So stellen Sie einen virtuellen Assistenten für Ihr E-Commerce-Geschäft ein

Fühlen Sie sich mit all den Dingen überfordert, die Sie tun müssen, damit Ihr E-Commerce-Geschäft reibungslos läuft?

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten kann dazu beitragen, die Arbeitsbelastung zu verringern und Ihnen Raum zum Atmen zu geben, um sich auf Ihre hochwertigen Aufgaben zu konzentrieren. Ihr Verwaltungsassistent kann Ihnen bei der Verwaltung des Kundendienstes, bei Social-Media-Anfragen und bei der Dateneingabe helfen. Sie können auch dabei helfen, Leads für Ihre E-Commerce-Website zu generieren und zu pflegen, Ausgaben zu verfolgen, Geschäftsanalyseberichte zu erstellen und andere administrative Aufgaben auszuführen.

Sie wissen nicht, wie Sie einen virtuellen Assistenten für Ihr E-Commerce-Geschäft einstellen können? Lesen Sie weiter, um sechs Tipps zu erfahren:

1. Listen Sie die Aufgaben auf, die Sie delegieren möchten

Bevor Sie einen virtuellen Assistenten einstellen, müssen Sie wissen, bei welchen Aufgaben Sie Hilfe benötigen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Optionen für virtuelle Assistenten zu optimieren. Denken Sie daran, dass verschiedene virtuelle Assistenten unterschiedliche Fähigkeiten haben. Einige sind vielleicht besser darin, Telefone zu beantworten und Daten einzugeben, während andere besser mit sozialen Medien und der Erstellung von Berichten umgehen können.

Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Sie normalerweise ausführen, wenn Sie Ihr E-Commerce-Geschäft führen. Ordnen Sie sie dann einer dieser Kategorien zu:

Hochwertige Aufgaben sind die Aufgaben, die bei Ihnen bleiben sollten. Sie sollten sie nicht delegieren, da sie bestimmen, wie profitabel Ihr Unternehmen sein wird. Ein Beispiel für eine hochwertige Aufgabe ist Produktinnovation und Ideenfindung.

Aufgaben mit geringem Wert sind in der Regel Routine und erfordern keinerlei Zusammenarbeit. Dazu gehören die Kalenderverwaltung und die Aktualisierung von E-Commerce-Produktlisten.

Einfache Aufgaben sind Aufgaben, für die Sie mehr Zeit aufwenden, als Sie sollten. Dazu können das Beantworten von Telefonanrufen, die Dateneingabe und das Herumspielen mit einem vorgestellten Bild auf Ihrer Website gehören.

Sobald Sie eine klare Aufgabenliste haben, überprüfen Sie Ihre geringwertigen und niederen Aufgaben. Dies sind die Aufgaben, die Sie einem virtuellen Assistenten zuweisen können. Ein virtueller Assistent hilft Ihnen, Ihren Kalender mit wertvolleren Aufgaben zu füllen, was am schnellsten geht steigern Sie Ihren Umsatz und Umsatz.

Das führt uns zum nächsten Tipp, wie man einen virtuellen Assistenten einstellt.

2. Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung

Bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten ist das Verfassen einer guten Stellenbeschreibung von entscheidender Bedeutung. Es stellt sicher, dass Sie nur Kandidaten interviewen, die Ihre spezifischen Kriterien erfüllen, und spart Ihnen viel Zeit während des Einstellungsprozesses.

Hier sind einige Dinge, die Sie in Ihre Stellenbeschreibung aufnehmen sollten:

• Die spezifischen Aufgaben, bei denen Sie Hilfe benötigen
• Die Qualifikationen und das Erfahrungsniveau, das Sie suchen
• Die Anzahl der Stunden pro Woche, die Sie benötigen, um zu arbeiten
• Gehalt. Beispielsweise beträgt das durchschnittliche VA-Gehalt in Großbritannien 15,38 £/Stunde
• Sprachanforderungen
• Standort (falls Sie möchten, dass sich Ihr virtuelles Personal in einem bestimmten Land befindet)  

