전자 상거래 비즈니스를 위한 가상 도우미를 고용하는 방법

전자 상거래 비즈니스를 원활하게 운영하기 위해 해야 할 모든 일에 압도당하고 있습니까?

가상 도우미를 고용하면 작업 부하를 완화하고 중요한 작업에 집중할 수 있는 여유 공간을 확보할 수 있습니다. 행정 보조원은 고객 서비스, 소셜 미디어 요청 및 데이터 입력을 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 또한 전자 상거래 웹 사이트에 대한 리드를 생성 및 육성하고, 비용을 추적하고, 비즈니스 분석 보고서를 준비하고, 기타 관리 작업을 수행하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

전자 상거래 비즈니스를 위한 가상 도우미를 고용하는 방법을 모르십니까? 6가지 팁을 알아보려면 계속 읽어보세요.

1. 위임할 작업을 나열합니다.

가상 도우미를 고용하기 전에 도움이 필요한 작업을 알아야 합니다. 이를 통해 가상 비서 옵션을 간소화할 수 있습니다. 다른 가상 비서는 다른 기술을 가지고 있음을 기억하십시오. 일부는 전화 응답 및 데이터 입력에 더 능숙할 수 있고 다른 일부는 소셜 미디어 및 보고서 준비에 더 능숙할 수 있습니다.

전자 상거래 비즈니스를 운영할 때 일반적으로 수행하는 작업 목록을 만드십시오. 그런 다음 다음 범주 중 하나로 분류하십시오.

가치가 높은 작업은 귀하와 함께 있어야 하는 작업입니다. 귀하의 비즈니스가 얼마나 수익성이 있을지 결정하기 때문에 위임해서는 안됩니다. 가치가 높은 작업의 예는 제품 혁신 및 아이디어입니다.

가치가 낮은 작업은 일반적으로 일상적이며 어떠한 형태의 협업도 필요하지 않습니다. 여기에는 일정 관리 및 전자 상거래 제품 목록 업데이트가 포함됩니다.

하찮은 작업은 해야 할 것보다 더 많은 시간을 할애하는 작업입니다. 여기에는 전화 응답, 데이터 입력 및 사이트의 추천 이미지 조작이 포함될 수 있습니다.

명확한 작업 목록이 있으면 가치가 낮고 사소한 작업을 확인하십시오. 다음은 가상 비서에게 할당할 수 있는 작업입니다. 가상 비서가 더 가치 있는 작업으로 일정을 채우도록 도와줍니다. 판매 및 수익을 늘리십시오 .

그러면 가상 비서를 고용하는 방법에 대한 다음 팁으로 이어집니다.

2. 직업 설명 작성

가상 조수를 고용할 때 좋은 직무 설명을 작성하는 것이 중요합니다. 특정 기준을 충족하는 지원자만 인터뷰할 수 있으므로 채용 과정에서 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

다음은 직무 설명에 포함해야 할 몇 가지 사항입니다.

• 도움이 필요한 특정 작업
• 원하는 자격 및 경험 수준
• 그들이 일하는 데 필요한 주당 시간
• 샐러리. 예를 들어, 영국의 평균 VA 급여는 시간당 £15.38입니다.
• 언어 요구 사항
• 위치(가상 직원을 특정 국가에 배치하려는 경우)  

직업 설명이 자세할수록 좋습니다. 아래 예에서 신입 사원이 수행할 것으로 예상되는 작업이 세분화되어 있음을 확인하십시오.

귀하의 기준에 관계없이 직무 설명을 작성할 때 후보자가 귀하가 찾고 있는 것을 쉽게 이해할 수 있도록 평이한 언어로 작성하십시오. VA 직업 설명이 올바른 지원자를 유치하기를 원한다는 것을 기억하십시오. 또한 꽤 잘 알려진 브랜드라면 구인 게시물에 항상 로고 디자인을 포함하여 가장 많은 관심을 끌 수 있습니다.   

3. 온라인에 구인 공고 게시

직무 설명이 준비되면 온라인에서 올바른 후보자를 찾을 때입니다. 소셜 미디어에 직업 설명을 게시할 수 있지만 이 경로를 선택하기로 결정한 경우 마음에 떠오르는 플랫폼만 선택하지 않도록 하십시오. 가상 비서가 있을 가능성이 더 높은 플랫폼을 고려하십시오. 예를 들어 LinkedIn에서 "가상 비서"를 검색하면 다음과 같은 많은 결과를 얻을 수 있습니다.

