Jak zatrudnić wirtualnego asystenta do swojego biznesu eCommerce

Czy czujesz się przytłoczony wszystkimi rzeczami, które musisz zrobić, aby Twoja firma eCommerce działała płynnie?

Zatrudnienie wirtualnego asystenta może zmniejszyć obciążenie pracą i dać ci więcej miejsca na skupienie się na ważnych zadaniach. Asystent administracyjny może pomóc w zarządzaniu obsługą klienta, zapytaniami w mediach społecznościowych i wprowadzaniem danych. Mogą również pomóc w generowaniu i pielęgnowaniu potencjalnych klientów dla Twojej witryny e-commerce, śledzeniu wydatków, przygotowywaniu raportów z analiz biznesowych i wykonywaniu innych zadań administracyjnych.

Nie wiesz, jak zatrudnić wirtualnego asystenta do swojego biznesu eCommerce? Czytaj dalej, aby poznać sześć wskazówek:

1. Wypisz zadania, które chcesz delegować

Zanim zatrudnisz wirtualną asystentkę, musisz wiedzieć, z jakimi zadaniami potrzebujesz pomocy. Może to pomóc w usprawnieniu opcji wirtualnego asystenta. Pamiętaj, że różni wirtualni asystenci mają różne umiejętności. Niektórzy mogą być bardziej wyszkoleni w odbieraniu telefonów i wprowadzaniu danych, podczas gdy inni są bardziej doświadczeni w korzystaniu z mediów społecznościowych i przygotowywaniu raportów.

Zrób listę zadań, które zwykle wykonujesz, prowadząc swój biznes e-commerce. Następnie przyporządkuj je do jednej z poniższych kategorii:

Zadania o wysokiej wartości to zadania, które powinny Ci towarzyszyć. Nie powinieneś ich delegować, ponieważ decydują o tym, jak rentowny będzie Twój biznes. Przykładem zadania o wysokiej wartości jest innowacja produktowa i tworzenie pomysłów.

Zadania o niskiej wartości są zazwyczaj rutynowe i nie wymagają żadnej formy współpracy. Obejmują one zarządzanie kalendarzem i aktualizowanie list produktów eCommerce.

Zadania pomocnicze to zadania, na które poświęcasz więcej czasu niż powinieneś. Może to obejmować odbieranie telefonów, wprowadzanie danych i majstrowanie przy wyróżnionym obrazie w Twojej witrynie.

Gdy masz już przejrzystą listę zadań, sprawdź zadania o niskiej wartości i podrzędne. Oto zadania, które możesz przypisać wirtualnemu asystentowi. Wirtualny asystent pomoże Ci wypełnić kalendarz bardziej wartościowymi zadaniami, czyli najszybciej zwiększyć sprzedaż i przychody.

To prowadzi nas do następnej wskazówki, jak zatrudnić wirtualnego asystenta.

2. Przygotuj opis stanowiska

Przy zatrudnianiu wirtualnej asystentki kluczowe znaczenie ma napisanie dobrego opisu stanowiska. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że przeprowadzasz rozmowy tylko z kandydatami, którzy spełniają określone kryteria, oszczędzając mnóstwo czasu podczas procesu rekrutacji.

Oto kilka rzeczy, które należy uwzględnić w opisie stanowiska:

• Konkretne zadania, przy których potrzebujesz pomocy
• Kwalifikacje i poziom doświadczenia, którego szukasz
• Liczba godzin tygodniowo, których potrzebujesz do pracy
• Wynagrodzenie. Na przykład średnia pensja VA w Wielkiej Brytanii wynosi 15,38 GBP na godzinę
• Wymagania językowe
• Lokalizacja (w przypadku, gdy chcesz, aby Twój wirtualny personel znajdował się w określonym kraju)  

Im bardziej szczegółowy opis stanowiska, tym lepiej. Zwróć uwagę, że w poniższym przykładzie znajduje się podział zadań, które nowy pracownik ma wykonać:

Niezależnie od kryteriów, opracowując opis stanowiska, pisz prostym językiem, aby kandydaci mogli łatwo zrozumieć, czego szukasz. Pamiętaj, że chcesz, aby opis stanowiska VA przyciągał odpowiednich kandydatów. Ponadto, jeśli jesteś dość znaną marką, zawsze umieszczaj projekt logo w swoich ogłoszeniach o pracę, aby przyciągnąć jak najwięcej uwagi.   