Je detaillierter Ihre Stellenbeschreibung, desto besser. Beachten Sie im folgenden Beispiel, dass es eine Aufschlüsselung der Aufgaben gibt, die der neue Mitarbeiter ausführen soll:

Unabhängig von Ihren Kriterien sollten Sie bei der Entwicklung Ihrer Stellenbeschreibung in einfacher Sprache schreiben, damit die Kandidaten leicht verstehen können, wonach Sie suchen. Denken Sie daran, dass Ihre VA-Stellenbeschreibung die richtigen Bewerber anziehen soll. Wenn Sie eine ziemlich bekannte Marke sind, fügen Sie Ihr Logo-Design auch immer in Ihre Stellenausschreibungen ein, um die meiste Aufmerksamkeit zu erregen.   

3. Veröffentlichen Sie Ihr Stellenangebot online

​​​​Wenn Sie Ihre Stellenbeschreibung fertig haben, ist es an der Zeit, online nach den richtigen Kandidaten zu suchen. Sie könnten Ihre Stellenbeschreibung in den sozialen Medien veröffentlichen, aber wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur die Plattform auswählen, die Ihnen in den Sinn kommt. Betrachten Sie die Plattformen, auf denen virtuelle Assistenten wahrscheinlicher sind. Wenn Sie beispielsweise auf LinkedIn nach „virtuellen Assistenten“ suchen, erhalten Sie so viele Ergebnisse:

Das bedeutet, dass es eine hervorragende Plattform ist, um Ihre Stellenanzeige zu veröffentlichen. Aber Social Media ist nicht die einzige Plattform, die Sie nutzen können. Obwohl soziale Medien eine große Reichweite haben, gibt es keine Garantie dafür, dass die Personen, die auf Ihre Stellenausschreibung antworten, die richtigen Qualifikationen haben.

Um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen, kündigen Sie Ihr Angebot dann auch auf bestimmten Plattformen für VAs an. Diese Plattformen prüfen Bewerber in der Regel vorab. Das bedeutet, dass sie zuerst Bewerber interviewen und dann nur die Qualifiziertesten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Einstellungen auf diesen Plattformen zulassen.

Mit anderen Worten, wenn Sie hier Ihr Stellenangebot ausschreiben, erhalten Sie von Anfang an Zugang zu den besten Leuten. Nur um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie stark die Kandidaten gefiltert werden, einige Plattformen erlauben nur 1 % der Personen, die ein Konto bei ihnen eröffnen, zu bleiben.

Diese spezialisierten Plattformen können auch vorab geprüfte Kandidaten mit dem Text in Ihrer Stellenbeschreibung und dem von Ihnen bevorzugten Kompetenzniveau abgleichen. Angebote können Sie dann bereits innerhalb von 24 Stunden erhalten.

4. Bewerbungen prüfen und Vorstellungsgespräche vereinbaren

Berücksichtigen Sie bei der Prüfung der Bewerbungen die Erfahrung, Qualifikationen, Tarife und Erfahrungsberichte früherer Kunden des Kandidaten. In einigen Fällen kann eine schnelle Suche nach dem Namen des Bewerbers viele Informationen liefern.

Aber wenn Sie nichts finden, können Sie die Social-Media-Konten oder die Website des Bewerbers überprüfen. Sie können auch ihr Profil auf der Plattform einsehen, auf der Sie Ihre Stellenanzeige veröffentlicht haben.

Natürlich sollten Sie sich nicht nur darauf verlassen, was Ihre Bewerber in ihren Profilen geschrieben haben. Nachdem Sie die Bewerber ausgewählt haben, mit denen Sie fortfahren möchten, müssen Sie noch ein Vorstellungsgespräch vereinbaren. Ein Einzel-Live-Videoanruf hilft Ihnen dabei, die verbalen Hinweise des Bewerbers zu sehen.

