أفضل 10 برامج مجانية لإدارة العقود لعام 2020

تسير الشركات باستمرار داخل وخارج الاتفاقيات والصفقات والعقود الجديدة. لكن كيف تمكنوا من تتبع كل شيء؟

العلاقات مع الموظفين والبائعين والعملاء ليست تلك التي تريد تجاهلها ، ويمكن أن يعتمد ازدهارها جميعًا على التنفيذ السليم لمتطلبات العقد. نظام إدارة العقود هو حل برمجي يساعد الشركات على الوفاء بوعودها من خلال إنشاء جميع اتفاقياتها وتنفيذها وتوقيعها ومراقبتها بشكل صحيح.

يمكن أن يستفيد الكثير من الأشخاص في جميع أنحاء المؤسسة من أتمتة العمليات المبسطة التي يمكن أن تقدمها إدارة العقود. تستخدمه إدارات الموارد البشرية لإدارة عقود الموظفين ، ويحتاجها مندوبو المبيعات لتسليم نهاية الصفقة مع العملاء ، وتعتمد الإدارات القانونية عليها لضمان الامتثال عبر جميع جبهات العمل.

أفضل حلول إدارة العقود المجانية

تحتوي القائمة أدناه على مراجعات للمستخدم الحقيقي من أفضل برامج إدارة العقود في السوق. لكي يتم تضمينك في هذه القائمة ، لا يتعين عليك فقط أن تكون تطبيقًا مجانيًا ، ولكن يجب عليك أيضًا:

• قم بتضمين مستودع للوثائق التي يمكن تخزينها في فئات مختلفة لكل نوع من أنواع العقود
• عرض قوالب العقود التي يمكن تخصيصها من قبل المستخدمين المشاركين في إنشاء عقود العمل
• توفير القدرة على إنشاء العقود وتحريرها ومشاركتها والتعاون فيها بسهولة داخليًا (مع موظفين آخرين) وخارجيًا (مع العملاء أو الشركاء)
• تمكين المستخدمين من إرسال إشعارات حول المعالم الهامة ، مثل انتهاء صلاحية العقد أو تجديده
• الامتثال للمتطلبات القانونية للأعمال وكذلك مع قواعد العمل الداخلية للأطراف المشاركة في العقد

* قد يتم تحرير بعض المراجعات من أجل الوضوح. تم سحب هذه البيانات في 10 سبتمبر 2020.

1. PandaDoc

PandaDoc هو برنامج لإدارة العقود متخصص في تحسين سير العمل لجميع صفقات المبيعات الخاصة بك ، وجمع الأفكار القيمة ، وتقديم تجربة مشتري إيجابية لعملائك. تعمل هذه الأداة كبرنامج متكامل لأتمتة المستندات ، لذا لا داعي للقلق بشأن إنشاء العروض أو عروض الأسعار أو العقود أو الموافقة عليها أو توقيعها.

يمكن لـ PandaDoc تحسين كفاءة العقد عبر مؤسستك بأكملها من خلال التكامل مع برنامج إدارة علاقات العملاء ومعالجات الدفع وتطبيقات تخزين الملفات. تتضمن ميزات PandaDoc إنشاء العقود وإمكانيات التوقيع الإلكتروني وتحصيل المدفوعات.

ماذا يحب العملاء:

"لقد استخدمت العديد من منصات التوقيع الإلكتروني ، وأحب مدى سهولة استخدام هذا النظام. وهو مجاني. أنا معجب جدًا بالواجهة النظيفة أيضًا. في دوري الحالي ، أعلم أنني أرسل العديد من المستندات إلى المستلمين الذين ليسوا على دراية بالتوقيعات الإلكترونية ، ولكن لم يكن لديهم أي مشاكل معهم تتطلب المساعدة أو سوء فهم كيفية استخدام PandaDoc. "

- مراجعة PandaDoc ، Andrea W.

