Como contratar um assistente virtual para o seu negócio de comércio eletrônico

Você se sente sobrecarregado com todas as coisas que precisa fazer para manter seu negócio de comércio eletrônico funcionando sem problemas?

A contratação de um assistente virtual pode ajudar a aliviar a carga de trabalho e dar a você espaço para respirar para se concentrar em suas tarefas de alto valor. Seu assistente administrativo pode ajudá-lo a gerenciar o atendimento ao cliente, solicitações de mídia social e entrada de dados. Eles também podem ajudar a gerar e nutrir leads para seu site de comércio eletrônico, rastrear despesas, preparar relatórios de análise de negócios e executar outras tarefas administrativas.

Não sabe como contratar um assistente virtual para o seu eCommerce? Continue lendo para aprender seis dicas:

1. Liste as tarefas que deseja delegar

Antes de contratar um assistente virtual, você precisa conhecer as tarefas para as quais precisa de ajuda. Isso pode ajudá-lo a otimizar suas opções de assistente virtual. Lembre-se, diferentes assistentes virtuais têm habilidades diferentes. Alguns podem ser mais habilidosos em atender telefones e inserir dados, enquanto outros são mais experientes em mídias sociais e na preparação de relatórios.

Faça uma lista das tarefas que você costuma executar ao administrar seu negócio de comércio eletrônico. Em seguida, classifique-os em qualquer uma destas categorias:

Tarefas de alto valor são aquelas que devem ficar com você. Você não deve delegá-los porque eles determinam o quão lucrativo será seu negócio. Um exemplo de tarefa de alto valor é a inovação e a concepção de produtos.

Tarefas de baixo valor geralmente são rotineiras e não requerem nenhuma forma de colaboração. Eles incluem gerenciamento de calendário e atualização de listas de produtos de comércio eletrônico.

Tarefas servis são tarefas nas quais você gasta mais tempo do que deveria. Isso pode incluir atender chamadas telefônicas, inserir dados e mexer em uma imagem em destaque em seu site.

Depois de ter uma lista clara de tarefas, verifique suas tarefas de baixo valor e serviçais. Estas são as tarefas que você pode atribuir a um assistente virtual. Um assistente virtual ajudará você a preencher sua agenda com mais tarefas de alto valor, que é a maneira mais rápida de aumentar suas vendas e receitas.

Isso nos leva à próxima dica sobre como contratar um assistente virtual.

2. Crie uma descrição do trabalho

Ao contratar um assistente virtual , escrever uma boa descrição do trabalho é crucial. Isso garantirá que você só entreviste candidatos que atendam aos seus critérios específicos, economizando muito tempo durante o processo de contratação.

Aqui estão algumas coisas para incluir na descrição do seu trabalho:

• As tarefas específicas com as quais você precisa de ajuda
• As qualificações e o nível de experiência que procura
• O número de horas por semana que você precisa para trabalhar
• Salário. Por exemplo, o salário médio do VA no Reino Unido é de £ 15,38 / hora
• Requisitos de idioma
• Localização (caso você queira que sua equipe virtual esteja localizada em um país específico)  

Quanto mais detalhada for a descrição do seu trabalho, melhor. Observe no exemplo abaixo que há uma divisão das tarefas que o novo contratado deve executar:

Independentemente dos seus critérios, ao desenvolver a descrição do seu trabalho, escreva em linguagem simples para que os candidatos possam entender facilmente o que você está procurando. Lembre-se, você deseja que a descrição do seu cargo VA atraia os candidatos certos. Além disso, se você for uma marca bastante conhecida, sempre inclua o design do logotipo em suas postagens de emprego para atrair mais atenção.   