Fragen Sie während des Screening-Prozesses nach Folgendem:

• Qualifikationen : Ihre Fragen sollten von der Art der Aufgaben abhängen, die der virtuelle Assistent ausführen soll. Wenn Sie also möchten, dass sie Kundenanfragen beantworten, sollten Sie sie fragen, ob sie wissen, wie man Live-Chat-Software bedient, um nur einige zu nennen.
• Verfügbarkeit : Fragen Sie sie, wann sie mit der Arbeit beginnen können, wenn sie das Auswahlverfahren bestehen.
• Referenzen : Fragen Sie nach den Namen der Personen, die für ihre Arbeit bürgen können.

Anhand des Interviewprozesses sollten Sie beurteilen können, ob ein Bewerber in die nächste Phase übergehen kann. Überprüfen Sie auch ihre mündlichen Kommunikations- und Verständnisfähigkeiten. Denken Sie daran, dass Ihr VA Ihre Anweisungen verstehen muss, damit sie wie erwartet funktionieren. Sie müssten sich auch bei Ihnen melden, und das können sie nicht, wenn sie nicht gut kommunizieren können.

5. Erstellen Sie einen Test

Sie müssten zu der Liste der Aufgaben zurückkehren, die Sie Ihrem virtuellen Assistenten zuweisen möchten, um den perfekten Test für potenzielle Mitarbeiter zu erstellen. Schließlich möchten Sie beurteilen, ob eine Person diese Aufgaben überhaupt ausführen kann oder nicht. Es macht keinen Sinn, die Social-Media-Marketing-Fähigkeiten einer Person zu testen, wenn Sie planen, sie dazu zu bringen, E-Mails zu schreiben, wenn sie eingestellt werden.

Der beste Weg, um die Eignung eines potenziellen Mitarbeiters für eine Stelle als virtueller Assistent zu beurteilen, besteht darin, ihm einen Fähigkeitstest zu unterziehen. Wenn Sie beispielsweise vorhaben, einen VA für das Schreiben von Produktbeschreibungen einzustellen, können Sie ihn bitten, Produktbeschreibungen zu schreiben.

Geben Sie den Kandidaten ausreichend Zeit, um die Aufgabe zu erledigen. Es ist am besten, wenn die Zeit, die Sie ihnen geben, dieselbe Zeit ist, in der sie dieselbe Aufgabe erledigen müssten, wenn sie eingestellt würden. Dies kann Ihnen ein genaues Bild davon geben, wie lange sie an der Aufgabe arbeiten würden, falls Sie sich entscheiden sollten, sie einzustellen.

Sie können ihnen auch situative Fragen stellen, um einen Einblick in ihre Entscheidungsfähigkeit zu bekommen.

Nachdem Ihre Bewerber Ihre Tests abgeschlossen haben, bewerten Sie ihre Antworten anhand Ihrer Kriterien. Stellen Sie sicher, dass Sie Kandidaten aussortieren, die ihre beantworteten Tests nicht rechtzeitig einreichen. Sie möchten niemanden einstellen, der sich nicht an Fristen hält.

6. Geben Sie eine Probezeit

Wenn Sie den richtigen Kandidaten gefunden haben, müssen Sie ihm noch eine Probezeit geben. Sie möchten sehen, wie sie sich im wirklichen Leben verhalten würden. Eine Probezeit kann zwischen zwei Wochen und einem Monat dauern.

Richten Sie Ihren neuen Mitarbeiter jedoch vor Beginn der Probezeit an den Werten und Zielen der Organisation aus.

Senden Sie ihnen auch eine Kopie ihrer Verantwortlichkeiten und der spezifischen Ergebnisse, die Sie erwarten. Wenn sie sich um den Kundenservice kümmern, sollten diese Kundenkontaktpunkte beinhalten . Wenn sie Social-Media-Beiträge schreiben, einschließlich des von Ihnen erwarteten Sprachtons.

Es ist am besten, diese auf Papier zu haben, damit Sie beide Kriterien dafür festgelegt haben, was gute Arbeit ausmacht. Wenn Sie sich also gegen eine langfristige Anstellung entscheiden, können Sie die Erwartungen niederlegen, die sie nicht erfüllen konnten.

