كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتوعية التي تؤدي إلى النتائج [نموذج 1+]

هناك الكثير من الأشخاص الذين لا يعرفون كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتواصل والتي سيقرأها الناس بالفعل.

لقد صنعت ما كنت تعتقد أنه سطر الموضوع المثالي.

كان عرضك مفصلاً تمامًا وطويلًا لجعل الشخص أو الشركة يفهم اقتراحك.

لقد أرسلت البريد الإلكتروني ... وحتى بعد ثلاثة أسابيع ، لا يوجد رد.

إذن ، ما الخطأ الذي حدث؟ هل فاتك شيء؟

لمساعدتك على فهم كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة ، تناقش هذه المدونة أفضل سبع ممارسات يمكنك اتباعها:

• شارك باقتراح يفيد الشخص أو الشركة
• اكتب سطور موضوع قصيرة وواضحة
• اجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة
• إرسال رسائل شخصية إلى كل مستلم
• قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء
• تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتوعية قبل إرسالها
• المتابعة مرتين

لنبدأ.

7 نصائح حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتواصل

1. مشاركة عرض يعود بالفائدة على الشخص أو الشركة

إذا كنت تطلب من المتلقي شيئًا ما ، فمن العدل أن تقدم شيئًا آخر في المقابل. هذا هو موقف الأخذ والعطاء.

إن مطالبة المستلم بالرجوع إلى موقع الويب الخاص بك مقابل مشاركة مقالته على Facebook ببساطة لا يؤدي إلى الخفض.

لذلك ، اكتب نسخة بريد إلكتروني للتوعية لا تجعل الرسالة تتعلق بك وحدك. يجب أن يحصل المستلم أيضًا على شيء مفيد من هذه الصفقة. إذا لم تكن هناك فرص كهذه ، فلماذا سيساعدونك؟ فقط لأنك التقيت بهم من قبل في مؤتمر؟ لا .

قبل إرسال البريد الإلكتروني ، اسأل نفسك: ما الفائدة منها؟ هل يلبي احتياجاتهم من نقاط الألم؟

لا تعتبر الأموال الفورية أو حركة المرور على الويب بمثابة فائدة. قد تكون فائدة قصيرة المدى ، إن وجدت ، ولكن يجب أن تزود المستلم بشيء من شأنه أن يفيده على المدى الطويل.

ماذا عن دعوة للتعاون في مشروع أو دخول سوق جديد أو استهداف جمهور جديد أو أي شيء من هذا القبيل؟

ضع في اعتبارك أنه لا يجب عليك التسول من أجل الصفقة. لا ينبغي أيضًا أن يبدو أنك تقدم معروفًا للمستلم بمجرد مراسلته. عليك أن تكسب الصفقة عن طريق كتابة رسالة بريد إلكتروني للتواصل متبادل المنفعة .

2. اكتب سطور موضوع قصيرة وواضحة

التركيز الشديد على عرضك لا يعني أنه يمكنك تجاهل سطر موضوع البريد الإلكتروني. لا تنس أن سطر الموضوع هو أول ما يراه المستلم. سيفتحون البريد الإلكتروني فقط إذا اعتقدوا أنه يستحق وقتهم.

حتى لو كنت قد صنعت عرضًا رائعًا ، فلن يكون هناك شيء إذا قام المستلم بحذف البريد الإلكتروني دون قراءته.

لهذا السبب ، تعد كتابة سطور موضوعية واضحة وملخصة جانبًا مهمًا لكتابة رسائل البريد الإلكتروني للتوعية . سوف يساعد على زيادة معدل فتح البريد الإلكتروني الخاص بك عن طريق ربط المستلم.

إليك بعض النصائح لكتابة سطر موضوع عملي:

• لا تكن غامضًا جدًا أو رسميًا ، مثل " طلب تعاون " أو " اقرأ مدونتي ".
• عادة ما يفتح الناس رسائل البريد الإلكتروني بدافع الفضول. لإثارة هذا الفضول لدى المستلم ، حاول أن تجعل سطور الموضوع ممتعة بالنسبة له. على سبيل المثال ، " لدي فكرة لتحسين المحتوى الخاص بك. اتصل على 10؟ "أو" التعليقات على آخر مشاركة في مدونتك "قد تحقق تقدمًا أكثر من" تضم مدونتي 500 متابع وما زال العد في تزايد ". لماذا يهتم المستلم بما إذا كانت مدونتك بها 2 أو 500 متابع؟

3. حافظ على رسائل البريد الإلكتروني قصيرة

بعد قراءة سطر الموضوع الواضح ، يمكن للمتلقي تحويل تركيزه إلى الملعب.

هذا هو المكان الذي تشرح فيه سبب الكتابة إلى الشخص أو الشركة. قد تستفسر عن منصب شاغر ، أو تقوم بتحسين مُحسّنات محرّكات البحث لموقعهم الإلكتروني أو محتواه ، أو تطلب رابطًا خلفيًا ، أو تروج لنفسك كمقدم للندوة عبر الإنترنت.

