5 نصائح لوكالات التسويق لتحسين التعاون مع العملاء

عند تشغيل وكالة تسويق ، من السهل جدًا تحديد أولويات مواردك ووقتك وجهدك في مشاريع عملائك "المبهرة".

في المقابل ، تصبح أكثر تساهلاً بشأن عمليات التعاون بين الوكالة والعميل.

لضمان تميزك عن الآخرين ، من المهم تجاوز مجرد الحفاظ على العلاقة بين الوكالة والعميل.

لم يعد كافيًا أن تكون أفضل وكالة في العمل بعد الآن ، فالعملاء يريدون أن يكونوا جزءًا من العملية. بعد كل شيء ، إنها مشاريعهم أيضًا!

لن يكون أي عميل متحمسًا للعمل معك مرة أخرى إذا لم يكن لديه تجربة رائعة مع المشاريع السابقة. هناك المئات من الوكالات التي يمكنها تقديم ما لا يمكنك تقديمه ، ولهذا السبب يعد وجود عملية تعاون قوية أمرًا حيويًا في مساحة الوكالة اليوم.

لقد قمنا بتجميع هذه القائمة من أفضل خمس نصائح تعلمناها من العمل مع عملاء من نوع الوكالة هنا في Teamwork.

إليك ما يمكنك فعله الآن.

1. تطوير عملية إعداد شاملة

تحتاج جميع العلاقات الجيدة إلى أساس متين. لهذا السبب يجب أن يكون تطوير عملية تأهيل شاملة هو الخطوة الأولى في علاقة الوكالة والعميل.

لضمان أفضل تعاون ممكن ، توضح عملية الإعداد كل شيء عن تفاصيل مشروع العميل ، بما في ذلك:

• أهداف المشروع والتسليمات والنتائج
• إرشادات العلامة التجارية والسوق المستهدف وشخصيات المشتري العميل
• الأدوار والمسؤوليات لكل من الوكالة والعميل
• استراتيجية المشروع والمعالم والمواعيد النهائية
• توقعات الاتصال والتعاون (بما في ذلك الإعداد لأي أدوات تستخدمها وكالتك)

إن تحديد التفاصيل منذ البداية يجعل الجميع على دراية واحدة ويساعد على بناء الثقة بين الطرفين.

تفهم الوكالات التي ترعى علاقات العملاء ما الذي يجعل عملائها فريدًا. ثم يمكنهم الاستفادة من تلك الأفكار لإنشاء وتنفيذ أفضل مشروع ممكن.

يتيح الاستثمار في برامج إدارة العمل مثل Teamwork للوكالات بناء علاقات تعاون أقوى مع العملاء من البداية.

من خلال نموذج إعداد العميل في Teamwork ، يمكنك إنشاء تجارب إعداد مخصصة تمنح الجميع أساسًا قويًا للعمل من خلاله وتساعد العملاء الجدد على الشعور بالثقة في أن وكالتك كانت الخيار الصحيح.

بالإضافة إلى ذلك ، مع عدد غير محدود من المستخدمين من العملاء ، يمكنك تضمين عملائك في النظام الأساسي من أجل تعاون أفضل ، ورؤية المشروع ، وتجربة إنتاجية شاملة ، كل ذلك بدون تكلفة إضافية.

توفر هذه الأشياء البسيطة لعملائك أفضل التجارب التي تجعلهم في النهاية يعودون مرارًا وتكرارًا.

2. كن واضحًا بشأن من تريد التعاون معه (ومتى)

مع وجود العديد من الأجزاء المتحركة ، من الصعب معرفة من المسؤول عما هو موجود في كل مشروع. أضف عدة مشاريع ضمن فريق واحد وتصبح الأمور صعبة فجأة.

سيكون هناك أشخاص من كلا الجانبين يحتاجون إلى المشاركة في كل مرحلة من مراحل عملية التعاون. ومع ذلك ، لا يحتاج الجميع إلى المشاركة طوال الوقت.

اعتمادًا على المشروع ، هناك أفراد دائمًا متعاونون ، بينما الآخرون مساهمون سلبيون.

على سبيل المثال ، لنلقِ نظرة على ما هو مطلوب لحملة تسويق جديدة. من المحتمل أن يكون لديك العديد من أصحاب المصلحة الرئيسيين من فريق التسويق مثل العلامات التجارية ومسوقي المنتجات. سيكون هؤلاء الأشخاص هم المتعاونون الدائمون.

قد يشمل المساهمون السلبيون الرئيس التنفيذي أو COO أو المؤسسين المشاركين للشركة. في حين أنهم لا يحتاجون بالضرورة إلى كل مداخل وعموميات العمل ، إلا أنهم سيحتاجون إلى أن يكونوا صانعي القرار الرئيسيين.

سيكون لتحديد نقاط اتصال واضحة لكل مشروع تأثير إيجابي على التعاون والتواصل مع تقليل الاختناقات أيضًا.

3. ضع توقعات مفصلة في وقت مبكر من المشروع

كل علاقة عمل لها توقعات واحتياجات ورغبات. لا تختلف العلاقات بين الوكالة والعميل عن ممارسة الأعمال التجارية عبر الإنترنت أو خدمة العملاء

في العديد من المواقف ، تساعد التوقعات في دفع المشاريع إلى الأمام ، وتحديد اتجاهات العمل ، ومساعدة العملية الإبداعية لفريقك.