Wenn Ihr Kandidat Ihre Anforderungen erfüllt, fahren Sie mit einer langfristigen Anstellung fort. Wenn Sie sich trennen, setzen Sie Ihre Suche nach dem richtigen Kandidaten fort.

BONUS: Stellen Sie Neueinstellungen die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung

Sie haben also einen virtuellen Assistenten in Vollzeit eingestellt. Glückwunsch! Aber Ihre Arbeit endet hier nicht. Wenn Sie möchten, dass Ihr neuer Mitarbeiter in seiner Rolle erfolgreich ist, müssen Sie ihm die Werkzeuge zur Verfügung stellen, die er dazu benötigt. Erwarte nicht, dass sie alles tun. Wenn Sie ihre Arbeitsbelastung verringern können, tun Sie dies.

Ein solches Tool, das Sie verwenden können, ist ein E-Commerce-Chatbot. Ein E-Commerce-Chatbot hilft dabei, die grundlegenden Fragen Ihrer Website-Besucher zu beantworten, sodass sich Ihre VA auf andere Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren kann. Dies wiederum führt zu besseren Geschäftsergebnissen.

Sehen Sie sich an, was passiert ist, als Suomalainen Kirjakauppa, ein finnischer Buchladen, einen Chatbot zur Verwendung in seinem Online-Shop einsetzte. Die Chatbot-Nutzung stieg in den ersten drei Monaten um 26 % . Letztendlich war das menschliche Team des Unternehmens also in der Lage, einen effizienteren Kundensupport bereitzustellen.

Machen Sie sich keine Sorgen, denn Sie müssen den Code nicht kennen, um Ihren Chatbot zu erstellen. Mit dem Bot-Builder von giosg können Sie beispielsweise ganz einfach einen erstellen und anpassen, ohne Ihr Technikteam einbeziehen zu müssen.

Sie können sogar Ihre Chat-Flows mit A/B-Tests optimieren.

Es gibt andere Tools, die Sie Ihrem neuen VA geben können, um ihm zu helfen, eine bessere Leistung zu erzielen.

Sie können ihnen beispielsweise Produktbeschreibungen oder E-Mail-Vorlagen für den Kundensupport geben, wenn sie diese schreiben. Auf diese Weise müssen sie keine Zeit damit verschwenden, darüber nachzudenken, wie sie ihre Zuschreibungen strukturieren sollten. Sie können ihnen auch Zugriff auf Designsoftware gewähren. Dies kann es ihnen erleichtern, qualitativ hochwertige Bilder für Ihre E-Commerce-Site zu erstellen.

Die zentralen Thesen

Als Inhaber eines E-Commerce-Unternehmens ist Ihre Zeit wertvoll. Sie können es sich nicht leisten, es für Aufgaben zu verschwenden, die Sie einfach an einen virtuellen Assistenten auslagern können. Zu wissen, wie man einen virtuellen Assistenten einstellt, ist der Schlüssel.   

Listen Sie einfach die Aufgaben auf, die Sie delegieren müssen, erstellen Sie eine Stellenbeschreibung und veröffentlichen Sie sie online. Überprüfen Sie dann die Bewerbungen und interviewen Sie diejenigen, die Sie zunächst für geeignet für die Rolle halten. Erstellen Sie einen Test, um Ihren Bewerberpool zu filtern und den richtigen Kandidaten auszuwählen. Bieten Sie ihnen schließlich eine Probezeit an und entscheiden Sie basierend auf der tatsächlichen Leistung.

Denken Sie daran, dass es einige Zeit dauern kann, die richtige Person für den Job zu finden. Aber mit diesen Schritten können Sie eine VA einstellen, die Ihr E-Commerce-Geschäft auf die nächste Stufe bringen kann.

Bio des Autors

Mackenzie Lepretre ist derzeit Director of Operations bei FreeUp Marketplace, einem erstklassigen Marktplatz für Unternehmen, um die besten Remote-Experten zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten. Sie arbeitet seit mehr als 5 Jahren mit Freiberuflern zusammen und leitet freiberufliche Teams.