปจากการย้ายทุกอย่างไปแล้ว คุณต้องรักษาเอกสารและความซ้ำซ้อนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทิ้งอะไรไว้ข้างหลัง เมื่อผู้ขายรายเก่าปิดแพลตฟอร์ม ข้อมูลใด ๆ ที่เหลืออยู่บนแพลตฟอร์มเก่าจะหายไป
• มีความเสี่ยงมากมาย การจัดการกระบวนการขนย้ายอาจเป็นช่วงเวลาที่กังวลใจสำหรับทีมงานภายใน ไม่สำคัญว่า ESP ใหม่ของคุณจะยอดเยี่ยมเพียงใด หากตั้งค่าผิดในขณะย้าย คุณจะไม่มีเวลาออกแบบใหม่

ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับความสามารถในการส่งมอบการตลาดผ่านอีเมลที่ลูกค้าของคุณต้องการและกล่องจดหมายจะไม่ถูกบล็อก รับตารางธาตุการตลาดผ่านอีเมลของ MarTech

คลิกที่นี่เพื่อตรวจสอบออก!

ห้ากลยุทธ์เพื่อการโยกย้ายเทคโนโลยีที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

ตอนนี้ ฉันกำลังช่วยเหลือลูกค้าในการย้ายโปรแกรมอีเมลที่ซับซ้อนไปยังผู้ให้บริการรายใหม่ และนั่นเป็นแรงบันดาลใจให้ฉันระบุปัจจัยที่สามารถสะกดความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลวในการย้ายข้อมูล

1. พัฒนาแผนการย้ายถิ่นแบบกำหนดเอง

แรงจูงใจในการซื้อของลูกค้า คุณค่าของตราสินค้า จังหวะของโปรแกรมอีเมล เนื้อหา การรักษา การแบ่งกลุ่มลูกค้า และความซับซ้อนในการส่งข้อความ ทั้งหมดนี้ทำให้ธุรกิจของคุณมีเอกลักษณ์ การจัดการการย้ายข้อมูลนั้นควรสะท้อนถึงความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของคุณเมื่อย้ายจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง

โซลูชันการย้ายข้อมูลแบบกำหนดเองนี้จะเหมาะกับโครงสร้างบริษัทและแนวปฏิบัติทางธุรกิจของคุณ เช่น ไม่ว่าคุณจะใช้แคมเปญตามรายการหรือดึงข้อมูลจาก CDP หรือ CRM เพื่อสร้างข้อความที่กำหนดเอง

อาจมีวิธีทั่วไปในการถ่ายโอนข้อมูลและการดำเนินการจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง แต่เมื่อคุณมีแผนแบบกำหนดเอง จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณย้ายข้อมูลอย่างเป็นระบบ ราวกับว่าคุณกำลังสร้างบนสายการประกอบ

แผนนี้ยังพิจารณาปัจจัยอื่นๆ นอกเหนือจากการถ่ายโอนเทคโนโลยีด้วย เช่น วัฒนธรรมเฉพาะของบริษัท การเมืององค์กร ระดับความรับผิดชอบ และกระบวนการภายในบริษัท

2. ให้ผู้บริหารระดับ C รับรองการย้ายถิ่นของคุณ

ฉันไม่สามารถบอกคุณได้ว่าฉันทำงานเกี่ยวกับการย้ายแพลตฟอร์มมากี่ครั้งแล้วโดยไม่ได้รับการสนับสนุนระดับ C อย่างเป็นทางการ การอพยพยังคงเกิดขึ้น แต่ใช้เวลานานเป็นสองเท่า

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องได้รับคำสั่งจาก C-suite ของคุณที่กล่าวว่า "เรากำลังย้ายแพลตฟอร์ม และคุณต้องรัดเข็มขัดและเข้าร่วมโปรแกรม"

นี่ไม่ใช่บัตรออกจากคุกหรือการอนุญาตให้ทำทุกอย่างที่คุณต้องการในช่วงเปลี่ยนผ่าน คุณยังต้องทำตามแผน แต่มันให้โครงสร้างองค์กรและการรายงานแก่คุณ

