العناصر السبعة للتواصل الفعال من أجل القيادة الناجحة

سواء كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني ، أو تقدم عروضًا تقديمية ، أو تجري ندوات عبر الإنترنت ، أو تروج للعملاء ، فأنت في الأساس تتواصل مع الآخرين. هل يمكنك دائمًا القيام بذلك بشكل فعال؟ هنا يأتي دور العناصر السبعة للتواصل الفعال .

لكي تكون رسالتك فعالة ، يجب أن يتلقى الجمهور الرسالة ويفهمها على النحو المنشود. لن ينجح الأمر إذا قمت بشرح موضوع معين ، وكان مستلم رسالتك يفسر هذا الموضوع بطريقة مختلفة تمامًا.

لضمان تسليم رسالتك بشكل صحيح وفعال ، يمكنك استخدام 7 ج للاتصال كقائمة مراجعة. تستكشف هذه المدونة النقاط السبع وكيف يمكنك الالتزام بها لتحسين مهارات الاتصال لديك:

1. الإيجاز
2. وضوح
3. كياسة
4. الاعتبار
5. الاكتمال
6. صواب
7. واقعية

دعونا نستكشف!

أهمية النقاط السبع للتواصل الفعال في مكان العمل

تبدأ الرحلة نحو القيادة الناجحة بالتواصل الفعال . بدون هذه الخطوة الأولى ، ستكون عالقًا في انخفاض الإنتاجية وضعف مشاركة الموظفين.

لتنمية مهارات تواصل جيدة ، تحتاج إلى معرفة العناصر السبعة للتواصل الواضح .

هذه السبعة سي هي قائمة بالمبادئ وأفضل الممارسات التي يجب عليك اتباعها باستمرار لتجعل نفسك فعالًا كمحترف أعمال أو موظف.

عند بناء علاقات مع الموظفين أو التفاوض مع العملاء المحتملين ، يعد التواصل الفعال أمرًا حيويًا من أجل:

• حل المشاكل
• تغلب على الاختلافات من أي نوع
• بناء علاقات
• زيادة الإنتاجية
• شجع ودعم زملائك أو موظفيك

عندما تفهم الجوانب المختلفة للتواصل المهني ، يمكنك أن تصبح أكثر كفاءة في مكان عملك.

ما هي النقاط السبع للتواصل؟

يعد اكتشاف كيفية التواصل بشكل فعال مهمة سهلة بالنسبة للبعض ، على الرغم من أنها قد لا تكون كذلك بالنسبة للآخرين. دعونا نلقي نظرة على 7 ج:

1. الإيجاز

أولاً ، يجب أن تحاول الوصول إلى الهدف من رسالتك بأقل عدد ممكن من الكلمات ، بدلاً من التركيز على الأدغال. لكل ما تعرفه ، قد يكون مستلم رسالتك مقيدًا بالوقت.

لذلك ، أثناء التفاعل مع شخص ما ، حاول أن تقول بالضبط ما تريد قوله ، باستخدام جمل قصيرة.

على سبيل المثال ، عند كتابة رسائل بريد إلكتروني للتوعية ، يجب أن تدعم إيصال جوهر رسالتك بإيجاز.

هذا يمنع المتلقي من الشعور بالملل أو الانزعاج لأنك لا تستهلك الكثير من وقتهم. بدلاً من ذلك ، من المرجح أن تكون استجابتهم لرسالتك إيجابية عندما تكون رسالتك مختصرة وحسنة الصياغة.

اتبع هذه القواعد لتكون موجزة:

• استخدم أفعال العمل.
• أزل الكلمات أو العبارات غير الضرورية أو المفرطة.
• تسليط الضوء على النقاط الرئيسية لرسالتك.
• تجنب النقاط أو الجمل المتكررة.

لذلك ، كلما كانت رسالتك أكثر إيجازًا ، أصبحت أكثر فاعلية وقابلية للتذكر.

2. الوضوح

عندما تكون قادرًا على نقل أفكارك وآرائك إلى عقل المستلم ، ستعرف أن الاتصال الفعال قد خدم غرضه.

