如何為您的電子商務業務聘請虛擬助理

為了保持電子商務業務的順利運行，您是否對需要做的所有事情感到不知所措？

聘請虛擬助手可以幫助減輕工作量，讓您有喘息的空間來專注於高價值的任務。 您的行政助理可以幫助您管理客戶服務、社交媒體請求和數據輸入。 他們還可以幫助為您的電子商務網站生成和培養潛在客戶、跟踪費用、準備業務分析報告以及執行其他管理任務。

不知道如何為您的電子商務業務聘請虛擬助理？ 繼續閱讀以了解六個技巧：

1.列出你要委派的任務

在僱用虛擬助手之前，您需要了解需要幫助的任務。 這可以幫助您簡化虛擬助手選項。 請記住，不同的虛擬助手具有不同的技能。 有些人可能更擅長接聽電話和數據輸入，而其他人則更擅長社交媒體和準備報告。

列出您在經營電子商務業務時通常執行的任務。 然後將它們分為以下任一類別：

高價值的任務是應該​​留在你身邊的任務。 你不應該委派他們，因為他們決定了你的業務的盈利能力。 高價值任務的一個例子是產品創新和構思。

低價值任務通常是常規任務，不需要任何形式的協作。 它們包括日曆管理和更新電子商務產品列表。

瑣碎的任務是您花費的時間比您應該花的時間多的任務。 這些可能包括接聽電話、數據輸入和擺弄您網站上的特色圖片。

一旦你有了一個清晰的任務清單，檢查你的低價值和瑣碎的任務。 這些是您可以分配給虛擬助手的任務。 虛擬助手將幫助您用更多高價值任務填充您的日曆，這是最快的方式 增加您的銷售額和收入。

這就引出了下一個關於如何聘請虛擬助手的技巧。

2. 起草職位描述

聘請虛擬助理時，寫一份好的職位描述至關重要。 它將確保您只面試符合您特定標準的候選人，從而在招聘過程中為您節省大量時間。

以下是您的職位描述中要包含的一些內容：

• 您需要幫助的具體任務
• 您正在尋找的資格和經驗水平
• 您每週需要他們工作的小時數
• 薪水。 例如，英國VA 的平均工資為 15.38 英鎊/小時
• 語言要求
• 位置（如果您希望您的虛擬員工位於特定國家/地區）  

你的職位描述越詳細越好。 請注意，在下面的示例中，新員工預期執行的任務有細分：

無論您的標準如何，在製定職位描述時，請使用通俗易懂的語言，以便應聘者能夠輕鬆理解您的需求。 請記住，您希望您的 VA 職位描述能夠吸引合適的申請人。 此外，如果您是一個非常知名的品牌，請始終在招聘信息中包含您的徽標設計，以吸引最多的關注。   

3. 在線發布職位空缺

準備好職位描述後，就可以在線尋找合適的候選人了。 你可以在社交媒體上發布你的職位描述，但如果你決定走這條路，請確保你不只是選擇想到的平台。 考慮一下更有可能使用虛擬助手的平台。 例如，在 LinkedIn 上，如果你搜索“虛擬助手”，你會得到很多結果：

這意味著它是發布職位公告的絕佳平台。 但社交媒體並不是您可以利用的唯一平台。 儘管社交媒體的影響力很大，但不能保證回复您職位的人具備合適的資格。

為了充分利用您的時間，還要在特定平台上為 VA 宣布您的報價。 這些平台通常會預先審查求職者。 這意味著他們首先面試申請人，然後根據這些平台上的技能和態度只允許最合格的人。

換句話說，如果您在這裡宣布職位空缺，您可以從一開始就接觸到最優秀的人才。 只是為了讓您了解對候選人進行了多少過濾，一些平台只允許 1% 的開戶人留下來。

這些專業平台還可以將經過預先審查的候選人與您職位描述中的副本和您喜歡的專業水平相匹配。 然後，您最早可以在 24 小時內收到報價。

4. 審查申請和安排面試

在審查申請時，請考慮候選人的經驗、資格、費率和以前客戶的推薦。 在某些情況下，快速搜索申請人的姓名可以得到很多信息。

但如果找不到任何東西，可以查看申請人的社交媒體帳戶或網站。 您還可以在發布職位空缺公告的平台上查看他們的個人資料。

當然，你不應該只依賴申請人在他們的個人資料中寫的內容。 一旦你選擇了繼續前進的申請人，你仍然需要安排面試。 一對一的實時視頻通話將幫助您了解應聘者的口頭暗示。

在篩選過程中，詢問以下內容：

• 資格：您的問題應該取決於您希望虛擬助手執行的任務類型。 因此，如果您想讓他們回答客戶的問題，您可能想問問他們是否知道如何操作實時聊天軟件，僅舉幾例。
• 可用性：詢問他們如果通過篩選過程，什麼時候可以開始工作。
• 參考資料：詢問可以為他們的工作提供擔保的人的名字。

