Как нанять виртуального помощника для вашего бизнеса в сфере электронной коммерции

Вы чувствуете себя перегруженным всеми вещами, которые вам нужно сделать, чтобы ваш бизнес электронной коммерции работал бесперебойно?

Наем виртуального помощника может помочь облегчить рабочую нагрузку и дать вам передышку, чтобы сосредоточиться на важных задачах. Ваш помощник по административным вопросам может помочь вам управлять обслуживанием клиентов, запросами в социальных сетях и вводом данных. Они также могут помочь генерировать и развивать потенциальных клиентов для вашего веб-сайта электронной коммерции, отслеживать расходы, готовить отчеты по бизнес-аналитике и выполнять другие административные задачи.

Не знаете, как нанять виртуального помощника для вашего бизнеса в сфере электронной коммерции? Читайте дальше, чтобы узнать шесть советов:

1. Перечислите задачи, которые вы хотите делегировать

Прежде чем нанять виртуального помощника, вам нужно знать, с какими задачами вам нужна помощь. Это может помочь вам оптимизировать параметры вашего виртуального помощника. Помните, разные виртуальные помощники обладают разными навыками. Некоторые могут быть более опытными в ответах на звонки и вводе данных, в то время как другие лучше разбираются в социальных сетях и готовят отчеты.

Составьте список задач, которые вы обычно выполняете, занимаясь электронной коммерцией. Затем классифицируйте их по любой из этих категорий:

Задачи с высокой ценностью — это задачи, которые должны остаться с вами. Вы не должны делегировать их, потому что они определяют, насколько прибыльным будет ваш бизнес. Примером высокоценной задачи являются инновации продукта и идеи.

Незначительные задачи обычно являются рутинными и не требуют какой-либо формы сотрудничества. Они включают в себя управление календарем и обновление списков продуктов электронной коммерции.

Мелкие задачи — это задачи, на которые вы тратите больше времени, чем должны. Это может включать в себя ответы на телефонные звонки, ввод данных и работу с избранным изображением на вашем сайте.

Когда у вас будет четкий список задач, проверьте малоценные и второстепенные задачи. Это задачи, которые вы можете поручить виртуальному помощнику. Виртуальный помощник поможет вам заполнить календарь более важными задачами, что является самым быстрым способом увеличить ваши продажи и доходы.

Это приводит нас к следующему совету о том, как нанять виртуального помощника.

2. Составьте описание работы

При найме виртуального помощника очень важно написать хорошее описание работы. Это гарантирует, что вы будете проводить собеседования только с кандидатами, которые соответствуют вашим конкретным критериям, что сэкономит вам много времени в процессе найма.

Вот некоторые пункты, которые следует включить в описание вакансии:

• Конкретные задачи, с которыми вам нужна помощь
• Квалификация и уровень опыта, которые вы ищете
• Количество часов в неделю, которое вам нужно, чтобы они работали
• Зарплата. Например, средняя зарплата VA в Великобритании составляет 15,38 фунтов стерлингов в час.
• Языковые требования
• Местоположение (если вы хотите, чтобы ваш виртуальный персонал находился в определенной стране)  

Чем подробнее ваше описание работы, тем лучше. Обратите внимание, что в приведенном ниже примере есть разбивка задач, которые должен выполнять новый сотрудник:

Независимо от ваших критериев, при разработке описания работы пишите простым языком, чтобы кандидаты могли легко понять, что вы ищете. Помните, что вы хотите, чтобы ваше описание работы VA привлекало нужных кандидатов. Кроме того, если вы являетесь довольно известным брендом, всегда включайте свой логотип в свои сообщения о вакансиях, чтобы привлечь наибольшее внимание.   