أنت لا تريد أن يفترض المستلم أو تكون لديه فكرة ضبابية عما تقوله. إذا فعلوا ذلك ، فلن يتمكنوا من اتخاذ الإجراء الذي تريد منهم أن يقوموا به ، مثل الاشتراك في رسالتك الإخبارية أو تنزيل كتاب إلكتروني.

يمكنهم اتخاذ الإجراء المطلوب فقط عندما يفهمون رسالتك بوضوح. يمكن أن يحدث ذلك عندما تستخدم كلمات بسيطة وسهلة لنقل رسالتك إلى المستلم.

على سبيل المثال ، يجب أن يكون هناك وضوح في تواصلك مع موظفيك ، حتى يفهموا الإجراءات المعقدة الجديدة للشركة. إذا كنت تعرف ما الذي تتحدث عنه ، فسيتلقى جمهورك رسالتك الرئيسية أيضًا.

لتحسين الوضوح ، اتبع هذه القواعد:

• اعرف ما تريد قوله وكيف تقوله.
• اشرح فكرة واحدة في كل مرة لتجنب الالتباس.
• إذا كنت تستخدم نماذج قصيرة ، فقم بوصف الأشكال الكاملة في بداية رسالتك واستمر في تذكير الجمهور من وقت لآخر.
• استخدم الصوت النشط.
• استخدم اللغة التي يمكن فهمها بسهولة.
• لا تقم بتضمين المعلومات غير الضرورية.
• احتفظ بالحكايات المتعلقة بالموضوع.
• عند تقديم عرض ، حاول التحدث بوضوح وعدم الغموض.
• لا تسقط في كلامك عند إلقاء عرض أو عرض تقديمي. بدلاً من ذلك ، تحدث ببطء لجعل جمهورك يستمع إلى رسالتك ويفهمها.
• تجنب استخدام لغة غير احترافية.

3. المجاملة

يحق لكل منا أن يكون لديه آرائه حول نفس موضوع المناقشة. بطبيعة الحال ، لا بد أن تختلف مثل هذه الآراء - ومن الأهمية بمكان فهم هذه الحقيقة.

يجب أن تحاول فهم عقلية الجمهور ومشاعره تجاه رسالتك. في حالة وجود اختلاف في الرأي بين الأشخاص أو المنظمات التي تقوم بالتواصل ، حاول النظر إلى الأمر من وجهات نظر مختلفة.

سيساعدك هذا على أن تكون مهذبًا وأن تحترم اختلافات الناس.

فيما يلي بعض النقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها عند إرسال رسالة مهذبة:

• حافظ على نبرة ودودة ومحايدة.
• تجنب القفز إلى الاستنتاجات أو الافتراض بشأن جمهورك.
• اجعل رسالتك عن المستلم لا عن نفسك.
• النظر في مشاعر ووجهات نظر متلقي الرسالة وفهمها.
• لا تدلي بتصريحات مهينة لأي شخص.
• بمجرد انتهاء رسالتك ، اشكر جمهورك على وقتهم واهتمامهم.

4. المقابل

يعتبر أحد العناصر السبعة للتواصل الفعال أحد الاعتبارات.

كما ذكرت من قبل ، من المهم مراعاة مشاعر جمهورك. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أيضًا مراعاة خلفيتهم ومستوى تعليمهم ونمط حياتهم وخبراتهم وعقلياتهم.

أسهل طريقة للقيام بذلك هي أن ترتدي حذاء المستلم وتسأل نفسك ، "ما الذي أريد أن أسمعه أو أقرأه؟" بعد ذلك ، صمم رسالتك بناءً على الإجابات الأكثر احتمالية.

ومن ثم ، يجب أن تركز رسالتك على احتياجات الجمهور ونقاط الألم ، وكيف يمكن أن يساعدهم الحل في التغلب على مشاكلهم أو تلبية احتياجاتهم. يمكن أن يؤدي التأثير المباشر على مجموعتك المستهدفة من الأشخاص إلى تحويلهم إلى عملاء أو عملاء أو موظفين راضين.

بعض النقاط التي يجب مراعاتها للحفاظ على الاعتبار في اتصالك هي:

• أظهر أنك مهتم بالجمهور.
• تعاطف مع عواطفهم ومشاكلهم ومتطلباتهم.
• اجعل الكلمات في رسالتك تناسب احتياجات الجمهور.
• لا تحاول إيذاء مشاعرهم أو احترامهم لذاتهم.
• حاول إنتاج رسالة يتعامل معها جمهورك ، نظرًا لخلفياتهم وفئاتهم العمرية وأنماط حياتهم وما إلى ذلك.