ما يكره العملاء:

"إذا كان لديك الإصدار المجاني من PandaDoc ، فإن إنشاء المستندات يستغرق بعض الوقت. على سبيل المثال ، في معظم المستندات ، أحتاج إلى الأحرف الأولى من كل صفحة. هذا يعني أنه لا بد لي من سحب "الأحرف الأولى" وإفلاتها في كل صفحة مرة أخرى. ستكون ميزة رائعة أن تكون قادرًا على إسقاط الأحرف الأولى من كل صفحة مرة واحدة ".

- مراجعة PandaDoc ، جولي ف.

2. Accelo

Accelo هي أداة أخرى لإدارة العقود تم تصميمها أساسًا لشركات الخدمات. يعمل كنظام برمجي متعدد الإمكانات يجعل إدارة جميع عملائك أمرًا سهلاً ، من النقطة التي يصبحون فيها محتملاً إلى اللحظة التي يتحولون فيها إلى عميل.

Accelo هو برنامج قائم على السحابة ، لذا يمكن الوصول إلى جميع المعلومات المخزنة فيه طالما أنك مستخدم مرخص له إمكانية الوصول إلى الإنترنت. تشمل الميزات التي يقدمها Accelo الالتقاط التلقائي للبريد الإلكتروني ، وجداول الوقت ، وإنشاء التقارير المخصصة ، وغيرها من العمليات التجارية التي ستعلمك إذا لم تكن الأمور على المسار الصحيح مع العقود الخاصة بك.

ماذا يحب المستخدمون:

"لقد كان Accelo أداة مفيدة للغاية لإدارة مشاريعنا ، وتحديداً تتبع الميزانية. أقدر التذكيرات التي يمكنك تعيينها لنفسك وفريقك لأنها تسمح لك جميعًا بتتبع العمل في الوقت الفعلي وعدم إغفال الصورة الأكبر على طول الطريق. هناك أداة أخرى مفيدة وهي القدرة على مراقبة الدقائق أو الساعات التي تعمل فيها في كل مشروع. على سبيل المثال ، إذا أمضيت ساعة واحدة في العمل اللوجستي أو توفير الموارد لعميل معين ، فإن Accelo يسمح لي باستخدام نوع من مراقبة التوقف للمراقبة كل ثانية ".

- مراجعة Accelo ، Jeffrey S.

ما يكره المستخدمون:

"هناك بعض مشكلات تجربة المستخدم البسيطة التي أشرت إليها عدة مرات ولم يتم حلها أبدًا. يمكن أن تكون عمليات المزامنة مع Gmail و QBO مليئة بالأخطاء في بعض الأحيان. أحدث وظيفة بحث ليست بديهية مثل الإصدار القديم. إن نظام إدارة علاقات العملاء مبسط للغاية ، لذلك لم نعد نستخدمه بعد الآن ".

- مراجعة Accelo ، مايكل ب.

3. DealHub

DealHub عبارة عن نظام أساسي لمشاركة المبيعات وتكوين عرض أسعار (CPQ) يعمل كلاعب أساسي في الفريق في عملية إدارة العقود. يركز هذا البرنامج على تقديم تجارب مخصصة للعملاء في كل مرحلة من مراحل قمع المبيعات ، من كونك قائدًا إلى عميل.

يلعب DealHub دورًا مهمًا في مساعدة مندوبي المبيعات على التفاعل مع العملاء والتعاون معهم في المحتوى ذي الصلة بعلاقتهم ، كل ذلك أثناء جمع معلومات قيمة عن المشاركة. باستخدام هذه البيانات ، يمكن للممثلين صياغة عروض الأسعار والمقترحات بدقة والتي ستفيد كلا الطرفين.