3. Разместите вакансию в Интернете

Когда ваше описание работы готово, пришло время искать подходящих кандидатов в Интернете. Вы можете опубликовать описание своей работы в социальных сетях, но если вы решите пойти по этому пути, убедитесь, что вы не просто выбираете платформу, которая приходит вам на ум. Подумайте, на каких платформах виртуальные помощники чаще всего работают. В LinkedIn, например, если вы ищете «виртуальные помощники», вы получите столько результатов:

Это означает, что это отличная платформа для размещения объявлений о вакансиях. Но социальные сети — не единственная платформа, которую вы можете использовать. Несмотря на то, что социальные сети имеют большой охват, нет никакой гарантии, что люди, которые откликнутся на ваше объявление о вакансии, обладают нужной квалификацией.

Затем, чтобы максимально использовать свое время, объявите о своем предложении на определенных платформах для виртуальных машин. Эти платформы обычно предварительно проверяют соискателей. Это означает, что они сначала проводят собеседования с кандидатами, а затем допускают только наиболее квалифицированных, исходя из навыков и отношения к этим платформам.

Другими словами, если вы объявите здесь свою вакансию, вы получите доступ к лучшим людям с самого начала. Просто чтобы дать вам представление о степени фильтрации кандидатов, некоторые платформы позволяют остаться только 1% людей, которые открывают на них учетную запись.

Эти специализированные платформы также могут сопоставлять предварительно проверенных кандидатов с копией в вашей должностной инструкции и уровнем знаний, который вы предпочитаете. Затем вы можете получать предложения уже в течение 24 часов.

4. Просмотрите заявки и запланируйте собеседования

При рассмотрении заявок учитывайте опыт кандидата, его квалификацию, ставки и отзывы предыдущих клиентов. В некоторых случаях быстрый поиск по имени заявителя может дать много информации.

Но если вы ничего не можете найти, вы можете проверить учетные записи заявителя в социальных сетях или на веб-сайте. Вы также можете посмотреть их профиль на платформе, где вы разместили объявление о вакансии.

Конечно, вы не должны полагаться только на то, что ваши кандидаты написали в своих профилях. После того, как вы выбрали кандидатов для дальнейшего продвижения, вам все равно нужно назначить собеседование. Индивидуальный видеозвонок в прямом эфире поможет вам увидеть словесные сигналы заявителя.

В процессе скрининга спросите о следующем:

• Квалификация : Ваши вопросы должны зависеть от типов задач, которые вы хотите, чтобы виртуальный помощник выполнял. Итак, если вы хотите, чтобы они отвечали на вопросы клиентов, вы можете спросить их, знают ли они, как работать с программным обеспечением для чата, и это лишь некоторые из них.
• Доступность : спросите их, когда они смогут приступить к работе, если они пройдут процесс проверки.
• Ссылки : Спросите имена людей, которые могут поручиться за свою работу.

В процессе собеседования вы сможете оценить, может ли кандидат перейти к следующему этапу. Также проверьте их навыки устного общения и понимания. Помните, что ваш VA должен будет понять ваши инструкции, чтобы они работали должным образом. Им тоже придется отчитываться перед вами, а они не могут этого сделать, если не умеют хорошо общаться.

5. Создайте тест

Вам нужно будет вернуться к списку задач, которые вы планируете поручить своему виртуальному помощнику, чтобы создать идеальный тест для потенциальных сотрудников. В конце концов, вы хотите оценить, может ли человек выполнять эти задачи в первую очередь. Нет смысла проверять чьи-то навыки маркетинга в социальных сетях, если вы планируете заставить их писать электронные письма, если они будут приняты на работу.

Лучший способ оценить пригодность потенциального сотрудника для должности виртуального помощника — это пройти тест на его навыки. Итак, если вы планируете нанять VA для написания описания вашего продукта, например, вы можете попросить его написать описание продукта.

Дайте кандидатам достаточно времени для выполнения задания. Будет лучше, если вы дадите им столько же времени, сколько они должны были бы выполнить ту же задачу, если бы их наняли. Это может дать вам точную картину того, как долго они будут работать над задачей, если вы решите их нанять.

Вы также можете задавать им ситуационные вопросы, чтобы получить представление об их навыках принятия решений.

После того, как ваши кандидаты завершили ваши тесты, оцените их ответы на основе ваших критериев. Убедитесь, что вы отсеиваете кандидатов, которые не сдают тесты вовремя. Вы не хотите нанимать никого, кто не придерживается сроков.