بغض النظر عن ما تقدمه ، يجب أن تعرف كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة . لكل ما تعرفه ، قد يكون المستلم شخصًا مشغولاً.

لذلك ، كلما طالت مدة بريدك الإلكتروني ، زادت فرصهم في عدم قراءة البريد الإلكتروني حتى النهاية.

لذلك ، يجب أن يتراوح الطول المثالي لرسالتك الإلكترونية بين 80 و 150 كلمة.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك نشرت للتو منشور مدونة حول أفضل مقاييس تسويق المحتوى ، وتريد الترويج له.

في الوقت نفسه ، اكتشفت مقالة موارد عبر الإنترنت حول كيفية إنشاء استراتيجية تسويق للمحتوى . الآن ، تريد الحصول على رابط للعودة من مقالة الموارد إلى منشور المدونة الخاص بك.

في هذه الحالة ، يجب أن يشرح قسم العرض التقديمي في بريدك الإلكتروني لمالك الموقع كيف صادفت مقالة الموارد الخاصة به ، وكيف ولماذا تعتقد أن الرابط الخلفي لمشاركتك يمكن أن يضيف قيمة إلى جمهوره.

يوضح هذا النهج للمستلم أنك تفكر في جمهوره أيضًا ، وليس في نفسك فقط.

4. إرسال رسائل شخصية إلى كل مستلم

تذكر أن الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني لا يعرفك. فقط عندما تقوم ببناء اتصال مع هذا الشخص قد يقرأ بقية بريدك الإلكتروني.

لبناء مثل هذا الاتصال ، يجب أن يكون بريدك الإلكتروني شديد الخصوصية. إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني عام يمكنك توجيهه إلى أي شخص ، فقد لا يكون لدى المستلم الدافع الكافي لفتحه وقراءته.

على سبيل المثال ، " سيدي العزيز / سيدتي " هي الآن طريقة قديمة لمخاطبة شخص ما ، تقترب من "الملل".

من ناحية أخرى ، فإن البريد الإلكتروني المخصص يجعل المستلم أكثر فضولًا بشأن ما يجب أن تخبره به.

يمكنك اتباع هذه النصائح السريعة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتواصل لبناء اتصال مع المستلم:

• لا ترسل نفس الرسالة إلى جميع الشركات المدرجة في قائمتك البريدية
• ابحث عن أرضية مشتركة بينك وبين المستلم وقم بتضمين ذلك في البريد الإلكتروني
• إذا كان لديك اتصال متبادل بينك وبين المستلم ، فذكر ذلك الشخص في بريدك الإلكتروني
• قم بتغيير رسالتك بناءً على مدى معرفتك بالمستلم. ربما تكون قد التقيت بهم أو تعاونت معهم من قبل ، وفي هذه الحالة ، يمكنك إبقاء رسالتك عادية.

على سبيل المثال ، يمكن أن تظهر الرسالة مثل ، " أنا أ ، لقد تعاونا في مشروع ب للعميل سي قبل شهرين. هل تتذكر فكرة XYZ التي برزت في أذهاننا بعد ذلك؟ "

• هنئ المستلم وأتمنى له التوفيق في إنجازه مؤخرًا ، مثل ترقية أو وظيفة جديدة
• امدح عمل المستلم وأخبره عن سبب إعجابك به
• لا تعتبر رسائل البريد الإلكتروني شخصية إذا كانت تحتوي على نفس الرسالة مع تغيير الاسم والرابط فقط
• إذا كنت لا تزال في حيرة من أمرك بشأن كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني للتواصل تكون مخصصة ، فتخيل أنك تجري محادثة مباشرة مع المستلم. ما الجمل التي ستستخدمها؟ ما نوع لغة الشركة التي ستتجنبها؟

لا تستخدم جملة في بريدك الإلكتروني إذا كنت لا تستخدمها في محادثة مباشرة مع المستلم أيضًا.

• الأهم من ذلك ، كن صادقًا عند محاولة بناء اتصال مع المستلم. لا تكذب بشأن علاقة متبادلة أو مصلحة مشتركة.

وبالمثل ، امدح المتلقي فقط عندما تقصد ذلك. لن يؤدي الكذب إلا إلى الإضرار باحتمالات حصولك على ما طلبته في بريدك الإلكتروني.

5. قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

عملك لا ينتهي بعد أن تكتب الملعب. تحتاج أيضًا إلى السماح للمستلم بمعرفة ما تريده أن يفعله بعد قراءة رسالتك. لهذا ، يجب عليك إدراج عبارة واضحة للحث على اتخاذ إجراء (CTA).

حث المستخدم على اتخاذ الإجراء المطلوب. على سبيل المثال ، قد تطلب من الشخص إعادة الارتباط بموقعك أو مشاركة المدونة الخاصة بك. ومع ذلك ، فإن هذا لا يمنحك الفرصة لملء بريدك الإلكتروني بالكثير من عبارات الحث على اتخاذ إجراء.