ماذا يحب المستخدمون:

"أكبر فرق بين dealhub وأدوات CPQ الأخرى التي قمت بتقييمها هو سهولة الاستخدام للمشرف والمستخدم النهائي ، ووقت الإطلاق ، والنفقات. يمكنك بدء التشغيل في غضون أسابيع قليلة ، وتسهل الأداة على المسؤولين إجراء التعديلات بسرعة وسهولة. لقد أطلقنا للتو ، ولكن خبير التنفيذ لدينا كان مفيدًا للغاية في إعدادنا وتشغيلنا بسرعة وتقديم توصيات بناءً على أفضل الممارسات التي يستخدمها العملاء الآخرون ".

- مراجعة DealHub ، المستخدم

ما يكره المستخدمون:

"رحلة المستخدم ليست سهلة أو واضحة. يفتقر تصميم الاقتراح إلى الكثير من الميزات المهمة جدًا. ما تراه في المحرر لا يشبه المعاينة. أتمنى أن تكون هناك طريقة سهلة لمعاينة ما أفعله بدلاً من الاضطرار إلى تنزيل الاقتراح في كل مرة ".

- مراجعة DealHub ، المستخدم

4. Oneflow

Oneflow هو برنامج لإدارة العقود يريد مساعدتك في إتمام الصفقات بأسرع ما يمكن من خلال التركيز على الأتمتة. تساعد هذه الأداة في تبسيط الأجزاء الأكثر أهمية في عملية العقد بأكملها ، بما في ذلك إنشاء العقد والتوقيع الإلكتروني وتتبع التقدم وأرشفة المستندات وتحليل النتائج. يمكن تحرير جميع العقود الموجودة في Oneflow مباشرة ، بحيث يمكنك دائمًا الحصول على أحدث إصدار من العقود الخاصة بك. علاوة على ذلك ، يقدم Oneflow عمليات تكامل مع أنظمة البرامج الأخرى التي تعتمد عليها الشركات لتغذية علاقات العملاء ، مثل CRM وأتمتة التسويق وإنشاء المستندات.

ماذا يحب المستخدمون:

"من السهل العثور على جميع الخيارات العملية المقدمة ، سواء كانت إضافة أطراف من دفتر العناوين ، أو إرسال رسائل تذكير ، أو الحصول على تحديثات ورؤى ومفيدة للغاية. عندما أرسل العقود ، أعمل من قالب حيث يمكنني تحرير الحقول أو كتابة الملاحظات أثناء مراجعة الاتفاقية للعملاء. إنه عملي ومباشر وسريع ، وهو أمر أقدره بشدة لأنني أتخطى الاضطرار إلى إجراء تعديلات في مستند Word وتجنب كل ما يحدث عبر البريد الإلكتروني الذي يترتب على ذلك مع العملاء. يستخدم هذا لإبطاء توقيع العقود ، وتعد ميزة التحرير المباشر Oneflow ميزة إضافية مهمة. أحب أيضًا نظرة عامة على التحليلات التي توضح نسبة العقود المرسلة إلى الموقعة. لقد أعطت نظرة ثاقبة للمساعدة في تعديل وتحسين عملية الإغلاق. وأخيرًا وليس آخرًا ، التصميم سهل حقًا للعين. في Oneflow ، يكون وضع كل ميزة أمرًا منطقيًا ".

- مراجعة Oneflow ، سامانثا ب.

ما يكره المستخدمون:

"في حالة احتواء العقود على حقول يجب ملؤها من قبل الطرف المقابل ، فمن المزعج بعض الشيء أنها تسمح للطرف الآخر بتوقيع العقد قبل توقيعه داخليًا. لقد واجهنا أيضًا مشكلات عندما لم يتمكن النظراء من فتح العقد أو الوصول إليه في Oneflow بسبب إعدادات المتصفح الخاصة بهم. في هذه الحالات ، يتعين علينا قضاء وقت إضافي في محاولة تحري الخلل وإصلاحه ".

