eコマースビジネスで仮想アシスタントを雇う方法

公開: 2023-03-09

eコマースビジネスを円滑に運営するために必要なすべてのことに圧倒されていますか?

仮想アシスタントを雇うことで、作業負荷が軽減され、価値の高いタスクに集中するための余裕が生まれます。管理アシスタントは、カスタマーサービス、ソーシャルメディアのリクエスト、およびデータ入力の管理を支援します。また、e コマース Web サイトの見込み客の生成と育成、経費の追跡、ビジネス分析レポートの準備、その他の管理タスクの実行にも役立ちます。

eコマースビジネスで仮想アシスタントを雇う方法がわかりませんか? 読み進めて、6 つのヒントを学びましょう。

1. 委任したいタスクをリストアップする

仮想アシスタントを雇う前に、支援が必要なタスクを知っておく必要があります。これは、仮想アシスタントのオプションを合理化するのに役立ちます。仮想アシスタントが異なればスキルも異なることに注意してください。電話応対やデータ入力が得意な人もいれば、ソーシャルメディアやレポート作成に精通している人もいます。

eコマースビジネスを運営するときに通常実行するタスクのリストを作成します. 次に、これらのカテゴリのいずれかに分類します。

価値の高いタスクは、あなたに残すべきタスクです。彼らはあなたのビジネスの収益性を決定するので、彼らを委任すべきではありません。価値の高いタスクの例は、製品の革新とアイデアです。

価値の低いタスクは通常、日常的なものであり、いかなる形態のコラボレーションも必要としません。これには、カレンダー管理と e コマース製品リストの更新が含まれます。

単純作業とは、必要以上に多くの時間を費やす作業です。これらには、電話への応答、データ入力、サイトの注目の画像のいじりなどが含まれる場合があります。

タスクの明確なリストを作成したら、価値の低い単純なタスクを確認します。これらは、仮想アシスタントに割り当てることができるタスクです。仮想アシスタントは、より価値の高いタスクでカレンダーを埋めるのに役立ちます。売上と収益を増やします。

これは、仮想アシスタントを雇う方法に関する次のヒントにつながります.

2. 職務内容を作成する

仮想アシスタントを雇うときは、適切な職務記述書を書くことが重要です。特定の基準を満たす候補者のみを面接することが保証され、採用プロセスの時間を大幅に節約できます。

職務記述書に含める項目は次のとおりです。

サポートが必要な特定のタスク
求めている資格と経験レベル
彼らが働くために必要な週あたりの時間数
給料。たとえば、英国の平均 VA 給与は 15.38 ポンド/時間です。
言語要件
場所（仮想スタッフを特定の国に配置したい場合）

職務内容が詳細であればあるほど良いでしょう。以下の例では、新入社員が実行することが期待されるタスクの内訳があることに注意してください。

仮想アシスタントの仕事内容

基準に関係なく、職務記述書を作成するときは、候補者が探しているものを簡単に理解できるように平易な言葉で書きましょう。 VA の職務記述書で適切な応募者を引き付けたいと考えていることを忘れないでください。また、あなたがかなり有名なブランドである場合は、常にあなたのロゴデザインを求人投稿に含めて、最も注目を集めてください.

3. オンラインで求人情報を掲載する

職務内容の準備が整ったら、オンラインで適切な候補者を探します。仕事内容をソーシャルメディアに投稿することもできますが、このルートを選択する場合は、頭に浮かんだプラットフォームだけを選択しないように注意してください。仮想アシスタントが使用される可能性が高いプラットフォームを検討してください。たとえば、LinkedIn で「仮想アシスタント」を検索すると、次のように多くの結果が得られます。

バーチャルアシスタントの仕事内容

つまり、求人広告を投稿するのに最適なプラットフォームです。しかし、活用できるプラットフォームはソーシャルメディアだけではありません。ソーシャルメディアには大きなリーチがありますが、求人情報に返信する人が適切な資格を持っているという保証はありません。

時間を最大限に活用するには、VA 向けの特定のプラットフォームでもオファーを発表してください。これらのプラットフォームは通常、求職者の事前審査を行います。つまり、最初に応募者を面接し、次にそれらのプラットフォームでのスキルと態度に基づいて、最も資格のある人だけを許可します。

つまり、ここで求人を発表すれば、最初から最高の人材にアクセスできます。候補者のフィルタリングがどの程度行われているかを示すために、一部のプラットフォームでは、アカウントを開設した人の 1% しか滞在できません。

これらの専門的なプラットフォームは、事前に吟味された候補者を、職務内容のコピーおよび希望する専門知識レベルと照合することもできます。その後、24 時間以内にオファーを受け取ることができます。

4. 応募書類の確認と面接のスケジュール

応募書類を検討する際は、候補者の経験、資格、レート、および以前のクライアントの証言を考慮してください。場合によっては、申請者の名前をすばやく検索すると、多くの情報が得られることがあります。

何も見つからない場合は、申請者のソーシャルメディアアカウントまたは Web サイトをチェックしてください。また、求人広告を投稿したプラットフォームで彼らのプロフィールを見ることもできます。

もちろん、応募者がプロフィールに書いたことだけに頼るべきではありません。先に進む応募者を選択したら、面接をスケジュールする必要があります。 1 対 1 のライブビデオ通話で、応募者の口頭での合図を確認できます。