즉, 구인 광고를 게시할 수 있는 훌륭한 플랫폼입니다. 그러나 소셜 미디어가 활용할 수 있는 유일한 플랫폼은 아닙니다. 소셜 미디어의 도달 범위는 넓지만 귀하의 구인 게시물에 응답할 사람들이 올바른 자격을 갖추고 있다는 보장은 없습니다.

시간을 최대한 활용하려면 VA를 위한 특정 플랫폼에 대한 제안도 발표하십시오. 이러한 플랫폼은 일반적으로 구직자를 사전 조사합니다. 즉, 지원자를 먼저 인터뷰한 다음 해당 플랫폼에서 기술과 태도에 따라 가장 자격이 있는 사람만 허용합니다.

즉, 여기에서 공석을 발표하면 처음부터 최고의 사람들에게 접근할 수 있습니다. 얼마나 많은 후보자 필터링이 수행되는지에 대한 아이디어를 제공하기 위해 일부 플랫폼에서는 계정을 개설한 사람 중 1%만 계속 머물도록 허용합니다.

이러한 전문화된 플랫폼은 사전 심사를 거친 후보자를 직무 설명 및 선호하는 전문성 수준과 일치시킬 수도 있습니다. 그런 다음 빠르면 24시간 내에 제안을 받을 수 있습니다.

4. 지원서 검토 및 면접 일정 잡기

신청서를 검토할 때 후보자의 경험, 자격, 요율 및 이전 고객의 평가를 고려하십시오. 경우에 따라 지원자의 이름을 빠르게 검색하면 많은 정보를 얻을 수 있습니다.

하지만 아무것도 찾을 수 없다면 지원자의 소셜 미디어 계정이나 웹 사이트를 확인할 수 있습니다. 구인 공고를 게시한 플랫폼에서 프로필을 볼 수도 있습니다.

물론 지원자가 프로필에 작성한 내용에만 의존해서는 안 됩니다. 진행할 지원자를 선택한 후에도 인터뷰 일정을 잡아야 합니다. 일대일 라이브 화상 통화를 통해 지원자의 구두 단서를 볼 수 있습니다.

심사 과정에서 다음 사항에 대해 질문하십시오.

• 자격 : 귀하의 질문은 가상 비서가 수행하기를 원하는 작업 유형에 따라 달라집니다. 따라서 고객의 질문에 답변하기를 원하는 경우 라이브 채팅 소프트웨어를 작동하는 방법을 알고 있는지 몇 가지 예를 들어 물어볼 수 있습니다.
• 가용성 : 심사를 통과하면 언제 일을 시작할 수 있는지 물어보십시오.
• 참고 문헌 : 자신의 작업을 보증할 수 있는 사람들의 이름을 물어보십시오.

면접 과정에서 지원자가 다음 단계로 넘어갈 수 있는지 여부를 평가할 수 있어야 합니다. 구두 의사 소통 및 이해력도 확인하십시오. 귀하의 VA가 예상대로 작동하려면 귀하의 지시를 이해해야 한다는 점을 기억하십시오. 그들도 당신에게 보고해야 할 것이고, 의사소통이 잘 되지 않으면 그렇게 할 수 없습니다.

5. 테스트 만들기

잠재적 고용을 위한 완벽한 테스트를 생성하려면 가상 비서에게 할당할 계획인 작업 목록으로 돌아가야 합니다. 결국 개인이 처음부터 이러한 작업을 수행할 수 있는지 여부를 평가해야 합니다. 고용된 경우 이메일을 작성하게 할 계획이라면 누군가의 소셜 미디어 마케팅 기술을 테스트하는 것은 이치에 맞지 않습니다.

가상 비서 자리에 대한 잠재적 고용자의 적합성을 평가하는 가장 좋은 방법은 그들에게 기술 테스트를 제공하는 것입니다. 예를 들어 제품 설명 작성 작업을 위해 VA를 고용할 계획이라면 제품 설명 작성을 요청할 수 있습니다.

후보자에게 작업을 완료할 수 있는 충분한 시간을 줍니다. 당신이 그들에게 주어진 시간이 그들이 고용되었을 때 동일한 작업을 완료해야 하는 시간과 같은 것이 가장 좋습니다. 이것은 당신이 그들을 고용하기로 결정했을 때 그들이 그 일을 얼마나 오래 할 것인지에 대한 정확한 그림을 줄 수 있습니다.

또한 의사 결정 능력을 엿볼 수 있도록 상황에 맞는 질문을 할 수도 있습니다.

지원자가 테스트를 완료하면 귀하의 기준에 따라 답변을 평가하십시오. 답변한 테스트를 제시간에 제출하지 않는 지원자를 걸러내십시오. 마감일을 지키지 않는 사람을 고용하고 싶지 않습니다.