- مراجعة Oneflow ، المستخدم

5. GetAccept

GetAccept هو حل لإدارة العقود يوفر جميع العناصر الأساسية التي تحتاجها لإدارة اتفاقيات العقود الخاصة بك ثم بعضها. تغطي هذه الأداة الأساسيات مثل إنشاء العقود وتتبع المستندات والتوقيع الإلكتروني ، ولكنها تتيح لك أيضًا استخدام تقنية مؤتمرات الفيديو للتواصل مع الطرف الآخر المعني. يركز GetAccept على مساعدة الشركات في العناية بنهاية عملية العقد لتحريك الأمور والبدء في جني الفوائد المرتبطة بها.

ماذا يحب المستخدمون:

"الفريق في GetAccept رائع ومفيد في إعدادك للمنصة. مرونة البرنامج لا تصدق وتتيح لك تطوير منصة مخصصة خاصة باحتياجات شركتك. كان GetAccept رائعًا أيضًا في تكييف النظام الأساسي ليلائم سير عملنا المحدد ومساعدتنا في بناء أفضل حل ممكن لنا ".

- مراجعة GetAccept ، Alex D.

ما يكره المستخدمون:

"أحيانًا يكون من الفوضى إعادة إنشاء أو تغيير عرض ما إذا كنت بحاجة إلى إرسال عرض جديد. إنه يعمل ، لكن يمكن أن يكون أسهل. غالبًا ما يتعين علينا تغيير ملف PDF الذي نرسله إلى عملائنا ، نظرًا لأننا ، في الوقت الحالي ، لا نستخدم القوالب المضمنة. "

- مراجعة GetAccept ، Jesper J.

6. ContractWorks

ContractWorks هو حل إدارة للشركات من جميع الأشكال والأحجام والصناعات. مثل معظم أدوات إدارة العقود ، تعمل على تسهيل تنفيذ جميع اتفاقيات الشركات وتخزينها وتتبعها كثيرًا للشركات ، حتى يتمكنوا من تركيز جهودهم على العلاقات المتعلقة بهذه الاتفاقيات. بالإضافة إلى هذه الميزات ، تفتخر ContractWorks بتقديمها لعملائها فريقًا من محترفي الدعم الذين يمكنهم مساعدة الشركات على تحقيق أقصى استفادة من الحلول الخاصة بهم.

ماذا يحب المستخدمون:

"ContractWorks ليس سهل التنفيذ بشكل لا يصدق فحسب ، بل إنه أسهل في الاستخدام. النظام سهل للغاية للتنقل بأقل قدر من التدريب. مع CW ، لم يكن لدينا سوى ردود فعل إيجابية وتبني سهل عبر مؤسستنا. إذا كانت هناك أي أسئلة أو مشكلات نحتاج إلى معالجتها ، فإن مكتب الدعم في CW حريص وسريع الاستجابة دائمًا. لقد طرحنا CW منذ أكثر من عامين ، وما زلت سعيدًا بقرارنا للمضي قدمًا معهم اليوم كما كنت في ذلك الوقت ".

- مراجعة ContractWorks ، تيموثي أ.

ما يكره المستخدمون:

"أتمنى أن تتمكن من تحديد مستندات متعددة للتوقيع عليها مرة واحدة. أتمنى أيضًا أن تقوم بتضمين أسئلة للإجابة عليها أو استبدال الحقول لملءها قبل أو بعد علامات الموقّع ".

- مراجعة ContractWorks ، شيريل م.

7. القويلر

Qwilr هو برنامج لإدارة عروض الأسعار واقتراح سيساعدك على إنشاء الاقتراح المثالي ، والعرض التقديمي ، وعرض أسعار المبيعات لكل عميل على حدة. سيساعدك تخصيص جميع مستنداتك على التميز أمام عملائك ، وستعمل عمليات الدمج على تبسيط عمليات العقود ، وستوجهك الإشعارات إلى الاتجاه الصحيح. كل ما عليك فعله هو إحضار المعلومات الخاصة بالاتفاقية ، وسيقوم Qwilr بالباقي في بناء وثيقة من المؤكد أنها سترضي عملائك.