قد تشعر بالارتباك بطبيعة الحال بشأن ما إذا كان يجب عليك أن تطلب من الشخص قراءة أحدث مشاركة في المدونة الخاصة بك وتنزيل نموذج ، إلى جانب الارتباط مرة أخرى بموقعك. ومع ذلك ، فكلما زادت الخيارات التي تقصف بها المتلقي ، زادت احتمالية ارتباكه وعدم اتخاذ أي خيار على الإطلاق.

في النهاية ، تحتاج إلى تحديد خيار واحد فقط باعتباره CTA الخاص بك - ما هو الإجراء الأكثر أهمية الذي تريد منهم اتخاذه؟ إذا كان هذا هو الرابط الخلفي ، فيجب أن يحتوي CTA على هذا الخيار فقط. يسمح هذا للمستلم إما بمنحك الرابط الخلفي أو تجاهل بريدك الإلكتروني فقط.

على سبيل المثال ، إذا كنت مؤثرًا تريد أن يتواصل معك الشخص للترويج لمنتجهم ، فيمكن أن يكون CTA الخاص بك مثل ، " إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيف يمكنني مساعدتك في XYZ ، فلا تتردد في الحجز مكالمة في التقويم الخاص بي للأسبوع القادم [متبوعًا بشكل مثالي برابط ودي] ”.

6. تحقق من رسائل البريد الإلكتروني للتواصل قبل الإرسال

آخر شيء تريد أن يراه المستلم هو خطأ إملائي في اسمه. أو أنك تمدحهم على مقال لم يكتبوه مطلقًا. والأسوأ من ذلك ، أنك قصدت إرسال رسالة بريد إلكتروني للتواصل إلى شخص واحد وانتهى الأمر بمخاطبتها إلى شخص مختلف تمامًا.

كل خطأ من هذه الأخطاء يعتبر بمثابة منعطف لأي شخص. هل تعتقد أن أي شخص سيرغب في العمل مع شخص لا يمكنه حتى التعامل مع بريد إلكتروني؟

بالطبع ، الأخطاء بشرية فقط ، لكن لا ضرر من فحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ومراجعتها قبل إرسالها.

7. المتابعة مرتين

إذن ، لقد أرسلت بريدًا إلكترونيًا للتواصل ، لكنك ما زلت تنتظر الرد. هذا جيد لأن الشخص ربما فاته بريدك الإلكتروني أو نسيه تمامًا.

قد يرد بعض الأشخاص بعد المتابعة في المرة الأولى ، بينما قد لا يرد الآخرون. لمعرفة ما إذا كانت الفئة الثانية من الأشخاص لا تزال مهتمة بمقترحك أم لا ، فأنت بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني آخر للمتابعة إليهم.

قد تتلقى بعض الردود بعد المتابعة الثانية ، لكن مرة أخرى ، قد لا تتلقى ذلك. هناك تكمن إجابتك.

بعبارة أخرى ، إذا لم تحصل على أي رد حتى بعد رسالة المتابعة الثانية ، فأنت تعلم أن الوقت قد حان لتقديم عرض على الشخص. خلاف ذلك ، إذا واصلت المتابعة على الرغم من عدم حصولك على أي ردود ، فقد ينزعج الشخص.

هذا لأنهم أشاروا بالفعل إلى عدم اهتمامهم بمقترحك من خلال عدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. نتيجة لذلك ، قد يرسلون رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية إلى مجلد البريد العشوائي الخاص بهم.

نموذج نسخ البريد الإلكتروني للتوعية

أسباب نجاحها:

• سطر الموضوع قصير وواضح
• يفيد البريد الإلكتروني المستلم من خلال نشر منشور المدونة الخاص به بالفعل
• إنها طريقة ذكية للبحث عن رابط خلفي ، نظرًا لأن مقالتك تعرض منشوراتها بالفعل
• يحتوي البريد الإلكتروني على CTA واضح ، وذلك للتحقق من مقالتك
• يضع التركيز على المتلقي
• والغرض منه هو بناء اتصال مع المتلقي

ملخص: كيفية كتابة بريد إلكتروني جيد للتواصل

الآن بعد أن عرفت كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتواصل ، فقد حان وقت العمل. من خلال النصائح السبع الرئيسية التي تناولناها أعلاه ، لديك كل ما تحتاجه لتعزيز حملات التوعية الخاصة بك.

والأفضل من ذلك ، يمكنك التواصل مع محترفي التسويق عبر البريد الإلكتروني في MyTasker ، والذين هم على استعداد دائمًا لمساعدتك. من صياغة سطور موضوع قابلة للتنفيذ إلى إدراج عبارات CTA واضحة ، يمكنهم مساعدة حملات التواصل عبر البريد الإلكتروني وبالتالي تعزيز نمو عملك.