3. Publique sua vaga de emprego online

​​​​​Com a descrição do seu trabalho pronta, é hora de procurar os candidatos certos online. Você pode postar a descrição do seu trabalho nas mídias sociais, mas se decidir seguir esse caminho, certifique-se de não escolher apenas a plataforma que lhe vier à mente. Considere as plataformas em que os assistentes virtuais têm maior probabilidade de estar. No LinkedIn, por exemplo, se você pesquisar por “assistentes virtuais”, obterá muitos resultados:

Isso significa que é uma excelente plataforma para postar seu anúncio de emprego. Mas a mídia social não é a única plataforma que você pode aproveitar. Embora a mídia social tenha grande alcance, não há garantia de que as pessoas que responderão ao seu anúncio de emprego tenham as qualificações certas.

Para aproveitar ao máximo seu tempo, anuncie sua oferta também em plataformas específicas para VAs. Essas plataformas normalmente examinam os candidatos a emprego. Isso significa que eles entrevistam os candidatos primeiro e, em seguida, permitem apenas os mais qualificados com base em habilidades e atitudes nessas plataformas.

Em outras palavras, se você anunciar sua vaga de emprego aqui, terá acesso às melhores pessoas desde o início. Só para você ter uma ideia do quanto de filtragem de candidatos é feita, algumas plataformas permitem que apenas 1% das pessoas que abrem conta nelas permaneçam.

Essas plataformas especializadas também podem combinar candidatos pré-selecionados com a cópia em sua descrição de trabalho e o nível de especialização que você preferir. Você pode receber ofertas em até 24 horas.

4. Analise as inscrições e agende entrevistas

Ao revisar as inscrições, considere a experiência, as qualificações, as taxas e os depoimentos de clientes anteriores do candidato. Em alguns casos, uma busca rápida pelo nome do candidato pode render muitas informações.

Mas se você não conseguir encontrar nada, pode verificar as contas de mídia social ou o site do candidato. Você também pode consultar o perfil deles na plataforma em que publicou seu anúncio de vaga de emprego.

Claro, você não deve confiar apenas no que seus candidatos escreveram em seus perfis. Depois de escolher os candidatos para seguir em frente, você ainda precisa agendar uma entrevista. Uma videochamada ao vivo individual ajudará você a ver as dicas verbais do candidato.

Durante o processo de triagem, pergunte sobre o seguinte:

• Qualificações : Suas perguntas devem depender dos tipos de tarefas que você deseja que o assistente virtual execute. Portanto, se você deseja que eles respondam às perguntas dos clientes, pergunte se eles sabem como operar o software de bate-papo ao vivo, para citar alguns.
• Disponibilidade : Pergunte quando eles podem começar a trabalhar se passarem no processo de triagem.
• Referências : Pergunte os nomes das pessoas que podem atestar seu trabalho.

A partir do processo de entrevista, você deve ser capaz de avaliar se um candidato pode passar para a próxima fase. Verifique também suas habilidades de comunicação e compreensão oral. Lembre-se, seu VA terá que entender suas instruções para que funcionem conforme o esperado. Eles teriam que se reportar a você também, e não podem fazer isso se não puderem se comunicar bem.

5. Crie um teste

Você precisaria voltar à lista de tarefas que planeja atribuir ao seu assistente virtual para criar o teste perfeito para possíveis contratações. Afinal, você deseja avaliar se um indivíduo pode ou não realizar essas tarefas em primeiro lugar. Não faz sentido testar as habilidades de marketing de mídia social de alguém se seu plano é fazê-lo escrever e-mails se for contratado.

A melhor maneira de avaliar a adequação de uma contratação em potencial para um cargo de assistente virtual é fazer um teste de habilidades. Portanto, se você planeja contratar um VA para as tarefas de redação da descrição do produto, por exemplo, pode pedir que ele escreva as descrições do produto.

Dê aos candidatos tempo suficiente para concluir a tarefa. É melhor que o tempo que você der a eles seja o mesmo que eles teriam para concluir a mesma tarefa se fossem contratados. Isso pode fornecer uma imagem precisa de quanto tempo eles trabalhariam na tarefa caso você decidisse contratá-los.

Você também pode fazer perguntas situacionais para ter uma ideia de suas habilidades de tomada de decisão.

Depois que seus candidatos concluírem seus testes, avalie suas respostas com base em seus critérios. Certifique-se de eliminar os candidatos que não enviaram seus testes respondidos a tempo. Você não quer contratar ninguém que não cumpra os prazos.