ماذا يحب العملاء:

"مقترحات جميلة واحترافية وكاملة ومساحة تأهيل قابلة للتكرار وقابلة للتطوير. نقوم ببناء قوالب لفرق المبيعات ونجاح العملاء بالكامل لاستخدامها بناءً على حالة استخدام الأعمال (حسب الصناعة ، والعمود ، وحجم المؤسسة ، والموقع). إنها طريقة رائعة لوضع كل ما يحتاجه عميلك في مكان واحد ".

- مراجعة Qwilr ، Taylor W.

ما يكره العملاء:

"شكواي الوحيدة حول Qwilr حتى الآن هي أن جداول الأسعار لا يمكن أن تكون جنبًا إلى جنب (وبدلاً من ذلك يجب أن تكون فوق بعضها البعض). إن السماح بمستويات التسعير جنبًا إلى جنب سيجعل خدماتنا أسهل بكثير للمقارنة للعملاء (وسيجعل Qwilr يرقى إلى المعايير الخاصة بكيفية تسعير جميع الخدمات للأشياء في الوقت الحاضر). أود أن أتمكن من إضافة نقاط / تنسيق قائمة مناسب على جداول الأسعار ".

- مراجعة Qwilr ، آدم م.

8. ContractSafe

مع ContractSafe ، يتوفر كل شيء يتعلق باتفاقيات العمل الخاصة بك في مكان واحد آمن. في حين أن هذا قد يبدو وكأنه وصفة لمساحة مزدحمة ، يأتي برنامج إدارة العقود هذا مزودًا بميزة بحث رائعة ، حتى تتمكن من العثور على ما تبحث عنه بالضبط بسهولة.

يرسل ContractSafe تنبيهات حتى لا يفوتك موعد نهائي مهم للعقد ، ويتيح المشاركة عبر الفرق وعلاقات العملاء ، ويتكامل بسهولة مع البرامج الأخرى المهمة لعملية المبيعات ، مثل CRM والتوقيع الإلكتروني.

ماذا يحب المستخدمون:

"العرض القابل للتخصيص يعني أن كل مستخدم يمكنه فقط رؤية بيانات العقد ذات الصلة به. حقيقة أن السعر ثابت بغض النظر عن عدد المستخدمين يعني أنه يمكنني نشره عبر مؤسستي وإضفاء الطابع الديمقراطي على معلومات العقد ، دون المساس بالسرية. حقيقة أن العقود يتم تعيين معرفات فريدة ولا يمكن تحميلها إلا من خلال مستند فعلي يعني أنه لا يمكن لأي عقود وهمية أن تشق طريقها إلى قاعدة البيانات وأن مؤسستنا لديها مرجع واحد لكل عقد يمكن استخدامه في أنظمة مختلفة ".

- مراجعة ContractSafe ، بيتر فرانسوا ت.

ما يكره المستخدمون:

"أرغب في أن تكون قادرًا على تخزين المرفقات بالعقود دون الترقية إلى الحزمة الأكثر تكلفة. تستخدم حاليًا حزمة Entrepreneur وإذا تم تضمين هذه الميزة المتمثلة في إرفاق المستندات ذات الصلة بعقد التخزين ، فستكون توصيتي هي عشرة بدلاً من سبعة ".

- مراجعة ContractSafe ، ديفيد ب.

9. الخارجة عن القانون

Outlaw هو برنامج لإدارة العقود يركز على البساطة والسهولة في عالم الاتفاقيات القانونية المعقد. بالنسبة للمستخدمين ، أصبحت الواجهة سهلة الاستخدام والإعداد لأي فريق ، حتى أولئك الذين لديهم أعضاء عن بُعد. يمكن أن يتكامل Outlaw أيضًا مع جميع أدوات العمل الأخرى الموجودة لديك ، ومهام سير العمل ، والأنظمة. تشمل ميزات نظام إدارة العقود هذا الأتمتة ، والصياغة ، والتعاون مع العملاء والفرق ، وإمكانيات التوقيع الإلكتروني ، وتتبع التقدم ، والتخزين ، وإدارة العقود.