仮想面接

スクリーニングプロセス中に、次のことについて尋ねます。

資格: 質問は、仮想アシスタントに実行してもらいたいタスクの種類によって異なります。そのため、顧客の質問に答えてもらいたい場合は、ライブチャットソフトウェアの操作方法などを知っているかどうかを尋ねます。
空き状況:審査を通過した場合、いつ仕事を開始できるか尋ねます。
参考文献: 自分の仕事を保証できる人の名前を尋ねます。

面接プロセスから、応募者が次のフェーズに進むことができるかどうかを評価できるはずです。口頭でのコミュニケーションと理解力もチェックしてください。 VA が期待どおりに機能するには、あなたの指示を理解する必要があることを忘れないでください。彼らもあなたに報告しなければなりません。

5. テストを作成する

仮想アシスタントに割り当てる予定のタスクのリストに戻って、潜在的な採用者のための完璧なテストを作成する必要があります. 結局のところ、そもそも個人がこれらのタスクを実行できるかどうかを評価する必要があります。誰かが雇われたらメールを書かせるという計画がある場合、誰かのソーシャルメディアマーケティングスキルをテストしても意味がありません。

潜在的な採用者が仮想アシスタントのポストに適しているかどうかを評価する最善の方法は、スキルテストを実施することです。したがって、たとえば、製品説明の作成タスクのために VA を雇うことを計画している場合は、製品説明を書くよう依頼することができます。

志願者には、タスクを完了するための十分な時間を与えてください。あなたが彼らに与える時間は、彼らが雇われた場合に同じタスクを完了する必要があるのと同じ時間であることが最善です. これにより、採用を決定した場合に、そのタスクにどれくらいの時間を費やすかを正確に把握できます。

仮想アシスタントのテスト

また、彼らの意思決定スキルを垣間見ることができるように、状況に応じた質問をすることもできます。

応募者がテストを完了したら、基準に基づいて回答を評価します。時間内に解答済みのテストを提出しない受験者は必ず除外してください。締め切りを守らない人は雇いたくありません。

6.試用期間を設ける

適切な候補者を見つけたら、試用期間を与える必要があります。あなたは彼らが実際にどのように行動するかを見たいと思っています. 試用期間は 2 週間から 1 か月です。

ただし、試用期間が始まる前に、組織の価値観と目標について新入社員を指導してください。

また、彼らの責任とあなたが期待する具体的な結果のコピーを送ってください。顧客サービスを担当している場合は、顧客とのタッチポイントを含める必要があります。彼らがあなたが期待する言語トーンを含むソーシャルメディアの投稿を書いている場合。

良い仕事を構成する基準を両者が設定できるように、これらを紙に残すのが最善です。したがって、長期雇用に反対する場合は、彼らが満たすことができなかった期待を放棄することができます.

候補者が要件に合格した場合は、長期雇用に進みます。別れを決意した場合は、適切な候補者を探し続けてください。

ボーナス: 新入社員に必要なツールを提供する

それで、あなたは仮想アシスタントをフルタイムで雇いました。おめでとう！しかし、あなたの仕事はそれだけではありません。新しい従業員がその役割で成功したい場合は、そのために必要なツールを提供する必要があります。彼らがすべてを行うことを期待しないでください。彼らの仕事量を軽減できるなら、そうしてください。

使用できるそのようなツールの 1 つは、e コマースチャットボットです。 e コマースチャットボットは、サイト訪問者の基本的なクエリに対処するのに役立つため、VA はビジネスの他の側面に集中できます。これは、ひいてはより良いビジネス結果につながります。

フィンランドの書店である Suomalainen Kirjakauppa が、オンラインストアで使用するチャットボットを展開したときに何が起こったかを確認してください。チャットボットの使用は、最初の 3 か月で26%増加しました。そのため、最終的に、同社の人間のチームはより効率的なカスタマーサポートを提供することができました。

チャットボットを作成するためのコードを知る必要がないため、心配する必要はありません。たとえば、giosg のボットビルダーを使用すると、技術チームが関与しなくても簡単に作成およびカスタマイズできます。

チャットボット

A/B テストでチャットフローを最適化することもできます。

新しい VA のパフォーマンスを向上させるために提供できるツールは他にもあります。

たとえば、製品の説明やカスタマーサポートの電子メールテンプレートを書いている場合は、それらを提供できます。こうすれば、記事をどのように構成すべきかを考えるのに時間を無駄にする必要がなくなります。また、設計ソフトウェアへのアクセスを許可することもできます。これにより、e コマースサイト用に高品質の画像を簡単に作成できるようになります。

重要ポイント

e コマースのビジネスオーナーとして、あなたの時間は貴重です。仮想アシスタントに簡単に外注できるタスクにそれを浪費する余裕はありません. 仮想アシスタントを雇う方法を知ることが重要です。

委任する必要があるタスクをリストし、職務記述書を作成して、オンラインに投稿するだけです。次に、応募書類を確認し、最初にその役割に適していると思われる人に面接します。応募者プールをフィルタリングして適切な候補者を選択するためのテストを作成します。最後に、試用期間を提供し、実際のパフォーマンスに基づいて決定します。

仕事に適した人を見つけるには時間がかかる場合があることを忘れないでください。しかし、これらの手順を踏めば、e コマースビジネスを次のレベルに引き上げる VA を雇うことができます。

著者略歴

Mackenzie Lepretre は現在、 FreeUp Marketplace のオペレーションディレクターを務めています。FreeUp Marketplace は、企業が最高のリモートプロフェッショナルを見つけてつながるための最高評価のマーケットプレイスです。彼女はフリーランサーと協力し、フリーランスチームを 5 年以上運営してきました。