5. الاكتمال

عند توصيل رسالة إلى جمهورك ، تأكد من أنك ترسل الرسالة بأكملها ، وليس جزءًا منها فقط.

قد يجعل ترك أجزاء من الرسالة من الصعب على الجمهور فهم ما تصل رسالتك إليه. فقط عندما تكتمل الرسالة يمكن للجمهور أن يجدها ذات صلة باحتياجاتهم أو مشاكلهم.

يشمل اكتمال الرسالة أيضًا الرد على الاستفسارات. بعد العرض أو التقديم إلى عميل محتمل أو موظفيك ، حاول الحصول على جلسة أسئلة وأجوبة سريعة. قد يرغب جمهورك في طرح أسئلة ليتمكنوا من رؤية الصورة الأكبر.

كمتواصل فعال في مجال الأعمال ، تتمثل مهمتك في تزويد الجمهور بمعلومات كاملة والإجابة على استفساراتهم ذات الصلة.

يساعدهم هذا في الحصول على جميع المعلومات المهمة ، وبالتالي تشجيعهم على اتخاذ قرارات أفضل تتعلق باتخاذ الإجراء المطلوب.

6. الملموسة

إن مجرد نقل رسالتك بالبيانات والأسئلة لن يجعل جمهورك مرتبطًا به. إن دعم بياناتك بالحقائق والأرقام والإحصاءات ذات الصلة يفي بالغرض.

خلافًا لذلك ، كيف يُفترض أن يعرف جمهورك على وجه اليقين ما إذا كانت رسالتك صحيحة أم لا؟

يمكن للناس أن يرتبطوا برسالتك أكثر عندما يصادفون أمثلة من الحياة الواقعية أو حكايات حول ما تقوله.

لضمان التواصل المهني الملموس ، يجب أن تكون وثيق الصلة وواقعيًا ، بدلاً من أن تكون عامًا وغامضًا. كلما كانت رسالتك أكثر واقعية ، ارتفع مستوى ثقتك بنفسك.

7. الصواب

هل تستخدم الكلمات الصحيحة عند نقل رسالتك إلى أشخاص أو منظمات أخرى؟ تعد صحة المعلومات أو دقتها الواقعية مهمة في كل من التواصل اللفظي وغير اللفظي.

تحتاج إلى تحديد الكلمات الصحيحة في الوقت المناسب مع التأكد من أن المعلومات تأتي من مصدر موثوق. ولا يمكنك تحمل أي أخطاء نحوية في الاتصال.

ضع في اعتبارك هذه القواعد لضمان صحة الاتصال الفعال :

• تحقق جيدًا من جميع الحقائق أو الإحصائيات أو الأرقام المستخدمة في الرسالة للتأكد من صحتها ودقتها.
• استخدم لغة صحيحة ومناسبة في رسالتك.
• احصل على رسالتك المكتوبة أو وثيقتك التي تمت مراجعتها وتصحيحها من قبل خبير في الموضوع.
• استخدم أدوات كتابة المحتوى عبر الإنترنت التي يمكن أن تساعد في التدقيق الإملائي والقواعد.

ملخص: الجوانب السبعة لاتصالات الأعمال

بغض النظر عن الصناعة التي تنتمي إليها ، ستحتاج إلى التواصل بشكل احترافي مع الآخرين لإغلاق الصفقات أو العمل في المشاريع. تساعدك العناصر السبعة للتواصل الفعال على تعزيز الإنتاجية والمشاركة من خلال نقل الرسائل التي يفهمها جمهورك بسهولة.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في صياغة رسائل بريد إلكتروني فعالة أو منشورات مدونة أو مقالات أو منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي ، يمكنك التواصل مع خبراء كتابة المحتوى في MyTasker. يمكنهم مساعدتك في إيصال وجهة نظرك عبر جمهورك ، مع الحفاظ على لهجة محترفة ومحادثة. يمكن للمحتوى الواضح والموجز والكامل والمراعي والصحيح واللطيف والملموس أن يأخذ عملك إلى المستوى التالي.