คุณไม่จำเป็นต้องทนกับการสนทนาแบบลากเท้าหรือให้เหตุผล ซึ่งจะทำให้คุณเสียพลังงานและดึงการย้ายข้อมูลออกเมื่อคุณได้รับการสนับสนุนระดับ C

3. กำหนดลำดับความสำคัญสำหรับงานโยกย้าย

การย้ายถิ่นไม่ใช่เรื่องง่าย พวกเขาใช้เวลาพิเศษ ต้องการการประสานงานข้ามสายงาน และคนจำนวน 80% ของเวลาที่ใช้ไปไม่สามารถทำได้ดี

สำหรับบริษัท ลำดับความสำคัญมักจะมาจากการทำธุรกิจตามปกติ และใช่แล้ว เพราะนั่นคือที่ที่คุณทำเงิน คุณจะต้องคิดให้ออกว่าโปรเจ็กต์เทคโนโลยีของคุณเข้ากันได้อย่างไร

ความฟุ้งซ่านเป็นความรับผิดชอบที่ใหญ่ที่สุดในการย้ายถิ่น บริษัทที่ใช้บริการภายนอกตระหนักดีว่าธุรกิจต้องดำเนินการในระหว่างการโยกย้าย และผู้ให้บริการภายนอกเหล่านี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการทำธุรกิจตามปกติ

นั่นทำให้เป็นไปได้มากขึ้นที่จะขอให้ใครสักคนที่มีเวลา 20% ทำงานเฉพาะด้านของการโยกย้ายถิ่นฐานอย่างรวดเร็ว เราเรียนรู้ในการลาออกครั้งใหญ่ว่าพนักงานเหนื่อยกับการทำงาน 80 หรือ 90 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยไม่ได้รับการสนับสนุนเพิ่มเติม

หากคุณคาดหวังให้พนักงานของคุณแบกรับภาระงานการย้ายถิ่นนอกเหนือจากงานประจำ คุณอาจผลักดันพวกเขาให้เกินขอบเขต

4. กำหนดลำดับความสำคัญในการย้ายข้อมูลของคุณเองและรับความช่วยเหลือ

การเปลี่ยนแปลงผู้ให้บริการส่วนใหญ่ที่ฉันเกี่ยวข้องเกิดขึ้นเนื่องจากบริการหรือแพลตฟอร์มเสื่อมโทรมหรือเป้าหมายของบริษัทไม่ตรงกับความสามารถทางเทคนิคของผู้ให้บริการ SAAS

คุณผ่าน RFP คุณประเมินสิ่งที่ ESP นำมาสู่ตาราง และคุณเลือกผู้ชนะ ตอนนี้ลำดับความสำคัญของคุณต้องย้ายไปที่แพลตฟอร์มใหม่นี้เพราะเวลาเป็นสิ่งสำคัญ

คุณไม่มีเวลาหลายปีในการย้ายข้อมูลและการดำเนินการของคุณไปยังแพลตฟอร์มใหม่ หากบริษัทของคุณมีข้อมูลที่ซับซ้อน การผสานรวม โปรแกรมการส่งข้อความ และอื่นๆ ที่คล้ายกัน การโยกย้ายอาจใช้เวลาหนึ่งปีหรือมากกว่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทระดับองค์กร หากคุณใช้เวลานานเกินไป คุณจะสูญเสียความได้เปรียบทางเทคโนโลยีของคุณ

นอกจากการได้รับการสนับสนุนระดับ C สำหรับการย้ายถิ่นของคุณแล้ว คุณต้องพูดในระดับกองหรือระดับท้องถิ่นของคุณด้วยว่า “ฉันกำลังยื้อเวลาจากงานอื่นและมอบมันให้กับโครงการนี้ และฉันจะคิดถึงนวัตกรรมทางการตลาดของฉันในแง่ของสิ่งที่แพลตฟอร์มนั้นสามารถเปิดใช้งานได้”

ดังนั้น ควรมีพันธมิตรภายนอกคอยช่วยเหลือในระหว่างการย้ายข้อมูล และช่วยให้คุณเข้าใจว่าแพลตฟอร์มใหม่นี้ทำอะไรได้บ้าง และนั่นหมายถึงการทำการตรวจสอบ