6. Дайте пробный период

После того, как вы нашли подходящего кандидата, вам все равно нужно дать ему испытательный срок. Вы хотите увидеть, как они будут работать в реальной жизни. Пробный период может длиться от двух недель до одного месяца.

Однако до начала пробного периода познакомьте нового сотрудника с организационными ценностями и целями.

Кроме того, отправьте им копию их обязанностей и конкретных результатов, которые вы ожидаете увидеть. Если они занимаются обслуживанием клиентов, они должны включать точки взаимодействия с клиентами . Если они пишут сообщения в социальных сетях, в том числе языковой тон, который вы ожидаете.

Лучше иметь их на бумаге, чтобы вы оба установили критерии того, что составляет хорошую работу. Итак, если вы решите отказаться от долгосрочной работы, вы можете сложить ожидания, которые они не смогли оправдать.

Если ваш кандидат соответствует вашим требованиям, переходите к долгосрочной работе. Если вы решили расстаться, продолжайте поиск подходящего кандидата.

БОНУС: Предоставьте новым сотрудникам необходимые инструменты

Итак, вы наняли виртуального помощника на полный рабочий день. Поздравляем! Но на этом ваша работа не заканчивается. Если вы хотите, чтобы ваш новый сотрудник преуспел в своей роли, вы должны предоставить ему инструменты, необходимые для этого. Не ждите, что они сделают все. Если вы можете облегчить их работу, сделайте это.

Одним из таких инструментов, который вы можете использовать, является чат-бот для электронной коммерции. Чат-бот электронной коммерции помогает отвечать на основные запросы посетителей вашего сайта, поэтому ваш виртуальный помощник может сосредоточиться на других аспектах вашего бизнеса. Это, в свою очередь, приводит к лучшим результатам в бизнесе.

Узнайте, что произошло, когда Suomalainen Kirjakauppa, финский книжный магазин, развернул чат-бот для использования в своем интернет-магазине. Использование чат-ботов увеличилось на 26% за первые три месяца. Так что, в конце концов, команда людей компании смогла обеспечить более эффективную поддержку клиентов.

Не волнуйтесь, вам не нужно знать код для создания чат-бота. Например, с помощью конструктора ботов от giosg вы можете легко создать и настроить его без участия вашей технической команды.

Вы даже можете оптимизировать потоки чата с помощью A/B-тестирования.

Есть и другие инструменты, которые вы можете дать своему новому виртуальному помощнику, чтобы помочь ему работать лучше.

Например, вы можете дать им описания продуктов или шаблоны электронной почты службы поддержки клиентов, если они их пишут. Таким образом, им не нужно тратить время на размышления о том, как они должны структурировать свои рецензии. Вы также можете предоставить им доступ к программному обеспечению для проектирования. Это может облегчить им создание высококачественных изображений для вашего сайта электронной коммерции.

Основные выводы

Как владелец бизнеса электронной коммерции, ваше время ценно. Вы не можете позволить себе тратить его на задачи, которые можно легко передать виртуальному помощнику. Знание того, как нанять виртуального помощника, является ключевым.   

Просто перечислите задачи, которые вам нужно делегировать, составьте описание работы и опубликуйте его в Интернете. Затем просмотрите заявки и проведите собеседование с теми, кого вы изначально считаете подходящими для этой роли. Создайте тест, чтобы отфильтровать пул соискателей и выбрать подходящего кандидата. Наконец, предложите им пробный период и примите решение на основе фактической производительности.

Помните, что поиск подходящего человека для работы может занять некоторое время. Но с этими шагами вы можете нанять виртуальную машину, которая выведет ваш бизнес электронной коммерции на новый уровень.

Биография автора

Маккензи Лепретр в настоящее время является операционным директором FreeUp Marketplace, популярной торговой площадки для предприятий, где можно найти лучших удаленных специалистов и связаться с ними. Она работала с фрилансерами и руководила фриланс-командами более 5 лет.