3. Opublikuj swoją ofertę pracy online

Po przygotowaniu opisu stanowiska nadszedł czas, aby poszukać odpowiednich kandydatów online. Możesz opublikować opis swojej pracy w mediach społecznościowych, ale jeśli zdecydujesz się pójść tą drogą, upewnij się, że nie wybierasz tylko platformy, która przychodzi ci do głowy. Zastanów się, na jakich platformach częściej korzystają wirtualni asystenci. Na przykład na LinkedIn, jeśli szukasz „wirtualnych asystentów”, otrzymujesz tak wiele wyników:

Oznacza to, że jest to doskonała platforma do publikowania ogłoszeń o pracę. Ale media społecznościowe to nie jedyna platforma, z której możesz skorzystać. Chociaż media społecznościowe mają ogromny zasięg, nie ma gwarancji, że osoby, które odpowiedzą na Twoje ogłoszenie o pracę, będą miały odpowiednie kwalifikacje.

Aby jak najlepiej wykorzystać swój czas, ogłoś swoją ofertę również na określonych platformach dla VA. Platformy te zazwyczaj przeprowadzają wstępną weryfikację kandydatów do pracy. Oznacza to, że najpierw przeprowadzają rozmowy z kandydatami, a następnie dopuszczają tylko najbardziej wykwalifikowanych na podstawie umiejętności i postawy na tych platformach.

Innymi słowy, ogłaszając tutaj swoją ofertę pracy, już na starcie zyskujesz dostęp do najlepszych osób. Aby dać ci wyobrażenie o tym, jak bardzo filtruje się kandydatów, niektóre platformy pozwalają na pozostanie tylko 1% osób, które otworzą u nich konto.

Te wyspecjalizowane platformy mogą również dopasować wstępnie zweryfikowanych kandydatów do kopii w opisie stanowiska i preferowanym poziomie wiedzy. Możesz wtedy otrzymywać oferty już w ciągu 24 godzin.

4. Przejrzyj aplikacje i zaplanuj rozmowy kwalifikacyjne

Przeglądając aplikacje, weź pod uwagę doświadczenie kandydata, kwalifikacje, stawki i referencje poprzednich klientów. W niektórych przypadkach szybkie wyszukanie nazwiska wnioskodawcy może dostarczyć wielu informacji.

Ale jeśli nic nie możesz znaleźć, możesz sprawdzić konta w mediach społecznościowych lub stronę internetową wnioskodawcy. Możesz również zajrzeć na ich profil na platformie, na której zamieściłeś ogłoszenie o pracę.

Oczywiście nie powinieneś polegać tylko na tym, co kandydaci napisali w swoich profilach. Po wybraniu kandydatów, z którymi chcesz iść dalej, nadal musisz zaplanować rozmowę kwalifikacyjną. Indywidualna rozmowa wideo na żywo pomoże Ci zobaczyć słowne wskazówki wnioskodawcy.

Podczas procesu przesiewowego zapytaj o następujące kwestie:

• Kwalifikacje : Twoje pytania powinny zależeć od rodzaju zadań, które ma wykonywać wirtualna asystentka. Jeśli więc chcesz, aby odpowiadali na pytania klientów, możesz zapytać ich, czy wiedzą, jak obsługiwać oprogramowanie do czatu na żywo, by wymienić tylko kilka.
• Dostępność : zapytaj ich, kiedy mogą rozpocząć pracę, jeśli przejdą proces weryfikacji.
• Referencje : Zapytaj o nazwiska osób, które mogą poręczyć za swoją pracę.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej powinieneś być w stanie ocenić, czy kandydat może przejść do następnego etapu. Sprawdź także ich umiejętności komunikacji ustnej i rozumienia. Pamiętaj, że Twój VA będzie musiał zrozumieć Twoje instrukcje, aby działał zgodnie z oczekiwaniami. Oni też musieliby zgłosić się do ciebie, a nie mogą tego zrobić, jeśli nie potrafią się dobrze komunikować.

5. Utwórz test

Musiałbyś wrócić do listy zadań, które planujesz przypisać wirtualnemu asystentowi, aby stworzyć idealny test dla potencjalnych pracowników. W końcu chcesz przede wszystkim ocenić, czy dana osoba może wykonać te zadania. Nie ma sensu sprawdzać czyichś umiejętności marketingowych w mediach społecznościowych, jeśli planujesz zmusić tę osobę do pisania e-maili, jeśli zostanie zatrudniona.

Najlepszym sposobem oceny przydatności potencjalnego pracownika na stanowisko wirtualnej asystentki jest poddanie go testowi umiejętności. Jeśli więc planujesz zatrudnić VA do zadań związanych z pisaniem opisów produktów, możesz poprosić ich o napisanie opisów produktów.

Daj kandydatom wystarczająco dużo czasu na wykonanie zadania. Najlepiej, jeśli czas, który im dasz, jest taki sam, jak czas, który musieliby wykonać, gdyby zostali zatrudnieni. To może dać ci dokładny obraz tego, jak długo będą pracować nad zadaniem, jeśli zdecydujesz się ich zatrudnić.

Możesz także zadać im pytania sytuacyjne, aby rzucić okiem na ich umiejętności podejmowania decyzji.