ماذا يحب المستخدمون:

"إن العملية من البداية إلى النهاية ، بدءًا من إنشاء العقد وحتى الحصول على التوقيع ، هي عملية سلسة للغاية على Outlaw. ليس فقط لنفسي ، بل لعملائي أيضًا. تعد ميزة التوقيع الإلكتروني وتنبيهات البريد الإلكتروني بالتأكيد إضافة هائلة - يمكن إغلاق الصفقة من أي مكان في العالم وفي أي وقت من اليوم ".

- مراجعة Outlaw Review ، براندون ب.

ما يكره المستخدمون:

"كان هناك القليل من منحنى التعلم عند إعداد قوالب العقود الخاصة بنا على Outlaw ، خاصة بالنسبة لعقودنا الطويلة والمعقدة. لكن فريق الدعم كان مكرسًا وصبورًا للغاية أثناء عملية الإعداد التي كانت تجربة منعشة بالنسبة لنا. الآن فريقي قادر على إنشاء قوالب جديدة بأقل قدر من المساعدة من فريق Outlaw ".

- مراجعة Outlaw Review ، كاتالينا س.

10. حارس البوابة

Gatekeeper هو برنامج إدارة عقود قائم على السحابة يركز على علاقات الموردين ومساعدة الشركات في الحصول على أكبر قيمة ممكنة من عقودهم. تم تصميم هذه الأداة للإجابة على الأسئلة الصعبة عندما يتعلق الأمر بإدارة العقود ، مثل ما إذا كانت الشركة تحصل على أفضل قيمة من الاتفاقية.

باستخدام Gatekeeper ، يمكن تخزين جميع العقود في موقع مركزي واحد ، مما يوفر وقت الأعمال والمال والجهود المبذولة للبقاء منظمًا. يستخدم هذا الحل الأتمتة والذكاء الاصطناعي لإزالة عبء الإدارة عن المؤسسات.

ماذا يحب المستخدمون:

" لقد نظرنا إلى حوالي عشرة حلول لإدارة العقود ، ونهج Gatekeeper في الاستيعاب والتفاوض الإلكتروني فريد حقًا. وقد جعلت بوابة الموظفين من السهل على مكاتبنا الميدانية الوطنية تقديم العقود للمراجعة ، وتساعد مهام Kanban Workflow الإدارة على البقاء في القمة الموافقات وتوفير الشفافية في عملية التفاوض والموافقة ".

- مراجعة برنامج حماية البوابة ، المستخدم

ما يكره المستخدمون:

" يعد تحميل عقودنا على أساس فريق على أساس الفريق ، والتي تحتوي جميعها على محتوى وتفاصيل حساب مختلفة ، عملية يدوية يمكن أن تؤدي إلى عدم الاتساق والتأخير في تشغيل النظام بالكامل لتلبية احتياجاتنا. من الواضح أن هذه ليست مشكلة مع Gatekeeper ولكن بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، سيكون من المفيد أخذ ذلك في الاعتبار في مرحلة التخطيط الأولي للمشروع ".

- مراجعة برنامج حماية البوابة ، سينثيا ك.

إدارة الصفقات الخاصة بك بسهولة

عادةً ما يكون تنفيذ حل برمجي جديد في مكدس التكنولوجيا لديك مخاطرة. ومع ذلك ، فإن هذه الخيارات المجانية تزيل هذا العبء المالي مع الاستمرار في تقديم جميع الميزات الضرورية لأداة إدارة العقود التي تحتاجها لضمان استراتيجيتك كاملة وفعالة ومتوافقة.

هل تحتاج إلى بعض المساعدة في بقية استراتيجية إدارة العقود الخاصة بك؟ فيما يلي بعض النصائح لبناء واحد من الصفر.