6. Dê um período de teste

Depois de encontrar o candidato certo, você ainda precisa dar a ele um período de teste. Você quer ver como eles se sairiam na vida real. Um período de teste pode durar de duas semanas a um mês.

No entanto, antes do início do período de teste, oriente seu novo contratado sobre os valores e metas organizacionais.

Além disso, envie-lhes uma cópia de suas responsabilidades e os resultados específicos que você espera ver. Se eles estiverem lidando com o atendimento ao cliente, eles devem incluir pontos de contato com o cliente . Se eles estão escrevendo postagens de mídia social, incluindo o tom de linguagem que você espera.

É melhor tê-los no papel para que ambos tenham definido critérios para o que constitui um bom trabalho. Portanto, se você decidir contra o emprego de longo prazo, poderá estabelecer as expectativas que eles não conseguiram atender.

Se o seu candidato for aprovado em seus requisitos, avance com um emprego de longo prazo. Se você decidir se separar, continue sua busca pelo candidato certo.

BÔNUS: Forneça as ferramentas necessárias para novos contratados

Então, você contratou um assistente virtual em tempo integral. Parabéns! Mas seu trabalho não termina aí. Se você deseja que seu novo funcionário tenha sucesso em sua função, você precisa fornecer a ele as ferramentas necessárias para fazer exatamente isso. Não espere que eles façam tudo. Se você puder aliviar a carga de trabalho deles, faça-o.

Uma dessas ferramentas que você pode usar é um chatbot de comércio eletrônico. Um chatbot de comércio eletrônico ajuda a responder às perguntas básicas dos visitantes do seu site, para que seu AV possa se concentrar em outros aspectos do seu negócio. Isso, por sua vez, leva a melhores resultados comerciais.

Confira o que aconteceu quando a Suomalainen Kirjakauppa, uma livraria finlandesa, implantou um chatbot para uso em sua loja online. O uso do chatbot aumentou 26% nos primeiros três meses. Assim, no final, a equipe humana da empresa conseguiu fornecer um suporte ao cliente mais eficiente.

Não se preocupe porque você não precisa saber o código para criar seu chatbot. Com o construtor de bots do giosg, por exemplo, você pode facilmente criar e personalizar um sem envolver sua equipe técnica.

Você pode até otimizar seus fluxos de bate-papo com testes A/B.

Existem outras ferramentas que você pode fornecer ao seu novo VA para ajudá-lo a ter um desempenho melhor.

Por exemplo, você pode fornecer descrições de produtos ou modelos de e-mail de suporte ao cliente se eles estiverem escrevendo. Dessa forma, eles não precisam perder tempo pensando em como devem estruturar suas redações. Você também pode dar a eles acesso ao software de design. Isso pode facilitar a produção de imagens de alta qualidade para o seu site de comércio eletrônico.

Principais conclusões

Como proprietário de uma empresa de comércio eletrônico, seu tempo é valioso. Você não pode desperdiçá-lo em tarefas que pode facilmente terceirizar para um assistente virtual. Saber contratar uma assistente virtual é fundamental.   

Basta listar as tarefas que você precisa delegar, elaborar uma descrição do trabalho e publicá-la online. Em seguida, analise as inscrições e entreviste aqueles que você inicialmente considera adequados para a função. Crie um teste para filtrar seu pool de candidatos e escolher o candidato certo. Por fim, ofereça a eles um período de teste e decida com base no desempenho real.

Lembre-se de que encontrar a pessoa certa para o trabalho pode levar algum tempo. Mas com essas etapas, você pode contratar um VA que pode levar seu negócio de comércio eletrônico para o próximo nível.

biografia do autor

Mackenzie Lepretre é atualmente o Diretor de Operações do FreeUp Marketplace, um mercado de alto nível para empresas encontrarem e se conectarem com os melhores profissionais remotos. Ela trabalhou com freelancers e dirigiu equipes freelancers por mais de 5 anos.