ولكن عندما تنهار التوقعات ، يتحول الحكم إلى افتراض أن الطرف الآخر قد فهم الرغبات والاحتياجات بشكل صحيح.

إذا لم يتم توصيل هذه التوقعات أو فهمها أو إدارتها بشكل صحيح ، فإنها تؤدي إلى علاقة تالفة بين وكالتك وعميلك. الأهم من ذلك ، يمكن أن يؤدي إلى فقدان هذا العميل.

لإدارة التوقعات بشكل صحيح ، من المهم التوثيق الكامل لاحتياجات العميل ورغباته وإبلاغها بانتظام. حدد التوقعات في وقت مبكر من العملية ، وتأكد من أنها واقعية حتى يتمكن فريقك من تحقيقها.

إذا كان ذلك يعني إعادة النظر بانتظام في تلك القرارات في مكالمات تسجيل الوصول مع مديري الحسابات ، فليكن الأمر كذلك. فمن المهم جدًا الاحتفاظ بسجلات شاملة لكل خطوة من خطوات المشروع والتأكد من أن جميع خطوط الاتصال مفتوحة.

4. وضع حدود وممارسات الاتصال العريضة

تختلف توقعات العملاء باختلاف كيفية التواصل مع وكالتك.

يحب البعض نهج عدم التدخل ، مما يسمح لوكالتك بالعمل بالطريقة التي تريدها مع تفاعلات محدودة.

ينجرف العملاء الآخرون قليلاً في توقع تحديثات مستمرة أو أوقات استجابة خلال دقيقة واحدة ، حتى عندما تكون في منطقة زمنية مختلفة.

كلنا كنا هناك. إذن ما الحل؟ تحتاج إلى تحديد طرق الاتصال لعملائك.

يعد امتلاك الأدوات الصحيحة لإدارة خطوط الاتصال أمرًا ضروريًا. ولكن مع الخدمات الآلية للطلبات خارج ساعات العمل ، فإنك تضمن للعملاء فهم أن الاستجابة لن تكون فورية.

يوفر SimpleTexting رسائل بعيدة ، وهي ميزة تقوم بتشغيل استجابة آلية عندما يحاول العميل الاتصال بموظفيك خارج ساعات العمل. إن وجود حاجز بسيط مثل الاستجابة الآلية يزيل صعوبة تكرار توقعات الاتصال.

الآن لديك طريقة أبسط لجعل عملائك يقرون بالإرشادات المحددة والجداول الزمنية للردود.

ميزة أخرى رائعة لـ SimpleTexting هي أرقام الهواتف الافتراضية ، والتي تسمح لموظفيك بتجنب مشاركة معلوماتهم الشخصية مع العملاء. يمكن أن تأتي جميع الرسائل من نظام أساسي واحد ، مباشرة من سطح المكتب أو الكمبيوتر المحمول أو حتى من جهازك المحمول.

بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الواردة ، يوفر Teamwork Desk ساعات العمل. على غرار رسائل SimpleTexting بعيدًا ، يمكنك تعيين ساعات عمل شركتك كمتغير مقترن بالردود الجاهزة والردود التلقائية.

يتيح هذا للعملاء معرفة متى سيتمكن فريقك من معالجة الطلبات.

5. التواصل والتوثيق والتواصل

بالنسبة لجميع جهود التعاون التسويقي ، غالبًا ما يكون من الصعب (أو حتى فرض ضرائب) مواكبة توثيق أو توصيل جميع معلومات العملية.

في أي وقت يتم إصدار شيء ما للعميل ، مثل منشور مدونة ، قم بتضمين اتصالات العميل في قائمة التحقق الخاصة بك للإصدار. أرسل إليهم تحديثًا بالكلمة الأساسية المستهدفة ، ورابط المدونة ، والنتائج المتوقعة.

إن دمج الاتصالات في عملية التعاون يمنح العملاء الثقة في وكالتك.

اجعلها نقطة لتوثيق جميع العمليات الرئيسية أو الاتصالات أو الجهود التعاونية من أجل سير عمل أكثر بساطة واستراتيجية. القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني ببساطة ليس كافيًا ،

ومع ذلك ، فإن استخدام محور مركزي لفريقك وعملائك للوصول يساعد في إبقاء جميع الأطراف على نفس الصفحة. ستساعد هنا أدوات مثل Google Suite أو Teamwork Spaces أو Confluence.

وأخيرًا ، احرص على الاحتفال بأي نجاحات مع عملائك. التواصل الجيد هو أيضًا القدرة على التحدث عن المكاسب لإثارة عملائك.

هل أكملت مشروعًا كبيرًا مبكرًا؟ هل وصلت إلى الهدف السنوي في وقت أبكر مما كان متوقعا؟

قم بتضمين عميلك في الاحتفال ، فقد ضمنت عمليات التعاون التي نفذتها أنهم عملوا معًا لتحقيق ذلك.

التفاف حول تعاون العميل

يؤدي وضع الحدود والحفاظ عليها من البداية إلى إنشاء توقعات واقعية ويسمح لك بإدارة مشاريع متعددة بشكل أفضل في نفس الوقت.

الأمر كله يتعلق بجعل الحياة أسهل لك ولعميلك ، حتى لا يبقى أحد في الظلام. نفِّذ نصائحنا الخمس لضمان سير عملية التعاون بسلاسة والحفاظ على عودة عملائك.