從面試過程中，您應該能夠評估申請人是否可以進入下一階段。 還要檢查他們的口頭交流和理解能力。 請記住，您的 VA 必須理解您的指示才能使他們按預期工作。 他們也必須向你報告，如果他們不能很好地溝通，他們就無法做到這一點。

5. 創建測試

您需要返回到您計劃分配給虛擬助理的任務列表，以便為潛在僱員創建完美的測試。 畢竟，您首先要評估一個人是否可以執行這些任務。 如果你的計劃是讓他們在被錄用後寫電子郵件，那麼測試某人的社交媒體營銷技能就沒有意義。

評估潛在僱員是否適合擔任虛擬助理職位的最佳方法是對他們進行技能測試。 因此，例如，如果您計劃僱用 VA 來完成您的產品描述撰寫任務，您可以要求他們撰寫產品描述。

給候選人充足的時間來完成任務。 最好是你給他們的時間與他們被錄用時必須完成相同任務的時間相同。 如果您決定僱用他們，這可以讓您準確了解他們完成任務的時間。

你也可以問他們情境問題，這樣你就可以了解他們的決策能力。

申請人完成測試後，根據您的標準評估他們的答复。 確保您淘汰了未按時提交已回答測試的候選人。 您不想僱用任何不遵守最後期限的人。

6.給個試用期

找到合適的候選人後，您仍然需要給他們試用期。 你想看看他們在現實生活中的表現。 試用期可以持續兩周到一個月。

然而，在試用期開始之前，讓你的新員工了解組織的價值觀和目標。

此外，向他們發送一份他們的職責和您希望看到的具體結果的副本。 如果他們處理客戶服務，這些應該包括客戶接觸點。 如果他們正在撰寫社交媒體帖子，包括您期望的語言語氣。

最好將這些寫在紙上，這樣你們都可以為什麼是好的工作設定標準。 因此，如果您決定不接受長期僱傭，您可以放下他們無法滿足的期望。

如果您的候選人通過了您的要求，請繼續長期就業。 如果您決定分道揚鑣，請繼續尋找合適的人選。

獎勵：為新員工提供必要的工具

所以，你已經聘請了一名全職虛擬助理。 恭喜！ 但你的工作並沒有就此結束。 如果你希望你的新員工在他們的角色中取得成功，你需要為他們提供他們需要的工具來做到這一點。 不要指望他們會做所有事情。 如果你能減輕他們的工作量，就這樣做。

您可以使用的此類工具之一是電子商務聊天機器人。 電子商務聊天機器人有助於解決網站訪問者的基本查詢，因此您的 VA 可以專注於業務的其他方面。 這反過來又會帶來更好的業務成果。

查看芬蘭書店 Suomalainen Kirjakauppa 在其在線商店部署聊天機器人時發生的情況。 聊天機器人的使用在前三個月增加了26% 。 因此，最終，該公司的人力團隊能夠提供更高效的客戶支持。

不要擔心，因為您不需要知道創建聊天機器人的代碼。 例如，使用 giosg 的 bot builder，您可以輕鬆創建和自定義一個，而無需您的技術團隊參與。

您甚至可以通過 A/B 測試優化聊天流程。

您可以為您的新 VA 提供其他工具來幫助他們更好地表現。

例如，如果他們正在撰寫這些內容，您可以向他們提供產品說明或客戶支持電子郵件模板。 這樣，他們就不必浪費時間思考應該如何組織他們的文章。 您還可以讓他們訪問設計軟件。 這可以使他們更容易為您的電子商務網站製作高質量的圖像。

要點

作為電子商務企業主，您的時間非常寶貴。 您不能將其浪費在可以輕鬆外包給虛擬助手的任務上。 知道如何聘請虛擬助理是關鍵。   

只需列出您需要委派的任務，起草工作描述，然後在線發布即可。 然後審查申請並面試那些你最初認為適合該職位的人。 創建一個測試來過濾您的申請人庫並選擇合適的候選人。 最後給他們一個試用期，根據實際表現決定。

請記住，找到合適的人選可能需要一些時間。 但通過這些步驟，您可以聘請一名 VA，將您的電子商務業務提升到一個新的水平。

作者簡介

Mackenzie Lepretre 目前是FreeUp Marketplace 的運營總監，FreeUp Marketplace 是企業尋找和聯繫最佳遠程專業人士的頂級市場。 她與自由職業者共事並管理自由團隊超過 5 年。