6. 체험 기간 제공

적합한 후보를 찾았다면 여전히 시험 기간을 제공해야 합니다. 당신은 그들이 실생활에서 어떻게 행동하는지 보고 싶어합니다. 평가판 기간은 2주에서 1개월까지 지속될 수 있습니다.

그러나 평가 기간이 시작되기 전에 신입 사원에게 조직의 가치와 목표에 대한 방향을 제시하십시오.

또한 그들의 책임과 귀하가 기대하는 구체적인 결과에 대한 사본을 보내십시오. 고객 서비스를 처리하는 경우 여기에는 고객 접점이 포함되어야 합니다 . 당신이 기대하는 어조를 포함하여 소셜 미디어 게시물을 작성하는 경우.

둘 다 좋은 작업을 구성하는 기준을 설정하도록 종이에 작성하는 것이 가장 좋습니다. 따라서 장기 고용에 반대하기로 결정했다면 그들이 충족시킬 수 없었던 기대치를 내려놓을 수 있습니다.

후보자가 요구 사항을 통과하면 장기 고용으로 진행하십시오. 헤어지기로 결정했다면 올바른 후보를 계속 검색하십시오.

보너스: 신규 채용에 필요한 도구 제공

따라서 가상 조수를 풀타임으로 고용했습니다. 축하해요! 그러나 당신의 일은 거기서 끝나지 않습니다. 신입 사원이 자신의 역할을 성공적으로 수행하기를 원한다면 그들이 그렇게 하는 데 필요한 도구를 제공해야 합니다. 그들이 모든 것을 할 것이라고 기대하지 마십시오. 그들의 작업량을 덜어줄 수 있다면 그렇게 하십시오.

사용할 수 있는 도구 중 하나는 전자상거래 챗봇입니다. 전자상거래 챗봇은 사이트 방문자의 기본 쿼리를 처리하는 데 도움이 되므로 VA는 비즈니스의 다른 측면에 집중할 수 있습니다. 이것은 결과적으로 더 나은 비즈니스 결과로 이어집니다.

핀란드 서점인 Suomalainen Kirjakauppa가 온라인 상점에서 사용하기 위해 챗봇을 배포했을 때 무슨 일이 일어났는지 확인하십시오. 처음 3개월 동안 챗봇 사용이 26% 증가했습니다. 그래서 결국 회사의 인력팀이 보다 효율적인 고객 지원을 제공할 수 있었습니다.

챗봇을 만들기 위해 코드를 알 필요가 없기 때문에 걱정하지 마세요. 예를 들어 giosg의 봇 빌더를 사용하면 기술 팀을 개입시키지 않고도 쉽게 만들고 사용자 정의할 수 있습니다.

A/B 테스트를 통해 채팅 흐름을 최적화할 수도 있습니다.

새로운 VA가 더 나은 성과를 내도록 돕기 위해 제공할 수 있는 다른 도구가 있습니다.

예를 들어 제품 설명이나 고객 지원 이메일 템플릿을 작성하는 경우 제공할 수 있습니다. 이렇게 하면 글을 구성하는 방법에 대해 생각하느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 디자인 소프트웨어에 대한 액세스 권한을 부여할 수도 있습니다. 이를 통해 전자 상거래 사이트를 위한 고품질 이미지를 보다 쉽게 ​​생성할 수 있습니다.

주요 테이크 아웃

전자 상거래 사업주로서 귀하의 시간은 소중합니다. 가상 비서에게 쉽게 아웃소싱할 수 있는 작업에 시간을 낭비할 여유가 없습니다. 가상 비서를 고용하는 방법을 아는 것이 핵심입니다.   

위임해야 할 작업을 나열하고 작업 설명을 작성하고 온라인에 게시하십시오. 그런 다음 지원서를 검토하고 처음에 해당 역할에 적합하다고 생각되는 사람들을 인터뷰합니다. 지원자 풀을 필터링하고 적합한 후보자를 선택하기 위한 테스트를 생성합니다. 마지막으로 시험 기간을 제공하고 실제 성능에 따라 결정합니다.

작업에 적합한 사람을 찾는 데 시간이 걸릴 수 있음을 기억하십시오. 그러나 이러한 단계를 통해 전자 상거래 비즈니스를 다음 단계로 끌어올릴 수 있는 VA를 고용할 수 있습니다.

저자 약력

Mackenzie Lepretre는 현재 기업이 최고의 원격 전문가를 찾고 연결할 수 있는 최고의 시장인 FreeUp Marketplace의 운영 이사입니다. 그녀는 프리랜서들과 함께 일했고 5년 이상 프리랜서 팀을 운영했습니다.