Gdy kandydaci ukończą testy, oceń ich odpowiedzi na podstawie swoich kryteriów. Upewnij się, że eliminujesz kandydatów, którzy nie przesyłają odpowiedzi na testy na czas. Nie chcesz zatrudniać nikogo, kto nie dotrzymuje terminów.

6. Daj okres próbny

Po znalezieniu odpowiedniego kandydata nadal musisz dać mu okres próbny. Chcesz zobaczyć, jak poradziliby sobie w prawdziwym życiu. Okres próbny może trwać od dwóch tygodni do jednego miesiąca.

Jednak przed rozpoczęciem okresu próbnego zorientuj nowego pracownika na wartości i cele organizacyjne.

Prześlij im również kopię ich obowiązków i konkretnych wyników, których oczekujesz. Jeśli zajmują się obsługą klienta, powinny one obejmować punkty kontaktu z klientem . Jeśli piszą posty w mediach społecznościowych, w tym oczekiwany ton językowy.

Najlepiej mieć je na papierze, abyście oboje ustalili kryteria dobrej pracy. Jeśli więc zdecydujesz się na zatrudnienie długoterminowe, możesz określić oczekiwania, którym nie byli w stanie sprostać.

Jeśli twój kandydat spełnia twoje wymagania, przejdź do długoterminowego zatrudnienia. Jeśli zdecydujesz się rozstać, kontynuuj poszukiwania odpowiedniego kandydata.

BONUS: Zapewnij nowe niezbędne narzędzia do wynajęcia

Więc zatrudniłeś wirtualnego asystenta na pełny etat. Gratulacje! Ale twoja praca na tym się nie kończy. Jeśli chcesz, aby Twój nowy pracownik odniósł sukces w swojej roli, musisz zapewnić mu narzędzia, których potrzebuje, aby to osiągnąć. Nie oczekuj, że zrobią wszystko. Jeśli możesz zmniejszyć ich obciążenie pracą, zrób to.

Jednym z takich narzędzi, z którego możesz skorzystać, jest chatbot e-commerce. Chatbot e-commerce pomaga odpowiadać na podstawowe zapytania użytkowników Twojej witryny, dzięki czemu wirtualna wirtualna firma może skoncentrować się na innych aspektach Twojej firmy. To z kolei przekłada się na lepsze wyniki biznesowe.

Sprawdź, co się stało, gdy fińska księgarnia Suomalainen Kirjakauppa wdrożyła chatbota do użytku w swoim sklepie internetowym. Wykorzystanie chatbota wzrosło o 26% w ciągu pierwszych trzech miesięcy. Ostatecznie zespół ludzki firmy był w stanie zapewnić bardziej wydajną obsługę klienta.

Nie martw się, ponieważ nie musisz znać kodu, aby stworzyć swojego chatbota. Na przykład dzięki narzędziu do tworzenia botów giosg możesz łatwo stworzyć i dostosować go bez angażowania zespołu technicznego.

Możesz nawet zoptymalizować przebieg czatu za pomocą testów A/B.

Istnieją inne narzędzia, które możesz dać nowej wirtualnej maszynie, aby pomóc im lepiej działać.

Na przykład możesz dać im opisy produktów lub szablony wiadomości e-mail do obsługi klienta, jeśli je piszą. W ten sposób nie muszą tracić czasu na zastanawianie się, jak ustrukturyzować swoje wpisy. Możesz także dać im dostęp do oprogramowania do projektowania. Może to ułatwić im tworzenie wysokiej jakości obrazów do Twojej witryny e-commerce.

Kluczowe dania na wynos

Jako właściciel firmy eCommerce Twój czas jest cenny. Nie możesz sobie pozwolić na marnowanie go na zadania, które z łatwością możesz zlecić wirtualnemu asystentowi. Wiedza o tym, jak zatrudnić wirtualnego asystenta, jest kluczowa.   

Po prostu wypisz zadania, które musisz delegować, opracuj opis stanowiska i opublikuj go online. Następnie przejrzyj aplikacje i porozmawiaj z osobami, które początkowo uznasz za odpowiednie do tej roli. Utwórz test, aby przefiltrować pulę kandydatów i wybrać odpowiedniego kandydata. Na koniec zaoferuj im okres próbny i zdecyduj na podstawie rzeczywistych wyników.

Pamiętaj, że znalezienie odpowiedniej osoby do pracy może zająć trochę czasu. Ale dzięki tym krokom możesz zatrudnić VA, który może przenieść Twój biznes eCommerce na wyższy poziom.

Biografia autora

Mackenzie Lepretre jest obecnie dyrektorem operacyjnym w FreeUp Marketplace, najwyżej ocenianym rynku, na którym firmy mogą znajdować i łączyć się z najlepszymi zdalnymi specjalistami. Od ponad 5 lat pracuje z freelancerami i prowadzi niezależne zespoły.