5. ตรวจสอบโปรแกรมที่มีอยู่ของคุณ

การโยกย้ายแพลตฟอร์มเป็นโอกาสที่ดีในการดูภายใต้โปรแกรมอีเมลของคุณและค้นหาวิธีปรับปรุง เมื่อคุณย้ายการดำเนินงานของคุณไป คุณจะต้องตั้งค่าโปรแกรมของคุณอีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นอีเมลต้อนรับหรืออีเมลส่งเสริมการขาย ระบบอัตโนมัติ แผนการแบ่งกลุ่ม หรือการรวมข้อมูล

คุณกำลังจำลองการดำเนินงานของคุณ แต่คุณสามารถปรับปรุงได้ ในการโยกย้ายหลายครั้ง นั่นคือเวลาที่การตรวจสอบเกิดขึ้น เป็นโอกาสที่ดีในการหาวิธีทำสิ่งต่าง ๆ อัปเดตอีเมลของคุณเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานของแบรนด์ มองหาประสิทธิภาพหรืออัปเดตเทมเพลตคงที่เพื่อทำให้เป็นแบบแยกส่วน

การย้ายข้อมูลเป็นมากกว่าการย้ายโปรแกรมของคุณจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง เป็นแนวทางที่เป็นระบบในการปรับปรุงโปรแกรมของคุณ คุณอาจแก้ไขสิ่งต่าง ๆ ในขณะที่ฮูดยังเปิดอยู่ผ่านการตรวจสอบโปรแกรม การตรวจสอบ CRM และสิ่งอื่นใดที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงได้

คุณไม่ซื้อรถใหม่เพราะมันมีคุณสมบัติเหมือนกับรถเก่าของคุณ คุณซื้อมันเพราะมันดีกว่ารถที่คุณมีตอนนี้และคุณตั้งใจที่จะใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติใหม่เหล่านั้น ในทำนองเดียวกัน คุณไม่ต้องย้ายโปรแกรมอีเมลของคุณไปยังแพลตฟอร์มผู้ขายรายใหม่ แล้วจึงดำเนินการอีเมลด้วยวิธีเดิม การตรวจสอบของคุณจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าตอนนี้คุณอยู่ที่ไหน และคุณจะใช้ความสามารถใหม่ของคุณในการทำอีเมลได้ดียิ่งขึ้นได้อย่างไร

จากวันที่ฉันทำงานกับ ESP ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา ฉันได้เห็นโดยตรงว่าลูกค้าใช้ฟังก์ชันการทำงานของ ESP เพียงประมาณ 20% ถึง 30% เท่านั้น การโยกย้ายคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการเพิ่มเทคโนโลยีที่ทำให้คุณหลงใหลในระหว่างการสาธิตและทำให้มั่นใจว่าคุณจะอัปเดตโปรแกรมของคุณ!

ห่อ

การย้ายข้อมูลเป็นเรื่องยุ่งยาก ไม่ว่าคุณจะใช้งานโปรแกรมอีเมลพื้นฐานหรือโปรแกรมที่ซับซ้อน ฉันเคยผ่านความเจ็บปวดมาหลายครั้งเหมือนกัน แต่ฉันฉลาดพอที่จะรู้ว่าฉันต้องการความช่วยเหลือในแต่ละครั้ง เพราะพวกเขาจัดการด้วยตัวเองมากเกินไป

นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันเขียนบทความนี้: การที่บริษัทต่างๆ จะเข้าใจการโยกย้ายเทคโนโลยีไม่จำเป็นต้องยากขนาดนั้น การทำงานร่วมกับพันธมิตรด้านเทคโนโลยีที่มีประสบการณ์สามารถช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากความเจ็บปวดในทันที

ยิ่งคุณอยู่ในช่วงการเปลี่ยนผ่านจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปอีกแพลตฟอร์มหนึ่งนานขึ้น คุณก็ยิ่งต้องรอนานเพื่อใช้ฟีเจอร์สำคัญที่คุณกำลังมองหาในแพลตฟอร์มใหม่ คุณจะรอนานขึ้นเพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ทางการเงินเช่นกัน

ความคิดเห็นที่แสดงในบทความนี้เป็นความคิดเห็นของผู้เขียนรับเชิญและไม่จำเป็นต้องเป็น MarTech ผู้เขียนพนักงานอยู่ที่นี่